Publicación 4 Sep 2023
¿Qué es un procedimiento operativo estándar?
Un procedimiento operativo estándar (POE) es un proceso estandarizado que describe un conjunto de instrucciones detalladas para ayudar a los trabajadores a realizar tareas complejas de manera adecuada y segura. El principal objetivo de los procedimientos operativos estándar es desarrollar un sistema de calidad eficaz y cumplir con las regulaciones y estándares específicos de la industria. El incumplimiento de los procedimientos operativos estándar puede provocar errores importantes en la producción y las operaciones, lo que aumenta las variaciones de trabajo no deseadas.
En este artículo
- ¿Qué es una plantilla de POE?
- El propósito de una plantilla de procedimiento operativo estándar
- Beneficios de implementar un procedimiento operativo estándar
- Cómo escribir un procedimiento operativo estándar de manera eficaz
- ¿Qué incluir en una plantilla de procedimiento operativo estándar?
- Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Qué es SafetyCulture (antes iAuditor) y cómo puedo usarla para crear unos POE eficientes
- Plantillas de Procedimiento Operativo Estándar (POE)
¿Qué es una plantilla de POE?
Una plantilla de POE es un formato de documento que se utiliza para crear los procedimientos operativos estándar de una organización y evitar errores comunes, como por ejemplo hacerlos demasiado largos y que nadie los lea. Las plantillas de POE también están redactadas paso a paso por su naturaleza y se utilizan para evitar ser demasiado detalladas y que las personas puedan interpretar subjetivamente los procedimientos operativos estándar o demasiado negativas y que no se animen a realizarlas.
El propósito de una plantilla de procedimiento operativo estándar
El uso de una plantilla de procedimiento operativo estándar bien diseñada, o un formulario de procedimiento operativo estándar, hace que sea más fácil para los gerentes y empleados tener las mejores prácticas para un trabajo que realizar en concreto o para un proceso comercial establecido dentro de una comunicación clara y documento escrito de forma sistemática.
Beneficios de implementar un procedimiento operativo estándar
Las empresas a menudo no invierten suficientes recursos en la creación de procedimientos operativos estándar para su fuerza laboral. Las razones citadas con frecuencia incluyen la importante inversión de tiempo requerida, el personal capacitado limitado para crearlos y las dificultades para rastrear si el personal los usa y realiza.
Sin embargo, existen importantes beneficios de incorporar un POE en un lugar de trabajo, hecho que debería alentar al personal que imparte la capacitación y a los gerentes a invertir el tiempo correspondiente en la creación de POE. A continuación, le presentamos 4 beneficios de usar un POE en su lugar de trabajo:
Beneficio 1 de un procedimiento operativo: mejora la eficiencia y la calidad
Las variaciones en los procesos de trabajo pueden comprometer la calidad y la eficiencia del trabajo. La implementación de un POE ayuda a prevenir este caso al ayudar a estandarizar todos los procesos críticos y reducir las variaciones de trabajo. Los POE también ayudan a mejorar el Sistema de gestión de calidad (SGC) y pueden preparar a la organización para aprobar la certificación ISO pertinente y cumplir con los requisitos reglamentarios.
Ejemplo de POE: industria de la fabricación de alimentos
Los procedimientos operativos estándar habituales de fabricación de alimentos incluyen tareas como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos y el proceso de embalaje adecuado. Este aspecto se aplica a todos los empleados que trabajan en las instalaciones para mantener los estándares de seguridad alimentaria y prevenir la contaminación de alimentos, ingredientes y materiales del embalaje.
Beneficio 2 de un POE: facilita la capacitación de los empleados
Los POE complementan los materiales de capacitación para educar a los trabajadores y sirven como guía para la incorporación de nuevos empleados. El personal superior con experiencia laboral relevante también debe participar en la redacción de los procedimientos y pasos del POE. Los POE son una herramienta eficaz para complementar la capacitación presencial y supervisada, ya que los trabajadores pueden seguir los pasos a su propio ritmo al realizar sus tareas.
