Was ist ein Korrekturmaßnahmenplan?
Ein Korrekturmaßnahmenplan ist eine im Qualitätsmanagement verwendete Dokumentation, die eine Reihe von Schritten zur Behebung von Problemen und Lücken in Geschäftsabläufen und -prozessen beschreibt, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken könnten. Er beschreibt den Ansatz zur Lösung eines Problems, das die Erreichung der Unternehmensziele beeinträchtigt. Der Korrekturmaßnahmenplan sollte S.M.A.R.T. (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch, terminiert) sein und Zeitrahmen, Kosten und Unterzeichner enthalten.
Was ist ein schwacher Korrekturmanahmenplan?
Ein starker Plan fr Korrekturmanahmen ist nicht von unsicheren Variablen abhngig, die den Plan fr Korrekturmanahmen schwchen knnten. Nach Angaben des Department of Veterans Affairs National Center for Patient Safety’s aus einer Ursachenanalyse ist ein schwacher Plan fr Korrekturmanahmen von den aktuellen Arbeitsablufen und Mitarbeiterschulungen abhngig.
Beispiele fr die Durchsetzung von Mitarbeiterschulungen und -richtlinien:
- Personal fhrt doppelte Kontrollen durch
- Umschulung des Personals
- Schaffung neuer Arbeitsablufe
Erstellen eines Plans
Die Erstellung eines Plans fr Korrekturmanahmen kann anfangs eine entmutigende Aufgabe sein, und fr die verantwortlichen Personen knnten Ideen zu mglichen Ansatzpunkten hilfreich sein. Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Mglichkeiten, wie Sie und Ihr Team versuchen knnen, einen Plan fr Korrekturmanahmen zu entwickeln:
Identifizieren ben
Ein weiterer Ansatz, der Ihnen helfen kann, einen Plan fr Korrekturmanahmen zu entwickeln, ist die Durchfhrung von Aktivitten zur Identifizierung von Korrekturmanahmen. Es lohnt sich, Ihre Teams darin zu schulen, die Notwendigkeit von Korrekturmanahmen richtig zu erkennen, denn das ist die Voraussetzung fr den Erfolg. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um die Grundursache zu ermitteln und die Elemente zu bestimmen, die bei der Ausarbeitung des Plans fr Korrekturmanahmen und der Umsetzung des Managements von Korrekturmanahmen bercksichtigt werden mssen.
Leitfadenfragen besprechen
Halten Sie sich an die W-Fragen, das kann bei der Ausarbeitung eines umfassenderen Plans fr Korrekturmanahmen hilfreich sein. Stellen Sie diese Beispielfragen, um eine Planungssitzung mit Ihrem Team zu vereinfachen:
- Was sollte getan werden, um das Problem zu beheben?
- Wer sollte fr die Durchfhrung dieser Korrekturmanahmen verantwortlich sein?
- Wann und wie oft sollten die Korrekturmanahmen durchgefhrt werden?
- Wo sollte die Dokumentation der Korrekturmanahmen erfolgen?
- Wie knnen wir sicherstellen, dass diese Korrekturmanahmen eine Wiederholung des Vorfalls verhindern?
Verwendung einer digitalen Vorlage
Eine der schnellsten Mglichkeiten, mit Ihrem Korrekturmanahmenplan zu beginnen, ist die Verwendung einer Vorlage. Eine Vorlage fr einen Korrekturmanahmenplan ist ein ntzliches Instrument, mit dem Teams auf einfache Weise eine Vorgehensweise fr eine Nichtkonformitt dokumentieren knnen. Beachten Sie, dass die Verwendung einer Vorlage die Erstellung eines Plans fr Korrekturmanahmen beschleunigen kann, der jedoch noch fertiggestellt und berprft werden muss.
Beispiele fr Korrekturmanahmenplne
Korrekturmanahmen gibt es in vielen Formen, aber in der Regel werden sie in einem Berichtsformular fr Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen und einem Antragsformular fr Korrekturmanahmen festgehalten. Hier sind einige Beispiele fr die beiden hufigsten Arten von Korrekturmanahmen:
Hier ein Beispiel fr eine Korrekturmanahme (nach den W-Fragen).
