Système de gestion des stocks

Processus de gestion des stocks

Deux techniques de gestion des stocks sont couramment utilisées : la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et la planification des besoins en matériaux (MRP). En règle générale, toutefois, le processus de gestion de l’inventaire implique la collecte de données et l’enregistrement d’éléments liés aux stocks dans le cadre d’opérations de vente au détail typiques. Des magasins aux fournisseurs, un processus de gestion des stocks de détail de bout en bout comprend normalement les cinq étapes suivantes :

Étape n° 1 : Utiliser régulièrement des listes de contrôle pour l’inventaire

Tout commence par une liste de contrôle. Les modèles d’inventaire sont utilisés pour détailler les stocks de marchandises, de biens, de propriétés ou de matériaux de construction et pour vérifier si la liste des fournitures et des achats correspond au nombre réel de produits en stock.

Il existe différents types de listes de contrôle d’inventaire en fonction de leur portée et de leur nature. Par exemple, les listes de contrôle pour l’inventaire des matières premières, des travaux en cours et des produits finis sont plus couramment utilisées dans les secteurs de la production et de l’emballage.

Dans la gestion des inventaires des commerces de détail, une liste de contrôle générale est utilisée pour détailler les stocks avec leur étiquette, leur quantité et leur valeur nette. Grâce à cette liste de contrôle, les vendeurs au détail peuvent prendre des photos de l’inventaire et les joindre automatiquement à un rapport. Il est également possible de confirmer que les produits ont été vérifiés en apposant leur signature numérique et, d’un simple effleurement du doigt, d’envoyer instantanément la liste d’inventaire au personnel désigné.

Étape 2 : Audits des magasins de détail

Les processus de gestion des stocks efficaces s’appuient sur des procédures solides mises en place au niveau du magasin. Grâce à des audits programmés et surprises, les directeurs de magasins peuvent contrôler et surveiller efficacement le statut, les processus d’image de marque et la normalisation des procédures de vente au détail, en particulier en ce qui concerne le suivi des stocks de produits.

L’un des moyens les plus rapides de mettre en œuvre un processus efficace de gestion des inventaires est de procéder régulièrement à des audits des magasins de détail. Utilisez cette liste de contrôle comme un guide général pour vous assurer que non seulement l’agencement du magasin, la vitrine et les installations répondent aux normes établies, mais aussi que les produits, le matériel de point de vente et l’entreposage sont bien rangés.

Le processus de gestion des stocks dans le commerce de détail comprend généralement l’audit des pratiques de marchandisage visuel. Un merchandising visuel adéquat dans les magasins de détail peut contribuer à une gestion plus efficace des stocks. Les rapports d’audit offrent une vue plus complète de l’inventaire, permettant au personnel de corroborer facilement les stocks dans les différents magasins.

Utilisez cette liste de contrôle du merchandising visuel pour évaluer l’extérieur et l’intérieur d’un magasin, les rayons, les promotions en magasin et les employés.

Pour améliorer en permanence l’efficacité des méthodes de gestion des stocks existantes, envisagez de mettre en place des activités de client mystère. Les enquêtes mystères dans le commerce de détail peuvent aider les employeurs à obtenir un retour d’information du point de vue du client et à examiner les opérations normales et quotidiennes d’un magasin de détail, y compris la manière dont il gère les stocks.

Cette liste de contrôle pour les enquêtes mystères dans le secteur de la vente au détail comprend des éléments d’inspection relatifs à l’inventaire, c’est-à-dire au chemin vers l’achat.

Étape n° 3 : Planifier les inspections de l’inventaire des produits

L’inventaire des produits ne doit pas seulement être présenté et tarifé correctement, mais aussi être comptabilisé, en particulier en termes de qualité. Dans les processus de gestion des stocks du commerce de détail, des contrôles visuels réguliers des composants et des produits permettent de maintenir la qualité et la quantité des stocks de produits. Dans la gestion des services sur le terrain, la gestion des stocks est un élément clé. Des inspections régulières de l’inventaire permettent de contrôler et de gérer les pièces détachées, les outils et les équipements nécessaires à la réalisation d’un service.

La gestion des stocks peut être facilitée lorsque leur exactitude est vérifiée dès leur réception. Cette liste de contrôle de l’inspection à la réception permet de s’assurer qu’une expédition spécifique est conforme aux spécifications du bon de commande. Inspecter les stocks entrants en fonction de leur couleur, de leur forme et de leur marquage, les étiqueter comme acceptés, acceptés sous condition ou rejetés, et indiquer s’ils présentent des défauts majeurs ou mineurs.

Un emballage de qualité est un élément important de la gestion des stocks de produits. Utilisez cette liste de contrôle pour renforcer la gestion des stocks qui protège les produits grâce au contrôle de la qualité de l’emballage. Marquer les emballages des matériaux comme acceptables, défectueux ou en attente et prendre les mesures appropriées pour résoudre les incohérences dès le départ.

Des contrôles aléatoires de la qualité des stocks peuvent être utiles pour déterminer l’efficacité du système de gestion actuel. En outre, le fait de permettre aux travailleurs de vérifier régulièrement la qualité de l’inventaire peut non seulement aider à détecter les signes de divergences potentielles, mais aussi permettre de gagner du temps et d’économiser des efforts lors de la validation des listes d’inventaire. Cette fiche de contrôle numérique peut être utilisée sur n’importe quel appareil mobile et peut également inclure des images de référence des meilleures pratiques pour faciliter les inspections.

Étape n° 4 : Inspecter les installations de stockage des stocks

L’inspection des installations de stockage, que ce soit dans les magasins ou dans les entrepôts et les centres de distribution, peut faciliter l’authentification des quantités de stocks par le personnel. La propreté, l’ordre et la sécurité de l’entreposage des stocks jouent un rôle essentiel dans le renforcement du processus de gestion des stocks sur le site.

La gestion des stocks n’englobe pas seulement les zones où les composants et les produits sont vendus, mais aussi celles où ils sont stockés. Utilisez cette liste de contrôle pour effectuer une visite rapide des installations de stockage des stocks et rédigez un rapport professionnel avec des photos prises avant et après l’inspection. Il est plus facile de vérifier la cohérence d’un inventaire correctement stocké avec les listes d’inventaire.

De nos jours, un processus de gestion des stocks assorti de protocoles de sécurité est devenu l’une des principales priorités des détaillants, en particulier pour ceux qui sont impliqués dans le commerce international.

Le stockage en toute sécurité des marchandises est également essentiel pour gérer efficacement les stocks, et cette liste de contrôle peut aider les employés à y parvenir. En détectant les dommages potentiels des étagères de stockage, le personnel sur le terrain peut mieux protéger l’état des produits et éviter de gaspiller des stocks précieux.

L’un des produits les plus difficiles à inventorier est naturellement la nourriture, en raison de sa durée de conservation limitée, en particulier pour les denrées périssables dans le secteur de la restauration et des services au détail.

Utilisez cette liste de contrôle des procédures de stockage des aliments pour garantir la sécurité des stocks alimentaires, qu’il s’agisse de stockage à sec, de stockage réfrigéré ou de stockage dans des congélateurs. Découvrez les capteurs de température et d’humidité de SafetyCulture (anciennement iAuditor) pour surveiller les conditions en temps réel et être alerté en cas de dépassement des limites.

Étape n° 5 : Audit des vendeurs et des fournisseurs

Des listes d’inventaire et des magasins de détail à la qualité des produits et aux conditions de stockage, le processus de gestion des stocks est complété par l’audit des fournisseurs de matières premières et de produits finis, également connu sous le nom d’audit des fournisseurs.

L’approvisionnement en composants et en produits est essentiel à la mise en œuvre d’une gestion efficace des stocks, car il constitue le point de départ de la plupart des modèles d’entreprise. Les détaillants peuvent garder le contrôle sur les tâches de gestion des stocks lorsqu’ils obtiennent systématiquement des chiffres exacts à partir de leurs sources.

Cette liste de contrôle pour l’audit des fournisseurs couvre généralement les cinq principaux éléments de l’aptitude d’un fournisseur à fournir ce que vous recherchez : responsabilité de la direction, principes fondamentaux, sécurité alimentaire et systèmes HACCP, systèmes de qualité de la industrie et prise en compte des réglementations.

