Productos
Soluciones
Recursos
Obtenga respuestas a las siguientes preguntas: ¿Qué se entiende por una buena documentación? ¿Para qué sirve una buena documentación? ¿Cuáles son los principios de una buena documentación?
Publicación 19 Jun 2023
Las buenas prácticas de documentación son un conjunto de buenas prácticas de documentación y mantenimiento de registros. Su objetivo es preservar la integridad de los datos de los documentos y registros importantes, y también puede servir de guía sobre cómo registrar la información y almacenar los datos de forma adecuada.
Incluso fuera del sector farmacéutica y fabricación industrias, las buenas prácticas de documentación y registros es fundamental para el funcionamiento de su empresa. Mantener la siguiente información en orden le ayudará a gestionar su negocio de forma más eficiente:
El objetivo de las buenas prácticas de documentación es garantizar que las empresas y organizaciones dispongan de buenos datos o de datos atribuibles, legibles, contemporáneos, originales y precisos (ALCOA).
Los datos son increíblemente poderosos y los buenos datos te permiten:
Pero, ¿cómo se obtienen estos beneficios? Siga los principios ALCOA que conforman la integridad de los datos y son la piedra angular de las buenas prácticas de documentación. Cada principio se analiza en detalle a continuación.
Cada letra del acrónimo ALCOA corresponde a una característica de los buenos datos. Estas características son los principios de las buenas prácticas de documentación.
Principios de alcoa | SafetyCulture
Qué es: Atribuible significa que se sabe de dónde proceden los datos (quién los ha registrado).
Cómo aplicar el principio:
Qué es: Legible significa que los datos son fácilmente legibles y comprensibles.
Qué es: Contemporáneo significa que los datos son actuales (aplicables en el momento de su acceso) y se registran en tiempo real (no hay retraso entre la generación de datos y su registro).
Cómo aplicar este principio:
Por documento
Datos dentro de cada documento
Fecha de creación
Fecha de grabación
Fecha de revisión
Fecha de la corrección
Efectivo por
Qué es: Original significa que los datos, una vez grabados, no pueden ser editados, alterados o borrados.
Qué es: Precisión significa que se puede confiar en que los datos son verdaderos, válidos y correctos.
Se discutirán dos tipos de ejemplos de buenas prácticas de documentación. El primer conjunto de ejemplos de buenas prácticas de documentación ilustra su importancia y por qué debe seguirlas. La segunda serie de ejemplos muestra cómo son las buenas prácticas de documentación en la práctica y le ayudará a comprender mejor los principios ALCOA.
Escenario: Una autoridad reguladora tiene algunas preguntas de seguimiento para una empresa que recientemente ha presentado pruebas de su cumplimiento de una normativa.
Tipo de información: Pruebas de cumplimiento
Principio: Atribuible
Siguió: Dado que la empresa sabe inmediatamente quién ha registrado los datos de cumplimiento, puede pedir más información a esa persona e incluso hacer que responda directamente a las preguntas de seguimiento de la autoridad reguladora. La autoridad reguladora puede confirmar que la empresa cumple al 100% la normativa.
No se sigue: Dado que los registros presentados como prueba de cumplimiento no identifican a la persona responsable de crearlos, la empresa tiene dificultades para encontrar más información sobre sus datos de cumplimiento. Son incapaces de responder a las preguntas de seguimiento de la autoridad reguladora y corren el riesgo de ser consideradas como no conformes por la autoridad reguladora.
Escenario: Un empleado está realizando una tarea crítica y necesita consultar el PNT para esa tarea.
Tipo de información: Documentos de procedimiento
Principio: Legible
Se sigue: El empleado es capaz de seguir el POE paso a paso ya que fue grabado electrónicamente e incluso incluye imágenes y anotaciones para guiar al empleado. El empleado realiza la tarea correctamente y el resultado de la misma cumple las especificaciones del cliente.
No se sigue: Como el PNT está escrito a mano y la letra del autor es difícil de leer, el empleado se limita a adivinar cuáles son algunos pasos del PNT. Como resultado, el empleado realiza la tarea de forma incorrecta y el resultado de la misma es defectuoso.
Escenario: Un empleado tiene que ponerse en contacto con un cliente para informarle de que el artículo específico que quería comprar antes está ahora en stock.
Tipo de información: Información del cliente
Principio: Contemporáneo
Se sigue: El número de contacto que aparece en el sistema es el número de contacto real del cliente. En cuanto el empleado envía un mensaje de texto a ese número para informar al cliente de que su artículo deseado está en stock, el cliente responde inmediatamente y realiza el pedido.
No se sigue: El número de contacto disponible para el empleado no es el número de contacto actual utilizado por el cliente. El empleado no lo sabe y sigue llamando al antiguo número de contacto. Una parte importante de su tiempo se dedica a esto.
Si está preparado para implantar buenas prácticas de documentación en su empresa, pero necesita una orientación adicional, consulte la siguiente información.
Antes de empezar a aplicar buenas prácticas de documentación:
Si ha decidido que sus documentos existentes no necesitan seguir las buenas prácticas de documentación o si ya ha realizado los pasos necesarios para aplicar las buenas prácticas de documentación a los documentos existentes, entonces puede comenzar la implementación de lo siguiente:
SafetyCulture (antes iAuditor) es un software de entrada de datos que ha sido incluido en la lista de candidatos 2021 de Capterra , Líderes de la categoría 2021 de GetApp y en la lista de los pioneros de 2021 de Software Advice . SafetyCulture (iAuditor) se puede descargar gratuitamente como software basado en la web y como aplicación móvil. Aquí hay algunos de Características deSafetyCulture (iAuditor) para seguir fácilmente las buenas prácticas de documentación:
¿Necesita ayuda para crear un documento digital? SafetyCulture tiene una biblioteca pública de más de 80.000 plantillas gratuitas en una variedad de casos de uso. Personalice cualquier plantilla para adaptarla a sus necesidades y preferencias o empiece a utilizarla inmediatamente después de descargarla.
Descargue gratuitamente SafetyCulture (iAuditor).
Con esta plantilla, puede registrar rápidamente los datos sin dejar de seguir las buenas prácticas de documentación. Le permite hacer lo siguiente:
Utilice esta plantilla de registro de firmas para registrar las firmas de empleados, contratistas y proveedores. No es necesario que consiga sus firmas en persona. Basta con darles "acceso de inspección" a la plantilla para que puedan firmar digitalmente desde cualquier lugar. Para cada nombre y firma añadidos a la plantilla, también tiene la opción de poner los siguientes detalles:
Equipo de contenido de SafetyCulture
El equipo de contenido de SafetyCulture se dedica a proporcionar información de alta calidad y fácil de entender para ayudar a los lectores a comprender temas complejos y mejorar la seguridad y la calidad en el lugar de trabajo. Nuestro equipo de redactores tiene experiencia en la producción de artículos en diferentes sectores como seguridad, calidad, salud y cumplimiento.
Las empresas pueden utilizar la Matriz BCG para tomar decisiones estratégicas sobre su cartera de ...
Importancia Encontrar y elegir proveedores puede resultar especialmente difícil porque los ...
Su tasa de rotación o Churn Rate tiene un enorme impacto en la retención de clientes y en el ...
Utilizamos cookies para ofrecerle nuestro servicio. Al continuar usando este sitio, usted acepta el uso de cookies como se describe en nuestra política