Plantillas de orden de trabajo

Autorice, comunique y documente el trabajo que se realizará. Software de orden de trabajo para completar y rastrear trabajos más rápidamente.

Published diciembre 2nd, 2020

¿Qué es una plantilla orden de trabajo?

Una plantilla orden de trabajo se utiliza para autorizar el mantenimiento, la reparación u otro tipo de trabajos asignados a una persona o grupo de personas con los conocimientos y habilidades adecuados. Ayuda a registrar los detalles del cliente, las tareas clave y los plazos, y los costes de material y servicio. El formulario de orden de trabajo se utiliza comúnmente en la industria de servicios de campo para asignar y comunicar los detalles del trabajo a los técnicos de campo. La documentación adecuada de las solicitudes de los clientes ayuda a hacer un seguimiento del progreso del trabajo, programar y asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y evitar disputas.

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Este artículo tratará: 1) el formato ideal de un formulario de orden de trabajo; 2) 5 beneficios de usar software para su plantilla orden de trabajo; y 3) 3 plantillas gratuitas para su formularios de orden de trabajo.

6 componentes esenciales de un formulario de orden de trabajo

La plantilla de orden de trabajo tiene distintos componentes según su propósito. Sin embargo, para evitar discrepancias y retrasos en los proyectos, hay ciertos componentes que no deben pasarse por alto.

  1. Descripción del trabajo solicitado
    La plantilla de orden de trabajo debe tener una descripción clara sobre cómo entregar la tarea requerida. Para evitar discrepancias y retrasos, debe incluir el servicio exacto requerido, las piezas o materiales específicos necesarios y/o el resultado final deseado.
  2. Nombre de la persona/departamento para realizar el trabajo solicitado
    Aquí se enumeran las personas o departamentos autorizados por el cliente para realizar el trabajo requerido. Dependiendo de la gravedad y el alcance de la tarea, esto podría variar desde una persona, un grupo de personas o un departamento completo. Todas las personas/departamentos enumerados aquí deben estar de acuerdo antes de realizar cualquier trabajo.
  3. Datos del cliente y disponibilidad
    El nombre completo del cliente, los detalles de contacto y el horario de disponibilidad se proporcionan en el formulario de orden de trabajo para que el técnico asignado o la persona que realiza el trabajo pueda comunicar inquietudes o solicitar información adicional al cliente si es necesario.
  4. Coste del trabajo y materiales necesarios
    Los precios de los materiales y servicios deben incluirse en el formulario de la orden de trabajo para establecer adecuadamente las expectativas para ambas partes. La mayoría de los formularios de orden de trabajo también incluyen un desglose de costes como impuestos, suma subtotal y suma total.
  5. 5. Calendario y horario
    Los plazos deben ser acordados desde el principio por el cliente y la persona/departamento que realiza el trabajo para gestionar sus expectativas y permitir la asignación presupuestaria. Un trabajo que lleva demasiado tiempo o no cumple con el plazo establecido puede significar un aumento en el presupuesto. Una cronología de trabajo ayuda a ambas partes a realizar un seguimiento de las horas de trabajo gastadas y a administrar los costes.
  6. 6. Firma autorizada
    Las firmas de los signatarios autorizados actúan como sellos de aprobación y facultan a las personas o departamentos asignados para realizar el trabajo requerido. Un formulario de orden de trabajo firmado indica un acuerdo entre el cliente y la persona/departamento asignado con respecto a los detalles indicados en el formulario.

iAuditor como software de orden de trabajo: 5 beneficios

Mantener al personal clave actualizado con respecto a las solicitudes de productos/servicios a través de informes en papel puede ser un desafío. Optimice las plantillas de orden de trabajo con iAuditor by SafetyCulture, la aplicación de inspección digital líder en el mundo, y aproveche estos beneficios:

