Introducción rápida al análisis de necesidades de capacitación

Objetivo e importancia

Nunca se insistir lo suficiente en la importancia del anlisis de las necesidades de formacin. Para empezar, este proceso pretende descubrir y abordar los problemas de rendimiento derivados de la falta de formacin. Los responsables de RRHH pueden aprovechar la informacin de este proceso para comprender mejor qu necesitan los empleados para desempear sus tareas a un nivel ptimo. De este modo, pueden tomar decisiones con conocimiento de causa sobre los programas de formacin a implantar en la organizacin.

Adems de esto, realizar un anlisis de necesidades de capacitacin puede ayudar en lo siguiente:

• Adaptar las iniciativas de formacin y desarrollo a las necesidades especficas de la empresa.
• Asignar eficazmente los recursos de formacin donde ms se necesitan
• Evaluar la eficacia de los programas de formacin actuales y pasados.
• Priorizar las necesidades de formacin en funcin de los fallos detectados
• Agilizar la fase de planificacin de futuras sesiones de formacin
• Adaptar los esfuerzos de formacin a las necesidades cambiantes de la industria

Tipos de anlisis de necesidades de capacitacin

Existen varios tipos y niveles de ENT para diferentes funciones y objetivos organizativos. Conocer el mtodo correcto de anlisis de las necesidades de formacin es imprescindible para actuar con precisin sobre los puntos dbiles derivados de una formacin inadecuada.

Para ayudarle a empezar, he aqu los tipos ms comunes de anlisis de las necesidades de formacin:

• Anlisis organizativo: determina las necesidades de formacin en funcin de las metas, estrategias y objetivos generales de la organizacin. Trata de descubrir oportunidades de formacin y desarrollo que respondan a las necesidades de la empresa, como los puntos de referencia del rendimiento empresarial y la eficacia operativa.
• Anlisis de funciones especficas: se centra en las competencias necesarias para llevar a cabo las tareas y responsabilidades de funciones especficas en la organizacin. Este tipo de anlisis es ideal para mejorar las competencias de los equipos y superar las discrepancias en los niveles de competencia entre empleados con funciones similares.
• Anlisis de personas: se centra en las capacidades, los conocimientos y el rendimiento de determinadas personas de la empresa. Identifica a las personas que necesitan formacin y el tipo de formacin que hay que impartir en funcin de su nivel de cualificacin.

Cmo realizar un anlisis de necesidades de capacitacin

Ahora que conoce el significado y los tipos de anlisis de las necesidades de formacin, es el momento de dividirlos en elementos procesables. Esta seccin le guiar a travs de los siguientes pasos del anlisis de necesidades de capacitacin:

1. Definir los objetivos.

Antes de sumergirse en el anlisis, es importante establecer primero los objetivos. Qu pretende conseguir la organizacin con esta iniciativa de formacin? Pueden variar desde la productividad y seguridad de los empleados hasta la satisfaccin de los clientes y el crecimiento financiero.

En este paso, hay que tener presentes los objetivos y estrategias de la organizacin. Alinearlos con los objetivos empresariales ms amplios ayuda a establecer la direccin del programa de formacin desde el principio.

2. Limitar el alcance del anlisis.

En funcin de los objetivos organizativos y de formacin, determine la escala del anlisis de las necesidades de formacin. Se har en toda la empresa o slo para determinadas personas o equipos? Esta pregunta le permitir elaborar planes de formacin especficos para alcanzar los objetivos fijados.

3. Identificar las competencias pertinentes.

El siguiente paso consiste en esbozar las funciones o puestos de trabajo que deben analizarse y las competencias necesarias para desempearlos. Dado que los distintos departamentos se ocupan de tareas y responsabilidades diferentes, es importante organizar estos conjuntos de competencias para tener en cuenta sus necesidades de formacin especficas.

Por ejemplo, los responsables de seguridad necesitaran conocimientos especficos del sector sobre leyes y normas de salud y seguridad. Mientras tanto, los tcnicos deben dominar los entresijos del funcionamiento de equipos o maquinaria especficos.

4. Recopilar informacin de diversas fuentes.

Una vez fijados los objetivos y el mbito de aplicacin, proceda a recopilar los datos para el anlisis. Este paso ayuda a descubrir las habilidades actuales de la mano de obra y los problemas relacionados con la formacin que podran afectar a los objetivos de la organizacin.

Para garantizar una ENT eficaz y completa, lo mejor es obtener datos de una amplia gama de fuentes. Aqu tienes una lista de mtodos que puedes utilizar para recuperar la informacin que necesitas:

• Encuestas de satisfaccin de empleados y clientes
• Valoraciones y evaluaciones del rendimiento
• Historial de recursos humanos anterior y actual
• Comentarios de los directivos
• Debates en grupo
• Entrevistas individuales
• Observaciones

5. Realice un anlisis de las deficiencias.

Una vez que haya reunido suficientes datos, podr analizarlos para detectar las deficiencias de rendimiento. Esta es la parte en la que se comparan los conocimientos, habilidades y capacidades actuales de los empleados con los resultados deseados. Revise los datos y preste especial atencin a los patrones de comportamiento, las tendencias y otros factores que puedan influir en el rendimiento de los empleados.

Este paso le permite identificar las reas con importantes carencias de competencias dentro de la plantilla. Esta informacin puede utilizarse para encontrar la causa de los problemas de rendimiento y determinar si la formacin es la mejor solucin.

6. Priorizar las necesidades de formacin.

Basndose en los resultados del anlisis de carencias, determine qu necesidades de formacin requieren atencin urgente. Para ello, clasifique cada uno de ellos en funcin de su importancia e impacto en el rendimiento y los objetivos empresariales. A continuacin, verifique si es factible abordar cada necesidad dentro del presupuesto y los plazos asignados.

7. Desarrollar un plan de formacin.

A partir de los resultados del anlisis de necesidades, comience a disear programas y cursos de formacin para las necesidades de formacin prioritarias. Este plan debe abarcar los siguientes componentes:

• Objetivos de la formacin
• Cronologa
• Asignacin de recursos
• Mtodos de formacin
• Contenidos y materiales
• Modalidades de entrega