Sicherheitsbericht

In diesem artikel

• Wie Sie in 5 Schritten einen Sicherheitsbericht erstellen
• Tipps zum richtigen Ausfüllen eines Sicherheitsberichts
• Eine moderne Software-Lösung, welche das Erstellen von Sicherheitsberichten vereinfacht (und vor allem auch beschleunigt)
• Muster-Vorlagen für Sicherheitsberichte

Wie Sie in 5 Schritten einen Sicherheitsbericht erstellen

Ein optimaler Sicherheitsbericht sollte möglichst umfassend sein und alle Einzelheiten enthalten, die Ihr Unternehmen für die zukünftige Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz benötigt. Für das Erstellen eines optimalen Sicherheitsbericht befolgen Sie die folgenden 5 Schritte:

Schwerpunkte der Kontrolle festlegen

Der erste Schritt beim Verfassen eines Sicherheitsberichts besteht darin, den Schwerpunkt der Kontrollen festzulegen. Dieser kann die allgemeine Inspektion der Arbeitsbereiche, Überprüfung von Maschinen und Geräten oder auch der Arbeitsverfahren und -prozesse sein. Unterschiedliche Branchen erfordern unterschiedliche Schwerpunkte. Im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Kategorien aufgeführt, die bei einer Risikobewertung an einem bestimmten Arbeitsplatz zu überprüfen sind:

1. Arbeitsbereiche: Allgemeine Bewertung
   Dies sind Bereiche, in denen sich Ihre Mitarbeiter während der Arbeit die meiste Zeit aufhalten. Ein sauber und aufgeräumter Arbeitsbereich minimiert das Risiko von Unfällen, Verletzungen und Produktivitätsverlusten.
   • Was ist zu prüfen: Ausreichende Beleuchtung, Barrierefreiheit, Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Böden (trocken und eben), keine scharfen Kanten an Arbeitstischen oder Stühlen, geeignete Ausrüstung und Ergonomie.
2. Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Verwendung und Zustand
   PSA dient dem Schutz der Arbeitnehmer vor Verletzungen und körperlichen Langzeitfolgen. Überprüfen Sie deshalb, dass diese erstens jederzeit getragen wird und sich zweitens in einem einwandfreien Zustand befindet.
   • Was ist zu prüfen: Verfügbarkeit, Zustand und Angemessenheit der PSA, Beschädigungen, Verhältnis zwischen Mitarbeitern und verfügbarer PSA sowie Schulung.
3. Brandschutz: Ausrüstung und Verfahren
   Die Brandschutzverfahren müssen allen Mitarbeitern bekannt und die Ausrüstung (wie Feuerlöscher) jederzeit zugänglich sein, damit sie im Brandfall angemessen reagieren können.
   • Was ist zu überprüfen: Feuerlöscher (hier finden Sie eine Checkliste für die Dokumentation der Feuerlöscher-Wartung), Evakuierungshinweise, regelmäßige Brandschutzübungen, Erste-Hilfe-Kästen, Not- und Sicherheitsbeleuchtung, Sprinkleranlagen, Feuermelder und Notausgänge.
4. Elektrische Gefährdungen und Sicherheit
   Eine fehlerhafte und unordentliche Verkabelung führt zu Stolperfallen, Bränden oder auch Stromschlägen.
   • Was ist zu überprüfen: Verkabelung, Steckdosen (Wo angebracht?), Verlängerungskabel (Wie verlegt?) und elektrische Geräte.
5. Lager: Ordnung und Sauberkeit
   Die ordnungsgemäße Lagerung von Dokumenten, Materialien und Geräten reduziert nicht nur den Zeitaufwand, um Benötigtes aufzufinden, sondern 
   • Was ist zu prüfen: Sauberkeit, angemessene Beschilderung, ordnungsgemäße Lagerung und ergonomische manuelle Handhabung.

Zeitrahmen, -raum oder punkt der Inspektionen definieren

Ein weiterer Punkt, der beim Verfassen eines Sicherheitsberichts zu berücksichtigen ist, ist der Zeitrahmen, in welchem die Beobachtungen stattfinden sollen. Diese können einmal zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen – oder sich über mehrere Tage, Wochen oder gar Monate erstrecken. Die Entscheidung über den gewählten Zeitraum hängt einerseits vom Schwerpunkt Ihrer Beobachtung ab. Sowie andererseits davon, wie viele Datenpunkte Sie benötigen, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.

Achten Sie auf Details und machen Sie sich Notizen

Konzentrieren Sie sich dabei auf den Arbeitsbereich, die Verfahren oder die verwendete Ausrüstung und stellen Sie fest, ob es während des Beobachtungszeitraums irgendwelche Veränderungen gibt. Notieren Sie dabei jegliche Auffälligkeit, um die Vollständigkeit der Informationen in Ihrem Sicherheitsbericht zu gewährleisten.

Belegen Sie Ihre Angaben

Die Qualität und Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsberichten wird durch Multimediaelemente wie Fotos, Videos oder Audioaufnahmen verbessert. Am häufigsten werden dabei Fotos verwendet, da sie leicht aufzunehmen und den Berichten hinzuzufügen sind. 

Verwenden Sie (die richtigen) Hilfsmittel

Eine häufige Frage im Zusammenhang mit der Sicherheitsberichten lautet: „Welches Formular wird für die Aufzeichnung verwendet?“. Es gibt verschiedene Hilfsmittel und Ressourcen, die bei der Durchführung der Erhebungen und der Erstellung des Berichts helfen können.

Viele dieser Instrumente sind heutzutage digital und tragen dazu bei, den gesamten Prozess zu vereinfachen, beschleunigen und optimieren. Wir haben Vorlagen für Sicherheitberichte für Sie zusammengestellt, die sie vollkommen kostenlos und frei herunterladen – und ebenso frei an die speziellen Gegebenheiten an Ihrem Arbeitsplatz anpassen können. Ganz ohne Verpflichtungen – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Tipps zum richtigen Ausfüllen eines Sicherheitsberichts

Beginnen Sie Ihre Inspektion, indem Sie die Schlüsselbereiche Ihres Arbeitsplatzes (siehe Beispiele weiter oben) kritisch unter die Lupe nehmen und nach den folgenden Kriterien evaluieren:

1. Anmerkungen
   Ermitteln Sie, was im Hinblick auf die Arbeitssicherheit richtig gemacht wird. Diese Feststellungen sollten auf bewährten Verfahren beruhen, gefördert und mit anderen Abteilungen geteilt werden.
2. Verbesserungsmöglichkeiten
   Identifizieren Sie Arbeitsweisen, die von bewährten Verfahren und Best Practices abweichen. Diese Punkte stellen kein unmittelbares Sicherheitsrisiko dar, könnten aber verbessert werden, um die Sicherheit am Arbeitsplatz noch weiter zu erhöhen bzw. die Prozesse und/oder Kommunikation zu verbessern.
3. Kritische Punkte
   Ermittlung von Bereichen, in denen die Gefahr von Personen- oder Sachschäden besteht. Diese Punkte sollten sofort angegangen, mit Korrekturmaßnahmen versehen und ohne Umweg an das Management oder die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Fügen Sie zu jeder Beobachtung eine kurze Beschreibung sowie ein Beweisfoto mit einer erklärenden Bildunterschrift hinzu. Der Bericht sollte ebenso eine Zusammenfassung der Empfehlungen genauso wie der erforderlichen Korrekturmaßnahmen enthalten. Klicken Sie hier, um sich ein Beispiel für einen Sicherheitsbericht als PDF anzeigen zu lassen.