Ejemplo de POE: industria farmacéutica
Los POE farmacéuticos habituales abarcan tareas como la dispensación, el abastecimiento de medicamentos y la comprobación de la fecha de caducidad. Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar que los farmacéuticos puedan proteger la seguridad de los pacientes y reducir las omisiones y errores no intencionales al dispensar los medicamentos correctos a los pacientes.
Beneficio 3 de un POE: incrementa la rentabilidad
Seguir los procedimientos operativos estándar puede ayudar a garantizar una entrega o productos y servicios consistentes y de alta calidad. Ayuda a mejorar y mantener los estándares de la marca y la satisfacción del cliente. Este hecho es importante para garantizar operaciones comerciales fluidas y una rentabilidad general.
Ejemplo de POE: industria hotelera
Los procedimientos operativos estándar de los hoteles cubren tareas como la limpieza general, hacer la cama, comidas y realizar tratamientos de control de plagas. Esta función es esencial para mantener la calidad y consistencia del servicio y los estándares en un hotel y proporcionar una buena atención y experiencia al cliente.
Beneficio 4 de un POE: garantiza un medio ambiente sano y seguro
Los POE describen en detalle cómo realizar de forma segura el trabajo que involucra procesos, materiales, equipamiento y condiciones peligrosos. Estos procedimientos ayudan a reforzar el estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad para evitar accidentes y muertes imprevistas.
Ejemplo de POE: industria de la construcción
Los POE para la construcción comunes cubren tareas como charlas de seguridad informales o reuniones previas al trabajo, evaluaciones de riesgo y análisis de seguridad laboral. Este aspecto es vital para analizar y evaluar las tareas de alto riesgo que los trabajadores realizarán y para desarrollar formas sobre cómo realizar estas tareas de manera segura.
Cómo escribir un procedimiento operativo estándar de manera eficaz
La redacción de un POE, con el uso de plantillas de POE, depende del propósito, la industria y el lector y puede variar desde manuales de proceso hasta listas de verificación o diagramas de flujo. Dicho esto, un POE eficaz debe centrarse en tres áreas clave:
- Propósito: establece un objetivo claro de lo que debe lograrse y por qué es importante; debería responder a preguntas esenciales como «¿Cuál es el proceso requerido?», «¿Por qué escribir un POE para este proceso?» y “¿Qué se necesita mejorar en este proceso?”. Un propósito claramente escrito debe ayudar al personal a comprender por qué están siguiendo los procedimientos de POE relevantes en lugar de simplemente limitarse a realizar el proceso por ser el proceso.
Ejemplo de propósito de POE (limpieza de la oficina):
El propósito de este POE es describir los servicios de limpieza y garantizar que las estaciones de trabajo estén sin escombros ni desorden. Esta función es vital para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar que ocurran incidentes menores o mayores.
- Alcance: describe las tareas específicas que se cubren para el público destinatario. Debe cubrir quién debe seguir el POE y enumerar los deberes y responsabilidades relevantes que éste cubre. También puede ser útil delinear lo que está fuera del alcance de este POE en particular y hacer referencia a otros documentos que la audiencia puede consultar para otras tareas.
Procedimiento operativo estandarizado ejemplo (limpieza de la oficina):
Este procedimiento operativo estándar está destinado a guiar al personal de administración de las instalaciones para abordar las siguientes tareas de limpieza de la oficina:
– Limpieza de ventanas
– Cuidado de la alfombra
– Limpieza del polvo
– Eliminación de residuos
Este documento no aborda la identificación de daños en el equipamiento ni los trabajos de reparación. Consulte el informe de incidentes de POE de la oficina para esas tareas.
- Procedimientos: enumera los pasos detallados para realizar eficazmente las tareas como se indica en el alcance. Los pasos del procedimiento deben estar escritos en una estructura ordenada, concisa y fácil de leer. Mantenga todos los pasos directos y evite incluir información irrelevante o innecesaria para ese proceso. Se pueden incluir imágenes o ilustraciones para una presentación más completa y clara del POE.
¿Qué incluir en una plantilla de procedimiento operativo estándar?