  • Cree fácilmente sus propias plantillas de orden de trabajo
    Cree y personalice un formulario de orden de trabajo digitalizado y reutilizable en la aplicación iAuditor. Incluya el logotipo de su empresa y personalice su orden de trabajo plantilla de acuerdo con sus necesidades comerciales.
  • Confirme y autorice la orden de trabajo.
    Permita que los clientes confirmen la plantilla de orden de trabajo medipante firmas electrónicas. ¡No es necesario imprimir formularios de orden de trabajo!
  • No más reingreso de datos.
    Todos sus datos se guardan automáticamente en línea. Las plantillas completas se pueden convertir en informes de diferentes formatos para fines de mantenimiento de registros. También puede enviarlos a los clientes como copias de recepción.
  • Sin pérdida de datos
    Las plantillas y los informes se guardan automáticamente en la nube para futuras consultas. ¡No hay necesidad de preocuparse por la pérdida de datos!
  • Verifique fácilmente el estado de la orden de trabajo
    Verifique el estado de las plantillas de orden de trabajo compiladas en su teléfono o tablet. Para tiempos de respuesta más rápidos, puede asignar tareas instantáneamente al personal relevante para completar el formulario de orden de trabajo.

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La plantilla de orden de trabajo tiene distintos componentes según su propósito. Sin embargo, para evitar discrepancias y retrasos en los proyectos, hay ciertos componentes que no deben pasarse por alto.

  1. Descripción del trabajo solicitado
    La plantilla de orden de trabajo debe tener una descripción clara sobre cómo entregar la tarea requerida. Para evitar discrepancias y retrasos, debe incluir el servicio exacto requerido, las piezas o materiales específicos necesarios y/o el resultado final deseado.
  2. Nombre de la persona/departamento para realizar el trabajo solicitado
    Aquí se enumeran las personas o departamentos autorizados por el cliente para realizar el trabajo requerido. Dependiendo de la gravedad y el alcance de la tarea, esto podría variar desde una persona, un grupo de personas o un departamento completo. Todas las personas/departamentos enumerados aquí deben estar de acuerdo antes de realizar cualquier trabajo.
  3. Datos del cliente y disponibilidad
    El nombre completo del cliente, los detalles de contacto y el horario de disponibilidad se proporcionan en el formulario de orden de trabajo para que el técnico asignado o la persona que realiza el trabajo pueda comunicar inquietudes o solicitar información adicional al cliente si es necesario.
  4. Coste del trabajo y materiales necesarios
    Los precios de los materiales y servicios deben incluirse en el formulario de la orden de trabajo para establecer adecuadamente las expectativas para ambas partes. La mayoría de los formularios de orden de trabajo también incluyen un desglose de costes como impuestos, suma subtotal y suma total.
  5. 5. Calendario y horario
    Los plazos deben ser acordados desde el principio por el cliente y la persona/departamento que realiza el trabajo para gestionar sus expectativas y permitir la asignación presupuestaria. Un trabajo que lleva demasiado tiempo o no cumple con el plazo establecido puede significar un aumento en el presupuesto. Una cronología de trabajo ayuda a ambas partes a realizar un seguimiento de las horas de trabajo gastadas y a administrar los costes.
  6. 6. Firma autorizada
    Las firmas de los signatarios autorizados actúan como sellos de aprobación y facultan a las personas o departamentos asignados para realizar el trabajo requerido. Un formulario de orden de trabajo firmado indica un acuerdo entre el cliente y la persona/departamento asignado con respecto a los detalles indicados en el formulario.

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  • No más reingreso de datos.
    Todos sus datos se guardan automáticamente en línea. Las plantillas completas se pueden convertir en informes de diferentes formatos para fines de mantenimiento de registros. También puede enviarlos a los clientes como copias de recepción.
  • Sin pérdida de datos
    Las plantillas y los informes se guardan automáticamente en la nube para futuras consultas. ¡No hay necesidad de preocuparse por la pérdida de datos!
  • Verifique fácilmente el estado de la orden de trabajo
    Verifique el estado de las plantillas de orden de trabajo compiladas en su teléfono o tablet. Para tiempos de respuesta más rápidos, puede asignar tareas instantáneamente al personal relevante para completar el formulario de orden de trabajo.