Plantillas de Procedimiento Operativo Estándar (POE)

Realice un seguimiento del rendimiento del procedimiento operativo estándar y mejore la eficiencia del lugar de trabajo

Published diciembre 2nd, 2020

¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar?

Un procedimiento operativo estándar (POE) es un proceso estandarizado que describe un conjunto de instrucciones detalladas para ayudar a los trabajadores a realizar tareas complejas de manera adecuada y segura. El objetivo principal de los POE es desarrollar un sistema de calidad eficaz, reducir las variaciones en el trabajo y cumplir con las regulaciones y estándares específicos de la industria. El incumplimiento del procedimiento operativo estándar puede provocar errores importantes en la producción y las operaciones.

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Los POE (Procedimiento Operativo Estándar) se usan comúnmente en diferentes industrias, como las industrias de fabricación, hostelería, construcción y farmacéutica. Estos procedimientos están diseñados para:

  • calidad y cumplimiento;
  • actividades rutinarias o muy repetitivas;
  • tareas de alto riesgo;
  • nuevos procesos o línea de negocio; y
  • iniciativas de programas de formación.

¿Por qué utilizar una plantilla de procedimiento operativo estándar (POE)?

Una plantilla de procedimiento operativo estándar facilita que los gerentes y empleados implementen las mejores prácticas para realizar un trabajo específico o un proceso comercial establecido en un documento escrito de manera sistemática y claramente comunicada. Utilice una plantilla de POE al crear procedimientos operativos estándar para evitar errores comunes, como por ejemplo, hacerlos demasiado largos y que nadie los lea, demasiado detallados para que la gente pueda interpretarlos subjetivamente o demasiado negativos para que no se anime a la gente a realizarlos.

Este artículo trata: 1) los 4 principales beneficios de implementar procedimiento operativo estándar; 2) un esquema de procedimiento operativo estándar simple y un formato de POE de muestra; 3) cómo redactar una plantilla de POE eficaz; 4) tecnología móvil para agilizar el mantenimiento de registros de POE y; 5) Plantillas de POE gratuitas que puede descargar y personalizar.

Los 4 beneficios principales de implementar un POE

Las empresas a menudo no invierten suficientes recursos en la creación de procedimientos operativos estándar para su plantilla laboral. Las razones citadas con frecuencia incluyen la importante inversión de tiempo requerida, el limitado personal capacitado para crearlos y las dificultades para hacer un seguimiento sobre si el personal los usa y realiza. Sin embargo, existen importantes beneficios de incorporar un procedimiento operativo estándar en un lugar de trabajo que debería alentar a los capacitadores y gerentes a invertir el tiempo relevante en la construcción de un POE. Aquí se citan solamente 4 beneficios de usar un POE en su lugar de trabajo:

1. Mejora la eficiencia y la calidad

Las variaciones en los procesos de trabajo pueden comprometer la calidad y la eficiencia del trabajo. La implementación de un procedimiento operativo estándar ayuda a prevenir este escenario al ayudar a estandarizar todos los procesos críticos y reducir las variaciones de trabajo. Los POE también ayudan a mejorar el Sistema de Gestión de Calidad (QMS) y pueden preparar a la organización a la hora de aprobar la certificación ISO relevante y cumplir con los requisitos reglamentarios.

Ejemplo de industria:

Los procedimientos operativos estándar de fabricación de alimentos comunes cubren tareas como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos y el proceso de embalaje adecuado. Esto se aplica a todos los empleados que trabajan en la instalación para mantener los estándares de seguridad alimentaria y prevenir la contaminación de los alimentos, ingredientes y materiales de embalaje.

2. Facilita la formación de los empleados

Los POE complementan los materiales de capacitación para formar a los trabajadores y sirven como guía para la incorporación de nuevos empleados. El personal superior con experiencia laboral relevante también debe participar en la redacción de los procedimientos y pasos del procedimiento operativo estándar. Los procedimientos operativos estándar son una herramienta eficaz para complementar la capacitación presencial y supervisada, ya que los trabajadores pueden seguir los pasos a su propio ritmo al realizar sus tareas.

Ejemplo de industria:

Los POR farmacéuticos comunes cubren tareas como la dispensación, el abastecimiento de medicamentos y la verificación de la fecha de vencimiento. Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar que los farmacéuticos ayuden a proteger la seguridad de los pacientes y a reducir las omisiones y errores no intencionados al dispensar los medicamentos correctos a los pacientes.

3. Aumenta la rentabilidad

Seguir los procedimientos operativos estándar puede ayudar a garantizar una entrega o productos y servicios consistentes y de alta calidad. Ayuda a mejorar y mantener los estándares de la marca y la satisfacción del cliente. Esto es importante para garantizar operaciones comerciales fluidas y rentabilidad general.

