Guide complet de l'analyse des écarts de conformité

Importance

Une analyse approfondie des écarts est la première étape de tout programme de conformité. Toutefois, elle doit être intégrée dans le cycle de vie de la gestion des risques de l’entreprise. Pertinente dans un large éventail de secteurs, cette activité cruciale permet de garantir ce qui suit :

• Gérer les risques de manière proactive – Les entreprises peuvent traiter efficacement les non-conformités potentielles, telles que les négligences, les violations de données et les fraudes éventuelles, avant qu’elles ne se transforment en problèmes graves, si elles peuvent identifier les lacunes en matière de conformité à un stade précoce.
• Améliorer l’efficacité opérationnelle – Les audits réguliers mettent en évidence les inefficacités des processus opérationnels. En y remédiant immédiatement, on peut rationaliser les opérations, réduire le gaspillage et améliorer la productivité globale de l’entreprise.
• Réduire les coûts – Outre la détermination des inefficacités opérationnelles résultant d’une résolution réactive des problèmes et d’une meilleure affectation des ressources, l’identification précoce des cas de non-conformité permet d’éviter les pénalités réglementaires coûteuses, les amendes et les frais de justice associés.
• Améliorer la conformité – La réalisation d’examens internes périodiques permet d’obtenir de meilleurs résultats lors d’audits complets effectués par des régulateurs externes et d’autres inspecteurs tiers.
• Maintenir la confiance et préserver la réputation – Les organisations qui se conforment systématiquement aux normes GRC sont considérées comme dignes de confiance et fiables. L’analyse des écarts de conformité renforce les relations avec les clients, les partenaires et les investisseurs.

Les 7 écarts les plus courants en matière de conformité

Comprendre l’état actuel de la conformité est la première étape de l’entreprise pour développer et gérer avec succès un programme de conformité complet qui crée une culture dans laquelle le respect des normes et des réglementations est une priorité absolue. Voici les lacunes les plus courantes en matière de conformité :

1. Absence de confidentialité des données – Le fait de ne pas protéger la confidentialité des données ou les informations personnelles sensibles sur la base du règlement général sur la protection des données (RGPD), de la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) et des lignes directrices de la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) résulte souvent de protocoles de sécurité faibles, de contrôles d’accès insuffisants ou de l’absence de cryptage des informations sensibles.
2. Systèmes de cybersécurité défaillants – Des logiciels obsolètes, des mots de passe faibles et l’absence d’audits de sécurité réguliers rendent les systèmes de cybersécurité vulnérables au piratage, aux logiciels malveillants et aux attaques par hameçonnage, pour n’en citer que quelques-uns.
3. Formation inefficace des employés – Les entreprises qui négligent l’importance d’une formation complète et continue ne parviennent pas à renforcer les connaissances sur les sujets liés à la conformité, tels que la sécurité sur le lieu de travail, la sécurité des données, les exigences règlementaires et le comportement éthique.
4. Documentation insuffisante – Cette lacune survient lorsque les entreprises n’établissent pas ou ne conservent pas de dossiers clairs sur leurs efforts de mise en conformité. Des contrats manquants ou obsolètes, des documents financiers insuffisants et des documents de formation des employés peu clairs entravent les enquêtes, les audits et les procédures judiciaires.
5. Écarts dans la piste d’audit – Il s’agit de liens manquants ou incomplets dans la chaîne de preuves permettant de remonter à la source des transactions, des activités ou des décisions. Des journaux déficients, des enregistrements d’accès manquants et une documentation inadéquate sur la gestion des changements rendent le suivi de la conformité difficile à long terme.
6. Application incohérente de la politique – Les manquements à la conformité surviennent lorsqu’il y a un fossé entre l’élaboration et la mise en œuvre de la politique. Une mauvaise communication entre la direction et le personnel de première ligne, des opérations décentralisées ou un manque de clarté dans la responsabilité de l’application sont les principales causes de ce problème.
7. Gestion inadéquate des risques liés aux tiers – Les vendeurs, fournisseurs et prestataires de services externes doivent également se conformer aux normes de réglementation et de conformité de l’organisation. L’absence de gestion des risques liés aux tiers expose l’entreprise à des dangers et aux responsabilités juridiques qui en découlent.

Comment effectuer une analyse des écarts de conformité ?

Une approche structurée de l’analyse des écarts de conformité garantit un examen minutieux de tous les domaines pertinents, une identification méticuleuse des risques et une atténuation adéquate. Voici un exemple d’analyse des écarts de conformité que toute organisation peut facilement adopter :

Étape 1 : Identifier les normes et règlementations applicables.

Commencez par identifier les réglementations, les normes et les politiques internes qui s’appliquent à votre organisation. Pour certains, il peut s’agir de normes sectorielles de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), comme la norme ISO 27001 pour la sécurité de l’information ou la norme ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail (SST). Pour d’autres, il peut s’agir d’une réglementation avec des lignes directrices plus larges, comme le GDPR pour la confidentialité des données. Il est indispensable de déléguer cette tâche aux équipes juridiques et de conformité pour garantir l’alignement entre les politiques internes et les exigences externes.

Étape 2 : Évaluer le niveau de conformité actuel.

Une fois que les normes pertinentes sont connues, il est temps d’évaluer le niveau de conformité de l’organisation en rassemblant la documentation, en interrogeant les parties prenantes et en observant les pratiques existantes. L’implication des chefs de service et des employés de première ligne aide les équipes affectées à comprendre les efforts de gestion de la conformité de l’entreprise.

Étape 3 : Déterminer et documenter les écarts.

La troisième étape consiste à comparer le statut de conformité de l’entreprise aux normes et règlementations applicables afin de mettre en évidence les lacunes. La présence d’experts en la matière, tels que des consultants en droit, en informatique, en environnement et en sécurité, permet de réaliser des évaluations précises. Voici deux obligations spécifiques :

• Créez une matrice de conformité détaillée qui énumère chaque exigence ainsi que son statut, en indiquant pour chacune d’elles si elle est conforme, partiellement conforme ou non conforme.
• Quantifiez les écarts pour en comprendre l’ampleur. Utilisez des mesures telles que des scores de conformité ou des niveaux de risque.

Étape 4 : Classer par ordre de priorité les écarts à combler.

Toutes les lacunes n’ont pas la même importance. Les organisations devraient les classer par ordre de priorité en fonction de deux facteurs : le risque et l’impact sur les opérations. Cela permet d’allouer les ressources de manière appropriée, en affectant les fonds et le personnel là où c’est nécessaire. Par exemple, il serait préférable de se concentrer sur les domaines où la non-conformité pourrait entraîner des sanctions juridiques, des risques pour la sécurité ou des pertes financières, entre autres.

Étape 5 : Élaborer un plan de remédiation.

L’une des étapes les plus importantes du processus consiste à créer un plan d’action pour combler les écarts de conformité. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte :

• Créez des calendriers réalistes et réalisables, en particulier pour les écarts hautement prioritaires qui nécessitent une action immédiate.
• Élaborez des solutions à court terme et des stratégies à long terme pour maintenir la conformité au fil du temps.
• Attribuez des responsabilités à des services ou à des personnes spécifiques et fixez des délais précis pour les mesures correctives.

Étape 6 : