Plantilla de los 5 porqués

Identificar la causa raíz de un problema y evitar que se repita mediante un análisis eficaz de los 5 porqués

5 whys template in tablet used by team

Published 8 Jun 2022

¿Qué es una plantilla de 5 porqués?

La plantilla de los 5 porqués es una poderosa herramienta utilizada para identificar la causa raíz de un problema siguiendo la técnica de los 5 porqués. Los equipos llevan a cabo un análisis de la causa raíz de los 5 porqués utilizando una plantilla de 5 porqués, planteando el problema y preguntando "por qué" cinco veces hasta descubrir la causa raíz. A continuación, se formulan soluciones para evitar que el problema se repita.

En este artículo aparecen:

¿Qué son los 5 porqués?

Los 5 porqués es una técnica de resolución de problemas desarrollada por el fundador de Toyota Industries Corporation, Sakichi Toyoda. La empresa lo utiliza para detectar fallos de fabricación y mejorar la calidad de sus productos y procesos. El uso de una plantilla de 5 porqués puede ayudar a controlar la eficacia de las contramedidas aplicadas a problemas anteriores.

¿Qué son las preguntas de los 5 porqués?

En pocas palabras, las 5 preguntas de los porqués son preguntas literales de «¿Por qué?» formuladas 5 veces hasta que finalmente se descubre la causa raíz de un problema. He aquí un ejemplo de 5 preguntas de por qué:

  • ¿Por qué no podemos sustituir todos los vehículos viejos como habíamos previsto para este año?
    • Porque no esperábamos que los precios de los vehículos subieran tanto.
  • ¿Por qué son tan altos los precios de los coches?
    • Porque los concesionarios tienen poco inventario en este momento.
  • ¿Por qué son bajos los inventarios de los concesionarios en este momento?
    • Los fabricantes de automóviles están reduciendo su producción en todo el mundo.
  • ¿Por qué los fabricantes de automóviles están experimentando una baja producción en este momento?
    • Hay una escasez mundial de chips, también llamados microchips o semiconductores, un componente crucial de los vehículos y dispositivos electrónicos.
  • ¿Por qué hay escasez de chips para los coches?
    • Como casi todas las industrias afectadas por la pandemia de COVID-19, los fabricantes de chips tuvieron que cerrar sus fábricas. Cuando reanudaron su actividad, la demanda de dispositivos móviles y electrónicos para las personas en sus hogares era tan grande que los fabricantes destinaron la producción de chips a atender esta demanda.

Ejemplo de análisis de los 5 porqués

En este ejemplo de los 5 porqués del ACR, verá cómo se utilizan las 5 preguntas de los porqués para desentrañar un asunto y llegar a una solución del problema.

  • Problema: «Hay un descenso significativo de los ingresos de nuestra empresa». – ¿Por qué?
    «La mayoría de nuestras tiendas experimentan pérdidas de existencias». – ¿Por qué?
    «Los datos de los informes de inventario se pasan por alto». – ¿Por qué?
    «La entrega de informes es lenta». – ¿Por qué?
    «Es tedioso completar el papeleo». – ¿Por qué?
  • Causa principal: Las auditorías de inventario con lápiz y papel son ineficaces.
  • Solución: Utilizar una aplicación de inspección digital para agilizar las auditorías de inventario y los informes.

Cómo realizar un análisis eficaz de los 5 porqués

El uso de los 5 porqués como método de análisis de las causas raíz puede ser sencillo, pero no será eficaz si los participantes pasan por alto sus principios básicos. He aquí 3 formas en las que los jefes de equipo pueden facilitar un análisis eficaz de los 5 porqués, especialmente cuando se implementa el kaizen en el lugar de trabajo:

Paso 1: Tener un problema claramente definido

Los equipos suelen tener dificultades para determinar la causa raíz porque no se ponen de acuerdo sobre el problema. Los jefes de equipo deben reunir a sus equipos y ayudar a establecer el problema basándose en los conocimientos actuales. Es fundamental que los participantes en los 5 porqués se abstengan de culpar a la gente y de sacar conclusiones precipitadas.

