Guía de evaluación de la formación

Mediante la recopilación de opiniones, los formadores y los profesionales de recursos humanos pueden evaluar si los programas de formación son capaces de lograr los resultados previstos, y si los materiales y recursos de formación utilizados están en consonancia con las normas de la empresa y del sector o las cumplen.

La evaluación de la eficacia de la formación suele abarcar el examen de cuestiones como “¿El tema tratado tenía el nivel de complejidad adecuado para su formación?” y “¿El facilitador demostró una buena comprensión del material del programa y lo impartió eficazmente?”, entre otras. Esto permite a los formadores conocer lo que funciona y lo que no. Ayudarles a tomar mejores decisiones sobre la formación futura.

Beneficios

La evaluación de la formación proporciona información exhaustiva sobre el valor de los programas de formación y su eficacia para alcanzar los objetivos empresariales. Ayuda a la dirección a comprender mejor e identificar las carencias de competencias para analizar los resultados deseados de los programas de formación. También ayuda a la organización a:

• identificar problemas y mejorar los procesos generales de los programas de formación;
• analizar la eficacia de los materiales de formación y otras herramientas;
• determinar las competencias de liderazgo necesarias para resolver problemas críticos;
• apoyar el cambio continuo en el desarrollo de la carrera profesional; y
• evaluar la experiencia global de formación de los participantes.

Cómo evaluar un programa de formación en 4 pasos

La evaluación de la formación es un proceso importante para determinar la eficacia de la formación y comprobar si los programas de formación ayudan realmente a los empleados a ser buenos en lo que hacen. La evaluación de la formación también puede integrarse como una función de su sistema de gestión del aprendizaje.

A través de la evaluación estratégica, las empresas pueden encontrar formas de mejorar la calidad de la formación y alcanzar los objetivos de aprendizaje establecidos para el éxito de los empleados. Para ayudarle a empezar, hemos desglosado el proceso de evaluación de la formación en 4 pasos:

1. Elegir el modelo adecuado

Existen varios tipos de modelos de evaluación de la formación y cada uno de ellos se dirige a ámbitos diferentes. Así pues, el primer paso para empezar a evaluar los programas de formación es elegir el mejor modelo que se ajuste a las necesidades de su evaluación.

A continuación se presentan 3 de los modelos de evaluación de la formación más utilizados:

Modelo de cuatro niveles de Kirkpatrick

Este proceso de evaluación de la formación es utilizado en todo el mundo por las empresas que pretenden obtener un retorno de la inversión (ROI) a través de sesiones de formación rentables y eficaces en el tiempo. Este modelo desglosa el proceso de evaluación en 4 niveles:

• Nivel 1: Reacción – Evalúa cómo ha respondido el alumno a la formación. Esto se suele medir con el uso de un formulario de encuesta que se entrega a los participantes para que lo rellenen después del programa de formación.
• Nivel 2: Aprendizaje – Este nivel mide lo que los participantes han aprendido de la formación. En este nivel se utilizan cuestionarios y pruebas breves para medir los cambios en los conocimientos y habilidades de los participantes.
• Nivel 3: Comportamiento – Se evalúa el cambio de comportamiento de los participantes como resultado de la formación. Esto se mide mediante observaciones en el lugar de trabajo, comparando los comportamientos antes y después de la formación.
• Nivel 4: Resultados – El último paso mide y evalúa el resultado del programa de formación frente a las expectativas de la organización o de las partes interesadas. Revisa si los participantes de la formación han cumplido sus objetivos de aprendizaje. Algunas métricas o factores que las organizaciones medirán son la productividad, la moral, la calidad, las ventas, la eficiencia y los índices de satisfacción de los clientes.

El modelo CIRO

El modelo CIRO (contexto, entrada, reacción y salida) evalúa la eficacia de los cursos de formación para directivos. Se centra en las mediciones realizadas antes y después de llevar a cabo el programa de entrenamiento. Al igual que los otros modelos, el proceso de evaluación de la formación también se divide en 4 etapas:

• Etapa 1: Contexto – En esta etapa se evalúa la situación operativa de la organización o empresa para identificar y evaluar las necesidades y los objetivos de formación. En esta etapa se realiza un análisis de las necesidades de formación para ver qué área de operaciones le falta a la organización. Una vez definidas las necesidades de formación, se establecen los tres niveles siguientes:
  • El objetivo final: este objetivo pretende eliminar las deficiencias de la organización, como el bajo rendimiento, los bajos beneficios, la baja productividad o el mal servicio al cliente.
  • Objetivos intermedios: estos objetivos requieren cambios en el comportamiento laboral de los empleados para alcanzar el objetivo final.
  • Objetivos inmediatos: estos objetivos implican la adquisición de nuevas habilidades y conocimientos e incluso el cambio de actitud de los empleados para modificar su comportamiento. Etapa 2: Input – En esta etapa, los responsables de la evaluación de la formación recopilan información analizando los recursos disponibles en la organización para determinar la mejor elección de la técnica o método de formación para alcanzar los objetivos de formación.
• Etapa 3: Reacción – En esta etapa se recogen los comentarios de los participantes. La información obtenida en esta etapa se utiliza para seguir mejorando el programa de formación.
  Etapa 4: Resultados – En esta etapa se evalúan los resultados del programa de formación. El resultado se mide en los siguientes 4 niveles:
  • El nivel de aprendizaje
  • El nivel del lugar de trabajo
  • El nivel de equipo o departamento
  • El nivel empresarial

Modelo Phillips ROI

El modelo Phillips ROI evalúa el retorno de la inversión (ROI) del programa de formación. Este modelo emula básicamente el alcance y la secuencia del modelo de Kirkpatrick, pero con un paso adicional. Los cinco niveles del modelo son los siguientes:

• Nivel 1: Reacción – similar al Modelo Kirkpatrick, el modelo comienza con la evaluación de la reacción y la satisfacción del participante con el programa de formación.
• Nivel 2: Aprendizaje – este nivel mide las habilidades y conocimientos adquiridos por los participantes
• Nivel 3: Aplicación y puesta en práctica – similar al Modelo Kirkpatrick, este nivel mide si los participantes del programa de formación aprendieron algo de la formación al volver al lugar de trabajo. Sin embargo, mejora ese alcance al determinar si el problema (si lo hay) reside en la aplicación del aprendizaje o en su ejecución.
• Nivel 4: Impacto – en el modelo de Phillips, en lugar de los resultados se centra en la medición del impacto empresarial global del programa de formación. Es mucho más amplio en comparación con el modelo de Kirkpatrick, ya que identifica si otros factores aparte de la formación afectaron al resultado.
• Nivel 5: Retorno de la inversión (ROI) – Este nivel añadido está diseñado para medir el ROI con el uso del análisis coste-beneficio para comparar el valor monetario de los resultados empresariales con los costes del programa o programas de formación.

2. Determinar los indicadores de la eficacia de la formación

Para evaluar eficazmente los programas de formación, los responsables de los mismos deben definir primero los indicadores de “eficacia”. A modo de guía, los profesionales u organizaciones deben responder a esta pregunta orientadora: “¿En qué sentido se considerará exitoso el programa de formación?”

A continuación se presentan algunos ejemplos de factores o indicadores que pueden ayudar a medir la eficacia de la formación:

• Nuevas habilidades y conocimientos
• Experiencia de aprendizaje
• La felicidad de los empleados
• Impacto cultural
• Impacto de la eficiencia
• Impacto financiero

3. Elección del método adecuado y recogida de datos

Los métodos de evaluación de la formación se refieren a los enfoques de recogida de datos. Una vez identificados el objetivo, la técnica y las mediciones de la eficacia de la formación, el siguiente paso es elegir el método o las herramientas adecuadas para recoger la información necesaria en relación con el programa de formación.

A continuación se presentan algunos de los métodos de evaluación de la formación más comunes que pueden utilizar los profesionales:

• Cuestionarios: son conjuntos de preguntas que suelen utilizarse para recopilar información estadística de los participantes sobre un tema concreto. Esto puede utilizarse como herramienta cuando se realicen encuestas a los alumnos tras la finalización del programa de formación.
• Entrevistas: pueden realizarse cara a cara o en línea. Este método permite a los profesionales profundizar en las respuestas de los participantes. Las entrevistas pueden ayudar a proporcionar a los profesionales información más valiosa y detallada sobre la experiencia del empleado con la formación.
• Grupos focales: se trata de debates facilitados entre un pequeño grupo de participantes que se sometieron al mismo programa de formación. Esto es útil si el objetivo de los profesionales es explorar la percepción y los sentimientos de los participantes hacia la formación y recoger algunos comentarios sobre cómo se puede mejorar la formación.
• Observación: este método se realiza observando el cambio de comportamiento del participante en un entorno laboral. El profesional o el evaluador asignado observarán cómo completan las tareas o se comprometen con los procesos y las actividades del equipo.

