¿Qué es la gestión de proveedores?
La gestión de proveedores, también conocida como Supplier Relationship Management (SRM), es el proceso estratégico de supervisar y cuidar las relaciones con los proveedores externos que suministran bienes, servicios o componentes a una empresa u organización. Implica una serie de actividades destinadas a optimizar el valor derivado de las asociaciones con los proveedores, minimizando al mismo tiempo los riesgos y garantizando el buen funcionamiento de la cadena de suministro.
Por qu es importante la gestin de proveedores?
El objetivo general de la gestin de proveedores es establecer relaciones adecuadas, gestionar los requisitos y comunicarse claramente con los proveedores para garantizar el buen funcionamiento de una organizacin.
Aparte de eso, este proceso estratgico es de suma importancia por las siguientes razones:
- Resistencia de la cadena de suministro
- Calidad de los productos y servicios
- Eficiencia de costes
- Innovacin y ventaja competitiva
- Operaciones racionalizadas
- Flexibilidad y adaptabilidad
- Sostenibilidad y prcticas ticas
- Colaboracin e intercambio de conocimientos
- Asociaciones a largo plazo
- Satisfaccin del cliente
Caractersticas clave de una gestin eficaz de los proveedores
Ser consciente de las caractersticas clave de una gestin eficaz de los proveedores tiene un profundo impacto en el rendimiento y el xito general de la cadena de suministro de una organizacin. Se trata de principios rectores que determinan la forma en que las organizaciones se relacionan con sus proveedores, lo que se traduce en una serie de beneficios que se aplican a todos los aspectos de las operaciones.
Estas son algunas de las caractersticas comunes de la gestin eficaz de proveedores que contribuyen al xito de las relaciones con los proveedores y a la optimizacin de las operaciones de la cadena de suministro:
- Alineacin estratgica, colaboracin y comunicacin
- Medicin y desarrollo del rendimiento de los proveedores
- Integracin de la tecnologa
- Segmentacin y diversificacin de proveedores
- Planificacin de la gestin de crisis
- Flexibilidad contractual y transparencia de precios
- Alineacin de valores
- Revisiones y auditoras peridicas
- Resolucin de conflictos
- Apoyo ejecutivo
Cules son los distintos tipos de modelos de gestin de proveedores?
Una organizacin puede enfocar su sistema de gestin de proveedores de forma nica para adaptarlo a sus objetivos, necesidades empresariales y productos o servicios. Aqu es donde pueden considerarse varios modelos para garantizar iniciativas especficas y una aplicacin eficaz.
A continuacin se presentan las principales clasificaciones de cmo las organizaciones pueden abastecerse de sus productos, componentes o servicios:
Un nico proveedor
El abastecimiento nico es un modelo de gestin de proveedores en el que una organizacin confa en un nico proveedor. Este enfoque puede ofrecer ventajas, como la simplificacin de la comunicacin, la posibilidad de mejorar la capacidad de negociacin y la racionalizacin de los procesos.
Sin embargo, tambin conlleva riesgos inherentes, ya que cualquier problema con un nico proveedor puede provocar interrupciones en la cadena de suministro. Para mitigar estos riesgos, las organizaciones que emplean este modelo deben disponer de planes de contingencia.
Abastecimiento mltiple
El modelo de aprovisionamiento mltiple, por su parte, implica que una organizacin adquiere bienes o servicios de mltiples proveedores. Al trabajar con varios proveedores, las organizaciones pueden sortear mejor las interrupciones del suministro, los problemas de calidad y la cambiante dinmica del mercado.
Sin embargo, el aprovisionamiento mltiple puede complicar los esfuerzos de coordinacin, negociacin y comunicacin con mltiples partes interesadas.
Organizacin virtual
Este modelo es un planteamiento ms complejo que implica la colaboracin con proveedores y socios de distintas ubicaciones geogrficas, a menudo facilitada por tecnologas avanzadas de comunicacin y plataformas digitales. Esto permite a las organizaciones aprovechar la experiencia, los recursos y las capacidades globales, al tiempo que se minimiza la necesidad de infraestructura fsica.
En qu consiste el proceso?
La gestin eficaz de los proveedores de una organizacin implica una serie de pasos y actividades que requieren una perspectiva estratgica, una comunicacin eficaz y una evaluacin continua para garantizar el xito de las asociaciones con los proveedores, la resistencia de la cadena de suministro y la consecucin de los objetivos de la organizacin.
