Gestión de la calidad de los proveedores

El sistema de gestión de la calidad del proveedor tiene como objetivo ayudar a las empresas a alcanzar un alto nivel en la gestión de proveedores de calidad de los productos al menor coste posible. El proceso implica la identificación temprana de los problemas, el seguimiento de los avances y la toma de medidas correctoras cuando sea necesario.

Para tener éxito, la SQM requiere una estrecha colaboración entre compradores y proveedores. Los compradores deben colaborar estrechamente con los proveedores para identificar y resolver rápidamente los problemas. Significa que los compradores deben comprender la importancia de la calidad de los proveedores y asumir la responsabilidad de garantizar que éstos ofrezcan productos y servicios de alta calidad.

Los compradores también deben supervisar el rendimiento de los proveedores con regularidad, incluyendo la medición de la calidad de los proveedores con respecto a las normas acordadas. También es esencial que examinen los informes de rendimiento de los proveedores y los utilicen para buscar áreas en las que puedan realizar mejoras continuas.

Por último, los compradores deben comunicar claramente a los proveedores sus expectativas y requisitos. Garantiza que los proveedores ofrezcan una calidad constante, independientemente de quién sea el responsable de cada etapa del proceso de producción.

¿Qué es el proceso de gestión de proveedores?

El Proceso de Gestión de Proveedores (SMP) es la serie de pasos utilizados para garantizar el control de calidad en toda la cadena de suministro. El SMP incluye todo, desde la gestión del rendimiento de los proveedores hasta la garantía del cumplimiento de los reglamentos y normas. Además, contar con un sistema de planificación de necesidades de materiales (MRP) también puede ayudar en este sentido.

El SMP es un componente crítico del sistema global de gestión de la calidad de cualquier empresa. Sin un SMP bien diseñado, las empresas se arriesgan a perder dinero y reputación debido a la mala calidad del producto.

El SMP consta de cuatro componentes principales:

1. Selección de proveedores – Se trata de seleccionar a los proveedores adecuados en función de criterios como el precio, la velocidad de entrega, la calidad, la fiabilidad y la disponibilidad.
2. Negociación de contratos – Las empresas deben negociar los contratos con sus proveedores para asegurarse de que el acuerdo satisface sus necesidades.
3. Seguimiento e informes – Las empresas deben supervisar las actividades de sus proveedores para cumplir sus obligaciones contractuales. También deben informar de estas actividades a las partes interesadas.
4. Cumplimiento – Las empresas deben cumplir las leyes y reglamentos aplicables, incluidos los que regulan la seguridad alimentaria, la salud, el medio ambiente y el trabajo.

Las empresas suelen utilizar diferentes métodos para aplicar el SMP. Algunas empresas pueden utilizar un enfoque manual, en el que los directivos revisan cada paso del SMP. Otros pueden automatizar el proceso mediante software.

Independientemente del método utilizado, las empresas deben vigilar a sus proveedores. Significa revisar su rendimiento al menos una vez al trimestre.

Si un proveedor no cumple con lo acordado, las empresas deben actuar rápidamente. En algunos casos, esto puede significar el fin de la relación. Sin embargo, si un proveedor no cumple las expectativas, las empresas pueden seguir trabajando con él ajustando sus requisitos.

Las empresas deben desarrollar una política formal que describa las medidas que tomarán cuando un proveedor no cumpla con sus obligaciones contractuales para evitar problemas en el futuro.

Cómo elegir proveedores

Elección de proveedores es un paso crítico en cualquier negocio. La calidad de su producto o servicio viene determinada por sus componentes. ¿Cómo elegir a los proveedores?

A la hora de buscar un proveedor, hay que tener en cuenta tres aspectos principales:

1. Precio – Asegúrese de que esté recibiendo un trato justo. No tenga miedo de preguntar y llegar a un acuerdo.
2. Calidad – Pregúntese si el producto satisface sus necesidades. ¿Se ajusta bien? ¿Es duradero? ¿Se puede devolver si no cumple las expectativas?
3. Entrega puntual – Sepa exactamente cuándo necesita que le entreguen su producto. ¿Llegará a tiempo? ¿Se dañará durante el transporte? ¿Qué pasa si no llega?

Una vez que haya elegido un proveedor, debe establecer una relación con él. Significa comunicarse con regularidad, asegurarse de que cumplen sus expectativas y controlar su rendimiento.

¿Cómo se mide la gestión de la calidad de los proveedores?

