Publicación 21 Jul 2023
¿Qué es una lista de control de la gestión de la cadena de suministro?
Una lista de comprobación de la gestión de la cadena de suministro es una herramienta utilizada por las organizaciones y entidades que pertenecen a toda la cadena de suministro para garantizar que todos los procesos implicados se gestionan con eficacia, funcionan con éxito y se mejoran continuamente. Los responsables de la cadena de suministro, directores y otras partes interesadas clave utilizan esta lista de comprobación para asegurarse de que todo está contabilizado, de modo que se mantengan la calidad de fabricación y la seguridad de los trabajadores.
En este artículo
- Importancia
- Cómo funciona
- Cómo minimizar los riesgos de la cadena de suministro en 3 pasos
- Qué incluir en una lista de control de la gestión de la cadena de suministro
- ¿Cómo realizar una auditoría de la cadena de suministro?
- Examinar y descargar listas de comprobación gratuitas para la gestión de la cadena de suministro
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de la cadena de suministro
- Cómo puede ayudar una solución digital a gestionar eficazmente la cadena de suministro
- Plantillas destacadas
Importancia
Una cadena de suministro es una colaboración de múltiples entidades de diferentes industrias que participan en la transformación de las materias primas en productos acabados y los distribuyen a los clientes previstos. La gestión adecuada de cada entidad de una cadena de suministro es vital para mantener la producción ininterrumpida, sostenible y rentable de bienes y servicios.
En esencia, la gestión de la cadena de suministro consta de cuatro partes principales:
- Gestión de la demanda – Comprende los procesos de planificación de la demanda, planificación de las mercancías y planificación de la promoción comercial.
- Gestión de suministros – Se refiere a las áreas de planificación de suministros, planificación de la producción, planificación de inventarios, planificación de la capacidad y planificación de la distribución.
- Planificación de ventas y operaciones (S&OP): este proceso integral de gestión empresarial suele implicar a los directivos y ejecutivos de una organización mediante la elaboración de estrategias y la toma de decisiones informadas sobre los principales impulsores de la cadena de suministro.
- Gestión de la cartera de productos – Este proceso incluye la introducción de nuevos productos, la comercialización y la planificación de marcas, entre otros.
Cómo funciona
En la mayoría de los casos, la gestión de la cadena de suministro sigue un proceso de 5 pasos coordinado y supervisado por un gestor de la cadena de suministro:
- Planificación – Esta fase consiste en garantizar que el suministro se ajuste a las demandas tanto de los clientes como del proceso de fabricación.
- Aprovisionamiento – Hay que establecer relaciones con los proveedores, ya que desempeñan un papel importante en el aprovisionamiento de las materias primas y los bienes necesarios en el proceso de fabricación.
- Fabricación – Utilizando equipos, maquinaria, materias primas y mano de obra, los fabricantes producen bienes. El proceso global de fabricación conlleva subtareas para garantizar la calidad y la seguridad durante la producción.
- Entrega – Aquí es donde entra en juego la fase de distribución: ahora las empresas deben hacer llegar los productos a los clientes.
- Devoluciones – Parte del proceso de gestión de la cadena de suministro consiste en dar cabida a las devoluciones de productos y clientes. Esta fase debe ayudar a las empresas a asegurarse de que también pueden emitir reembolsos y hacer frente a las devoluciones para evitarlas en el futuro.
Cómo minimizar los riesgos de la cadena de suministro en 3 pasos
Una cadena de suministro es tan fuerte como su eslabón más débil, y si se identifican los riesgos y se toman medidas para minimizarlos, se puede contribuir a reforzar la cadena de suministro.
Paso 1: El primer paso para minimizar los riesgos de la cadena de suministro es elaborar una lista de comprobación exhaustiva de la gestión de la cadena de suministro. Dependiendo del contexto de la posición de cada uno en la cadena de suministro, la lista de comprobación puede incluir elementos relacionados con auditorías de proveedores, pruebas de productos o gestión de inventarios.
Paso 2: El siguiente paso para minimizar los riesgos es implantar un programa informático eficaz de auditoría de la cadena de suministro. Este programa puede ayudarle a controlar el rendimiento de los proveedores y la calidad de los productos.
Paso 3: Por último, es importante realizar auditorías periódicas de la cadena de suministro. Esto le ayudará a identificar y abordar cualquier problema potencial.
Qué incluir en una lista de control de la gestión de la cadena de suministro
Aunque las necesidades de las distintas empresas que gestionan su cadena de suministro pueden variar, los elementos básicos de una lista de comprobación que deben utilizar los responsables de la cadena de suministro, los directores y otras partes interesadas deben incluir las siguientes secciones y detalles:
- Página del título: Esta introducción debe contener información sobre dónde y cuándo se realizó la inspección, auditoría o comprobación, el nombre de la empresa y quién preparó o facilitó la inspección.
