Plantilla de orden de trabajo

Autorizar, comunicar y documentar el trabajo que se realizará mediante formularios y plantillas de órdenes de trabajo

Published 10 Ago 2022

¿Qué es una plantilla de orden de trabajo?

Una plantilla de orden de trabajo o un formulario de orden de trabajo es una documentación formal de un trabajo o una solicitud de tarea que describe claramente los detalles del trabajo a realizar. La documentación adecuada de los formularios de órdenes de trabajo, o una hoja de órdenes de trabajo, ayuda a rastrear el progreso del trabajo, a programar y a asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y evitar disputas.

Este artículo analiza brevemente:

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un oficio o tarea solicitada por un cliente, otra entidad comercial o de forma interna. Las órdenes de trabajo también se pueden usar para dar seguimiento a las acciones de las inspecciones o auditorías completadas.

Un escenario común para solicitar una orden de trabajo es cuando se identifica la necesidad de un mantenimiento preventivo o de reparaciones. Los formularios de órdenes de trabajo ayudan a ambas partes, el solicitante y la persona asignada, a documentar formalmente lo que implica el trabajo o la tarea.

Plantilla de orden de trabajo: los 6 datos principales en las órdenes de trabajo

Las plantillas de órdenes de trabajo tienen diferentes componentes según su propósito. Sin embargo, para evitar discrepancias y retrasos en los proyectos, hay ciertos componentes que no deben pasarse por alto. A continuación, se muestra un formato de orden de trabajo de muestra con los 6 componentes esenciales de un formulario de orden de trabajo:

  • Descripción del trabajo solicitado

    Las plantillas de órdenes de trabajo deben tener una descripción clara sobre cómo realizar la tarea requerida. Para evitar discrepancias y repeticiones, debe incluir el servicio exacto requerido, las piezas o materiales específicos necesarios y/o el resultado final deseado.

  • Nombre de la persona/departamento que debe realizar el trabajo solicitado

    Aquí se enumeran las personas o departamentos autorizados por el cliente para realizar el trabajo requerido. Dependiendo de la gravedad y el alcance de la tarea, este aspecto podría variar de una persona, a un grupo de personas o a un departamento completo. Todas las personas/departamentos enumerados aquí deben estar de acuerdo antes de realizar cualquier trabajo.

  • Datos y disponibilidad del cliente

    El nombre completo del cliente, los datos de contacto y el horario de disponibilidad se proporcionan en el formulario de la orden de trabajo para que el técnico asignado o la persona que realiza el trabajo pueda comunicar sus inquietudes o solicitar información adicional al cliente si es necesario.

  • Coste del trabajo y materiales necesarios

    Los precios de los materiales y servicios deben incluirse en el formulario de la orden de trabajo para establecer adecuadamente las expectativas de ambas partes. La mayoría de los formularios de órdenes de trabajo también incluyen un desglose de costes como impuestos, cantidad subtotal y cantidad total.

  • Cronología y programación

    Los plazos deben ser acordados desde el principio por el cliente y la persona/departamento que realiza el trabajo para gestionar sus expectativas y permitir la asignación presupuestaria. Un trabajo que lleve demasiado tiempo o no cumpla con la fecha límite puede significar excesos en el presupuesto. Un cronograma ayuda a ambas partes a realizar un seguimiento de las horas de trabajo gastadas y a administrar los costes.

  • Firma autorizada

    Las firmas de los signatarios autorizados actúan como sellos de aprobación y capacitan a las personas o departamentos asignados para realizar el trabajo requerido. Un formulario de orden de trabajo firmado indica un acuerdo entre el cliente y la persona/departamento asignado con respecto a los detalles indicados en el formulario.

Software de órdenes de trabajo: 5 beneficios principales

Mantener al personal clave actualizado con respecto a las solicitudes de productos/servicios a través de informes impresos puede ser un desafío. Optimice las órdenes de trabajo con iAuditor de SafetyCulture y aproveche estos beneficios:

  • Cree fácilmente su propio modelo orden de trabajo word

    Cree y personalice plantillas de órdenes de trabajo digitalizadas y reutilizables en la aplicación de iAuditor. Incluya el logotipo de su empresa y personalice sus formularios de órdenes de trabajo de acuerdo con sus necesidades comerciales.

  • Confirme y autorice órdenes de trabajo

    Permita que los clientes confirmen sus órdenes de trabajo mediante firmas electrónicas. ¡Sin necesidad de imprimir formularios de órdenes de trabajo! Vea un PDF de orden de trabajo de muestra aquí.

  • Sin necesidad de volver a introducir datos

    Todos sus datos se guardan automáticamente online. La plantilla de orden de trabajo completa se puede convertir en informe de diferentes formatos para fines de mantenimiento de registros. También puede enviarlos a los clientes como copias.

  • Sin pérdidas de datos

    Las plantillas y los informes se guardan automáticamente en la nube para futuras consultas. ¡Ya no tiene que preocuparse por la pérdida de datos!

  • Revise fácilmente el estado de las órdenes de trabajo

    Revise el estado de las órdenes de trabajo recopiladas en su teléfono o tablet. Para tiempos de respuesta más rápidos, puede asignar tareas instantáneamente al personal correspondiente para completar las órdenes de trabajo.

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