¿Qué es la gestión de riesgos en los proyectos?
La gestión de riesgos del proyecto identifica, evalúa y controla los riesgos potenciales. Es una práctica continua que ayuda a evitar que los imprevistos o contratiempos perjudiquen o hagan descarrilar el proyecto. El objetivo es saber qué riesgos pueden surgir en las distintas fases del proyecto y cómo contrarrestarlos en caso de que se produzcan. Unas buenas técnicas de gestión de riesgos pueden ayudar a completar los proyectos a tiempo, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente evitando los problemas antes de que causen trastornos a gran escala.
Quin lleva a cabo la gestin de riesgos en proyectos?
La gestin de riesgos de los proyectos es coherente en todos ellos, pero puede cambiar en funcin del tamao y el tipo de proyecto, ya que se necesitan estrategias diferentes. Pero los jefes de proyecto supervisan peridicamente la gestin de riesgos durante un proyecto para garantizar su finalizacin con xito.
Es esencial dedicar una atencin especial a gestionar y minimizar los riesgos de los grandes proyectos. Por el contrario, elaborar una lista ordenada de las prioridades de riesgo alto, medio y bajo es suficiente para proyectos ms pequeos.
Cmo identificar los riesgos de un proyecto?
Los riesgos pueden identificarse mediante diversas tcnicas. Por ejemplo, los jefes de proyecto podran utilizar una combinacin de estos mtodos, como revisar una lista de comprobacin en una de sus reuniones habituales y repasar las hiptesis en otra reunin. A continuacin se exponen algunas de las tcnicas habituales de identificacin de riesgos:
- Entrevistas
- Lluvia de ideas
- Listas de control
- Anlisis de supuestos
- Diagramas de causa y efecto
- Tcnica de Grupo Nominal (TGN)
- Diagrama de afinidad
Tipos comunes de riesgos en proyectos
Para minimizar los posibles riesgos de su proyecto, debe empezar por identificar correctamente lo que podra salir mal. Conocer los detalles hace que este proceso sea mucho ms llevadero. De ah que todo plan de gestin de riesgos deba tener en cuenta estos factores.
Riesgos para el medio ambiente, la seguridad y la salud
Algunos ejemplos son las condiciones meteorolgicas actuales, los mercados burstiles, etc. Dado el riesgo de que se produzcan con mayor frecuencia fenmenos meteorolgicos extremos debido al calentamiento global, es esencial contar con esta evaluacin de riesgos a la hora de planificar proyectos de construccin a gran escala. Tambin es necesario tener en cuenta las posibles repercusiones en la cadena de suministro y las fbricas.
Riesgos estratgicos o competitivos
Cualquier decisin empresarial importante puede entraar un riesgo estratgico y dar lugar a un resultado desfavorable. Aunque haya tomado la decisin correcta basndose en toda la informacin disponible, las cosas pueden salir mal. Por ejemplo, un competidor podra lanzar un producto similar antes incluso de que su proyecto haya avanzado tras decidir desarrollar un nuevo producto.
Riesgos de programacin y costes
Si ha contratado servicios o alquilado equipos, los costes pueden dispararse si el proyecto no sale segn lo previsto. Desde luego, no querr estar en un aparcamiento vaco lleno de equipos caros por los que debe pagar a diario.
Riesgos de terceros
Trabajar con socios como empresas de software como servicio (SaaS), proveedores o empresas de logstica conlleva ciertos riesgos. Por ejemplo, los datos de las tarjetas de crdito de los clientes de un procesador de pagos pueden verse comprometidos por un pirateo informtico. Un fallo en el centro de datos de una empresa de alojamiento, por ejemplo debido a un corte de electricidad, tambin podra hacer que su sitio web estuviera fuera de lnea durante horas.
Prdida de apoyo
Los proyectos y organizaciones financiados principalmente por unas pocas fuentes externas pueden ser propensos a perder apoyo. Si su patrocinador principal o cliente VIP deja de financiar repentinamente, podra dejar a su proyecto sin el apoyo financiero necesario para seguir adelante.