He aqu un resumen del proceso tpico de gestin de proveedores:
Proceso de gestin de proveedores
1. Identificacin, seleccin y evaluacin de proveedores
El proceso de seleccin de proveedores comienza con la identificacin de proveedores potenciales que se ajusten a las necesidades y objetivos estratgicos de la organizacin. Se evalan diversos criterios (por ejemplo, calidad, coste, consideraciones ticas, capacidad de produccin). A continuacin, se elabora una lista de proveedores adecuados.
2. Negociacin y contratacin
Una vez identificado un proveedor de calidad, se entablan negociaciones para establecer los trminos, condiciones, precios, plazos de entrega y otros detalles contractuales. El acuerdo final define las expectativas, las responsabilidades y los parmetros de rendimiento.
3. Incorporacin de proveedores
Tras la firma del contrato, el proveedor se incorpora a los sistemas de la organizacin. Esto implica compartir la informacin pertinente, establecer canales de comunicacin y aclarar funciones y responsabilidades.
3. Incorporacin de proveedores
Tras la firma del contrato, el proveedor se incorpora a los sistemas de la organizacin. Esto implica compartir la informacin pertinente, establecer canales de comunicacin y aclarar funciones y responsabilidades.
4. Seguimiento y medicin del rendimiento
A lo largo de la relacin, se establecen Indicadores Clave de Rendimiento (KPI ) para medir el rendimiento del proveedor. El seguimiento peridico de estos parmetros garantiza el cumplimiento de las obligaciones de calidad, entrega y otras obligaciones contractuales.
5. Comunicacin y colaboracin
Se mantiene una comunicacin abierta y transparente con los proveedores para abordar cualquier preocupacin, proporcionar actualizaciones y colaborar en mejoras o innovaciones. Adems, se comparten los comentarios para fomentar la mejora continua.
6. Gestin del riesgo de los proveedores
Se identifican y evalan los riesgos asociados a la relacin con el proveedor y a la cadena de suministro en general. Para apoyarlas y hacer frente a posibles interrupciones, es preciso desarrollar estrategias de mitigacin, incluidos planes de contingencia.
7. Garanta de calidad y auditoras
Deben realizarse auditoras de calidad peridicas para verificar que los proveedores cumplen las normas de calidad establecidas. De este modo se garantiza el cumplimiento de la normativa, se identifican reas de mejora y se mantiene una calidad constante de los productos o servicios.
8. Renovacin o rescisin del contrato
Los contratos tambin se revisan y renuevan peridicamente, a menudo en funcin de los resultados de los proveedores y de la evolucin de las necesidades de la empresa. En caso necesario, el proceso de rescisin de contratos se gestiona con una interrupcin mnima de la cadena de suministro y con la ayuda de una base de datos de gestin de proveedores bien mantenida.
Estrategias
Para complementar sus esfuerzos a la hora de garantizar un proceso fluido en la creacin y gestin de relaciones con los proveedores de su organizacin, he aqu algunas estrategias y mejores prcticas de gestin de proveedores que puede aplicar:
- Fomentar la colaboracin con los principales proveedores para impulsar la innovacin mutua, la mejora de los procesos y la resolucin de problemas mediante reuniones peridicas, iniciativas conjuntas e intercambio de informacin.
- Mantener una base de proveedores diversificada para reducir la dependencia de una sola fuente y evitar los riesgos asociados a las interrupciones y la escasez de un solo proveedor.
- Establezca parmetros de rendimiento y KPI claros para los proveedores e incentive el alto rendimiento mediante recompensas y sanciones.
- Desarrollar planes integrales de evaluacin de riesgos, mitigacin y contingencia para minimizar el impacto negativo en el negocio.
- Priorice el trabajo con proveedores que se adhieran a prcticas empresariales ticas y sostenibles, especialmente aquellos con compromisos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) que se alineen con los valores de su organizacin.
- Centrarse en la creacin de asociaciones a largo plazo con los proveedores, que conduzcan a relaciones ms estables y de colaboracin.
- Aprovechar los datos y los anlisis para obtener informacin sobre el rendimiento de los proveedores, las tendencias y las oportunidades de mejora.