- Gestión y mitigación de riesgos: Esta sección o página de la lista de comprobación de la gestión de la cadena de suministro tiene como objetivo ayudarle a plantear y abordar preguntas sobre los riesgos a los que puede enfrentarse cada entidad de la cadena de suministro de la empresa.
- Gestión de inventarios y de la cadena de suministro Esta sección o página debe contener preguntas que debe abordar para enfatizar los esfuerzos de su organización para garantizar la estabilidad en la gestión general del inventario y la cadena de suministro.
- Finalización: Reserve la última página de la lista de control o del informe para incluir observaciones adicionales y la firma formal.
¿Cómo realizar una auditoría de la cadena de suministro?
Una auditoría de la cadena de suministro es una comprobación exhaustiva de todos los componentes de la cadena de suministro de una empresa. Seguir los pasos que se indican a continuación al realizar auditorías de la cadena de suministro puede ayudar a garantizar que todos los aspectos de la cadena de suministro funcionan correctamente y a detectar cualquier problema antes de que se convierta en un problema costoso.
- El primer paso consiste en recopilar toda la información pertinente sobre sus proveedores, los proveedores de sus proveedores y cualquier otra empresa que participe en su cadena de suministro.
- El siguiente paso consiste en verificar la exactitud de la información recopilada. Esto incluye verificar la información de contacto de los proveedores, las cantidades y las fechas de los envíos, entre otras cosas.
- El tercer paso consiste en evaluar los riesgos asociados a la cadena de suministro y a cada aspecto de la gestión global de la misma.
- El cuarto paso es realizar una inspección física de sus proveedores y sus instalaciones. Esto incluye inspeccionar los locales y los propios productos.
- El quinto paso es la prueba del producto. Esto incluye comprobar la calidad de los productos y si cumplen las especificaciones exigidas por el cliente. La sexta etapa consiste en entrevistar a los proveedores.
- El último paso consiste en elaborar un informe con los resultados. Este informe debe incluir una descripción detallada de los resultados, junto con recomendaciones sobre cómo resolver los problemas detectados.
Examinar y descargar listas de comprobación gratuitas para la gestión de la cadena de suministro
En todos los aspectos de la gestión global de la cadena de suministro, es necesario llevar a cabo con eficacia muchos procesos y seguir muchas directrices. De ahí que contar con listas de comprobación y plantillas específicas dedicadas a cada parte interesada de la cadena de suministro sea crucial para el éxito de la empresa.
Consulte esta colección de listas de comprobación y plantillas que puede utilizar para ayudarle a usted y a sus equipos a realizar sus tareas y disponer de un sistema más eficaz de gestión de la cadena de suministro.
Proveedores
Los vendedores son los proveedores de piezas y materias primas que deben ser procesadas y ensambladas por los fabricantes. Los proveedores tienen que cumplir sistemáticamente con la cantidad y la calidad esperadas de los materiales según las especificaciones de los fabricantes para mantener una buena relación comercial.
- IATF 16949:2016
- Auditoría de proveedores
- Planificación avanzada de la calidad del producto (APQP)
- Evaluación de la vulnerabilidad Puntos de control críticos (VACCP)
- Procedimiento operativo estándar (SOP)
Productores
Los productores son los que transforman las materias primas en productos acabados. También llamados fabricantes, tienen que operar de acuerdo con las normas de la industria en materia de calidad y los reglamentos de seguridad en el trabajo. Las instituciones empresariales suelen exigir a los productores la certificación de determinadas normas internacionales antes de que puedan emprender el negocio.
- Buenas prácticas de fabricación (GMP)
- ISO 9001 (Sistema de gestión de la calidad)
- Evaluación de riesgos y puntos de control críticos (APPCC)
- Evaluación de riesgos
- Auditoría de procesos por capas (LPA)
Almacenes
Los almacenes guardan los productos terminados listos para su distribución. Los almacenes deben conservar la calidad de los productos almacenados y mantener un movimiento organizado e ininterrumpido de las mercancías, garantizando al mismo tiempo la seguridad del personal y de los operarios de las carretillas elevadoras.
- Inspección de estanterías
- Lista de comprobación de la carretilla elevadora
- Seguridad en los almacenes
- Manipulación manual de cargas
- Registro de temperatura
Distribuidores
Los distribuidores transportan los productos desde los fabricantes hasta los minoristas o los mercados internacionales con la ayuda de terceras empresas de logística o transportistas. Los distribuidores deben garantizar que la calidad de los productos no se degrade durante el transporte y que lleguen en la fecha y hora previstas.