Análisis de los 5 porqués Paso 1 Ejemplo:

✖ Nuestro departamento de finanzas es incompetente.
Problema: Hay una disminución significativa de los ingresos de nuestra empresa.

Paso 2: Saber cuándo parar

5 porqués los participantes deben prestar atención a la lógica de la relación causa-efecto. De lo contrario, podrían seguir volviendo al problema o concluir antes de llegar a la causa raíz. Los jefes de equipo deben formar a sus equipos para que sepan distinguir las causas de los síntomas. Como regla general, los equipos no deben ir más allá cuando las respuestas se vuelven ilógicas.

Análisis de los 5 porqués Paso #2 Ejemplo:

✔ La entrega de informes es lenta. – ¿Por qué?
✔ Es tedioso completar el papeleo. – ¿Por qué?
Causa principal: Las auditorías de inventario con lápiz y papel son ineficaces. – ¿Por qué?
✖ La lista de control del inventario contiene numerosos detalles. – ¿Por qué?
✖ Pedimos, almacenamos y exponemos muchos productos. – ¿Por qué?
✖ Es necesario para nuestro negocio. – ¿Por qué?

Paso 3: Delegar la responsabilidad en el equipo

Los equipos suelen encontrar los mismos problemas cuando descuidan el seguimiento de la eficacia de sus soluciones. Para supervisar eficazmente la aplicación de las soluciones, los jefes de equipo deben delegar responsabilidades en los miembros de su equipo. Cuando cada miembro actúa, los equipos fomentan una atmósfera de confianza y aumentan la responsabilidad.

Análisis de los 5 porqués Paso #3 Ejemplo:

Solución: Utilizar una aplicación de inspección digital para agilizar las auditorías de inventario y los informes.
Miembro del equipo 1: Busque aplicaciones de inspección digital en línea.
Miembro del equipo 2: Invita al responsable del proceso a la siguiente reunión.
Miembro del equipo 3: Recordar a cada miembro del equipo para la próxima reunión.

Aprovechar una herramienta digital de 5 whys

Los jefes de equipo deben aprovechar al máximo la tecnología móvil para garantizar la colaboración y la responsabilidad cuando utilicen una plantilla. iAuditor de SafetyCulture puede utilizarse como un software de 5 porqués para ayudar a los equipos empresariales a mejorar la resolución de problemas y las experiencias de lluvia de ideas:

Asignar y completar acciones

Tan pronto como su equipo haya profundizado en la causa raíz de un problema, puede crear una acción y su destinatario recibirá una notificación con la información de la tarea, la fecha de vencimiento y la prioridad. Cuando un miembro del equipo completa o cambia el estado de una acción, el director del equipo también recibirá una notificación. Siga fácilmente la aplicación de las soluciones y el rendimiento de su equipo mediante su smartphone o tableta.

Cree y personalice sus propias plantillas

Los equipos pueden descargar la plantilla destacada y personalizarla para adaptarla a sus necesidades empresariales. Gracias a la plataforma web de iAuditor, los responsables de los equipos pueden crear fácilmente sus propias plantillas e incluir el logotipo de su empresa y otros detalles relevantes. Además, puede elegir entre más de 99.000 plantillas gratuitas en la biblioteca pública de SafetyCulture.

Ver y compartir informes en tiempo real

En el momento en que los miembros de su equipo completan una plantilla, se genera instantáneamente un informe que se puede compartir. Los jefes de equipo pueden hacer llegar la información a las personas adecuadas con el toque de un dedo. Para futuras referencias, los equipos pueden acceder fácilmente a las plantillas de los 5 porqués completadas desde sus dispositivos móviles. Todos los datos se guardan y almacenan automáticamente en la nube.