Los elementos de un POE varían según su propósito específico de la industria. No existe un conjunto estandarizado de preguntas que sean aplicables a todos los POE, pero el aspecto crucial es que deben estar alineados con el propósito y creados de acuerdo con ciertos requisitos, establecidos por un equipo, gerente u organización, que deben cumplirse. Aquí hay algunas preguntas de muestra que puede incluir en su plantilla de POE:
Introducción
Idealmente, antes de entrar en el meollo de cualquier POE, debe agregar información básica e indicar detalles que ayuden a fortalecer su base. Considere hacer estas preguntas:
- ¿Cuál es el propósito principal del POE?
- ¿O qué quiere lograr con el uso del POE?
- ¿Cuáles son los alcances del POE? (Especifique cada uno para que queden claros).
- ¿Qué procedimientos se deben seguir?
- ¿Cuáles son las herramientas y los materiales necesarios para garantizar la finalización exitosa de los procedimientos?
- ¿Quiénes son las personas responsables de realizar los procedimientos?
Limpieza general
La mayoría de los POE contienen preguntas de limpieza general para garantizar una ejecución limpia, segura y organizada de las tareas y actividades en el lugar. Algunas preguntas generales de limpieza incluyen:
- ¿La habitación/lugar está libre de desorden, obstrucciones u otros elementos innecesarios?
- ¿Se limpia/desinfecta el lugar con la frecuencia necesaria?
- ¿Se aspiran los pisos regularmente?
- ¿Se limpian las manchas de las ventanas con limpiadores de vidrio apropiados?
- Al limpiar, ¿se observa el equipo de protección necesario, como guantes y gafas protectoras?
Fabricación de alimentos
Si su negocio está relacionado con la fabricación de alimentos, el procedimiento operativo estándar debería ayudarlo a usted y a sus empleados a estandarizar los procedimientos necesarios para mantener el lugar seguro e higiénico. Aquí hay algunas preguntas sobre la fabricación de alimentos que puede incluir en su plantilla POE:
- ¿Se lavan las manos con agua tibia y se enjabonan durante 20 segundos?
- ¿Se frotó la muñeca, los dedos y las yemas de los dedos mientras se lavaba las manos?
- ¿Las superficies en contacto con los alimentos se enjuagan previamente con agua caliente?
- ¿Se limpian las superficies en contacto con los alimentos con materiales de limpieza apropiados?
- ¿Se inspeccionan visualmente los equipos y las superficies para detectar la presencia de residuos de alimentos?
Preguntas frecuentes (FAQ)
Los POE se utilizan comúnmente en diferentes industrias, como las de fabricación, hostelería, construcción y farmacéutica. Estos procedimientos están diseñados para:
- calidad y cumplimiento;
- actividades rutinarias o muy repetitivas;
- tareas de alto riesgo;
- nuevos procesos o líneas de negocio; y
- iniciativas del programa de capacitación.
Al crear un POE eficaz y completo, los pasos a considerar incluyen:
- Establecer un objetivo claro
- Planificar las tareas operativas
- Establecer procedimientos
- Probar y revisar
- Página de título – contiene el título completo del POE, el número de POE, la fecha de aprobación o el número de versión, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el POE y sus fechas de firma, respectivamente.
- Tabla de contenido – indica los números de página y el número total de páginas del POE
- Propósito – establece los objetivos y el alcance del procedimiento operativo estándar
- Procedimientos – proporciona descripciones inequívocas e imperativas de cada paso del proceso
- Garantía de la calidad – establece los criterios para el control del producto/servicio, sistema o proceso descrito
- Referencias – cualquier POE relacionado con las operaciones utilizado en el presente POE
¿Qué es SafetyCulture (antes iAuditor) y cómo puedo usarla para crear unos POE eficientes
Los documentos de POE en papel dificultan el seguimiento a la hora de saber si el personal está siguiendo y completando los procedimientos en sus tareas diarias. SafetyCulture (iAuditor) es una eficaz herramienta digital de POE de fácil uso para el personal que proporciona visibilidad y comodidad en el mantenimiento de registros al personal que imparte la capacitación y a los gerentes y asegura que las tareas se están completando correctamente.