- Inspección de vehículos pesados
- Inspección de vehículos
- Registro de mantenimiento del vehículo
- Inspección de contenedores ISO
- Transporte y logística
Minoristas
Los minoristas ponen los productos acabados a disposición de los clientes para su compra. Los minoristas deben asegurarse de que hay suficientes productos en stock y de que se exponen de forma atractiva para los clientes y en consonancia con la marca del producto. Los minoristas deben mantener la limpieza de los puntos de venta y capacitar al personal para promover una buena experiencia del cliente con el fin de conseguir que repita.
- Satisfacción del cliente
- Comprador misterioso
- Auditoría de la venta al por menor
- Mantenimiento de HVAC
- Auditoría 5S
Preguntas frecuentes sobre la gestión de la cadena de suministro
Los gestores de la cadena de suministro suelen encargarse de la coordinación, organización y gestión de los procesos de producción, logística y distribución de los productos de una empresa. Además, trabajan con otros equipos y departamentos para supervisar los ciclos de vida de los productos.
Aunque cada organización establece sus propios objetivos específicos para una gestión eficaz de la cadena de suministro, los más importantes son los siguientes:
- Eficacia en el cumplimiento
- Logística optimizada
- Mejora de la calidad
- Valor sostenido para el cliente
- Resistencia y escalabilidad de la cadena de suministro
Dado que la gestión de la cadena de suministro implica un sistema integral de actividades y procesos, es importante que las organizaciones conozcan y comprendan sus distintos niveles. En la mayoría de los casos, son tres:
- Planificación estratégica
- Planificación táctica
- Ejecución operativa
A continuación figuran algunas preguntas que pueden incluirse en una lista de comprobación al realizar una auditoría de la cadena de suministro:
- ¿Dispone de una política escrita de gestión de la cadena de suministro?
- ¿Dispone de un procedimiento escrito para la recepción de mercancías y materiales?
- ¿Se reciben y documentan correctamente todos los bienes y materiales?
- ¿Existe un proceso para verificar la exactitud de los bienes y materiales recibidos?
- ¿Se almacenan los bienes y materiales en unas instalaciones adecuadas (por ejemplo, un almacén climatizado)?
- ¿Existe un proceso de rotación de existencias?
- ¿Se transportan los bienes y materiales de forma adecuada?
- ¿Se entregan a tiempo los bienes y materiales?
- ¿Existen procesos para prevenir o resolver los desabastecimientos?
- ¿Existen procesos para investigar y resolver los problemas de calidad?
Cómo puede ayudar una solución digital a gestionar eficazmente la cadena de suministro
SafetyCulture (antes iAuditor) es la plataforma de calidad, seguridad y operaciones más potente del mundo que ayuda a los responsables y directores de calidad y seguridad de la cadena de suministro de fabricación a promover la mejora continua de los procesos y reforzar un entorno de trabajo más seguro.
Con SafetyCulture, podrá hacer lo siguiente y más:
- Integre la inspección móvil en sus controles de calidad y seguridad para recopilar eficazmente los datos pertinentes, plantear problemas, aplicar medidas correctoras y descubrir de forma proactiva oportunidades de mejora o incumplimiento de los requisitos legales y las normas del sector.
- Descargue, utilice o cree sus propias listas de comprobación y plantillas para estandarizar sus comprobaciones y auditorías.
- Cree informes de calidad y seguridad que podrá exportar en distintos formatos, como enlace web, PDF, Word o CSV.
- Aproveche Heads Up, una potente herramienta de comunicación en el lugar de trabajo, para garantizar que todos los implicados en la gestión de la cadena de suministro estén informados sobre las mejores prácticas.
- Ahorre tiempo y minimice el coste del seguimiento y la medición de la mejora de la calidad y la seguridad.
Plantillas destacadas
Auditoría 5S de la cadena de suministro
Por Nick Martin
Esta lista de comprobación de la cadena de suministro fue convertida utilizando SafetyCulture. Con esta lista de comprobación, inspeccione las áreas y los equipos, incluyendo la iluminación, las salidas de emergencia, la señalización, la superficie de acceso, la limpieza y las zonas de muelles, entre otros. Descargue y personalice esta plantilla en función de sus necesidades.
Lista de comprobación para el informe de incidentes en la cadena de suministro
Utilice esta lista de comprobación de informes de incidentes en la cadena de suministro para plantear y documentar eficazmente los incidentes que puedan surgir en cualquier aspecto de la cadena de suministro. Registre el tipo, la fecha, la ubicación y otros detalles del incidente para documentarlo adecuadamente.
