Método Kanban 101: Cómo mejorar la eficiencia de su equipo

El método Kanban fue desarrollado por David J. Anderson, pionero en el campo de Lean, como método para el cambio incremental y evolutivo de procesos y sistemas para las organizaciones de trabajo del conocimiento.

Kanban ofrece a los miembros del equipo una imagen clara de lo que hay que hacer y cuándo. Tener a todos en la misma página reduce el riesgo de errores y la duplicación de esfuerzos. Además, Kanban puede ayudar a los equipos a identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo y tomar medidas para mejorar la eficiencia. Como herramienta de visualización de procesos, su popularidad no es sorprendente. Por ello, Kanban se ha convertido en uno de los métodos de gestión de proyectos más populares de los últimos años.

Historia de Kanban

Comenzó como una herramienta de programación para la fabricación ajustada, que se originó con el Sistema de Producción de Toyota (TPS). Toyota comenzó a aplicar la fabricación«justo a tiempo» a su producción a finales de los años 40. La técnica se caracteriza por un mecanismo de tracción. En lugar de la producción de empuje, en la que los productos y servicios se producen y se introducen en el mercado, la demanda de los consumidores impulsa la fabricación.

Su peculiar método de producción sentó las bases de la fabricación ajustada, también conocida como Lean. Su principal objetivo es minimizar las actividades de desecho manteniendo la eficiencia. El objetivo principal es crear más valor para el cliente sin aumentar los gastos.

Scrum vs. Kanban: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque ambos son marcos de trabajo, la distinción más significativa entre Scrum y Kanban es que el modelo de entrega continua creado por los equipos de Kanban libera el valor tan pronto como está listo, mientras que Scrum organiza las tareas en Sprints. Sin embargo, el uso de un enfoque u otro depende de su tipo de proceso. El enfoque Kanban es más personalizado que Scrum, que se basa en normas predeterminadas. Una diferencia crítica entre ambos es su mentalidad y creencias fundamentales.

Términos comunes de Kanban

En su nivel más básico, Kanban es un método de trabajo que ayuda a optimizar el flujo de valor desde la idea hasta el cliente a través de sus flujos de valor. Aunque parezca sencillo, Kanban es mucho más que una simple representación visual de su trabajo. Para sacar el máximo provecho de la utilización del enfoque, debe prestar mucha atención a los detalles y familiarizarse con los términos y artefactos básicos de Kanban.

Estos son los principales términos de Kanban que debe conocer.

• Tablero Kanban – Un tablero Kanban es uno de los elementos esenciales del método Kanban y sirve como representación visual de todos los elementos de trabajo. Debe haber tres columnas: Solicitado, En curso y Realizado, que representan las etapas del proceso.
• Tarjeta Kanban – Las tarjetas Kanban hacen un seguimiento de los elementos de trabajo individuales a medida que avanzan en un tablero Kanban. Incluyen información esencial sobre las tareas, como la descripción, la fecha de vencimiento, el tamaño y las personas asignadas.
• Columnas – Dividen el tablero Kanban verticalmente, correspondiendo cada una a un paso diferente del proceso. Hay tres columnas por defecto en cada tablero Kanban: Solicitado, En curso y Hecho. Por otra parte, las tres etapas pueden dividirse en subcolumnas más pequeñas en función de la complejidad de un proceso de trabajo.
• Carriles de natación – Carriles horizontales que dividen los tableros Kanban. Con ellas, los equipos pueden separar visualmente los tipos de trabajo en una pizarra y agrupar actividades similares.
• Duración del ciclo – La duración del ciclo comienza cuando una nueva actividad entra en la fase «en proceso» de su flujo de trabajo, y alguien está trabajando en ella.
• Tiempo de espera – Mide el tiempo que tarda una tarea en completarse (haya o no alguien trabajando en ella) hasta el día en que sale del sistema.
• Rendimiento – El número de realizaciones que pasan (completan) un sistema o proceso en un periodo determinado. El rendimiento es una métrica importante que revela la productividad de su equipo durante un período de tiempo.
• Trabajo en curso (WIP) – La cantidad de trabajo que has hecho hasta ahora pero que no has terminado.
• Límites del trabajo en curso – La limitación del trabajo en curso evita la sobrecarga y el cambio de contexto al limitar el número de tareas concurrentes.
• Clases de servicio: políticas que ayudan a los equipos ágiles a priorizar los elementos de trabajo y los proyectos.
• Cadencias kanban – Estas reuniones recurrentes propician el cambio evolutivo y la prestación de servicios «a medida».
• Software Kanban – Un sistema digital que permite aplicar los conceptos y métodos Kanban a diversos equipos, organizaciones y tamaños.

