Publicación 13 Dic 2021
¿Qué es la plantilla recursos humanos?
La plantilla recursos humanos es un documento informativo utilizado por los profesionales y las organizaciones de recursos humanos para llevar a cabo sus funciones. Es una lista documentada de actividades y evidencia que ayuda a los empleados y organizaciones a respaldar los requisitos reglamentarios, los planes de emergencia, las reclamaciones de seguros y las calificaciones y promociones de los empleados.
Lista de control de inventario
Se utiliza una lista de control de inventario para crear una lista básica de las existencias. Ayuda a verificar si los suministros son suficientes para las metas de la empresa.
Importancia de la plantilla recursos humanos
El procedimiento de recursos humanos contiene documentos esenciales que necesita una empresa, independientemente de la industria. Contiene información importante, como expedientes académicos de empleados, informes de incidentes, presupuesto y eventos organizados. Mantener y asegurar estos registros ayuda a la organización a:
- analizar los problemas existentes en el lugar de trabajo;
- evaluar si las políticas están reguladas, estandarizadas y actualizadas;
- capturar información sobre cómo se gestionan los recursos;
- preparar las necesidades de formación de los empleados; y
- reforzar las salvaguardias contra la divulgación de registros confidenciales por parte de los empleados.
Este artículo tratará brevemente lo siguiente:
- Tipos de informe de recursos humanos
- Cómo funciona la retención de registros de recursos humanos
- Tecnología utilizada para optimizar la gestión del procedimiento de recursos humanos
- Listas de control de recursos humanos gratuitas, personalizables y listas para usar
Tipos de registros de recursos humanos
Los registros de recursos humanos incluyen datos de actas de reuniones, pedidos, implementación de programas y presentaciones de los empleados. Los siguientes son tipos esenciales de informe recursos humanos que una organización debe recopilar:
Documentos de empleados
Los documentos de los empleados son una compilación de información personal, rendimiento y estado de cada empleado. Se clasifican en cuatro subcategorías:
- Documentos previos al empleo
Los empleados deben presentar documentos de datos personales como historial médico y laboral, números de contacto de emergencia y contratos de trabajo, incluidos beneficios y ofertas salariales. - Registros de incorporación
Al unirse a la organización, todos los empleados deben asistir a los cursos de incorporación e iniciación de empleados para evitar tendencias de negligencia a las normas de salud y seguridad. La confirmación de asistencia debe reflejarse en los registros de los empleados. - Registros de rendimiento pasadosy actuales
Todos los empleados son medidos y evaluados según su rendimiento. Es una evaluación documentada de contribuciones, logros y posibles acciones disciplinarias. Mantener un registro ayudaría a la gerencia a tomar la decisión de evaluar o despedir a los empleados. - Registros de baja
Los empleados que dejan de trabajar deben completar un formulario de autorización de la organización. Debe mantenerse como parte de los registros de los empleados para garantizar una separación perfecta. Esto garantizaría una comunicación clara para evitar exponer a las organizaciones a riesgos legales, de seguridad y de reputación.
Documentos recreativos
Todas las actividades de la empresa deben estar documentadas, incluido el tipo de evento, objetivo, plan y presupuesto. Esto establecería la transparencia con los propietarios de negocios y serviría como evidencia sobre dónde se asignó y se utilizó el presupuesto anual.
Informes de incidentes
Todos los incidentes, incluidos los accidentes o casi accidentes, deben registrarse para cumplir con los requisitos reglamentarios (como los formularios OSHA 300 en los Estados Unidos). Estos registros pueden ayudar a la organización a analizar las necesidades de mejora de la seguridad y pueden respaldar reclamaciones de seguros personales o comerciales.
Comentarios sobre la formación
Es una recopilación de los comentarios de los participantes sobre los programas de capacitación, los facilitadores y las instalaciones de capacitación. Este registro ayudaría a identificar la brecha en habilidades de los empleados y las necesidades de capacitación. Además, ayuda a evaluar y mejorar la experiencia general de los programas de formación.
Registros de inventario
Todas las compras deben estar debidamente documentadas, incluido el equipo, la operación diaria, la mejora de las instalaciones y más. La organización utilizará estos registros como evidencia del cumplimiento comercial de los requisitos reglamentarios. Además, ayuda a identificar si los activos son suficientes para las metas de la empresa.
