Gemba Walk: Bedeutung, Ablauf und Beispiele

Was ist ein Safety Gemba Walk?

Ein Gemba Safety Walk ist eine in die Gemba-Methode integrierte Sicherheitsbegehung. Bei dieser liegt der Schwerpunkt auf der kontinuierlichen Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz. Dies erfolgt durch Beobachtung der täglichen Arbeitsabläufe und der Ermittlung von Möglichkeiten, diese sicherer zu gestalten.

Während ein typischer Sicherheitsrundgang darauf abzielt, die Einhaltung von Sicherheitsstandards zu gewährleisten, konzentriert sich ein Safety Gemba Walk auf die Suche nach Möglichkeiten, um die Sicherheit am Arbeitsplatz kontinuierlich zu verbessern .

Was ist ein Virtual Gemba Walk?

Ein virtueller Gemba Walk, auch Remote Gemba Walk genannt, wird aus der Ferne mit Hilfe von Kommunikationstools wie Videokonferenzen durchgeführt. Virtuelle Gemba Walks erlangten weltweite Popularität, als eine große Zahl von Arbeitnehmern anfing, von zu Hause aus zu arbeiten. Dies geschah, wie wir alle wissen, um die gesundheitlichen Risiken während der COVID-19-Pandemie zu mindern.

Virtuelle Gemba Walks werden in der Regel über Videogespräche, Online-Diskussionen in Fokusgruppen und Shadowing-Übungen durchgeführt. Bei letzteren teilt ein Mitarbeiter seinen Bildschirm während der Arbeit und ein Vorgesetzter beobachtet ihn, um Fragen zu stellen, wenn er es für angebracht hält. Dadurch sind Gemba Walks in diesem Szenario möglich, ohne dass Beobachter und Mitarbeiter physisch an einem Ort und in unmittelbarer Nähe sein müssen.

Warum sind Gemba Walks wichtig?

Ob vor Ort oder aus der Ferne. Ob mit oder ohne Sicherheitsaspekt. Gemba Walks sind wichtig, weil sie es Managern und Führungskräften ermöglichen, sich ein Bild von den tatsächlichen Prozessen auf betrieblicher Ebene zu machen. Gemba Walks tragen dazu bei, falsche Annahmen über die Belegschaft zu beseitigen und Veränderungen mit nachhaltiger positiver Wirkung herbeizuführen.

Die von Toyota entwickelten Gemba Walks unterstützen Unternehmen dabei, ihre Bemühungen um kontinuierliche Verbesserungen der Arbeitsprozesse aufrechtzuerhalten. Sowie die Diskrepanz zwischen der Vision der Unternehmensleitung und der Umsetzung von dieser im Betrieb zu beseitigen.

Vorteile eines Gemba Walks

Ein Gemba Walk ist eine hervorragende Gelegenheit, um gute Ideen, Feedback, Beschwerden und Probleme am Arbeitsplatz zu behandeln. Abgesehen davon, dass man sich dorthin begibt, wo die eigentliche Arbeit stattfindet, und proaktiv mit den Mitarbeitern in Kontakt tritt, besitzt ein solcher noch viele weitere Vorteile. Die wichtigsten von diesen haben wir Ihnen im Folgenden aufgelistet:

• Nachweis des Engagements des Managements für die berufliche Entwicklung.
• Steigerung der Arbeitsmoral der Mitarbeiter, da Sie sich um ihre Meinung kümmern und ihre Arbeit schätzen.
• Einführung von Änderungen, die von den Arbeitnehmern leichter angenommen werden, da sie von diesen selbst vorgeschlagen wurden.
• Eine Kultur der Offenheit, Zusammenarbeit und Teamgeist etablieren.
• Rationalisierung von Abläufen auf verschiedenen Unternehmensebenen, um Zeit und Geld zu sparen.