Même si cette cette liste de contrôle contient plus de 15 sections de critères d’audit spécifiques, il est certainement utile d’évaluer les fournisseurs, vendeurs et fabricants actuels et potentiels des produits que vous commercialisez. Il peut être plus facile pour les détaillants de gérer leurs stocks lorsqu’ils s’approvisionnent correctement et améliorent continuellement leurs processus d’approvisionnement.

Les produits provenant de fournisseurs respectueux de l’éthique peuvent contribuer à la mise en œuvre d’une approche efficace de la gestion des stocks, car ils permettent aux entreprises de s’inscrire dans une perspective de réussite à long terme. La confiance dans les performances des fournisseurs, notamment en termes de normes de travail, de santé et de sécurité, d’environnement et d’éthique commerciale, permet aux détaillants non seulement d’acquérir une bonne réputation, mais aussi d’éviter des litiges coûteux.

Types de systèmes d’inventaire

Bien que les systèmes d’inventaire se présentent sous diverses formes et avec des fonctions différentes, il est généralement admis qu’il existe deux grands systèmes de gestion des stocks : les systèmes périodiques et les systèmes perpétuels. La principale différence entre le système d’inventaire périodique et le système d’inventaire permanent réside dans la fréquence de mise à jour des données d’inventaire – le premier met périodiquement à jour l’inventaire, tandis que le second met à jour les données d’inventaire en temps réel. Il est donc idéal pour les méthodes de gestion des stocks telles que la méthode FIFO (First In, First Out).

SafetyCulture en tant que système de gestion des stocks

Dans un contexte de mondialisation de l’économie et de croissance constante du commerce international, l’optimisation et le suivi des stocks de produits sont des facteurs décisifs pour les détaillants. Toute incohérence ou déficience peut entraîner des retards inutiles, affectant négativement les processus quotidiens et la satisfaction des clients.

Obtenez une visibilité sans précédent des opérations commerciales en utilisant le logiciel de gestion des stocks de SafetyCulture. Grâce à une approche holistique de la gestion des stocks, les détaillants peuvent rationaliser les tâches liées à l’inventaire et bien plus encore : de la création de listes d’inventaire à la validation des matières premières, des travaux en cours et des produits finis ; de l’inspection des stocks de produits et de leurs conditions de stockage à la vérification des performances des fournisseurs du commerce de détail.

Avantages de la gestion des stocks avec SafetyCulture

Tirer parti de la plateforme numérique et mobile de SafetyCulture peut vous aider à améliorer votre gestion des stocks. Pour répondre aux différents objectifs des entreprises, à la taille des équipes et aux budgets technologiques, voici les 3 principaux avantages de la mise en œuvre de la gestion des stocks avec SafetyCulture :

Facilité d’utilisation

La gestion régulière des inventaires est déjà un défi en soi, alors ajouter des complications systémiques est la dernière chose dont les équipes de première ligne auront besoin.

Notre système de gestion des stocks est suffisamment simple d’utilisation pour que les employeurs puissent le déployer de manière transparente sur tous les sites et que les employés veuillent l’utiliser tous les jours. SafetyCulture offre les fonctionnalités adéquates dont les travailleurs ont besoin pour faciliter leur travail de manière efficace.

Flexibilité

Le passage de listes d’inventaire sur papier à des contrôles d’inventaire numériques ou le passage d’un système de gestion de l’inventaire à un autre entraîne des changements de procédure, en particulier lors de la mise en œuvre.

Nous savons que la mise en place d’une nouvelle méthode améliorée de gestion peut prendre du temps. Il est donc essentiel pour nous de développer un système de gestion des stocks qui réponde aux différents besoins des utilisateurs et aux exigences du système.

Rapport coût-efficacité

L’allocation des ressources est l’un des principaux facteurs qui facilitent – et parfois entravent – la mise en œuvre d’un système de gestion des stocks efficace au sein d’une entreprise.

Les détaillants doivent prendre le temps d’examiner les caractéristiques de base dont ils ont besoin pour fonctionner de manière productive et réserver des budgets appropriés pour investir dans des systèmes qui peuvent particulièrement profiter à l’organisation pour une réussite à long terme.