¿Qué es el trabajo estándar?
Como su nombre indica, el trabajo estándar se refiere al proceso de normalización de los procedimientos en el lugar de trabajo. De este modo, cada empleado dispone de un conjunto de pasos estándar a seguir para tareas específicas que tienen como objetivo reducir la variabilidad, mejorar la coherencia y promover la mejora continua en el lugar de trabajo.
Ejemplo
Un ejemplo claro de la utilización del trabajo estándar en una organización es el funcionamiento de las máquinas. Cuando se maneja una maquinaria específica, hay pasos que los empleados deben seguir para asegurarse de que la máquina funciona correctamente y con seguridad. Y si una organización establece un procedimiento consistente a seguir para operar el equipo, eso es un ejemplo de trabajo estándar.
Otro ejemplo menos obvio de trabajo estándar es cuando las organizaciones dan a sus empleados guiones para los encuentros de atención al cliente. El establecimiento de respuestas y enfoques específicos en diferentes situaciones de atención al cliente es un claro ejemplo de trabajo y procesos estándar dentro de una organización.
¿Cuáles son sus elementos?
Para aplicar el trabajo estándar en una organización, es importante saber que hay tres elementos cruciales del trabajo estándar. Estos elementos son:
Tiempo de espera
El tiempo de ejecución se refiere al tiempo que se tarda en fabricar productos o realizar servicios para satisfacer las demandas de los clientes. No se puede utilizar un cronómetro para medir la cadencia. En cambio, hay que dividir el ritmo de producción de un producto de principio a fin con la demanda del cliente,
Por ejemplo, si tiene 1.000 minutos diarios para fabricar sus productos, su tiempo de producción disponible es de 1.000 minutos. Y si la demanda del cliente es de 500 productos al día, entonces su cadencia sería de 2 por minuto. Esto significa que, para satisfacer la demanda de los clientes, hay que producir dos productos cada minuto.
Secuencia de trabajo
Son los pasos específicos que los empleados deben dar para realizar un servicio o un proceso. Debe incluir cada uno de los pasos del proceso y enumerarse en el orden en que deben completarse.
Inventario estándar
Se refiere a la cantidad mínima de materias primas y piezas que necesita para fabricar productos que satisfagan la demanda de los clientes.
Beneficios
La aplicación de operaciones de trabajo estándar dentro de una organización ofrece muchas ventajas. Las organizaciones pueden obtener diferentes beneficios del trabajo estándar en función de su sector y otras variables. Estos son algunos de los beneficios más universales que todas las industrias pueden recibir al emplear prácticas de trabajo estándar.
Variabilidad reducida
La primera ventaja es la reducción de la variabilidad. Cuando las organizaciones cuentan con procesos estándar, pueden confiar en sus procesos para fabricar productos consistentes en todo momento. Cuando esto sucede, el trabajo se vuelve más predecible, lo que permite a la organización elaborar estrategias más eficaces y encontrar formas de mejorar sus procesos existentes.
Eficiencia mejorada
Otra ventaja de aplicar el trabajo estándar es que ayuda a los empleados a simplificar sus tareas. La mayoría de las veces, los empleados pueden tener dificultades para averiguar cómo realizar ciertas tareas de la manera más eficiente y segura posible. Pero cuando el trabajo estándar está establecido, no tendrán tantas preguntas y podrán centrarse más en las tareas que tienen entre manos.
Mejora continua
Por último, el uso de procesos de trabajo estándar en una organización puede ayudar a trabajar hacia la la mejora continua . Cuando se adopta la mejora continua en una organización, es necesario contar con procesos de trabajo estándar. Adoptar el trabajo estándar le permite obtener una visión completa de los procesos actuales y de cómo éstos afectan a la producción.
De este modo, podrá descubrir fácilmente las áreas de mejora y las diferentes formas de mejorar la productividad y la eficiencia dentro de su organización.
Cómo aplicar el trabajo estándar
Adoptar el trabajo estándar en una organización es un proceso largo que puede ser diferente para cada empresa. Pero para asegurarse de que cubre todas las bases al adoptar estos nuevos procesos, hay algunos pasos que no puede saltarse. He aquí una guía rápida sobre cómo aplicar el trabajo estándar dentro de una organización y encontrarse con menos obstáculos en el camino:
- Reunir datos – El primer paso es recopilar datos para establecer su cadencia y la secuencia de trabajo existente. Durante este paso, es importante obtener la mayor cantidad de datos históricos posibles, ya que ayudarán al equipo a establecer procesos de trabajo estándar eficientes y productivos.
- Anote las variaciones – Observe las diferentes formas en que los empleados realizan las tareas e intente encontrar qué método o métodos son los más eficientes y los más seguros.
- Documente sus procesos – Cuando se adopta un trabajo estándar, es importante contar con una documentación completa. Esto debería incluir inspecciones, guías, procedimiento operativo estándar (SOP) documentos, y otra información que haya reunido.
- Implantar procesos de trabajo estándar – Una vez que haya encontrado las formas más eficientes de realizar ciertas tareas, el siguiente paso es formar a la plantilla con estas nuevas mejores prácticas. De esta manera, saben cómo realizar estas tareas de la manera más eficiente posible.
- Esforzarse por mejorar continuamente – Aunque la adopción de procesos de trabajo estándar puede suponer una diferencia instantánea, siempre podrá encontrar formas de mejorar. Por lo tanto, aunque se haya implantado el trabajo estándar en una organización, es importante buscar siempre formas de mejorar y perfeccionar la empresa.
Desafíos en la aplicación del trabajo estándar
Adoptar el trabajo estándar en una organización es más complicado de lo que parece. Es muy común que las organizaciones se encuentren con los siguientes problemas al adoptar el trabajo estándar dentro de su organización.
- Es posible que los directivos no conozcan los problemas reales a los que se enfrentan los empleados sobre el terreno y no tengan en cuenta sus aportaciones a la hora de establecer procesos de trabajo estándar.
- Puede ser difícil que todo el equipo se ponga de acuerdo en la necesidad de emplear el trabajo estándar en sus operaciones.
- Formar a los empleados y educarlos en los procesos estándar puede ser una tarea larga y laboriosa.
- Si los líderes y los trabajadores no trabajan juntos, puede dar lugar a procesos de trabajo estándar ineficaces.
Preguntas frecuentes sobre el trabajo estándar
El trabajo estándar y el trabajo estandarizado se refieren a tener procesos establecidos dentro de una organización al realizar determinadas tareas. Sin embargo, el término trabajo estandarizado puede implicar un poco más de flexibilidad con los procesos en comparación con el trabajo estándar.
Los documentos de trabajo estándar son documentos que siguen una plantilla establecida para facilitar la creación y comprensión del documento.
Es común asumir que el trabajo estándar es un trabajo sin sentido. Sin embargo, aunque los procesos y los pasos sean estándar, los empleados deben asegurarse de tener la presencia de ánimo necesaria para realizar las tareas.
El trabajo estándar suele ser creado por los jefes de equipo y los directivos. Sin embargo, es muy importante incluir las aportaciones de los trabajadores a la hora de crear el trabajo estándar para garantizar que se cubren todas las bases y se establecen procesos que realmente hacen el trabajo más sencillo y coherente.
