¿Qué es el proceso de selección de proveedores?
El proceso de selección de proveedores es un planteamiento sistemático utilizado por las empresas para identificar, evaluar y elegir a terceros vendedores de productos o proveedores de servicios. Comprende siete etapas principales, que van desde la determinación de las necesidades de las organizaciones hasta la gestión de la relación con el proveedor. Todo el proceso garantiza que los proveedores satisfacen las necesidades y requisitos específicos de la organización para sus operaciones. Esta metodología se emplea habitualmente en la industria manufacturera, el comercio minorista, la construcción, la automoción y la sanidad.
Importancia
Encontrar y elegir proveedores puede resultar especialmente difcil porque los requisitos de las organizaciones son muy diversos. Adems, a pesar de las numerosas opciones, no todas las normas pueden ajustarse con precisin. Aunque este proceso de mltiples pasos suele ser arduo y largo, seguirlo puede ayudar a las empresas de varias maneras:
- Rentabilidad: con este proceso, las empresas pueden comparar las ofertas de varios proveedores externos o proveedores de servicios y elegir la que ofrezca los precios ms competitivos.
- Garanta de calidad – Encontrar a los proveedores ms adecuados mediante este meticuloso sistema garantiza bienes y servicios de alta calidad sin preocuparse por defectos o rechazos.
- Mitigacin de riesgos – Una de las etapas del procedimiento consiste en identificar las amenazas en materia de calidad, finanzas y tica, y garantizar la adopcin de medidas para mitigar estos riesgos.
- Fiabilidad de la cadena de suministro – Las interrupciones en la cadena de suministro, como retrasos en las entregas o escasez de materiales, podran obstaculizar las operaciones. Al examinar a los proveedores mediante este proceso, las empresas pueden evaluar su fiabilidad.
- Colaboracin a largo plazo – La compatibilidad, los valores compartidos y los objetivos mutuos son factores que las empresas suelen buscar en sus proveedores, lo que se traduce en asociaciones duraderas.
El proceso de evaluacin y seleccin de proveedores no slo beneficia a la empresa, sino tambin a los clientes a los que sirven, ya que los productos y servicios se entregan de forma excepcional y puntual.
Los 7 pasos del proceso de seleccin de proveedores
Aunque las organizaciones pueden establecer su propia metodologa en la bsqueda de proveedores, el esquema ms bsico consta de siete etapas fundamentales.
1. Identificar las necesidades de la organizacin
La primera fase consiste en definir los requisitos y expectativas de la empresa que completan el producto o servicio que piensan ofrecer. Esto se facilita mediante el constante intercambio de informacin con los miembros del equipo, la realizacin de anlisis de necesidades, la evaluacin de la viabilidad, la observacin de las tendencias y la creacin de calendarios de proyectos.
Digitalizar estos requisitos y almacenarlo todo en una base de datos centralizada garantiza que los gestores recuerden todos los detalles a la hora de cotejarlos con las ofertas de los proveedores. Los sistemas informticos tambin proporcionan tendencias de mercado actualizadas y puntos de referencia del sector, lo que ayuda a tomar mejores decisiones.
2. Establecer criterios de evaluacin
El segundo paso es la creacin de criterios que ayuden a los directivos a evaluar objetivamente a los proveedores. Los factores a tener en cuenta tambin pueden digitalizarse y compartirse entre gestores, auditores y otras partes interesadas. Esto incluye lo siguiente:
- Cumplimiento de los sistemas de gestin de la calidad y las mejores prcticas
- Buena salud y estabilidad financiera
- Capacidad para gestionar el volumen y la escalabilidad
- Estructuras de precios y condiciones de pago justas
- Estrategias satisfactorias de mitigacin de riesgos y planes de contingencia
- Prcticas ticas, iniciativas medioambientales y responsabilidad social
3. Proveedores de pantallas
Sobre la base de los criterios establecidos, las empresas pueden empezar a precalificar a los posibles proveedores realizando un estudio de mercado exhaustivo, revisando los perfiles de los proveedores (en particular, sus licencias y certificaciones) y solicitando referencias.
4. Pedir solicitudes de propuestas (RFP)
Esta es la parte en la que las organizaciones se ponen en contacto activamente con sus mejores opciones para solicitar propuestas y presupuestos. La solicitud de propuestas debe detallar estos aspectos esenciales:
- Alcance total del proyecto
- Lista de requisitos
- Proceso de contratacin
- Calendario de actividades
- Condiciones comerciales
A continuacin, los vendedores y proveedores de servicios presentarn sus ofertas dentro de un plazo determinado y debern incluir lo siguiente:
- Especificaciones del producto
- Precios
- Plazos de entrega
El seguimiento de toda la informacin es posible con una solucin digital. Esto tambin facilita una mejor recogida de datos y una comparacin ms eficaz de las propuestas.
5. Evaluacin y seleccin de proveedores
Es probable que las organizaciones reciban numerosas solicitudes de propuestas para revisar. Para agilizar esta parte del proceso y llegar a un nmero manejable, las empresas deben crear un sistema de puntuacin basado en anlisis cualitativos y cuantitativos. Hay que tener en cuenta factores como la calidad, el precio, la fiabilidad y el valor global.
Las hojas de puntuacin pueden analizarse mediante una herramienta informtica, que evala a cada proveedor en funcin de parmetros predefinidos. Con la ayuda de integraciones, pueden calcularse y luego convertirse en grficos fciles de ver y comprender.
6. Auditora de las instalaciones de los proveedores
Los socios potenciales que hayan superado la evaluacin deben ser visitados para realizar comprobaciones ms exhaustivas. Durante esta inspeccin de las instalaciones, el proceso de produccin y las medidas de control de calidad, los auditores empresariales pueden utilizar listas de comprobacin digitales para agilizar la inspeccin y enviar inmediatamente los informes a sus responsables para una revisin ms eficiente.
Digitalice su forma de trabajar
7. Finalizacin del acuerdo con el proveedor y gestin de las relaciones
La ltima etapa es la seleccin del proveedor y la firma de un acuerdo formal en el que se definan las condiciones, con clusulas de confidencialidad y mecanismos de resolucin de conflictos. Este paso tambin implica el compromiso de ambas partes de colaborar y garantizar tanto la gestin de la calidad como la transparencia durante toda la vida del contrato.
Las soluciones informticas ayudan a recopilar datos de forma eficaz, crear directorios de proveedores, gestionar proveedores y gestionar documentos de forma segura. La calidad tambin se garantiza mediante la supervisin constante de los indicadores clave de rendimiento y la comunicacin en tiempo real para resolver los problemas con mayor rapidez.