Retención adecuada de registros de recursos humanos
El departamento de recursos humanos retiene y destruye los registros de los empleados de acuerdo con las leyes federales y estatales que rigen la retención de registros, como las regulaciones de la EEOC, la ADEA y los requisitos de mantenimiento de registros de la FLSA.
- Los reglamentos de la EEOC establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de empleo durante un año a partir de la fecha de terminación o separación.
- Los requisitos de registro de la ADEA establecen que los empleadores deben conservar todos los registros de nómina, incluidos los planes de beneficios, durante tres años. Además, cualquier mérito escrito y registro de rendimiento debe mantenerse al menos un año después del despido del empleado.
- Los requisitos de registro de la FLSA aplicables a la EPA establecen que los empleadores deben mantener registros de nómina durante al menos tres años, mientras que otros registros, como tasas salariales, evaluaciones de puestos, antigüedad, y sistemas de méritos, deben conservarse durante al menos dos años.
Tecnología utilizada para optimizar la gestión de registros de recursos humanos
La gestión de registros de recursos humanos es una carga administrativa para los profesionales de recursos humanos debido a la gran cantidad de documentos que almacenar, organizar y recuperar. Evite esta molestia utilizando SafetyCulture (antes iAuditor), una aplicación de mantenimiento de registros basada en la nube. La aplicación móvil SafetyCulture (iAuditor) le permite hacer lo siguiente:
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- Descargar la plantilla recursos humanos lista para usar o crear y personalizar fácilmente las suyas propias a través de Smart Forms.
- Agregar nuevos registros de empleados a la lista de empleados de recursos humanos utilizando su dispositivo portátil.
- Mantener los registros de empleados actualizados en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso si no está conectado. Todos los registros se sincronizarán automáticamente con la nube una vez que se conecte a Internet.
- Acceder instantáneamente a los registros de recursos humanos en tiempo real y generar los documentos que necesitan los empleados o la organización.
- Guardar todos los datos recopilados de forma segura en la nube.
- Capturar evidencia fotográfica de toques de atención e incumplimiento por parte de los empleados identificados.
- Ascender a una cuenta Premium para realizar un seguimiento del rendimiento a través del análisis de datos y obtener información útil para mejorar las operaciones.
Plantillas recursos humanos destacadas
Lista de control de empleado de recursos humanos
Se utiliza una lista de control de empleado de recursos humanos siempre que haya empleados recién contratados. Esta plantilla recursos humanos se ha creado para guiar a los profesionales de recursos humanos a hacer lo siguiente:
- Completar el perfil personal del nuevo empleado
- Capturar una foto del empleado recién contratado
- Indicar la información del trabajo, miembros de la familia y antecedentes educativos
- Capturar una foto de registros médicos y contrato de trabajo
- Indicar notas y recomendaciones de recursos humanos
- Cerrar la sesión con una firma digital para verificar la cuenta
Lista de control de alta de empleados
Esta lista de control de alta de empleados se utiliza para evaluar si todos los procesos de incorporación se trataron con los empleados recién contratados. Ayuda a identificar los documentos y requisitos de incorporación que faltan.
Lista de control de baja de empleados
Esta lista de control de baja de empleados se utiliza para identificar si un empleado completó todos los requisitos de salida para salir oficialmente de la empresa.
Lista de control de políticas de recursos humanos
Esta lista de control de políticas de recursos humanos fue creada por HR Genie Pty Ltd utilizando SafetyCulture (antes iAuditor). HR Genie Pty Ltd cuenta con un equipo dinámico y entusiasta con experiencia práctica en consultoría: recursos humanos y negocios. Fue creada para evaluar el estado de las políticas de gestión de recursos humanos.
Opinión del cliente de recursos humanos
Esta opinión del cliente de recursos humanos es utilizada por profesionales de recursos humanos para evaluar si se implementan de manera efectiva en la organización las actividades estratégicas y operativas.
Formulario de comentarios sobre la capacitación
Se utiliza un formulario de comentarios sobre la capacitación para evaluar las sesiones de formación mediante la recopilación de comentarios de los participantes sobre el programa de capacitación, el facilitador y las instalaciones de capacitación.