Wie Sie einen Gemba Walk durchführen

Auch wenn die Prozesse in jedem Unternehmen unterschiedlich sind, können Sie sich, um, einen Gemba Walk durchzuführen, an diesen grundlegenden Schritten orientieren:

1. Informieren Sie das zu beobachtende Team oder den zu beobachtenden Mitarbeiter im Vorhinein
   Es ist ideal, wenn das Team oder die Mitarbeiter, die beobachtet werden sollen, im Voraus über den Gemba Walk informiert werden. Ebenso sollten Sie Ihnen den Grund für die Durchführung mitteilen – nämlich um die Arbeit effizienter zu gestalten und den Output zu maximieren. Dies trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und ihre gewohnte Routine natürlicher ausführen können. Dadurch erhalten Sie als Beobachter einen authentischen Einblick in das, was tagtäglich vor Ort geschieht.
2. Bereiten Sie die Fragen vor, um die gewünschten Informationen zu erhalten
   Beim Gemba Walk geht es darum, Prozesse und Mitarbeiter zu beobachten, sowie die richtigen Fragen zu stellen, die zu einem besseren Verständnis der Abläufe führen. Mit dem Ziel der Verbesserung im Hinterkopf kann der Beobachter vor dem Gemba Walk Fragen vorbereiten und Techniken wie die 5 Why’s anwenden, um relevante Informationen zu erhalten.
3. Nur beobachten, nicht einmischen
   Ziel ist es, zu beobachten und Informationen zu sammeln. Nicht aber, während des eigentlichen Gemba Walks etwas an Ort und Stelle zu ändern. Das Letzte, was wir wollen, ist, dass der Eindruck entsteht, dass die Mitarbeiter während eines Gemba Walk kritisiert werden. Dies trägt dazu bei, Vertrauen aufzubauen und Unbehagen bei den beobachteten Mitarbeitern zu vermeiden. Nur so wird die Vorstellung verstärkt, dass der Gemba Walk tatsächlich der Beobachtung dient, um Prozesse zu verbessern. Und nicht der Kontrolle und Kritik.
4. Beobachtungen aufzeichnen
   Es kann nicht oft genug betont werden, wie wichtig die Aufzeichnungen bei Gemba Walks sind, da jede nachfolgende Verbesserung auf diesen Notizen beruht.

Gemba-Walk-Prozess

Der Gemba Walk ist zweifelsohne eines der wichtigsten Prinzipien von Kaizen – der japanischen Philosophie und Methodik der kontinuierlichen Verbesserung. Ein wichtiger Schritt im Gemba-Walk-Prozess ist es, darauf zu achten, dass die gesammelten Informationen regelmäßig nachverfolgt werden, um die Dinge auf Kurs zu halten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie einen Gemba Walk optimal durchführen. Außerdem erhalten Sie hilfreiche Tipps und Empfehlungen für einen effektiven Gemba-Walk-Prozess:

1. Priorisierung von Bereichen mit KPI-Lücken
   Durch Gemba Walks lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten leichter erkennen. Setzen Sie Prioritäten und heben Sie die Bereiche hervor, die am ehesten Aufmerksamkeit erfordern. Sammeln Sie Daten anhand von Verbesserungsplänen als Grundlage. Legen Sie außerdem fest, wo Ihre Zielbereiche oder Zielprozesse liegen.

2. Digitale Checklisten verwenden
   Digitale Checklisten sind wirksame Instrumente für eine effiziente Datenerfassung. Der Hauptgrund für die Durchführung von Gemba Walks ist die Beobachtung und Aufzeichnung von Eindrücken. Gemba-Walk-Checklisten können als Leitfaden dienen, um sicherzustellen, dass alle Punkte beobachtet, gefragt und aufgezeichnet werden. Sie können diese Checklisten in weiterer Folge auch in anderen Bereichen verwenden. Beispielsweise bei der Durchführung von Sicherheitsinspektionen, 5S-Audits und vielem mehr.

