¿Cuál es el significado de PDCA?
El método PDCA o Plan-Do-Check-Act es un método cíclico de cuatro pasos y de resolución de problemas que las organizaciones utilizan para la mejora continua de los procesos. Cada una de las etapas del ciclo PDCA contribuye al objetivo de identificar qué procesos empresariales funcionan y cuáles deben mejorarse. Este enfoque metódico también se utiliza para evitar errores recurrentes en las operaciones.
El ciclo PDCA fue presentado inicialmente por el Dr. Walter Andrew Shewhart en 1939. Ms tarde, en la dcada de 1950, el Dr. William Edwards Deming lo refin y populariz para asistir a las organizaciones en la obtencin de mejoras continuas y en el control de la calidad de sus procesos. Este ciclo, conocido tambin como la Rueda de Deming, se ha convertido en una herramienta estratgica ampliamente adoptada por empresas y organizaciones de diversos sectores.
El ciclo PDCA, que se compone de cuatro etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, proporciona un enfoque estructurado para la resolucin de problemas y la implementacin de mejoras. Al seguir este ciclo, las organizaciones pueden identificar reas de mejora, probar soluciones a pequea escala, evaluar los resultados y estandarizar los cambios exitosos. Este enfoque iterativo no solo facilita la mejora continua, sino que tambin promueve una cultura de aprendizaje y adaptacin constante dentro de la organizacin.
Etapas del ciclo PDCA
El proceso PDCA consta de cuatro etapas (tambin conocidas como pasos PDCA): Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar. Su objetivo es resolver los problemas y aplicar el cambio de forma metdica. Entonces, cul es el papel de cada etapa en todo el ciclo?
El ciclo PDCA objetivo | SafetyCulture
Planificar
En primer lugar, tenga en cuenta que esta etapa es la columna vertebral de todo el ciclo, por lo que debe ser lo ms completa y detallada posible.
Describa especficamente el problema a resolver y exponga por qu es importante abordarlo. Discuta los objetivos y cree metas inteligentes, medibles, alcanzables, relevantes y de duracin determinada(SMART) con las que estn de acuerdo los miembros de su equipo y las partes interesadas. Aparte de eso, el final de esta etapa debe materializarse en un plan integral que responda a preguntas de construccin de informacin como:
- Cul es la causa del problema?
- Cules son las normas y procedimientos actuales relativos al proceso especfico?
- Qu recursos se necesitan para aplicar los cambios propuestos?
- Cules son los posibles obstculos para alcanzar los objetivos del proyecto?
- Qu medidas deben adoptarse para resolver el problema?
- Cul es el calendario/plazo ideal para completar la implantacin?
- Cules son los criterios para que el proyecto se considere un xito?
Esencialmente, todos los elementos que intervienen en el proyecto deben ser declarados y planificados en esta fase antes de pasar a la siguiente.
Hacer
Ya que ha identificado las posibles soluciones al problema en la primera etapa, Hacer es la parte en la que las ejecutar. Aplicar los cambios pero slo a pequea escala o en un entorno controlado como un departamento especfico, un proyecto o slo con un grupo demogrfico concreto.
Esto es para asegurar que si alguna vez los cambios fueron inefectivos o si resultaron en un impacto negativo para su proceso o negocio, no habr mucho dao que tratar y se usaron recursos mnimos.
Despus de las pruebas iniciales, rena todos los datos pertinentes para demostrar si las posibles soluciones reconocidas han funcionado o no.
Consultar
Esta es la etapa de anlisis: con los datos de la etapa anterior, evale la eficacia de las soluciones aplicadas. Comprelos con los criterios de xito incluidos en la fase de planificacin.
Evaluar si el resultado es ya satisfactorio y las soluciones funcionan ya de acuerdo con el objetivo, o si necesitan ms mejoras para alcanzar el objetivo general.
Si es necesario realizar ms ajustes, vuelve a la primera fase -Planificar- y prueba otras alternativas que creas que podran funcionar para resolver el problema. Sin embargo, si se considera un xito, ahora puede pasar a la siguiente fase, Actuar.
Actuar
Una vez que haya reconocido la eficacia de las soluciones, Actuar es la etapa en la que las implementar completamente como parte de su proceso empresarial.
Para lograr continuamente resultados mayores y ms estandarizados, ser til abordar tambin las siguientes cuestiones:
- Qu recursos se necesitan para aplicar con xito las soluciones?
- Sera necesaria la formacin para aplicar las soluciones desarrolladas?
- Qu otras oportunidades se pueden aprovechar al mximo?
- Existe la posibilidad de medir los resultados con mayor precisin?
El mtodo PDCA es una herramienta sencilla pero poderosa que le da la opcin de repetir el ciclo si cree que las soluciones an pueden mejorarse. En algunos casos, puede ser necesario volver a pasar por las cuatro etapas si hay factores o cambios que puedan afectar al funcionamiento de las soluciones aplicadas.
Importancia
El ciclo PDCA es uno de los mtodos ms utilizados para controlar los sistemas de gestin de la calidad y es aplicable a normas internacionales como la ISO 9001, la ISO 45001 y la ISO 27001. Permite a las organizaciones recopilar informacin relevante y utilizarla como base bien fundamentada antes de decidir si seguir adelante con el plan o mejorarlo. Mediante este mtodo basado en datos, las organizaciones pueden trabajar para mejorar continuamente sus procesos, productos y servicios.