Ejemplo de industria:

Los procedimientos operativos estándar de los hoteles cubren tareas como limpieza general, hacer la cama, comer y realizar procedimientos de control de plagas. Esto es esencial para mantener la calidad y consistencia del servicio y los estándares en un hotel y brindar una buena atención y experiencia al cliente.

4. Garantiza un medio ambiente sano y seguro

Los POE describen al detalle cómo realizar de forma segura el trabajo que involucra procesos, materiales, equipos y condiciones peligrosos. Estos procedimientos ayudan a reforzar el estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad para evitar accidentes y muertes imprevistas.

Ejemplo de industria:

Los POE de la industria de la construcción comunes cubren tareas tales como charlas informales o reuniones previas al trabajo, evaluaciones de riesgos y análisis de seguridad laboral. Esto es vital para discutir y evaluar las tareas de alto riesgo que los trabajadores realizarán y desarrollar formas sobre cómo realizar estas tareas de manera segura.

Ejemplo de esquema y formato de procedimiento operativo estándar

      • Página de título: contiene el título completo del POE, el número de POE, la fecha de aprobación o número de versión, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el POE y sus fechas de firma respectivamente.
      • Tabla de contenido: indica los números de página y el número total de páginas del POE
      • Propósito: establece los objetivos y el alcance del procedimiento operativo estándar.
      • Procedimientos: proporciona descripciones inequívocas e imperativas de cada paso del proceso.
      • Garantía de calidad: establece los criterios para el control del producto/servicio, sistema o proceso descrito.
      • Referencias: cualquier POE relacionado de operaciones utilizado en el presente POE.

Cómo redactar un procedimiento operativo estándar eficaz

Las plantillas de procedimiento operativo estándar tienen varias formas según el propósito, la industria y la audiencia y pueden variar desde manuales de proceso hasta listas de control o diagramas de flujo. Sin embargo, una plantilla de POE general eficaz debe centrarse en tres áreas clave:

      1. Propósito: establece un objetivo claro de lo que debe lograrse y por qué es importante. Debería responder a preguntas esenciales como «¿Cuál es el proceso que se tiene como objetivo?», «¿Por qué redactar un POE para este proceso?» y “¿Qué se necesita mejorar en este proceso?”. Un propósito claramente escrito debe ayudar al personal a comprender por qué están siguiendo los procedimientos de POE relevantes en lugar de simplemente realizar el proceso por el bien del proceso.

        Ejemplo (limpieza de la oficina):

        El propósito de este POE es describir los servicios de limpieza y asegurar que las estaciones de trabajo estén libres de escombros y desorden. Esto es vital para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar que ocurran incidentes menores o mayores.

      2. Alcance: describe las tareas específicas que se cubren para la audiencia destinataria. Debe cubrir las personas que deben seguir el POE y enumerar los deberes y responsabilidades relevantes que este cubre. También puede ser útil delinear lo que está fuera del alcance de este POE en particular y hacer referencia a otros documentos que la audiencia puede consultar para otras tareas.

        Ejemplo (limpieza de la oficina):

        Este procedimiento operativo estándar tiene como objetivo guiar al personal de administración de las instalaciones a cubrir las siguientes tareas de limpieza de la oficina:

        – Limpieza de cristales

        – Cuidado de alfombras

        – Limpieza del polvo

        – Depósito de basura

        Este documento no cubre la identificación de daños al equipo ni los trabajos de reparación. Consulte el POE del informe de incidentes de la oficina para esas tareas.

      3. Procedimientos: lista de pasos detallados para realizar eficazmente los deberes establecidos en el alcance. Los pasos del procedimiento deben estar escritos en una estructura ordenada, concisa y fácil de leer. Mantenga todos los pasos directos y evite incluir información irrelevante o innecesaria para este proceso. Se pueden incluir imágenes o ilustraciones para una presentación más completa y clara del POE.

¿Qué es iAuditor y cómo puedo usarlo para crear POE efectivos?

Los documentos de POE en papel dificultan el seguimiento a la hora de saber si el personal está siguiendo y completando los procedimientos en sus tareas diarias. iAuditor de SafetyCulture es una herramienta de POE digital eficaz que facilita el uso del personal y proporciona visibilidad y mantenimiento de registros a los instructores y gerentes para saber que las tareas se están completando correctamente. Con la aplicación móvil y la plataforma web iAuditor, puede:

    • Crear plantillas de POE sin papel para cada tarea importante.
    • Leer y realizar procedimientos POE en su dispositivo portátil
    • Capturar fotos para evidencia de apoyo de los pasos de POE que se están completando.
    • Capturar firmas electrónicas.
    • Enviar sus POE a su supervisor en cualquier momento y lugar
    • Asegurar todos los POE en el almacenamiento en nube para fines de revisión.