3. Planen Sie Ihren Gemba Walk
   Führen Sie niemals einen Gemba Walks ohne Vorbereitung durch. Die Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise unwohl und denken, dass sie etwas falsch gemacht haben. Planen Sie Ihre Gemba Walks und informieren Sie die beteiligten Arbeitnehmer im Vorhinein darüber. Es ist ideal, einmal pro Woche in jeder Abteilung einen Gemba Walk von etwa 45 Minuten Dauer durchzuführen.

4. Stellen Sie die richtigen Fragen
   Das Stellen der richtigen Fragen während des Gemba Walk führt zu einer interaktiven Sitzung mit den Mitarbeitern und trägt zum Aufbau einer positiven Beziehung zwischen Management und Mitarbeitern bei. Man erfährt, wo die Lücken sind, indem man die richtigen Fragen stellt. Überprüfen Sie den Status von Prioritäten und Aktionsplänen. Sowie des Weiteren, ob diese effizient sind, um bestimmte KPIs und Verbesserungsziele zu erreichen.

5. Notizen und Fotos anfertigen
   Schreiben Sie Ihre Ergebnisse auf und visualisieren Sie sie, indem Sie Fotos von dem machen, was Sie gesehen haben. Dadurch sind Sie eher in der Lage, sich auf Diskussionen und Überlegungen zu konzentrieren. Vor allem aber können Sie auf diese Weise Muster erkennen, die eine spätere Überarbeitung der Maßnahmen möglich machen.

6. Seien Sie ein Lernender und zeigen Sie Respekt
   Manager und Führungskräfte müssen bei der Durchführung von Gemba Walks die richtige Einstellung an den Tag legen. Denken Sie daran, dass es hier um den Prozess und nicht um den Arbeitnehmer geht. Vermeiden Sie es, Vorschläge zu machen oder Ihre persönlichen Ansichten mitzuteilen. Seien Sie im Gegenteil aufmerksam und bereit neue Erkenntnisse von Ihren Mitarbeitern zu erfahren. Geben Sie positives Feedback für gut gemachte Arbeit.

7. Versammeln Sie das Team und diskutieren Sie 
   Nach dem Gemba Walk sollten Sie nachfassen und mitteilen, was Sie gelernt haben. Legen Sie das Hauptaugenmerk auf sofort umsetzbare Maßnahmen und Lösungen. Dies ist die Phase, in der Pläne zur Prozessverbesserung konkretisiert werden. Entscheiden Sie, welche Prozesse beibehalten und welche überarbeitet werden sollen.

Wie lange sollte ein Gemba Walk dauern?

Zwar gibt es noch keinen Konsens unter den Betriebswirtschaftsexperten, aber eine vernünftige Dauer könnte bei 15 bis 45 Minuten pro Einheit oder Abteilung liegen. Ein Gemba Walk von dieser Länge kann ausreichen, um Fragen zu stellen und diese weiterzuverfolgen, die Erkenntnisse der Mitarbeiter zu dokumentieren und Verbesserungspotential zu erkennen.

Mit Hilfe von einem kostenlosen Gemba-Walk-Template, das leicht angepasst und auf jedem mobilen Gerät verwendet werden kann, können Sie die Gemba Walks in Ihrem Unternehmen noch effizienter gestalten.

Wie oft sollten Sie einen Gemba Walk durchführen?

Die Häufigkeit eines Gemba Walk hängt von den Unternehmenszielen, der Teamgröße, den Duchführenden sowie den erwarteten Ergebnissen ab. Wenn es beispielsweise eines Ihrer Unternehmensziele ist, die Qualitätsziele durchgängig zu 100% zu erreichen, dann könnten Sie in Erwägung ziehen, Gemba Walks häufiger als die Branchenstandards durchzuführen. Sprich anstatt lediglich vierteljährlich oder monatlich sogar wöchentlich.