| Kurze Beschreibung des Problems |
| Die Meldungen ber Fehler bei intravensen Zugngen sind gegenber dem Vorquartal um 7 % gestiegen. |
| Was soll getan werden? (Aktionsschritte, Beschreibung) |
| In internen Seminaren wird das Krankenhauspersonal in der sicheren und ordnungsgemen Vorbereitung von intravensen Zugngen, in den Richtlinien fr Prozesse vor dem Legen von intravensen Zugngen, in der Kennzeichnung der Infusionsleitungen, in der Platzierung und berwachung sowie in der vollstndigen und ordnungsgemen Dokumentation geschult. |
| Warum wird dies durchgefhrt? (Rechtfertigung, Grund) |
| Die Seminare dienen dazu, die Standardvorgehensweise fr die Vorbereitung, den Nutzen und die berwachung von intravensen Zugngen zu klren. Sie sollen auch unsere Standards zur Verbesserung der Sicherheit und zur Senkung der Rate vermeidbarer Fehler strken. |
| Wo wird das durchgefhrt? (Standort, Gebiet) |
| Konferenzraum Providence |
| Wann wird das durchgefhrt? (Zeit, Daten, Fristen) |
| Es werden sieben Seminare zu je 30 Minuten abgehalten, um alle Schichten und Mitarbeiter abzudecken, ohne dass es zu einer Beeintrchtigung der Personalbesetzung kommt: 19. Juli 20. Juli |
| Wer wird das tun? (Wer ist dafr verantwortlich?) |
| Doktor Bauer am 19. Juli (9:00 Uhr, 11:00 Uhr, 15:00 Uhr) Doktor Spatz am 19. Juli (17:30 Uhr, 20:00 Uhr) Doktor Meier am 19. Juli (23:00 Uhr) und am 20. Juli (3:00 Uhr) |
| Wie wird das durchgefhrt? (Methode, Verfahren) |
| Dr. Bauer, Dr. Spatz und Dr. Meier werden sich zusammensetzen und eine 30-mintige Prsentation ber die ordnungsgeme Vorbereitung von intravensen Zugngen, die Richtlinien fr Prozesse vor dem Legen der Zugnge, die Kennzeichnung der Infusionsleitungen, das Legen und die berwachung erstellen, die in den oben genannten Abstnden prsentiert wird. |
| Wie viel? (Was wird die Durchfhrung kosten?) |
| Keine zustzlichen Kosten. |
Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele fr Korrekturmanahmen, die sich speziell auf die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Unternehmenssicherheit beziehen:
- Bereitstellung von Ausrstungsverbesserungen
- Durchfhrung von Sicherheitsschulungen
- Durchfhrung von regelmigen und stichprobenartigen Sicherheitsberprfungen
- Aktualisierung der Arbeitsablufe
- berarbeitung von Sicherheitsprotokollen und Leitlinien
Erstellen eines Berichts
Ausgehend von den genannten Beispielen fr Korrekturmanahmen finden Sie hier einige Tipps zur Erstellung von Berichten ber Korrekturmanahmen und die wichtigsten Informationen, die in den Berichten erfasst werden sollten:
- Ermitteln und dokumentieren Sie das Problem oder die Nichtkonformitt, das oder die die Notwendigkeit von Korrekturmanahmen ausgelst hat.
- In Anlehnung an die Erstellung eines Plans fr Korrekturmanahmen halten Sie die Einzelheiten der Korrekturmanahmen fest, die zur Behebung der Nichtkonformitt ergriffen werden mssen.
- Senden Sie den Bericht ber die Korrekturmanahmen an die vorgesehenen Empfnger und bewahren Sie die Aufzeichnungen fr knftige Bezugnahmen und Folgeprfungen auf.
Erstellen Sie Ihren eigenen Bericht ber Korrekturmanahmen
Wie unterscheidet die Korrekturmanahme sich von der Vorbeugungsmanahme?
Obwohl beide darauf abzielen, Nichtkonformitt zu beheben, gibt es einige Unterschiede zwischen Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen.
| Korrekturmanahmen | Vorbeugungsmanahmen |
| Wird als reaktiver Weg zum Umgang mit Nichtkonformitt betrachtet | Proaktiver Umgang mit Nichtkonformitt |
| Korrigiert eine bereits aufgetretene Nichtkonformitt | Zielt darauf ab, eine Nichtkonformitt gar nicht erst entstehen zu lassen |
| Sowohl die Korrektur- als auch die Vorbeugungsmanahmen zielen darauf ab, das erneute Auftreten einer Nichtkonformitt zu vermeiden. | |
Wie funktionieren sie nach ISO 9001?
Korrekturmanahmen werden durchgefhrt, um Probleme mit Qualittsmngeln zu erkennen, zu lsen und zu verhindern. In frheren ISO 9001-Normen waren Korrektur- und Vorbeugungsmanahmen (Corrective and Preventive Action, auch CAPA genannt) separate Aktionsplne, fr die jeweils eigene Anforderungen galten. Zusammengefasst in einem CAPA-Bericht werden die Plne zur sofortigen Behebung des bestehenden Problems und zur Vermeidung knftiger Probleme dargelegt.