Digitalice su forma de trabajar
Desafos
Ahora bien, cules son los retos de la gestin de proveedores? Por supuesto, puede haber obstculos imprevistos en el camino. As que lo mejor es estar informado de estas posibilidades para ayudar a mitigar su impacto:
- Interrupciones en la cadena de suministro
- Dependencia de proveedores clave
- Cuestiones de control de calidad
- Fallos de comunicacin
- Cambios imprevisibles en el mercado
- Aumentos imprevistos de los costes
- Falta de compromiso de los ejecutivos
- Seguridad y privacidad de datos comprometidas
Formacin
Una gestin eficaz de los proveedores implica el cumplimiento estricto de las normas que las organizaciones establecen para sus procesos. Para garantizar que todos los empleados se ajustan a las mejores prcticas, la formacin debe ser una iniciativa fundamental.
La formacin dota a las personas de los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios para gestionar las relaciones con los proveedores, garantizar la resistencia de la cadena de suministro e impulsar resultados satisfactorios. Aparte de stas, he aqu otros ejemplos de las reas que pueden tratarse en programas completos de formacin en gestin de proveedores:
- Habilidades de relacin con los proveedores: por ejemplo, habilidades de comunicacin, negociacin y resolucin de conflictos.
- Tcnicas de negociacin: capacita a los profesionales de la gestin de compras y proveedores para garantizar condiciones y acuerdos favorables con los proveedores.
Gestin de riesgos
– permite a las personas identificar posibles perturbaciones y elaborar planes de contingencia- Evaluacin de proveedores: ayuda a evaluar y cualificar eficazmente a los proveedores basndose en criterios razonables.
- Medicin del rendimiento: ayuda a realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores y a garantizar el cumplimiento de los contratos.
- Anlisis de datos y tecnologa: mejora la visibilidad, la toma de decisiones basada en datos y la eficiencia de los procesos.
- Gestin de crisis: prepara a los equipos para gestionar eficazmente las crisis de la cadena de suministro y de los proveedores.
- Cumplimiento de la normativa: garantiza que las personas comprendan los requisitos legales y las normas de cumplimiento pertinentes para las relaciones con los proveedores.
- Gestin del cambio – ayuda a los equipos a adaptarse eficazmente a los cambios
Preguntas frecuentes sobre la gestión de proveedores
La gestión de proveedores es un esfuerzo de colaboración en el que intervienen múltiples funciones dentro de una organización para garantizar una gestión completa y eficaz de las relaciones con los proveedores. He aquí algunos de los principales responsables:
- Departamento de Adquisiciones o Compras
- Gestores de relaciones con proveedores
- Equipo de gestión de riesgos
- Departamentos Financiero y Jurídico
- Responsables de Sostenibilidad y Cumplimiento Ético
- Equipos de operaciones y fabricación
- Equipos de innovación e investigación
- Liderazgo ejecutivo
- Equipos informáticos y tecnológicos
La gestión de suministros aborda la supervisión holística de toda la cadena de suministro, mientras que la gestión de proveedores se refiere específicamente a la gestión estratégica de las relaciones con proveedores o vendedores externos para optimizar los esfuerzos de abastecimiento, adquisición y colaboración. Ambas son fundamentales para que las organizaciones logren operaciones eficientes y eficaces en la cadena de suministro que satisfagan las demandas de los clientes e impulsen el éxito empresarial.
Sí, la gestión de proveedores forma parte integrante del proceso de contratación en sentido amplio. El aprovisionamiento engloba una serie de actividades relacionadas con la obtención y adquisición de bienes, servicios o materias primas necesarios para las operaciones de una organización. La gestión de proveedores es un subconjunto específico de la contratación que se centra en la gestión estratégica de las relaciones con los proveedores externos que suministran estos bienes, servicios o componentes.
Al cultivar proactivamente relaciones sólidas con los proveedores, las organizaciones pueden ser resistentes y estar mejor equipadas para anticipar y gestionar posibles perturbaciones derivadas de factores como las fluctuaciones del mercado, los acontecimientos geopolíticos o las catástrofes naturales. Esto se traduce en un suministro constante de bienes y servicios, salvaguardando los programas de producción y satisfaciendo las demandas de los clientes incluso ante los retos.
Patricia Guevara