Ebenso können große Unternehmen häufiger Gemba Walks durchführen als kleine und mittlere, da es üblichweise eine größere Anzahl von Bereichen gibt, die verbessert werden müssen. Es hängt auch davon ab, wer einen Gemba Walk durchführt. So kann ein Niederlassungsleiter öfter zum Gemba gehen als ein Betriebsleiter.

Einer der wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Häufigkeit von Gemba Walks sind wahrscheinlich die Ergebnisse. Die Analyse der Ergebnisse nach der Anwendung spezifischer Verbesserungen kann dem Unternehmen dabei helfen, die Häufigkeit des Gemba Walk anzupassen, um eine optimale betriebliche Effizienz zu erreichen.

Fragen für den Gemba Walk

Das Stellen der richtigen Fragen ist einer der wichtigsten Schritte im Gemba-Walk-Prozess. Um einen effektiven Gemba Walk zu gewährleisten, sollten sich die Duchführenden vorbereiten, indem sie zuerst gut formulierte Fragen in einer Gemba-Walk-Checkliste zusammenstellen.

Um sie danach lösungsorientiert zu stellen, anstatt nach einem Schuldigen zu suchen. Im Folgenden finden Sie mögliche Fragen für einen Gemba Walk:

• Wofür sind Sie zuständig?
• Wie lässt sich diese Aufgabe mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen?
• Was ist der Standard für diese Aufgabe?
• Wie haben Sie gelernt, diese Aufgabe zu erledigen?
• Warum machen Sie diese spezielle Aufgabe so?
• Wenn es nach Ihnen ginge, wie würden Sie diese Aufgabe erledigen?
• Was geschieht, wenn Geräte, Werkzeuge oder Materialien nicht verfügbar sind?
• Warum muss diese Aufgabe Ihrer Meinung nach effektiv erledigt werden?
• Wie könnten Sie noch besser dazu beitragen, Hindernisse für eine hochwertige Produktion zu beseitigen?
• Welche anderen Fragen hätte ich Ihrer Meinung nach stellen sollen?

Wie Sie einen Gemba Walk effektiv durchführen

Eine der am häufigsten gestellten Fragen zu Gemba Walks ist, ob die Methode zur Prozessverbesserung wirklich effektiv ist. Im Folgenden haben wir Ihnen einen Vergleich zwischen einem effektiven Gemba Walk und einem schlecht durchgeführten (und daher ineffektiven) zusammengestellt:

Effektiver Gemba Walk	Ineffektiver Gemba Walk
Durchführung der Beobachtung von Arbeitnehmern am tatsächlichen Arbeitsplatz.	Annahmen treffen oder Informationen sammeln, während man sich in einem Konferenz- oder Besprechungsraum befindet.
Beobachtungen und Notizen zu den durchgeführten Prozessen machen.	Beurteilung der Arbeit der Mitarbeiter und überlegen, was an allem, was falsch ist, korrigiert werden sollte.
Einblicke von Arbeitnehmern erhalten und daraus lernen.	Fehlersuche statt Prozessbeobachtung.
Fragen, welche Ansätze und Methoden gut funktionieren und welche verbessert werden müssen.	Persönliche Meinung und Vorurteile.

Was bewirkt der Gemba Walk?

Der Gemba Walk soll nicht nur ein Prozess der Datenerfassung sein, sondern vor allem eine effektive Initiative zur Förderung der Teamarbeit. Die Durchführung von Gemba Walks hilft dabei, herauszufinden, was tatsächlich am Arbeitsplatz passiert. Und welche Prozesse dabei nicht gut funktionieren.

Letztendlich führt dies zu einer verbesserten Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, da sie gemeinsam Dinge lernen, die für die Erreichung der Unternehmensziele von großem Wert sind.

Gemba-Walk-Beispiele

Nur weil Unternehmen von einem Gemba Walk profitieren und die Ergebnisse maximieren wollen, heißt das nicht, dass sie dies erreichen können, indem sie tagein, tagaus gedankenlos „Gemba Walks“ absolvieren. Das Management sollte keinen Gemba-Walk um des Gemba-Walks willen machen.

