¿Qué es el análisis de necesidades?

El análisis de necesidades se utilizó por primera vez específicamente para mejorar los métodos de enseñanza del inglés en las escuelas. Hoy en día, empresas de todos los sectores utilizan y se benefician regularmente de un análisis de necesidades.

Importancia

Todas las empresas experimentan contratiempos en sus procesos que les impiden acercarse a sus objetivos. Lo que diferencia a las empresas prósperas de las improductivas es cómo llegan al fondo de los problemas para desarrollar estrategias de éxito. He aquí razones concretas por las que es imprescindible realizar una evaluación de las necesidades.

• Mejora la toma de decisiones – El proceso requiere exponer todos los factores que influyen en la deficiencia o el fracaso de la organización. Con la ayuda de análisis perspicaces, puede llegar a conclusiones definitivas y lógicas que le ayuden a tomar mejores decisiones.
• Objetivos prioridades – Las empresas tienen numerosos problemas. Encontrar remedios para todo a la vez es laborioso y caro. El análisis de estas necesidades empresariales permite a los directivos clasificar estos problemas y abordar primero los más acuciantes.
• Impulsa un mejor rendimiento – La mayoría de las veces, las dificultades organizativas se deben a la falta de conocimientos y competencias. Esta actividad señala quién tiene dificultades en el equipo y qué formación específica o estudios adicionales se necesitan para ser más eficaces en el trabajo.

• Mejora los flujos de trabajo : el análisis de las necesidades organizativas puede determinar elementos operativos deficientes o equipos deteriorados. La eficiencia laboral se restablece o aumenta mediante intervenciones específicas.
• Crea una cultura proactiva – Si se hace con regularidad, esta práctica fomenta el pensamiento de futuro. En lugar de reaccionar ante los problemas, los empleados pueden tomar iniciativas en beneficio de toda la organización.
• Aumenta satisfacción del cliente e ingresos : conocer mejor a su público objetivo le ayuda a prestarles un mejor servicio.

Tipos de análisis de necesidades

Tanto si diriges una pequeña empresa de nueva creación como un enorme conglomerado, identificar y evaluar las necesidades de la organización y sus partes interesadas es imprescindible. Comprender los requisitos ayudará a las empresas a cosechar más beneficios. A continuación se enumeran los tipos de análisis de necesidades que deben tener en cuenta las empresas:

• Formación o Aprendizaje – Posiblemente el tipo más común de análisis de las necesidades, se centra en los empleados. Comparando las descripciones de los puestos y los datos de rendimiento, los directivos identifican las habilidades y conocimientos que necesitan sus trabajadores para poder realizar su trabajo con eficacia.

• Rendimiento – Determina la diferencia entre el rendimiento actual y el esperado en la prestación de servicios, la creación de productos o la realización de tareas en la operación.

• Cumplimiento – Suele utilizarse en sectores muy regulados, como la sanidad y las finanzas, para revisar el cumplimiento por parte de la organización de las normas del sector y la normativa gubernamental. Esto implica revisar las políticas y los procedimientos operativos estándar y realizar auditorías.

• Organizativo – Este tipo de análisis de necesidades evalúa la organización en su conjunto y busca formas de mejorar la gestión de los recursos y el funcionamiento diario. Tiene en cuenta la estructura, la cultura, los activos y los flujos de trabajo actuales.

• Finanzas – Aquí, las empresas averiguan cómo reducir costes, aumentar ingresos y localizar inversiones. Los gestores revisan los estados financieros, analizan las tendencias del mercado y realizan encuestas a los clientes para completar su análisis de necesidades.

Respetar las buenas prácticas en el proceso de análisis de necesidades

Las distintas empresas tienen metodologías específicas para identificar y evaluar sus necesidades. A continuación se enumeran las preguntas de análisis que deben plantearse a lo largo de la actividad. También se describen las mejores prácticas por paso para garantizar el éxito en esta empresa.

¿Cuál es su rendimiento deseado?

En esta etapa se determinan el objetivo y el alcance de la evaluación. Esta es también la parte en la que los directivos de la empresa fijan objetivos de mejora.

Buena práctica: El diablo está en los detalles, por lo que los responsables de la empresa deben especificar el propósito y delimitar el alcance de la actividad. Los objetivos también deben estar claramente definidos y ser alcanzables para que las partes interesadas se sientan valoradas cuando los cumplan.

¿Cuál es el rendimiento actual?

La segunda fase del proceso es la recopilación de información. Se trata de recopilar datos de diversas fuentes, como entrevistas con los empleados, evaluaciones de resultados anteriores, encuestas a clientes, informes financieros y estudios de mercado.

Buena práctica: Los gestores pueden obtener información precisa mediante métodos de recopilación fiables. La digitalización y la automatización ayudan en este asunto porque los resultados son más precisos. También cuestan poco tiempo y esfuerzo.

¿Cuáles son las lagunas y las causas correspondientes?

El tercer paso consiste en un análisis detallado de los datos para caracterizar las lagunas identificadas y detectar sus causas. Utilizar métodos cuantitativos y cualitativos, como estadísticas, análisis de contenido y revisiones en profundidad de estudios de casos.

Buena práctica: Las partes interesadas deben participar en esta fase del proceso de análisis  para expresar sus preocupaciones sobre las deficiencias detectadas y exponer las razones de las posibles causas. Implicar a los miembros pertinentes del equipo evita señalar con el dedo y presenta una visión más completa del problema.

¿Qué soluciones se ofrecen?

Esta fase consiste en presentar las conclusiones a las partes interesadas y desarrollar soluciones que les beneficien a ellas y a la organización.

Buenas prácticas: Los gestores deben garantizar resultados procesables. La participación de las partes interesadas también es esencial. Los empleados deben poder sugerir soluciones, ya que participan en esta tarea.

¿Cuál es la eficacia de las soluciones?

Muchas empresas se detienen en el cuarto paso, pensando que aportando soluciones acabarán sus problemas. No debería ser así, porque el seguimiento de la formación de los empleados o de los nuevos sistemas operativos es crucial para conocer los progresos reales.

Buenas prácticas: La digitalización y la automatización son fundamentales en este proceso. Los directivos no tendrían una visión de conjunto de todas las operaciones y seguramente pasarían por alto detalles importantes sin la ayuda de estas soluciones digitales.