Publicación 22 Jun 2022
¿Qué es un formato de instrucción de trabajo?
Una plantilla de instrucciones de trabajo es una herramienta utilizada para demostrar información específica, secuencial y detallada sobre quién, qué, cuándo y cómo se va a realizar una determinada tarea. Ofrece una orientación ideal para que los empleados recién contratados se incorporen rápidamente a la plantilla y a la producción. Ayuda a reducir la probabilidad de riesgos y errores en la ejecución de los procesos de trabajo.
Plantilla de instrucciones de trabajo de seguridad
Un formato de instrucción de trabajo de seguridad se utiliza en diferentes industrias para registrar los componentes clave de las políticas de seguridad en el lugar de trabajo, incluidos los peligros, los protocolos de seguridad, los procedimientos de cierre y los planes de emergencia. A continuación se presenta un ejemplo de instrucción de trabajo utilizado para guiar a usuarios específicos en la demostración de información secuencial para realizar una tarea.
En este artículo se presentará:
- la importancia de una plantilla de instrucciones de trabajo;
- cómo redactar instrucciones de trabajo;
- las ventajas de utilizar una plantilla de instrucciones de trabajo estandarizada con SafetyCulture (iAuditor); y
- plantillas de instrucciones de trabajo descargables y gratuitas.
Importancia del formato de instrucción de trabajo
Un formato de instrucción de trabajo es esencial para las empresas de todos los sectores. Ayuda a los propietarios del proyecto, a los supervisores o a los formadores a entregar las instrucciones y el alcance del trabajo a sus respectivos equipos. Orienta al equipo en la realización de determinadas tareas, incluyendo los procesos paso a paso, los requisitos del proyecto, las herramientas, los materiales a utilizar y otras políticas que les ayudarán a realizar su tarea con precisión. También ayuda a aumentar la eficiencia y la productividad de los empleados.
Cómo redactar instrucciones de trabajo
La instrucción de trabajo por escrito es crucial, ya que es una de las bases de un proyecto. La persona que cree las instrucciones de trabajo debe estar bien informada, formada y orientada sobre el tema. Una instrucción de trabajo debe ser fácil de comprender, clara y precisa para todos los miembros del equipo o partes interesadas que la leerán y entenderán como referencia. A continuación se indican los pasos para redactar instrucciones de trabajo.
Proporcionar información general
Reúna toda la información necesaria antes de elaborar la instrucción de trabajo, incluidos los procedimientos de alto nivel, las políticas y las dependencias de las tareas. Es importante proporcionar el contexto del proyecto o la tarea asignada. Presente una visión general del objetivo del trabajo e identifique a los responsables del proyecto o de la tarea.
Presentar un procedimiento paso a paso
Exponga de forma clara y sencilla los detalles del proyecto paso a paso. Debe ser fácil de entender y puede seguirse inmediatamente para garantizar que los responsables de las tareas lleven a cabo todas las acciones. También debe incluir los materiales, las referencias o los elementos visuales que apoyan las instrucciones de trabajo.
Validar la tarea
Las instrucciones de trabajo deben ser redactadas por expertos en la materia (PYMES) para garantizar que todos los detalles de la instrucción sean precisos y estén dentro del alcance del trabajo.
Mantener la sencillez
Las instrucciones de trabajo deben ser fáciles de usar y tener un formato que facilite su lectura. Debe seguir un orden secuencial y abstenerse de utilizar palabras complejas como jerga, acrónimos y términos técnicos que no puedan ser entendidos por el usuario previsto. Utilice un lenguaje apropiado y mantenga las instrucciones de trabajo breves y concisas.
Probar la instrucción de trabajo
Pruebe la instrucción de trabajo y deje que un compañero siga los pasos. Identificar si hay confusión o instrucciones poco claras que puedan llevar a un procesamiento incorrecto de la tarea. Esto ayudaría a corregir inmediatamente la plantilla de instrucciones de trabajo antes de su difusión a los propietarios de las tareas.
Mantenga las instrucciones de trabajo documentadas
Registre la instrucción de trabajo y distribúyala a los propietarios de las tareas. Asegúrese de que los propietarios de la tarea la lean y la validen antes de su ejecución. Revise las instrucciones de trabajo periódicamente y actualícelas si es necesario. Guárdalo donde cualquier persona que pueda necesitar la instrucción de trabajo pueda acceder a él.
Ventajas de utilizar un formato de instrucción de trabajo estandarizado con SafetyCulture (iAuditor)
Las plantillas tradicionales de instrucciones de trabajo impresas en papel ocupan mucho espacio y son susceptibles de dañarse y perderse. Con SafetyCulture (iAuditor) se evitan las molestias derivadas de la desorganización de los documentos, los trabajos repetitivos y el traspaso incómodo de las instrucciones de trabajo. Proporciona a los gestores de proyectos, formadores y supervisores los recursos necesarios para personalizar, crear y distribuir instrucciones de trabajo, todo ello en una aplicación móvil fácil de usar. Con SafetyCulture (iAuditor), pueden hacerlo:
- descargar formatos de instrucciones de trabajo listas para usar y acceda a ellas a través de su dispositivo móvil iOS o Android en cualquier momento y lugar, incluso sin conexión;
- tomar, anotar y adjuntar fotos de las instrucciones de trabajo para facilitar su consulta;
- acceder fácilmente a las plantillas de inspección de trabajo y compartirlas con cualquier miembro de la organización;
- verificar la comprensión de las instrucciones de trabajo por parte de los empleados con una firma digital; y
- Disfrutar de un almacenamiento ilimitado en la nube para guardar los datos y acceder a ellos fácilmente.
Formatos de instrucciones de trabajo destacados
Plantilla de instrucciones de trabajo en la obra
Este formato de instrucción de trabajo en la obra se utiliza para confirmar las instrucciones verbales de los clientes sobre los materiales, el tamaño o la variación del color antes de la presentación de los diseños. También se utiliza para confirmar las instrucciones a los subcontratistas antes de la orden de trabajo revisada. El Grupo de Construcción Sensus, uno de los constructores boutique preferidos de Queensland, lo ha convertido mediante SafetyCulture (iAuditor).
Plantilla de instrucciones de trabajo de fabricación
Un formato de instrucción de trabajo de fabricación ayuda a los propietarios del proyecto a esbozar el marco y las instrucciones para una tarea específica. Ayuda a identificar el alcance de los trabajos, los calendarios y los procesos paso a paso para terminar un determinado proyecto.
