Publicación 13 Jul 2023
¿Qué es un Plan de Ejecución de un Proyecto?
Un plan de ejecución de un proyecto es un documento de referencia que los equipos de proyecto pueden utilizar a la hora de formular estrategias para ejecutar un proyecto. Generalmente creado durante la fase de planificación, este documento resume todos los detalles esenciales necesarios durante la ejecución, incluido su calendario, cronograma, recursos y medidas de seguimiento. Mediante la planificación de estas actividades, los equipos de proyecto pueden llevar a cabo los proyectos con eficacia y de acuerdo con las normas y requisitos establecidos.
En este artículo
- ¿Por qué es importante?
- Qué incluir en una plantilla de plan de ejecución de un proyecto
- Ejemplo de plan de ejecución de un proyecto
- Preguntas frecuentes sobre plantillas de planes de ejecución de proyectos
- Implemente planes con éxito con una plantilla de plan de ejecución de proyectos
- Listas de control para la ejecución de un proyecto
¿Por qué es importante?
Un plan de ejecución de proyecto es, ante todo, un documento de referencia primordial para la fase de ejecución, ya que resume la estrategia del equipo para llevar a cabo el proyecto. De este modo, el equipo está de acuerdo con las tareas, actividades e hitos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Además, al establecer de antemano el calendario, los recursos y otros detalles fundamentales, los equipos de proyecto pueden entregar eficazmente los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, cumpliendo al mismo tiempo los requisitos del cliente y los objetivos del proyecto.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que un plan de ejecución de proyecto no es un documento definitivo. En cambio, es lo suficientemente dinámico como para adaptarse a los cambios que se produzcan durante el proyecto.
Qué incluir en una plantilla de plan de ejecución de un proyecto
Documentar las estrategias de ejecución resulta más eficaz cuando se dispone de una plantilla de plan de ejecución de proyectos lista para usar. Tanto si buscas una plantilla en Internet como si empiezas a crear la tuya propia, estos son los elementos que debe tener tu documento:
- Página del título – En esta sección se facilita información básica sobre el proyecto, como su nombre y ubicación, junto con el nombre de la empresa y del director del proyecto. También puede indicar el número de versión y su fecha de finalización al actualizar el plan.
- Ámbito del proyecto – En esta sección, describa brevemente qué áreas quedan dentro y fuera de los límites del proyecto. Esto ayuda a fijar las expectativas de todos sobre lo que hay que hacer y presentar para el proyecto.
- Objetivos del proyecto – En esta sección se indica lo que el proyecto quiere conseguir en sentido general. Para establecer objetivos claros y bien definidos, los equipos de proyecto pueden estructurarlos utilizando el marco de objetivos SMART.
- Especificaciones técnicas y de calidad: en esta sección se describen los requisitos de calidad y rendimiento del cliente o del proyecto. También puede implicar requisitos técnicos para casos de uso e industrias específicos.
- Asignación de recursos – Esta sección trata de los materiales, personas y otros recursos necesarios para completar el proyecto.
- Plan de comunicación – En esta sección, identifique los canales de comunicación que piensa utilizar y la frecuencia de las actualizaciones durante la fase de ejecución.
- Calendario del proyecto: en esta sección se describen las tareas y actividades clave para completar el proyecto. Suele incluir una descripción de la tarea, su nivel de prioridad, la persona o personas responsables, el calendario y los materiales necesarios.
- Firma – Complete su plan de ejecución del proyecto anotando cualquier cambio o recomendación que se haya hecho durante la ejecución del proyecto y estampando la firma del director del proyecto.
Ejemplo de plan de ejecución de un proyecto
Como se ve en la imagen siguiente, este ejemplo ilustra el aspecto que tiene un plan de ejecución de un proyecto cuando se completa utilizando una aplicación digital.
Preguntas frecuentes sobre plantillas de planes de ejecución de proyectos
La elaboración del plan de ejecución de un proyecto suele ser responsabilidad del director del proyecto. Colaborarían con las principales partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto en la elaboración de estrategias de actuación para cumplir los requisitos del proyecto.