Los 6 métodos Kanban

Los seis métodos se dividen entre dos principios kanban:

Principios de la gestión del cambio

Se trata de mejorar continuamente los procesos actuales al tiempo que se persiguen modificaciones evolutivas. En esta sección, examinaremos los principios de gestión de cambios de Kanban con más detalle.

Método 1: Concéntrese en lo que hace ahora mismo

Kanban le permite utilizar el método junto con los flujos de trabajo, sistemas y procesos establecidos sin poner en peligro lo que existe. El enfoque reconoce que los procedimientos, las funciones, las obligaciones y los títulos existentes tienen valor y, en general, merecen ser conservados. Naturalmente, señalará los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar las modificaciones para que sean lo menos perturbadoras posible.

Método 2: Acepte trabajar para lograr pequeños cambios graduales

El objetivo del enfoque Kanban es minimizar la resistencia. Utiliza mecanismos de colaboración y retroalimentación para fomentar las modificaciones continuas, poco incrementales y evolutivas del proceso de producción existente. Suele haber una reacción de miedo o incertidumbre cuando se trata de cambios radicales.

Método 3: Fomentar las acciones de liderazgo a todos los niveles

Todos los niveles de liderazgo se forman y mejoran a través de las percepciones y acciones cotidianas de las personas. Cada observación compartida desarrolla una mentalidad de mejora continua (Kaizen) que ayuda a los equipos, departamentos y empresas a alcanzar su máximo potencial.

Principios de prestación de servicios

Kanban fomenta una mentalidad orientada al servicio. Le pide que conozca a fondo las demandas de sus clientes y desarrolle una red de servicios en la que los individuos se autoorganicen en torno a sus tareas.

Método 4: Centrarse en lo que el cliente necesita y desea

El valor para el consumidor debe ser el objetivo de toda empresa. La principal prioridad de toda empresa debe ser comprender las demandas y expectativas de sus clientes para prestar servicios de calidad con un beneficio adecuado.

Método 5: Organizar el trabajo

Gestione el trabajo en su red de servicios para permitir que las personas se autoorganicen en torno al trabajo. Puede centrarse en los resultados previstos sin distraerse con la microgestión de los proveedores de servicios.

Método 6: Revisar periódicamente la red de servicios

Un enfoque orientado al servicio, una vez establecido, requiere una reevaluación periódica para fomentar una mentalidad de atención al cliente. Kanban fomenta la mejora de los resultados mediante la supervisión de la red y la evaluación de las normas de trabajo existentes.

Las 6 reglas de Kanban

Para que Kanban tenga éxito, cada organización debe seguir cuidadosamente las seis reglas prácticas. Estos son los seis principios básicos de Kanban.

Regla 1: Visualizar el flujo de trabajo

Los tableros kanban le ayudan a visualizar el flujo de trabajo de su empresa. Su tablero debe reflejar su proceso de trabajo actual y permitirle seguir su progreso fácilmente.

Regla 2: Limitar el trabajo en curso (WIP)

Limitar el trabajo en curso ayuda a los equipos a centrarse en la tarea que tienen entre manos y a evitar la multitarea. Al limitar el número de tareas en las que puede trabajar cada miembro del equipo en un momento dado, su equipo se mantendrá centrado.

Regla 3: Optimizar el flujo de trabajo

El objetivo de Kanban es optimizar el flujo de trabajo eliminando los cuellos de botella y los residuos. Identificar y abordar estos problemas puede ayudar a mantener el flujo de trabajo sin problemas.

Regla 4: Hacer explícitas las políticas de los procesos

Kanban le pide que haga explícitas todas las políticas del proceso. La asignación de tareas, la priorización del trabajo y la toma de decisiones están implicadas. Dejar claras estas políticas puede ayudar a los miembros del equipo a entender las expectativas y evitar confusiones.

Regla 5: Bucle de retroalimentación

Kanban incluye un bucle de retroalimentación para ayudar a los equipos a identificar y abordar los problemas rápidamente. Ayuda a garantizar que los problemas se traten con prontitud y a evitar interrupciones en el flujo de trabajo.