El enfoque continuo del PDCA tambin ofrece oportunidades de ahorro de tiempo al detectar los errores en una fase temprana del proyecto. Esto ayuda a reforzar la eficacia del ciclo y a eliminar los elementos inefectivos hasta que se identifique una solucin ideal.
Adems, el ciclo PDCA es verstil: puede utilizarse en todos los sectores, en las grandes empresas e incluso en equipos o departamentos especficos de una compaa.
Ejemplo segn lasetapas del ciclo PDCA
A continuacin se muestra un ejemplo de cmo utilizar el ciclo PDCA :
Escenario: Una empresa de suministros para automviles est experimentando problemas de servicio al cliente causados por retrasos en el envo de productos. El responsable de la cadena de suministro eligi el mtodo PDCA calidad para identificar soluciones y evitar que se produzca el mismo contratiempo en el futuro.
| Plan | Identificar el problema: Tres clientes experimentaron un retraso de dos semanas antes de recibir los productos que nos pidieron. Dos de ellos pidieron una caja de espejos retrovisores, mientras que el otro pidi cinco bateras nuevas. El objetivo de este ciclo es comprender la causa del retraso y evitar que se repita y que nuestros clientes tengan una mala experiencia. |
| Observar: Debido a ello, recibimos una queja de los clientes diciendo que el retraso tambin caus un contratiempo en sus operaciones. Hemos hecho un gran descuento a los clientes para compensar lo ocurrido. No hay malas crticas (hasta ahora). | |
| Analizar: Hicimos una investigacin y descubrimos que la causa del retraso era una demora inesperada de nuestro proveedor para las piezas del vehculo especificadas. Las instalaciones de nuestro proveedor estn situadas en Texas y recientemente sufrieron un fuerte cicln que tambin interfiri en su produccin. | |
| Plan de accin: El plan de accin principal para esto es encontrar un proveedor alternativo que pueda suministrarnos los productos mencionados en caso de que algo as vuelva a suceder o en caso de emergencias.
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| Hacer | Ejecutar: Hemos enviado una solicitud de propuesta (RFP) a posibles proveedores alternativos y hemos filtrado las opciones en funcin de nuestros requisitos establecidos. |
| Consultar | Verifica:
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| Actuar | Estandarizar: Ahora que hemos podido resolver este problema con esta solucin, vamos a aplicarla completamente en nuestros otros productos. Busque alternativas y tenga en cuenta los factores especificados en este ciclo. |
Basndose en el uso del ciclo PDCA realizado para resolver el problema existente, la solucin identificada e implementada fue efectiva. La empresa de suministro de automviles dispone ahora de un recurso en caso de que se observe un retraso en la produccin. Tambin podran evitar que casos como este afecten a sus propios clientes, que es el principal objetivo del plan.
Controlar el ciclo PDCA con SafetyCulture (antes iAuditor)
El ciclo PDCA implica mucha informacin, cambios y actualizaciones por uso. Debe ser racionalizado para facilitar el seguimiento y servir a su propsito de documentacin mediante el almacenamiento de todos los datos relevantes en un espacio accesible.
SafetyCulture de SafetyCulture es una herramienta digital que los responsables de la industria pueden utilizar para supervisar los ciclos PDCA en diversos sectores. Con SafetyCulture (iAuditor), puedes hacer un seguimiento regular de tu progreso y tambin hacer lo siguiente:
- Cree su propio ciclo de resolucin de problemas utilizando plantillas PDCAde calidad preexistentes, o personalice su propia plantilla de acuerdo con las necesidades de su negocio e industria.
- Almacene toda su informacin en un espacio seguro y controle visualmente las tendencias de cada ciclo mediante el panel de control de Analytics.
- Programe revisiones peridicas del ciclo y reciba una notificacin automtica.
- Mejore an ms sus procesos creando acciones o informando de los problemas reconocidos.
- Genere informes PDCA y comprtalos con su equipo mediante PDF o correos electrnicos.
Pruebe SafetyCulture de forma gratuita.
Preguntas frecuentes sobre el ciclo PDCA
La principal diferencia entre ambos radica en sus etapas de Verificación (Check) y Estudio (Study). Mientras que PDCA se utiliza para evaluar generalmente la efectividad de un cambio en un proceso, PDSA ofrece un enfoque más exhaustivo, utilizando métodos analíticos para validar el impacto del cambio. PDCA es comúnmente utilizado por empresas y organizaciones, mientras que PDSA se maximiza en entornos de atención médica.
El ciclo PDCA se utiliza mejor cuando es necesario implementar y mejorar continuamente un proceso, producto o servicio. También puede ser beneficioso para las organizaciones cuando se introduce un cambio nuevo en los procesos diarios. PDCA es particularmente efectivo en situaciones donde la resolución estructurada de problemas y el perfeccionamiento iterativo son cruciales para lograr los resultados deseados.
Aunque el PDCA no es específico de Lean o Six Sigma, es una herramienta clave utilizada en ambas metodologías para impulsar la mejora de la calidad y la optimización de procesos.
