Plantillas y listas de verificación de Procedimiento Operativo Estándar (SOP por sus siglas en inglés)

Este artículo analiza:

• ¿Qué es una plantilla de POE?;
• El propósito de una plantilla de procedimiento operativo estándar;
• Los principales 4 beneficios de implementar POE, cada uno con un ejemplo;
• Cómo redactar un POE eficaz;
• Tecnología móvil para agilizar el mantenimiento de registros de POE;
• ¿Qué incluir en una plantilla de procedimiento operativo estándar? y;
• plantillas de POE gratuitas que puede descargar y personalizar.

¿Qué es una plantilla de POE?

Una plantilla de POE es un formato de documento que se utiliza para crear los procedimientos operativos estándar de una organización y evitar errores comunes, como por ejemplo hacerlos demasiado largos y que nadie los lea. Las plantillas de POE también están redactadas paso a paso por su naturaleza y se utilizan para evitar ser demasiado detalladas y que las personas puedan interpretar subjetivamente los procedimientos operativos estándar o demasiado negativas y que no se animen a realizarlas.

El propósito de una plantilla de procedimiento operativo estándar

El uso de una plantilla de procedimiento operativo estándar bien diseñada, o un formulario de procedimiento operativo estándar, hace que sea más fácil para los gerentes y empleados tener las mejores prácticas para un trabajo que realizar en concreto o para un proceso comercial establecido dentro de una comunicación clara y documento escrito de forma sistemática.

Beneficios de implementar un procedimiento operativo estándar

Las empresas a menudo no invierten suficientes recursos en la creación de procedimientos operativos estándar para su fuerza laboral. Las razones citadas con frecuencia incluyen la importante inversión de tiempo requerida, el personal capacitado limitado para crearlos y las dificultades para rastrear si el personal los usa y realiza.

Sin embargo, existen importantes beneficios de incorporar un POE en un lugar de trabajo, hecho que debería alentar al personal que imparte la capacitación y a los gerentes a invertir el tiempo correspondiente en la creación de POE. A continuación, le presentamos 4 beneficios de usar un POE en su lugar de trabajo:

Beneficio 1 de un procedimiento operativo: mejora la eficiencia y la calidad

Las variaciones en los procesos de trabajo pueden comprometer la calidad y la eficiencia del trabajo. La implementación de un POE ayuda a prevenir este caso al ayudar a estandarizar todos los procesos críticos y reducir las variaciones de trabajo. Los POE también ayudan a mejorar el Sistema de gestión de calidad (SGC) y pueden preparar a la organización para aprobar la certificación ISO pertinente y cumplir con los requisitos reglamentarios.

Ejemplo de POE: industria de la fabricación de alimentos

Los procedimientos operativos estándar habituales de fabricación de alimentos incluyen tareas como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos y el proceso de embalaje adecuado. Este aspecto se aplica a todos los empleados que trabajan en las instalaciones para mantener los estándares de seguridad alimentaria y prevenir la contaminación de alimentos, ingredientes y materiales del embalaje.

Beneficio 2 de un POE: facilita la capacitación de los empleados

Los POE complementan los materiales de capacitación para educar a los trabajadores y sirven como guía para la incorporación de nuevos empleados. El personal superior con experiencia laboral relevante también debe participar en la redacción de los procedimientos y pasos del POE. Los POE son una herramienta eficaz para complementar la capacitación presencial y supervisada, ya que los trabajadores pueden seguir los pasos a su propio ritmo al realizar sus tareas.

Ejemplo de POE: industria farmacéutica

Los POE farmacéuticos habituales abarcan tareas como la dispensación, el abastecimiento de medicamentos y la comprobación de la fecha de caducidad. Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar que los farmacéuticos puedan proteger la seguridad de los pacientes y reducir las omisiones y errores no intencionales al dispensar los medicamentos correctos a los pacientes.

Beneficio 3 de un POE: incrementa la rentabilidad

Seguir los procedimientos operativos estándar puede ayudar a garantizar una entrega o productos y servicios consistentes y de alta calidad. Ayuda a mejorar y mantener los estándares de la marca y la satisfacción del cliente. Este hecho es importante para garantizar operaciones comerciales fluidas y una rentabilidad general.

Ejemplo de POE: industria hotelera

Los procedimientos operativos estándar de los hoteles cubren tareas como la limpieza general, hacer la cama, comidas y realizar tratamientos de control de plagas. Esta función es esencial para mantener la calidad y consistencia del servicio y los estándares en un hotel y proporcionar una buena atención y experiencia al cliente.

Beneficio 4 de un POE: garantiza un medio ambiente sano y seguro

Los POE describen en detalle cómo realizar de forma segura el trabajo que involucra procesos, materiales, equipamiento y condiciones peligrosos. Estos procedimientos ayudan a reforzar el estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad para evitar accidentes y muertes imprevistas.

Ejemplo de POE: industria de la construcción

Los POE para la construcción comunes cubren tareas como charlas de seguridad informales o reuniones previas al trabajo, evaluaciones de riesgo y análisis de seguridad laboral. Este aspecto es vital para analizar y evaluar las tareas de alto riesgo que los trabajadores realizarán y para desarrollar formas sobre cómo realizar estas tareas de manera segura.

Cómo escribir un procedimiento operativo estándar de manera eficaz

La redacción de un POE, con el uso de plantillas de POE, depende del propósito, la industria y el lector y puede variar desde manuales de proceso hasta listas de verificación o diagramas de flujo. Dicho esto, un POE eficaz debe centrarse en tres áreas clave:

1. Propósito: establece un objetivo claro de lo que debe lograrse y por qué es importante; debería responder a preguntas esenciales como «¿Cuál es el proceso requerido?», «¿Por qué escribir un POE para este proceso?» y “¿Qué se necesita mejorar en este proceso?”. Un propósito claramente escrito debe ayudar al personal a comprender por qué están siguiendo los procedimientos de POE relevantes en lugar de simplemente limitarse a realizar el proceso por ser el proceso.