Los POE (Procedimiento Operativo Estándar) se usan comúnmente en diferentes industrias, como las industrias de fabricación, hostelería, construcción y farmacéutica. Estos procedimientos están diseñados para:

  • calidad y cumplimiento;
  • actividades rutinarias o muy repetitivas;
  • tareas de alto riesgo;
  • nuevos procesos o línea de negocio; y
  • iniciativas de programas de formación.

¿Por qué utilizar una plantilla de procedimiento operativo estándar (POE)?

Una plantilla de procedimiento operativo estándar facilita que los gerentes y empleados implementen las mejores prácticas para realizar un trabajo específico o un proceso comercial establecido en un documento escrito de manera sistemática y claramente comunicada. Utilice una plantilla de POE al crear procedimientos operativos estándar para evitar errores comunes, como por ejemplo, hacerlos demasiado largos y que nadie los lea, demasiado detallados para que la gente pueda interpretarlos subjetivamente o demasiado negativos para que no se anime a la gente a realizarlos.

Este artículo trata: 1) los 4 principales beneficios de implementar procedimiento operativo estándar; 2) un esquema de procedimiento operativo estándar simple y un formato de POE de muestra; 3) cómo redactar una plantilla de POE eficaz; 4) tecnología móvil para agilizar el mantenimiento de registros de POE y; 5) Plantillas de POE gratuitas que puede descargar y personalizar.

Los 4 beneficios principales de implementar un POE

Las empresas a menudo no invierten suficientes recursos en la creación de procedimientos operativos estándar para su plantilla laboral. Las razones citadas con frecuencia incluyen la importante inversión de tiempo requerida, el limitado personal capacitado para crearlos y las dificultades para hacer un seguimiento sobre si el personal los usa y realiza. Sin embargo, existen importantes beneficios de incorporar un procedimiento operativo estándar en un lugar de trabajo que debería alentar a los capacitadores y gerentes a invertir el tiempo relevante en la construcción de un POE. Aquí se citan solamente 4 beneficios de usar un POE en su lugar de trabajo:

1. Mejora la eficiencia y la calidad

Las variaciones en los procesos de trabajo pueden comprometer la calidad y la eficiencia del trabajo. La implementación de un procedimiento operativo estándar ayuda a prevenir este escenario al ayudar a estandarizar todos los procesos críticos y reducir las variaciones de trabajo. Los POE también ayudan a mejorar el Sistema de Gestión de Calidad (QMS) y pueden preparar a la organización a la hora de aprobar la certificación ISO relevante y cumplir con los requisitos reglamentarios.

Ejemplo de industria:

Los procedimientos operativos estándar de fabricación de alimentos comunes cubren tareas como lavarse las manos, limpiar y desinfectar las superficies en contacto con los alimentos y el proceso de embalaje adecuado. Esto se aplica a todos los empleados que trabajan en la instalación para mantener los estándares de seguridad alimentaria y prevenir la contaminación de los alimentos, ingredientes y materiales de embalaje.

2. Facilita la formación de los empleados

Los POE complementan los materiales de capacitación para formar a los trabajadores y sirven como guía para la incorporación de nuevos empleados. El personal superior con experiencia laboral relevante también debe participar en la redacción de los procedimientos y pasos del procedimiento operativo estándar. Los procedimientos operativos estándar son una herramienta eficaz para complementar la capacitación presencial y supervisada, ya que los trabajadores pueden seguir los pasos a su propio ritmo al realizar sus tareas.

Ejemplo de industria:

Los POR farmacéuticos comunes cubren tareas como la dispensación, el abastecimiento de medicamentos y la verificación de la fecha de vencimiento. Los procedimientos operativos estándar ayudan a garantizar que los farmacéuticos ayuden a proteger la seguridad de los pacientes y a reducir las omisiones y errores no intencionados al dispensar los medicamentos correctos a los pacientes.

3. Aumenta la rentabilidad

Seguir los procedimientos operativos estándar puede ayudar a garantizar una entrega o productos y servicios consistentes y de alta calidad. Ayuda a mejorar y mantener los estándares de la marca y la satisfacción del cliente. Esto es importante para garantizar operaciones comerciales fluidas y rentabilidad general.

Ejemplo de industria:

Los procedimientos operativos estándar de los hoteles cubren tareas como limpieza general, hacer la cama, comer y realizar procedimientos de control de plagas. Esto es esencial para mantener la calidad y consistencia del servicio y los estándares en un hotel y brindar una buena atención y experiencia al cliente.