Regla 6: Colaborar

Kanban es un enfoque de colaboración, y para que su aplicación tenga éxito es necesario que todos los miembros del equipo lo acepten. Trabajar juntos puede ayudar a garantizar el éxito de Kanban en su organización.

Beneficios de Kanban

La mejora continua y la mayor visibilidad del trabajo son las principales razones para adoptar Kanban. Algunos de los beneficios que han reportado quienes han implementado Kanban incluyen:

Mayor visibilidad del flujo

El concepto básico de Kanban es visualizar todas las tareas de uno. Como resultado, el tablero Kanban se convierte en un centro de información donde todos están en la misma página. Cada trabajo tiene su propio conjunto de funciones, que son siempre visibles, por lo que no hay secreto sobre todo el proceso. Todos los miembros del equipo pueden ver la actividad o la aventura en tiempo real.

Mejora de la velocidad de entrega

Kanban permite a los gestores de proyectos supervisar y evaluar la distribución del trabajo de varias maneras. Las etapas, en las que las tareas han pasado la mayor parte del tiempo, son fáciles de detectar con una visión clara de los elementos de trabajo completados para una duración específica. Los cuellos de botella son sencillos de identificar, ya que los equipos pueden abordar estos problemas para mejorar su proceso y, en consecuencia, su ritmo de entrega.

Alineación entre los objetivos empresariales y la ejecución

La aplicación de los procesos Kanban puede mejorar el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización, incluyendo la promoción de la transparencia, el fomento de la retroalimentación y las reuniones periódicas de revisión. La alineación entre el plan estratégico de una empresa y su aplicación le permite ser más ágil. Permite a los empleados de los equipos ajustarse a la evolución de las demandas del mercado o de los consumidores.

Mejora de la previsibilidad

Las métricas de flujo le ayudarán a analizar su proceso en profundidad una vez que haya creado un tablero Kanban y haya empezado a recopilar elementos de trabajo en él. Puede mostrar el tiempo que pasan las tareas en su flujo de trabajo (tiempo de ciclo). Entender la consistencia de su tasa de entrega (rendimiento) le ayudará a hacer predicciones y decisiones más precisas basadas en datos pasados.

Mejora de la capacidad de gestión de la escala y las dependencias

La técnica subyacente de visualización de Kanban se aplica igualmente a la asignación y gestión de las dependencias. Trazar un mapa de las relaciones actuales y controlar el flujo entre ellas es el primer paso que puedes dar ahora mismo. El control de las dependencias le permite ver lo que ocurre dentro de un flujo de trabajo y cómo mejorarlo. Por el contrario, permite una total transparencia en cuanto a la gestión estratégica y las conexiones de los equipos.

Mayor satisfacción del cliente

Basado en el sistema pull, el método Kanban implica que el trabajo se realiza cuando se necesita. Dicho de otro modo, Kanban le orienta a reducir el despilfarro trabajando sólo en las tareas que son necesarias en ese momento. Además, utilizando métodos de visualización y estableciendo límites de trabajo en el procedimiento, puede asegurarse de que la conclusión satisface las necesidades de sus clientes.

Uso de herramientas para la gestión de proyectos

El tablero kanban y la tarjeta kanban son dos herramientas kanban comúnmente utilizadas en la gestión de proyectos. A continuación, exploraremos cada uno de ellos con más detalle.

Tablero Kanban

Los tableros kanban muestran visualmente el estado de sus tareas como parte de su flujo de trabajo. Esta herramienta le ayuda a estar al tanto de sus tareas y a seguir su progreso. Los equipos pueden utilizar los siguientes componentes para gestionar sus flujos de trabajo en los tableros Kanban.

• Tarjeta
• Columnas
• Swimlanes
• Límites del WIP

Existen dos tipos de tableros kanban: tableros físicos y tableros digitales.

Tarjeta Kanban

Una tarjeta Kanban es una tarjeta física o virtual que contiene información sobre una tarea, como el título, la descripción, la fecha de vencimiento y la persona responsable. El término deriva del término japonés, Kanban, una tarjeta visual (kan) (ban). Es un elemento esencial del método Kanban para supervisar el progreso de la actividad junto con un tablero Kanban.

Las tarjetas kanban también pueden ser tarjetas físicas o digitales.