Con la aplicación móvil y la plataforma web de SafetyCulture (iAuditor), puede:
- Crearlistas de verificación de procedimientos operativos estándar sin papel para cada tarea importante
- Leer y realizar procedimientos de POE en su dispositivo
- Capturar fotos como prueba de apoyo para los pasos del POE que se están completando
- Capturar firmas electrónicas
- Enviar sus POE a su supervisor en cualquier momento y en cualquier lugar
- Asegurar todos los POE en un almacenamiento en nube para fines de revisión.
- Conecte la aplicación favorita de su equipo o exporte datos a Excel y otras herramientas de hoja de cálculo a través de integraciones.
- Genere informes y expórtelos en un formato de su elección: weblink, PDF, Word, CSV. Vea el informe de un procedimiento operativo estándar de muestra en PDF aquí.
Plantillas de Procedimiento Operativo Estándar (POE)
Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar (Limpieza)
Los equipos de cumplimiento utilizan esta plantilla de procedimiento operativo estándar para mantenimiento y limpieza para evaluar si el personal cumple con los procedimientos operativos estándar generales de la oficina al limpiar los accesorios de iluminación del techo y las persianas venecianas. Esta plantilla de POE de limpieza también se puede utilizar como una lista de verificación de confirmación para la guía definitiva del personal de limpieza al realizar sus tareas. Con un dispositivo móvil, puede leer las instrucciones de la plantilla antes de realizar cada tarea. Puede agregar algunas pruebas fotográficas para cada tarea que completó. Después de terminar la tarea, coloque una firma digital para confirmarla.
Lista de verificación de POE para limpieza
Una lista de verificación de POE para limpieza general se utiliza como guía para garantizar que se sigan los protocolos de limpieza estándar establecidos por un establecimiento. Esta lista de verificación puede ser utilizada por el personal y los gerentes de limpieza para asegurarse de que las habitaciones estén limpias y preparadas adecuadamente antes de permitir que el próximo huésped se registre.
- Asegúrese de que las puertas, luces, ventanas y servicios funcionen correctamente.
- Revise si la habitación y el baño están limpios y de que el próximo huésped dispone de artículos de tocador y otras necesidades.
- Confirme que los folletos del hotel, junto con el menú de comidas y bebidas del hotel, estén disponibles.</li >
- Aprobación con una firma digital del inspector o personal de limpieza asignado.
Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar (Fabricación de alimentos)
Se utiliza una plantilla de POE de fabricación de alimentos para evaluar si los trabajadores se adhieren a los protocolos estándar de fabricación de alimentos, como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos antes de continuar con el proceso de producción de alimentos. Esta lista también puede orientar a los trabajadores a la hora de evitar omisiones involuntarias y garantizar la calidad del producto.
Lista de verificación de POE para compresión de pastillas
Se utiliza una plantilla de POE de compresión de pastillas para garantizar que el personal del laboratorio sigue los pasos correctos al usar la prensa de pastillas. Esta lista puede ser usada por los supervisores de laboratorio al realizar inspecciones de recorrido y observaciones de cumplimiento del POE.
Lista de verificación de procedimiento operativo estándar para embalaje
GMP Consulting Services, Inc. utiliza esta lista de verificación de procedimientos operativos estándar de embalaje para sus auditorías de buenas prácticas de manufactura (BPM) para productos farmacéuticos. Utilice esta completa lista de verificación de POE para evaluar fácilmente el criterio pasa/no pasa para instalaciones y terrenos, almacén, recepción, relleno de polvos, relleno de líquido, embalaje, mantenimiento, control de calidad, garantía de calidad y documentación.
Lista de verificación de POE para cocina
Se utiliza una plantilla de POE de cocina para verificar si el personal de cocina cumple con los estándares y las mejores prácticas diseñadas para mantener un ambiente de cocina seguro e higiénico. Esta plantilla puede ayudar a guiar al personal de cocina a proporcionar un servicio eficiente y realizar sus tareas de cocina de manera oportuna.