La calidad de los proveedores se mide mediante sistemas de gestión de la calidad (SGC). Están hechos para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos y procedimientos para producir productos consistentes.

Hay dos tipos principales de SGC: interno y externo.

El SGC interno mide la calidad de los bienes producidos en una empresa. El SGC externo mide la calidad y la consistencia de los bienes producidos por los proveedores.

Ambos tipos de SGC utilizan métricas para medir la calidad de los proveedores. Las métricas incluyen índices de defectos, plazos de entrega, tiempos de ciclo y resultados de inspección. Estas métricas se utilizan para determinar si un proveedor cumple las expectativas.

A la hora de evaluar las métricas de rendimiento de los proveedores, hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• El número de defectos por millón de unidades – Esta métrica muestra cuántos defectos hubo durante los últimos 12 meses.
• El porcentaje de piezas defectuosas – Esta métrica muestra el porcentaje de piezas defectuosas encontradas durante las inspecciones.
• Tiempos de entrega – Esta métrica muestra el tiempo medio entre la realización del pedido y el envío.
• Tiempos de ciclo – Esta métrica mide el tiempo que se tarda en producir cada producto.
• Resultados de las inspecciones – Esta métrica muestra el número de defectos detectados durante las inspecciones.

¿Cómo se gestionan los problemas de calidad de los proveedores?

Si alguna vez ha tenido un problema de mala calidad con un proveedor, sabe lo frustrante que puede ser. Es difícil averiguar quién tiene la culpa, y es difícil solucionar el problema. Si no gestiona los problemas de calidad de los proveedores, está dejando dinero sobre la mesa. Sus clientes pagarán más de lo necesario y usted perderá ventas.

Gestionar los problemas de calidad de los proveedores significa resolver el problema con rapidez y eficacia. Incluye la adopción de medidas para evitar que se produzcan problemas en el futuro.

Para ayudar a prevenir los problemas de calidad de los proveedores, debe establecer una política de calidad de los proveedores. La política debe describir los procedimientos que utiliza para identificar y resolver los problemas de calidad.

Su política de calidad debe incluir los siguientes elementos:

• ¿Qué tipos de problemas de calidad están cubiertos?
• ¿Quién es el responsable de resolverlos?
• ¿Cómo gestionar las reclamaciones de los proveedores?
• ¿Cómo escalar los problemas de calidad?
• ¿Con qué frecuencia hay que revisar la calidad de los proveedores?

Certificaciones de calidad de los proveedores

Las certificaciones de calidad son necesarias porque ayudan a garantizar que los proveedores cumplen unas normas específicas. También son útiles a la hora de negociar contratos con los proveedores, ya que demuestran que ha hecho los deberes y está dispuesto a pagar más por la calidad.

A continuación se presentan los programas de certificación de calidad más populares:

• ISO 9001 es una norma reconocida internacionalmente para los sistemas de gestión de la calidad. Muchas empresas lo utilizan para asegurarse de que sus proveedores cumplen normas específicas.
• SGS es una de las muchas empresas mundiales que ofrecen servicios de inspección de productos y materiales. Sus inspectores certifican los productos y materiales según las normas internacionales de seguridad.
• TÜV es otra empresa mundial que inspecciona productos y materiales para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad.
• La National Sanitation Foundation (NSF) es una organización de terceros que prueba los productos para garantizar que cumplen con seguridad alimentaria de los alimentos.
• Underwriters’ Laboratories (UL) es una organización de pruebas de terceros que garantiza que los equipos eléctricos cumplen los requisitos de seguridad.

Mejores prácticas de gestión de la calidad de los proveedores

Para asegurarse de que su proveedor entrega bienes y servicios de alta calidad, debe aplicar una gestión eficaz de la calidad de los proveedores prácticas. Garantizará que su proveedor cumpla sus expectativas y aporte valor a su organización.

A continuación le presentamos una lista de algunas de las mejores prácticas para ayudarle a gestionar sus relaciones con los proveedores y asegurarse de que obtiene los productos y servicios de mayor calidad posible.

• Establecer rendimiento de los proveedores requisitos del proveedor
• Definir y documentar los requisitos de calidad de los proveedores
• Realizar la calificación inicial y continua de los proveedores
• Aplicar y gestionar los procesos de acciones correctivas
• Implementar y gestionar los procesos de acciones preventivas
• Llevar a cabo revisiones periódicas del rendimiento de los proveedores
• Implantar controles de procesos en los proveedores
• Gestionar el material no conforme de los proveedores