   Ejemplo de propósito de POE (limpieza de la oficina):

   El propósito de este POE es describir los servicios de limpieza y garantizar que las estaciones de trabajo estén sin escombros ni desorden. Esta función es vital para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar que ocurran incidentes menores o mayores.

2. Alcance: describe las tareas específicas que se cubren para el público destinatario. Debe cubrir quién debe seguir el POE y enumerar los deberes y responsabilidades relevantes que éste cubre. También puede ser útil delinear lo que está fuera del alcance de este POE en particular y hacer referencia a otros documentos que la audiencia puede consultar para otras tareas.

   Procedimiento operativo estandarizado ejemplo (limpieza de la oficina):

   Este procedimiento operativo estándar está destinado a guiar al personal de administración de las instalaciones para abordar las siguientes tareas de limpieza de la oficina:

   – Limpieza de ventanas

   – Cuidado de la alfombra

   – Limpieza del polvo

   – Eliminación de residuos

   Este documento no aborda la identificación de daños en el equipamiento ni los trabajos de reparación. Consulte el informe de incidentes de POE de la oficina para esas tareas.

3. Procedimientos: enumera los pasos detallados para realizar eficazmente las tareas como se indica en el alcance. Los pasos del procedimiento deben estar escritos en una estructura ordenada, concisa y fácil de leer. Mantenga todos los pasos directos y evite incluir información irrelevante o innecesaria para ese proceso. Se pueden incluir imágenes o ilustraciones para una presentación más completa y clara del POE.

¿Qué incluir en una plantilla de procedimiento operativo estándar?

Los elementos de un POE varían según su propósito específico de la industria. No existe un conjunto estandarizado de preguntas que sean aplicables a todos los POE, pero el aspecto crucial es que deben estar alineados con el propósito y creados de acuerdo con ciertos requisitos, establecidos por un equipo, gerente u organización, que deben cumplirse. Aquí hay algunas preguntas de muestra que puede incluir en su plantilla de POE:

Introducción

Idealmente, antes de entrar en el meollo de cualquier POE, debe agregar información básica e indicar detalles que ayuden a fortalecer su base. Considere hacer estas preguntas:

• ¿Cuál es el propósito principal del POE?
• ¿O qué quiere lograr con el uso del POE?
• ¿Cuáles son los alcances del POE? (Especifique cada uno para que queden claros).
• ¿Qué procedimientos se deben seguir?
• ¿Cuáles son las herramientas y los materiales necesarios para garantizar la finalización exitosa de los procedimientos?
• ¿Quiénes son las personas responsables de realizar los procedimientos?

Limpieza general

La mayoría de los POE contienen preguntas de limpieza general para garantizar una ejecución limpia, segura y organizada de las tareas y actividades en el lugar. Algunas preguntas generales de limpieza incluyen:

• ¿La habitación/lugar está libre de desorden, obstrucciones u otros elementos innecesarios?
• ¿Se limpia/desinfecta el lugar con la frecuencia necesaria?
• ¿Se aspiran los pisos regularmente?
• ¿Se limpian las manchas de las ventanas con limpiadores de vidrio apropiados?
• Al limpiar, ¿se observa el equipo de protección necesario, como guantes y gafas protectoras?

Fabricación de alimentos

Si su negocio está relacionado con la fabricación de alimentos, el procedimiento operativo estándar debería ayudarlo a usted y a sus empleados a estandarizar los procedimientos necesarios para mantener el lugar seguro e higiénico. Aquí hay algunas preguntas sobre la fabricación de alimentos que puede incluir en su plantilla POE:

• ¿Se lavan las manos con agua tibia y se enjabonan durante 20 segundos?
• ¿Se frotó la muñeca, los dedos y las yemas de los dedos mientras se lavaba las manos?
• ¿Las superficies en contacto con los alimentos se enjuagan previamente con agua caliente?
• ¿Se limpian las superficies en contacto con los alimentos con materiales de limpieza apropiados?
• ¿Se inspeccionan visualmente los equipos y las superficies para detectar la presencia de residuos de alimentos?

¿Qué es SafetyCulture (iAuditor) y cómo puedo usarla para crear unos POE eficientes

Los documentos de POE en papel dificultan el seguimiento a la hora de saber si el personal está siguiendo y completando los procedimientos en sus tareas diarias. SafetyCulture (antes iAuditor) es una eficaz herramienta digital de POE de fácil uso para el personal que proporciona visibilidad y comodidad en el mantenimiento de registros al personal que imparte la capacitación y a los gerentes y asegura que las tareas se están completando correctamente.

Con la aplicación móvil y la plataforma web de SafetyCulture (iAuditor), puede:

• Crearlistas de verificación de procedimientos operativos estándar sin papel para cada tarea importante
• Leer y realizar procedimientos de POE en su dispositivo
• Capturar fotos como prueba de apoyo para los pasos del POE que se están completando
• Capturar firmas electrónicas
• Enviar sus POE a su supervisor en cualquier momento y en cualquier lugar
• Asegurar todos los POE en un almacenamiento en nube para fines de revisión.
• Conecte la aplicación favorita de su equipo o exporte datos a Excel y otras herramientas de hoja de cálculo a través de integraciones.
• Genere informes y expórtelos en un formato de su elección: weblink, PDF, Word, CSV. Vea el informe de un procedimiento operativo estándar de muestra en PDF aquí.