In der neuesten ISO 9001-Norm (ISO 9001:2015 Abschnitt 10.2) wurde die Notwendigkeit von vordefinierten Verfahren fr Vorbeugungsmanahmen abgeschafft. Stattdessen wurde die Bedeutung eines risikobasierten Ansatzes whrend des gesamten Prozesses hervorgehoben, anstatt dass Vorbeugungsmanahmen separat durchgefhrt und dokumentiert werden.
Der 5-Schritte-Prozess: Implementierung fr ISO
In diesem vereinfachten Leitfaden fr Qualittsmanager stellen wir Ihnen fnf Schritte vor, wie Sie mit Hilfe einer Compliance-Software Korrekturmanahmen umsetzen knnen, die mit der ISO 9001:2015 konform sind.
Schritt 1: Bestimmen, ob die Situation es erfordert.
Nicht jedes Problem rechtfertigt eine Korrekturmanahme. Der Zweck der Erstellung eines Plans fr Korrekturmanahmen besteht darin, systembedingte Probleme, die die Software des Qualittsmanagementsystems eines Unternehmens gefhrden, zu ermitteln und zu beheben.
Qualittsmanager und ihre Teams knnen eine geeignete Risikoanalysetechnik whlen, um den Schweregrad einer Nichtkonformitt zu bestimmen und zu entscheiden, ob eine Korrekturmanahme erforderlich ist. Die am hufigsten verwendeten Anstze sind FMEA und PAAG. Dies ist eine gute Mglichkeit, das Risikomanagement gleich zu Beginn des Prozesses zu verankern und den Grad des Risikos und der Auswirkungen eines Problems auf das Unternehmen, das Produkt und/oder die Dienstleistungen zu bestimmen.
Sobald eine Korrekturmanahme als notwendig erachtet wird, knnen das Qualittsteam und die Prozessverantwortlichen zusammenarbeiten und eine ISO 9001:2015-konforme Berichtsvorlage fr Korrekturmanahmen verwenden, um den Fortschritt ihres Plans zu dokumentieren.
Schritt 2: Durchfhrung einer Ursachenanalyse (falls zutreffend).
Die Ursachenanalyse (Root-cause analysis, RCA ) ist ein methodischer Ansatz zur Analyse eines Problems und zur Ermittlung der Grundursachen, um kontraproduktive Probleme oder Vorflle zu beheben. Sie basiert auf der berzeugung, dass Probleme am besten durch die Beseitigung der Grundursache(n) gelst werden knnen, statt nur das scheinbare Symptom zu bekmpfen. Die Ursachenanalyse eignet sich am besten fr Probleme, die nicht schnell gelst werden knnen, sich wiederholen und systemisch sind.
ISO 9001:2015 empfiehlt dringend, funktionsbergreifende Teammitglieder und Fhrungskrfte in die Planung von Korrekturmanahmen einzubeziehen. Qualittsteams knnen dies durch den Einsatz einer Compliance-Software frdern, die die Zusammenarbeit erleichtert, auch wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden.
Die 5-Why-Methode und/oder die 8 Disciplines of Problem-Solving“ (8D ) sind gute Techniken zur Ursachenanalyse, die ihnen dabei helfen knnen, gemeinsam eine gute Problembeschreibung zu formulieren, die Ursache(n) zu identifizieren und geeignete Lsungen fr die Nichtkonformitt zu finden.
Schritt 3: Erarbeitung eines Plans im Team.
Die Ermittlung der Grundursachen und ihrer Auswirkungen kann dazu beitragen, die am besten geeigneten Korrekturmanahmen zu formulieren. In einem Korrekturmanahmenplan gibt es zwei Schlsselaktionen: eine Korrektur-Empfehlung zur sofortigen Beseitigung einer festgestellten Nichtkonformitt und die Korrekturmanahme selbst.
Neben den Einzelheiten ber die Nichtkonformitt und die empfohlenen Korrekturmanahmen sollten auch spezifische Details angegeben werden, z. B. der Zeitplan fr die Umsetzung, die wichtigsten Personen und Unterzeichner sowie die Kosten. Nach der Fertigstellung und berprfung kann der digitale Korrekturmanahmenplan an die wichtigsten Personen weitergegeben werden, um die Informationen zu standardisieren.
Schritt 4: Kommunikation und Umsetzung.
Strken Sie die Beteiligung der Fhrungskrfte und ermutigen Sie sie, die Vernderung und die dahinter stehenden Grnde zu kommunizieren. Benachrichtigen Sie Schlsselpersonen ber die QMS-Software ber ihre zugewiesenen Aufgaben. Stellen Sie einen Kommunikationskanal bereit, ber den jeder whrend der Durchfhrung der Korrekturmanahmen regelmig Feedback geben kann. All diese Faktoren bestimmen den Erfolg der Umsetzung eines Korrekturmanahmenplans.
