Interne Audits

Was ist eine Checkliste für interne Audits?

Eine Checkliste für interne Audits ist ein Hilfsmittel, das von internen Auditor*innen in produzierenden Unternehmen, im Dienstleistungssektor und in vielen anderen Branchen verwendet wird, um zu beurteilen, ob die aktuelle Leistung und die Prozesse einer Organisation konsequent an den vom Unternehmen und der Branche festgelegten Standards ausgerichtet sind. Sie wird auch verwendet, um festzustellen, ob ein Unternehmen in Übereinstimmung mit den Vorschriften arbeitet. Die Einhaltung von Industriestandards erleichtert die Abwicklung von Geschäften mit anderen Institutionen, während die Einhaltung von Vorschriften die Sicherstellung eines kontinuierlichen Geschäftsbetriebs ermöglicht.

Dieser Artikel informiert Sie kurz über Folgendes:

• Wer sollte interne Audits durchführen
• Wie man interne Audits durchführt
• Eine Muster-Checkliste für interne Audits
• Ein leistungsstarkes Hilfsmittel zur Durchführung interner Audits
• Kostenlose Checklisten für interne Audits zum Herunterladen und Verwenden!

Wer sollte interne Audits durchführen?

Unabhängig davon, ob es sich um unabhängige, unbeteiligte interne Auditor*innen einer Wirtschaftsprüfungs-Beratungsfirma oder mit der Durchführung interner Audits beauftragte Mitarbeiter*innen handelt – interne Auditor*innen sind idealerweise sowohl Fachleute auf dem zu prüfenden Gebiet sein als auch dafür geschult, interne Audits unparteiisch durchzuführen. Interne Audits sollten insbesondere messbare und beobachtbare Variablen untersuchen, die das Qualitäts- und Sicherheitsniveau eines Unternehmens und seiner angebotenen Produkte und Dienstleistungen beeinflussen oder repräsentieren.

Wie man interne Audits durchführt

Die Durchführung interner Audits erfordert Vorbereitung und die Einbeziehung der richtigen Personen. Hier sind fünf praktische Schritte zur Durchführung interner Audits.

1. Informieren Sie sich darüber, welche Standards von der Organisation befolgt werden und über die aktuellen Prozesse und Unternehmensziele. Bestimmen Sie, was geprüft wird und wer am internen Audit beteiligt sein wird. Erstellen Sie auf der Grundlage dieser Informationen das Formular für die Checkliste, die für den internen Audit verwendet werden soll.
2. Erteilen Sie den Audit-Auftrag und legen Sie den Zeitplan für den internen Audit fest. Verwenden Sie Audit-Hilfsmittel wie SafetyCulture (vormals iAuditor), um sicherzustellen, dass während des internen Audits ausreichende und entscheidende Daten gesammelt werden.
3. Sammeln Sie die Berichte zu internen Audits und analysieren Sie die gesammelten Daten, um den aktuellen Status des Unternehmens zu bestimmen.
4. Bereiten Sie einen Aktionsplan dafür vor, was zu tun ist, um auf alle während des internen Audits aufgedeckten Bedenken einzugehen. Nutzen Sie die Informationen aus den Berichten zum internen Audit, um Schulungsprogramme für die Kompetenzen der Mitarbeiter*innen oder die Verbesserung der Prozesse zu formulieren.
5. Implementieren Sie Änderungen und führen Sie weiterhin regelmäßige Audits durch, um Fortschritte zu verfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Checkliste für den internen Audit mit etwaigen Änderungen in der Organisation oder geltender Industriestandards auf dem neuesten Stand ist, um eine kontinuierliche Prozessverbesserung zu erleichtern.

Was sind die Inhalte einer Checkliste für interne Audits?

Checklisten für interne Audits können je nach dem beabsichtigten Ziel des Audits variieren. Diese Zusammenfassung eines Musterinhalts verdeutlicht die Abschnitte einer Checkliste für interne Audits auf der Grundlage der Norm ISO 9001:2015, mit der das Qualitätsmanagementsystem (QMS) einer Organisation bewertet werden soll.

• Kontext der Organisation
  In diesem Abschnitt soll festgestellt werden, ob die Organisation interne und externe Probleme identifiziert hat, die sich auf die Organisation auswirken, und ob Leistungsindikatoren festgelegt wurden.
• Führung
  Der Abschnitt „Führung“ zielt darauf ab, zu erfahren, ob die Rollen und Verantwortlichkeiten der Organisationsleitung für das QMS festgelegt wurden.
• Planung
  In diesem Abschnitt wird überprüft, ob Risiken und Chancen identifiziert werden und die Organisation entsprechende Maßnahmen geplant hat.
• Unterstützung
  Der Abschnitt „Unterstützung“ zielt darauf ab, festzustellen, ob die Organisation die Ressourcen (Menschen, Umwelt und Infrastruktur) zur Verfügung gestellt hat, die zur Erreichung des QMS, das umgesetzt werden soll, beitragen.
• Betrieb
  Der Abschnitt „Betrieb“ soll bestätigen, ob die Organisation Prozesse geplant, implementiert und aufrechterhalten hat, die darauf abzielen, die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen zu erfüllen.
• Leistungsbewertung
  In diesem Abschnitt soll festgestellt werden, ob die Organisation Mess- und Leistungsbewertungsprotokolle identifiziert hat, die gültige Ergebnisse gewährleisten.
• Verbesserung
  Dieser Abschnitt, der für ISO-Normen wichtig ist, soll feststellen, ob die Organisation über eine kontinuierliche Prozessverbesserung verfügt.

Ein weiteres entscheidendes Merkmal eines internen Audits und der zugehörigen Checkliste ist, dass sie nicht statisch sind, sondern sich an Veränderungen anpassen und konsequent darauf abzielen, die Organisation auf aktuelle Normen auszurichten.