Una guía para conseguir cero defectos

Historia

La idea de cero defectos comenzó con Philip Crosby, un conocido profesional de la calidad estadounidense. Perpetuó la idea de que hay que invertir más en la calidad, ya que «la calidad es gratis». Creía que invertir en calidad significaba que había que hacer las cosas bien a la primera para asegurarse un resultado de alta calidad inmediatamente.

Crosby no dio reglas rígidas para alcanzar el propio estándar de calidad, declarando que la calidad no es ni tangible ni intangible. La calidad, dijo, consiste simplemente en ajustarse a las normas y requisitos de una organización de la mejor manera posible. Para lograrlo, puso mucho énfasis en evitar el despilfarro al realizar las tareas esenciales. El despilfarro se define aquí como todo lo que es improductivo o no esencial para una tarea, como ciertos procesos y herramientas. Más vale prevenir que curar, y si se hacen las cosas bien a la primera y se evitan los errores, se puede conseguir un alto nivel de calidad.

Sin embargo, la filosofía cero defectos no debe confundirse con el perfeccionismo. Éste programa de cero defectos no significa que la gente nunca cometa errores. Por el contrario, significa que las empresas no deberían trabajar con la idea de que no dar lo mejor de uno mismo es la norma. No deben esperarse objetivos inferiores y poco claros en los que el producto final pueda arreglarse más tarde; en su lugar, la dirección debe trabajar para crear las cosas bien en el primer intento con objetivos claros para producir sus resultados ideales.

Hoy en día, el concepto de cero defectos es la filosofía principal de muchos programas de gestión y aseguramiento de la calidad total en diferentes campos. Junto con los conceptos de Six Sigma, promueve la mejora continua en todo el lugar de trabajo, garantizando que el nivel de calidad aumente con el tiempo, así como el nivel de liderazgo.

Cómo conseguir cero defectos

Aunque Crosby no dio definiciones claras de la calidad, estableció 14 pasos para conseguir cero defectos para la mejora de la calidad que pueden ser utilizados por cualquiera. Estos son:

1. Compromiso de la dirección: El deseo de cambio debe empezar por el liderazgo. La dirección debe ser la primera en comprometerse con los cero defectos antes de transmitirlo a los demás.
2. Equipo de mejora de la calidad: Una vez que la dirección se ha comprometido con la tarea, debe formar un equipo dedicado a la mejora y gestión de la calidad total.
3. Medición de la calidad: El equipo de mejora de la calidad y la alta dirección deben reunirse para definir y medir la calidad. Esto puede hacerse identificando los objetivos a alcanzar, lo que se puede hacer para conseguirlos y lo que se puede mejorar.
4. Evaluación del coste de la calidad: Identifique y comprenda el coste del objetivo que quiere alcanzar. El equipo debe discutir cómo afecta esto a los demás objetivos de su organización, y ver si este estándar de calidad es algo alcanzable dadas sus otras tareas.
5. Conciencia de calidad: La definición y las medidas de la calidad deben ser conocidas por todos los miembros de la organización y no sólo por el equipo de mejora de la calidad. Todo el mundo debe ser consciente de lo que significa la calidad para la organización y comprenderla para poder trabajar también en ella.
6. Medidas correctoras: Ahora que se han discutido los costes y las cuestiones de control de calidad, los miembros de la organización deben trabajar juntos para crear medidas correctivas que mejoren los procesos internos.
7. Planes para conseguir cero defectos: Después de todas las discusiones y acciones correctivas, es el momento de establecer planes para alcanzar los cero defectos. Elimine todos los defectos y empiece a centrarse en lo que se considera esencial.
8. Formación de los supervisores: Los supervisores deben recibir formación para aplicar los planes de cero defectos en toda la organización. Deben entender cuál es la filosofía de cero defectos y ser capaces de explicarla a los demás miembros del personal, así como de llevarla a cabo ellos mismos.
9. Día de los defectos cero: Celebrar un «día de los cero defectos» es una forma de garantizar que todos los miembros de la organización conozcan los planes y las filosofías vigentes para eliminar los defectos. En este día, los directores y supervisores se reúnen para discutir los planes de cero defectos, asegurándose de que todos están en la misma página.
10. Fijación de objetivos: La dirección debe establecer objetivos relacionados con los cero defectos no sólo para la organización, sino también para los equipos que dependen de ella y los empleados que los integran.
11. Eliminación de las causas de los errores: Los supervisores y gerentes deben preguntar a su personal por cualquier otro problema que les haga cometer errores. No es infrecuente que los errores o impedimentos para conseguir cero defectos que sólo se advierten durante el trabajo o después de la planificación inicial. Discutirlos en grupo es una buena manera de identificarlos y encontrar soluciones que puedan ser adoptadas también por otros empleados o equipos más adelante.
12. Reconocimiento: Es esencial dar un reconocimiento adecuado a quienes siguen bien los planes de cero defectos. Celebrar su éxito no sólo les anima a seguir haciéndolo, sino que también motiva a otros a hacer lo mismo.
13. Consejo de calidad: Después de aplicar los planes de cero defectos, los directivos deben convocar un consejo de calidad para analizar sus esfuerzos y los resultados. El consejo de calidad debe estar compuesto por profesionales de la calidad y líderes de equipos internos, y deben reunirse regularmente para observar mejor la organización y ver si se cumple el estándar de calidad definido junto con los objetivos de la empresa.
14. Repetición: Garantizar el mantenimiento y el control de la calidad no es cosa de una sola vez. La filosofía de cero defectos es fácil de entender, pero no surtirá efecto inmediatamente. Requerirá prueba y error y muchas discusiones, y requerirá constantemente cambios, ya que los procesos de trabajo y las necesidades siempre cambian. Así, los planes establecidos para conseguir cero defectos deben analizarse periódicamente para ver si siguen siendo pertinentes y si hay nuevos problemas o errores que abordar.

Utilización de SafetyCulture (antes iAuditor) para conseguir cero defectos

Puede ser difícil seguir el ritmo de tu programa cero defectos, especialmente si estás ocupado con otros asuntos. Para resolver este dilema, puede utilizar una lista de control digital. Disponer de una lista de comprobación digital puede ayudarle a hacer un seguimiento de las tareas realizadas en su organización y de los errores que ha encontrado su personal, lo que, a su vez, puede ayudarle a usted y a su equipo de mejora de la calidad a mejorar sus planes de cero defectos en consecuencia.

SafetyCulture ofrece una plantilla de plan de implantación de cero defectos gratuita para que cualquiera pueda utilizarla y modificarla según sus necesidades. SafetyCulture es una aplicación de inspección digital que se utiliza en diferentes industrias para garantizar el control de la calidad de sus procesos y productos mediante listas de comprobación. SafetyCulture también puede ayudarle a hacer lo siguiente:

• Controlar la consecución de los objetivos y la calidad del trabajo realizado
• Programar las inspecciones de calidad
• Informar de los problemas a través de la aplicación mediante Heads Up, Issues o Inspections

Puede empezar a utilizar SafetyCulture de forma gratuita aquí.