Dr. W. Edwards Deming, einer der weltweit führenden Experten für Qualitätsmanagement, sagte dass „Management by walking around“ kaum jemals effektiv ist. Das liegt daran, dass jemand aus dem Management, der einfach nur im Betrieb herumläuft, kaum eine Ahnung hat, welche Fragen er stellen soll. Und somit in der Regel an keiner Stelle lange genug innehält, um die richtigen Antworten zu bekommen.

Hier finden Sie einige Beispiele aus der Praxis für effektive Gemba Walks und die Ergebnisse, die sie in Unternehmen erzielt haben:

Gemba Walk Beispiel 1: Der unermessliche „weiche“ Wert

• Jeden Tag um 9 Uhr geht die ranghöchste Person in einer Einrichtung, ein Vizepräsident, zusammen mit dem nationalen Vertriebsleiter, dem Fertigungsleiter, den Produktionsleitern, dem Versandleiter, dem Produktionsplaner, dem Einkaufsleiter, dem Personalleiter sowie der internen Lean-Gruppe eine Runde durch das Unternehmen.
• Wenn eine Diskussion an einer Tafel länger als drei Minuten dauert, wird ein Verantwortlicher zugewiesen, der eine Sitzung koordiniert oder eine Überprüfung des Themas einleitet.
• Die Mitarbeiter an den einzelnen Standorten nehmen an dieser teil. So sind alle Teile des Unternehmens in den Kreislauf eingebunden und jeder kann seinen Beitrag leisten, wenn Probleme auftreten.
• Infolgedessen haben sich die direkten Kommunikationswege enorm verbessert, da die Mitarbeiter täglich aus erster Hand von der Unternehmensleitung über die Vorgänge in der Organisation informiert wurden.
• Außerdem wussten die Mitarbeiter, dass die Führungskräfte an ihnen und ihrer Arbeit interessiert waren. Sie erlebten, wie ihre Führungskräfte Probleme erkannten und Maßnahmen zu deren Lösung ergriffen. (Quelle)

Gemba Walk Beispiel 2: Ein weit verbreitetes Bürophänomen

• Ziel des Gemba Walk war es, die Vorlaufzeit für die Umwandlung eines Angebots in einen bestätigten Auftrag zu verkürzen.
• Der Rundgang begann mit der Beobachtung der Kundendienstabteilung – dem Ort, an dem der Auftragseingang erfolgt.
• Das Team beobachtete, dass Kundendienstmitarbeiter in siebzig Prozent der Fälle unterbrochen wurden, während sie ein Angebot in einen Auftrag umwandelten und diesen in das Vertriebssystem eingaben. Sie stellten auch fest, dass sie zwei- bis viermal so lange brauchten, um die Auftragserfassung abzuschließen, wenn sie unterbrochen wurden.
• Es bildeten sich Muster im Prozess heraus, aber indem sich alle Beteiligten zusammensetzten, wurde ein Standardarbeitsplan zusammen mit einem Plan für Cross-Training entwickelt.
• Nach diesem Gemba Walk gelang es dem Team, die Durchlaufzeit innerhalb eines Monats um 75 % zu verkürzen und dies auch im folgenden Jahr beizubehalten. (Quelle)

Gemba Walk an Ihrem Arbeitsplatz

Sorgfältig geplante und genauso gut durchgeführte Gemba Walks können Geschäftsprozesse kontinuierlich optimieren und die Qualität der Arbeit verbessern. Mit Hilfe eines Gemba-Walk-Tools wie z. B. SafetyCulture (vormals iAuditor) können Sie die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse überall in Ihrem Unternehmen und jeden Tag effizient vorantreiben. Starten Sie noch heute mit SafetyCulture (iAuditor) – einer einfach zu bedienenden Plattform für betriebliche Spitzenleistungen. Fordern Sie hier Ihren kostenlosen 30-Tage-Premium-Test an !