Lista de verificación de POE para limpieza de la cocina
Esta lista de verificación de POE de limpieza general de cocinas puede ayudar a mantener el restaurante limpio y desinfectado. Realice sus inspecciones utilizando esta lista de verificación para evaluar si los empleados usan ropa higiénica y si los alimentos se manipulan correctamente. Esta lista también revisa si las instalaciones de la cocina se limpian y desinfectan adecuadamente después de su uso, y si los materiales desechados se separan y eliminan correctamente. Proporcione sus recomendaciones y evaluación general después de la inspección. Utilice SafetyCulture (iAuditor) en su dispositivo móvil para generar informes en el sitio y capturar pruebas fotográficas de artículos defectuosos.
Plantilla de POE de limpieza y desinfección de superficies en contacto con alimentos del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA)
Esta plantilla de POE del USDA, o Departamento de Agricultura de los Estados Unidos se utiliza para prevenir enfermedades transmitidas por los alimentos al garantizar que todas las superficies en contacto con los alimentos se limpien y desinfecten adecuadamente. Este procedimiento operativo estándar se aplica a los empleados involucrados en la limpieza y desinfección de superficies en contacto con alimentos.
Lista de verificación de POE para superficies en contacto con alimentos
Los empleados del servicio de alimentos utilizan una lista de verificación de POE para superficies en contacto con alimentos para asegurarse de que el equipo de cocina y los utensilios de cocina se limpien y desinfecten antes y después de su uso para evitar enfermedades y alergias transmitidas por los alimentos.
Plantilla de POE de prevención de la contaminación en mostradores de comida del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA)
Esta plantilla de POE del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos se utiliza para prevenir enfermedades transmitidas por los alimentos al garantizar que todos los artículos que se encuentran en el mostrador de alimentos estén protegidos de contaminación externa. Este procedimiento se aplica a cualquier persona responsable del mantenimiento y seguimiento de los mostradores de comida del autoservicio.
Lista de verificación de procedimientos preventivos de defensa alimentaria
Utilice esta lista de verificación de procedimientos preventivos de defensa alimentaria para comprobar si se han tomado medidas proactivas para mantener la seguridad alimentaria y prepararse para la auditoría oficial de análisis GAP.
Lista de verificación de POE para el gerente a cargo del hotel
Los supervisores pueden utilizar esta lista de verificación completa de los Procedimientos Operativos Estándar para verificar las tareas del personal de limpieza y evaluar su cumplimiento con los procedimientos operativos estándar. También se puede utilizar para revisar si el personal y los servicios que proporciona cumplen con las normas de seguridad y los estándares de limpieza del hotel. Esta lista de verificación convertida mediante SafetyCulture (iAuditor) utiliza una función de campo dinámico que le permite etiquetar o identificar habitaciones individuales y realizar inspecciones con preguntas recurrentes específicas.
Lista de verificación de POE para limpieza y mantenimiento de pasillos
Esta lista de verificación de POE de limpieza y mantenimiento de pasillos puede ser utilizada por el personal de limpieza como una guía paso a paso para el proceso adecuado de barrer, quitar el polvo y limpiar los pasillos del hotel y la oficina.
Lista de verificación de POE para limpieza de baños
Esta lista de verificación de POE de limpieza de baños puede ser utilizada por el personal de limpieza como una guía paso a paso para el proceso adecuado de limpieza de azulejos, espejos y desagües del baño y garantizar el cumplimiento del POE.
Plantilla de POE para laboratorio
Esta plantilla de POE para laboratorio es utilizada por el Instituto de Tecnología de Illinois (IIT) para realizar una evaluación adecuada de los peligros en el proceso de materiales peligrosos y peligros físicos antes de usar un laboratorio químico. Utilice esta plantilla de POE para revisar de manera eficiente los controles de exposición, los controles de ingeniería, el EPP, los requisitos de almacenamiento y manipulación, gestión de desechos, procedimientos de descontaminación y los procedimientos de emergencia. También se incluye una declaración de competencia y autorización en esta plantilla POE para dispositivos móviles.