Para garantizar la continuidad de empresas importantes que repercuten seriamente en el xito futuro de su empresa, busque otros posibles financiadores por si acaso se produce una ruptura inesperada en las relaciones con los patrocinadores actuales.
Consejos para reducir y gestionar los riesgos
Crear un plan de gestin de riesgos
Su plan de gestin de riesgos debe definir su mtodo de evaluacin y organizacin de riesgos, junto con la tolerancia al riesgo de su equipo, los planes de respuesta, las estrategias de comunicacin, etc. Crear un plan de este tipo requiere dedicacin y trabajo duro, pero el tiempo invertido en la fase de planificacin puede merecer la pena, ya que proporciona un marco que ayudar a dirigir el proyecto durante la ejecucin.
Mantener actualizado el registro de riesgos
La gestin de riesgos implica mantener un registro de riesgos o tambin llamada matriz de riesgos. Puede ser independiente o incorporarse al plan de gestin de riesgos.
Mantener este documento actualizado es vital para asegurarse de tener siempre una visin precisa de los posibles problemas que puedan surgir. Como esta informacin se actualiza continuamente y es accesible a los interesados, todos pueden conocer el estado actual del proyecto.
Comprender el evento de riesgo
Demasiado a menudo, las personas calculan mal el riesgo slo por sus posibles resultados, en lugar de por el acontecimiento de riesgo real. Por ejemplo, incumplir un plazo se considera un riesgo del proyecto sin entender que no es el riesgo, sino slo una consecuencia.
Para evaluar y gestionar adecuadamente los riesgos asociados a sus proyectos o tareas, considere la posibilidad de utilizar este formato: Si ocurre X, puede desencadenarse Y, lo que causar un impacto Z. Utilizar este mtodo le ayuda a reconocer dnde reside el peligro y cul es la mejor manera de abordarlo eficazmente.
Sea proactivo en lugar de reactivo
Anticiparse a los riesgos y tomar medidas proactivas para mitigarlos es esencial para cualquier proyecto. La fase inicial de gestin de riesgos de un proyecto le permitir prepararse mejor para imprevistos. Analizando a fondo cada riesgo potencial, puede aplicar medidas preventivas que reduzcan sus posibilidades de verse sorprendido y tener que reaccionar precipitadamente.
Desarrolle su capacidad de gestin en proyectos
La gestin de riesgos consiste en gestionar personas y recursos. Siempre debe esforzarse por dominar sus habilidades de gestin de proyectos para ayudarle a manejar sus proyectos y tareas con mayor eficacia.
Tmese su tiempo para aprender las mejores prcticas, crear estrategias de comunicacin eficaces y desarrollar habilidades interpersonales como el liderazgo y la resolucin de problemas. De este modo, dispondr de las herramientas necesarias para evaluar mejor, gestionar y resolver los riesgos en sus proyectos.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de riesgos en proyectos
La gestión de proyectos no es ajena a los riesgos, y la incertidumbre sobre el tiempo o el calendario puede ser uno de los más frecuentes. Cuando las tareas tardan más de lo previsto, esto afecta significativamente a elementos clave como el presupuesto, los plazos de entrega y el éxito final.
El riesgo operativo surge de una gestión ineficaz y de cuestiones asociadas, como la adquisición, la producción y la distribución. En última instancia, este tipo de riesgo del proyecto es un riesgo de rendimiento en el que el resultado esperado no se alcanza o difiere significativamente de lo previsto inicialmente por los gestores del proyecto.
El elemento más importante de la gestión de riesgos es asegurarse de que se han identificado todos los riesgos potenciales y se ha desarrollado un plan de mitigación exhaustivo. El plan debe incluir estrategias para afrontar los riesgos previstos e imprevistos y un calendario para responder a cualquier problema que pueda surgir. Además, es esencial revisar y actualizar periódicamente su plan de gestión de riesgos a lo largo del tiempo para garantizar que sigue siendo eficaz.
El método de Evaluación Cuantitativa de Riesgos es, sin lugar a dudas, el mejor enfoque a la hora de analizar numerosas opciones para reducir el riesgo potencial. Implica comparar los riesgos antes y después de la aplicación, así como realizar un análisis de costes y beneficios.