Una vez seleccionado el método, los profesionales pueden proceder a la recogida de datos.

4. Analizar los datos

El último paso es analizar los datos recogidos y documentar las conclusiones de la evaluación de la formación realizada. El registro de la evaluación de la formación será un componente crítico para futuras mejoras en el enfoque de la organización sobre los programas de formación.

Ejemplo de evaluación de la formación: ¿Qué debe incluir su formulario de evaluación?

Para que tenga una mejor idea de lo que debe incluir un formulario de evaluación de la formación, a continuación encontrará secciones y preguntas que puede utilizar para su formulario de evaluación de la formación.

1. Objetivos del programa
   • ¿Se han definido claramente los objetivos del programa?
   • ¿Cubrió el facilitador todos los objetivos del programa?
2. Contenido y relevancia del curso
   • ¿El material tenía el nivel de complejidad adecuado para su formación?
   • ¿Los materiales del curso estaban bien organizados?
   • ¿Ayuda el material del curso a apoyar los objetivos del mismo?
   • ¿El contenido era relevante para las necesidades de su función?
3. Conocimiento y eficacia del facilitador
   • ¿Demostró el facilitador una buena comprensión del material del programa?
   • ¿El facilitador ha transmitido eficazmente el material del programa?
   • ¿El facilitador hizo un buen trabajo generando la interacción de los participantes y manteniendo un ambiente de aprendizaje seguro?
   • ¿Fue bueno el ritmo del programa?
   • ¿Es la duración de la sesión de aprendizaje adecuada a los objetivos y la complejidad del contenido?
4. Evaluación del programa
   • ¿La evaluación fue una representación justa del contenido del programa?
   • ¿Los juegos de rol o las simulaciones representaron adecuadamente el contenido del programa?
5. Instalación
   • ¿La zona de entrenamiento tenía una iluminación adecuada?
   • ¿La temperatura era cómoda y propicia para una sesión de aprendizaje?
   • ¿Tenían los participantes acceso a un ordenador y/o a herramientas para simular y tener una práctica cinestésica?

Además de estas 5 secciones, puede añadir una sección para que los participantes expresen sus pensamientos finales y un espacio para que firmen. A continuación se muestra un ejemplo de formulario de evaluación de la formación terminado. Este formulario de evaluación se creó utilizando este formulario de evaluación de la formación.

¿Cuándo es el mejor momento para evaluar la formación?

La evaluación de la formación debe estar vinculada al objetivo de la evaluación. Se mide en función de una serie de expectativas sobre cuándo notar la eficacia de la formación para los empleados y la empresa. Considere períodos de tiempo como la evaluación, la adaptación, la aplicación y el logro para trazar un proceso de los resultados que se esperan en esos niveles.

La evaluación de la formación puede realizarse al principio, a mediados o al final del año, en función del objetivo de la evaluación. Por lo general, se realizan evaluaciones a principios y mediados de año para dar forma al programa de formación y al enfoque pedagógico. Ayuda a abordar cualquier problema y a introducir mejoras en el programa actual. Mientras que las evaluaciones anuales miden el éxito de los programas de formación y el rendimiento del instructor. Suele utilizarse para las revisiones anuales, la contratación o la promoción.

Una herramienta digital para mejorar los programas de formación

Un formulario de evaluación de la formación digital puede ayudar a los formadores a determinar si los programas de formación son adecuados para facilitar el aprendizaje. Con la ayuda de SafetyCulture (iAuditor) by SafetyCulture, una aplicación de software basada en la nube, las organizaciones pueden:

• crear materiales de formación en dispositivos móviles en cualquier momento y lugar;
• realizar encuestas de opinión sobre la formación;
• Evaluar los programas de formación para responder a las necesidades de aprendizaje de los alumnos;
• facilitar la formación de los nuevos empleados para prepararlos para sus funciones;
• compartir los registros de evaluación con los equipos de aprendizaje y desarrollo; y
• observar las tendencias y las respuestas comunes a través de SafetyCulture (iAuditor) Analytics.