Plantilla de procedimientos de fumigación
El director del buque utiliza una plantilla de procedimientos de fumigación como guía para garantizar la eficacia y la seguridad cuando los fumigadores certificados rocían sustancias a bordo. Utilice esta plantilla para adherirse fácilmente al procedimiento de fumigación aprobado por el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA), desde la verificación de idoneidad hasta el mantenimiento de registros y la supervisión. Esta plantilla ha sido diseñada para facilitar a los miembros de la tripulación lo siguiente:
- Asegurarse de que el procedimiento de fumigación sea adecuado.
- Hacer o adjuntar fotografías de infestaciones o fugas potenciales.
- Asignar acciones correctivas con una fecha de vencimiento y un nivel de prioridad.
- Completar el informe de fumigación con firmas digitales.
- Generar y almacenar automáticamente el informe de fumigación en la nube.
Lista de verificación de POE para entradas a espacios confinados
Esta lista de verificación de POE para entradas a espacios confinados se basa en el procedimiento operativo estándar de la OSHA. El objetivo principal de esta inspección es comprobar si los trabajadores siguen las normas de seguridad antes, durante y después del trabajo. Utilice SafetyCulture (iAuditor) para capturar datos importantes mientras inspecciona el área, el equipamiento y las personas involucradas. Comparta sus auditorías con sus supervisores y gerentes de seguridad mientras permanece en el sitio.
Lista de verificación de POE para sistema de bloqueo y etiquetado (sistema LOTO)
Esta lista de verificación de POE de sistema de bloqueo y etiquetado (LOTO) se basa en el procedimiento operativo estándar de la OSHA. Esta inspección tiene como objetivo evaluar si los empleados siguen los procedimientos de LOTO antes de comenzar con las revisiones de mantenimiento. Con el uso de SafetyCulture (iAuditor), puede capturar pruebas fotográficas del incumplimiento de las normas de seguridad mientras se lleva a cabo el procedimiento de bloqueo. Notifique a los gerentes de seguridad si aparecen problemas durante la inspección para acciones inmediatas y su resolución.
Plantilla de POE para la construcción
Esta plantilla de POE es utilizada por Coughlan Drilling, contratista de perforación australiano, como pauta general de procedimiento operativo estándar antes de las tareas operativas. Esta plantilla genérica de POE para construcción se puede utilizar como lista de verificación previa a la tarea para garantizar el EPP adecuado, la identificación de peligros y la aprobación de los trabajadores. Esta plantilla de POE también se puede utilizar para hacer fotografías de cada paso de la tarea y agregar descripciones.
Lista de verificación de la plantilla del procedimiento de gestión del cambio (GdC) (MOC por sus siglas en inglés)
Una plantilla de procedimiento de gestión del cambio (GdC) ayuda a los directores de seguridad a identificar y controlar los riesgos de seguridad y salud ocupacional provocados por los cambios organizativos. Utilice esta plantilla de GdC para revisar los procedimientos operativos y determinar los cambios y los riesgos que pueden aparecer. Ayude a la organización a cumplir con los estándares legales y de la industria para la salud y seguridad en el lugar de trabajo mediante SafetyCulture (iAuditor). Con SafetyCulture (iAuditor), puede:
- Utilizar dispositivos móviles para crear notas (y hacer fotografías opcionales) sobre los contratiempos correspondientes que deben abordarse.
- Asignar una acción a la persona responsable y recibir actualizaciones.
- Supervisar el progreso de una gestión del cambio.
- Enviar informes sobre la gestión del cambio como documentos PDF o enlaces web.
- Editar las plantillas digitales de la gestión del cambio de acuerdo con las necesidades de la organización.
Plantilla de Procedimiento Operativo Estándar para oficina
Los profesionales de Recursos Humanos (RR.HH.) pueden utilizar esta plantilla de POE de oficina para implementar procedimientos operativos estándar en la baja de empleados. Garantice una separación perfecta para el empleado que abandona la empresa. El personal de RR.HH. puede usar esta plantilla como guía para:
- Llevar a cabo una revisión paso a paso de todos los procedimientos de baja como: papeleo, transferencia de conocimientos y recuperación de los activos de la empresa.
- Añadir notas o comentarios detallados
- Añadir comentarios y recomendaciones
- Completar la lista de verificación capturando las firmas electrónicas del empleado y del representante de recursos humanos