4. Garantiza un medio ambiente sano y seguro

Los POE describen al detalle cómo realizar de forma segura el trabajo que involucra procesos, materiales, equipos y condiciones peligrosos. Estos procedimientos ayudan a reforzar el estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad para evitar accidentes y muertes imprevistas.

Ejemplo de industria:

Los POE de la industria de la construcción comunes cubren tareas tales como charlas informales o reuniones previas al trabajo, evaluaciones de riesgos y análisis de seguridad laboral. Esto es vital para discutir y evaluar las tareas de alto riesgo que los trabajadores realizarán y desarrollar formas sobre cómo realizar estas tareas de manera segura.

Ejemplo de esquema y formato de procedimiento operativo estándar

      • Página de título: contiene el título completo del POE, el número de POE, la fecha de aprobación o número de versión, el nombre y la firma del autor, el nombre y la firma de la persona que autoriza el POE y sus fechas de firma respectivamente.
      • Tabla de contenido: indica los números de página y el número total de páginas del POE
      • Propósito: establece los objetivos y el alcance del procedimiento operativo estándar.
      • Procedimientos: proporciona descripciones inequívocas e imperativas de cada paso del proceso.
      • Garantía de calidad: establece los criterios para el control del producto/servicio, sistema o proceso descrito.
      • Referencias: cualquier POE relacionado de operaciones utilizado en el presente POE.

Cómo redactar un procedimiento operativo estándar eficaz

Las plantillas de procedimiento operativo estándar tienen varias formas según el propósito, la industria y la audiencia y pueden variar desde manuales de proceso hasta listas de control o diagramas de flujo. Sin embargo, una plantilla de POE general eficaz debe centrarse en tres áreas clave:

      1. Propósito: establece un objetivo claro de lo que debe lograrse y por qué es importante. Debería responder a preguntas esenciales como «¿Cuál es el proceso que se tiene como objetivo?», «¿Por qué redactar un POE para este proceso?» y “¿Qué se necesita mejorar en este proceso?”. Un propósito claramente escrito debe ayudar al personal a comprender por qué están siguiendo los procedimientos de POE relevantes en lugar de simplemente realizar el proceso por el bien del proceso.

        Ejemplo (limpieza de la oficina):

        El propósito de este POE es describir los servicios de limpieza y asegurar que las estaciones de trabajo estén libres de escombros y desorden. Esto es vital para mantener un entorno de trabajo seguro y evitar que ocurran incidentes menores o mayores.

      2. Alcance: describe las tareas específicas que se cubren para la audiencia destinataria. Debe cubrir las personas que deben seguir el POE y enumerar los deberes y responsabilidades relevantes que este cubre. También puede ser útil delinear lo que está fuera del alcance de este POE en particular y hacer referencia a otros documentos que la audiencia puede consultar para otras tareas.

        Ejemplo (limpieza de la oficina):

        Este procedimiento operativo estándar tiene como objetivo guiar al personal de administración de las instalaciones a cubrir las siguientes tareas de limpieza de la oficina:

        – Limpieza de cristales

        – Cuidado de alfombras

        – Limpieza del polvo

        – Depósito de basura

        Este documento no cubre la identificación de daños al equipo ni los trabajos de reparación. Consulte el POE del informe de incidentes de la oficina para esas tareas.

      3. Procedimientos: lista de pasos detallados para realizar eficazmente los deberes establecidos en el alcance. Los pasos del procedimiento deben estar escritos en una estructura ordenada, concisa y fácil de leer. Mantenga todos los pasos directos y evite incluir información irrelevante o innecesaria para este proceso. Se pueden incluir imágenes o ilustraciones para una presentación más completa y clara del POE.

¿Qué es iAuditor y cómo puedo usarlo para crear POE efectivos?

Los documentos de POE en papel dificultan el seguimiento a la hora de saber si el personal está siguiendo y completando los procedimientos en sus tareas diarias. iAuditor de SafetyCulture es una herramienta de POE digital eficaz que facilita el uso del personal y proporciona visibilidad y mantenimiento de registros a los instructores y gerentes para saber que las tareas se están completando correctamente. Con la aplicación móvil y la plataforma web iAuditor, puede:

    • Crear plantillas de POE sin papel para cada tarea importante.
    • Leer y realizar procedimientos POE en su dispositivo portátil
    • Capturar fotos para evidencia de apoyo de los pasos de POE que se están completando.
    • Capturar firmas electrónicas.
    • Enviar sus POE a su supervisor en cualquier momento y lugar
    • Asegurar todos los POE en el almacenamiento en nube para fines de revisión.