Schritt 5: Durchfhrung von Folgeprfungen zur Sicherstellung der Wirksamkeit.
IS0 9001:2015 verlangt von den Organisationen, dass sie die Wirksamkeit der Korrekturmanahmen berprfen und die Risikostufen und mglichen Chancen aktualisieren. Nach der Implementierung sollten die Prozessverantwortlichen und das Qualittsteam eine angemessene Zeit warten und Nachprfungen durchfhren.
Im digitalen Korrekturmanahmenplan stehen zustzliche Felder zur Verfgung, in die Qualittsmanager whrend der berprfung Kommentare eingeben knnen. Um die Ergebnisse zu dokumentieren, knnen sie die Funktionen der QMS-Software nutzen, z. B. Fotos und Notizen anhngen, um die Auswirkungen der durchgefhrten Korrekturmanahmen besser zu belegen.
Zur Umsetzung von Korrekturmanahmenplnen, die mit der ISO 9001:2015 konform sind, knnen Qualittsmanager eine kollaborative Compliance-Software wie SafetyCulture (frher iAuditor) verwenden, um deren Umsetzung zu verwalten von der Ursachenanalyse bis zur berprfung der Wirksamkeit von Korrekturmanahmenplnen.
Häufig gestellte Fragen zu Korrekturmaßnahmen
Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele für Korrekturmaßnahmen, die sich speziell auf die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Unternehmenssicherheit beziehen:
- Bereitstellung von Ausrüstungsverbesserungen
- Durchführung von Sicherheitsschulungen
- Durchführung von regelmäßigen und stichprobenartigen Sicherheitsprüfungen
- Aktualisierung der Arbeitsabläufe
- Überarbeitung von Sicherheitsprotokollen und Leitlinien
Die drei Elemente der Korrekturmaßnahmen sind folgende:
- Problemerkennung – hier geht es darum, das Problem oder die Nichtkonformität, das oder die behoben werden muss, klar zu definieren.
- Ursachenanalyse – hier werden die Ursache(n) des Problems ermittelt. Dazu gehört eine gründliche Untersuchung der Faktoren, die zum Auftreten des Problems beigetragen haben.
- Korrekturmaßnahmenplan – der Plan beschreibt die konkreten Schritte, die zur Behebung des festgestellten Problems unternommen werden sollen. Außerdem sollten die Zuständigkeiten, der Zeitplan und die erforderlichen Ressourcen für die Beseitigung der Problemursache klar festgelegt werden.
Eine Korrekturmaßnahme sollte ergriffen werden, wenn ein Problem oder eine Nichtkonformität festgestellt wurde und eine Untersuchung und Lösung erfordert. Einige Beispiele für Situationen, in denen eine Korrekturmaßnahme ergriffen wird:
- Wenn ein Kunde eine Beschwerde über ein Produkt oder eine Dienstleistung vorbringt
- Wenn bei internen Prüfungen und Inspektionen Mängel, Abweichungen oder verbesserungswürdige Bereiche festgestellt werden
- Wenn Unfälle, Beinaheunfälle oder Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz auftreten
- Wenn ein Prozessergebnis ständig von den gewünschten oder festgelegten Zielen abweicht
- Wenn trotz Qualitätskontrollmaßnahmen Qualitätsprobleme auftreten
- Wenn Leistungskennzahlen oder Ziele nicht erreicht werden
Die Verantwortung für die Durchführung von Korrekturmaßnahmen liegt in der Regel bei den Personen oder Teams, die direkt an dem Prozess oder System beteiligt sind, bei dem das Problem festgestellt wurde.
Ja, die Dokumentation von Korrekturmaßnahmen ist von entscheidender Bedeutung, um die Rückverfolgbarkeit, die Verantwortlichkeit und zukünftige Referenzen zu gewährleisten. Sie spielt eine wichtige Rolle bei der Führung eines umfassenden Verzeichnisses der ermittelten Probleme, der umgesetzten Lösungen und ihrer jeweiligen Ergebnisse.
SafetyCulture Content-Team Team
Das Content-Team von SafetyCulture bemüht sich, qualitativ hochwertige und leicht verständliche Informationen bereitzustellen. So hilft es den Lesenden, komplexe Themen zu verstehen und die Sicherheit und Qualität am Arbeitsplatz zu verbessern. Unser Autorenteam hat Erfahrung in der Erstellung von Artikel in unterschiedlichen Themenbereichen wie Sicherheit, Qualität, Gesundheit und Compliance.