Haciendo honor a su nombre, un plan de ejecución de un proyecto se centra en la fase de implementación, ya que define y describe las políticas, procedimientos y estrategias para llevar a cabo el proyecto.
Por otra parte, un plan de gestión de proyectos abarca todo el ciclo de vida del proyecto, desde el inicio hasta el cierre, y sirve como documento de referencia principal para el proyecto.
Al ejecutar proyectos, es importante vigilar los siguientes puntos:
- Costes del proyecto – ¿Se ajustan los gastos del proyecto al presupuesto?
- Calendario del proyecto – ¿Se presentan a tiempo los entregables del proyecto?
- Actividades y tareas clave: ¿se realizan a tiempo y dentro del presupuesto?
- Líneas de actuación – ¿Entran en el ámbito del proyecto?
- Hitos clave – ¿Cómo avanza el equipo hacia los hitos fijados?
Implemente planes con éxito con una plantilla de plan de ejecución de proyectos
Para ejecutar con éxito un proyecto hay que pensar y planificar cuidadosamente antes de ponerlo en marcha. La mayoría de las veces, esta parte implica una extensa documentación que podría llevar largas horas si se hiciera manualmente. Afortunadamente, los gestores de proyectos pueden simplificar este paso utilizando plantillas y listas de comprobación digitales.
SafetyCulture (antes iAuditor) es un galardonado software de gestión de proyectos que permite realizar y documentar eficazmente las tareas de un proyecto. Transforme sus documentos de proyecto en papel en formularios digitales que podrá rellenar fácilmente y compartir con todo su equipo. Tienes la opción de crear plantillas desde cero con el sencillo creador de plantillas de la aplicación o adaptar las ya existentes de la Biblioteca Pública a las necesidades de tu empresa.
Con iAuditor, puede estandarizar las actividades de ejecución del proyecto con las siguientes funciones:
- Establezca flujos de trabajo del proyecto para desplegar eficazmente tareas y acciones, junto con su calendario y listas de comprobación digitales, en todo el equipo.
- Realice comprobaciones e inspecciones periódicas para asegurarse de que se cumplen los objetivos y de que todo va según lo previsto sin que falte ningún elemento.
- Genere planes de proyecto, informes de situación y otros documentos de ejecución de proyectos en formatos Web, PDF, Excel y Word.
- Obtenga métricas de rendimiento en tiempo real y perspectivas del panel de análisis de la aplicación para tomar decisiones informadas a lo largo del proyecto.
- Comunique actualizaciones del estado del proyecto al equipo y a las principales partes interesadas mediante la función Heads Up.
Listas de control para la ejecución de un proyecto
Plantilla de Carta de Proyecto
Utilice esta plantilla de carta de proyecto para trazar los detalles de un proyecto antes de su ejecución. Describa claramente los objetivos del proyecto, identifique los resultados clave y fije los límites. Esta plantilla también le permite trazar las tareas en función de sus respectivos hitos y cargar documentos para futuras consultas.
Plantilla de informe de situación del proyecto
Esta plantilla de informe sobre el estado de un proyecto ayuda a los gestores a seguir el progreso de un proyecto empresarial. Registre cómo van las cosas en las áreas clave de rendimiento del proyecto, identifique los problemas por el camino y determine la tasa de finalización del proyecto. Una vez hecho esto, los jefes de proyecto pueden firmar el formulario y exportarlo como archivo PDF, Word o CSV.
Plantilla de gestión de riesgos del proyecto
Utilice esta plantilla de gestión de riesgos de proyectos para realizar un seguimiento de las actividades de gestión de riesgos a lo largo del proyecto. Empiece por identificar los riesgos y clasificar su probabilidad y consecuencias. A continuación, documente el impacto de estos riesgos en el proyecto, junto con sus desencadenantes y síntomas. Por último, especifique su estrategia y plan de contingencia para eliminar o mitigar estos riesgos.
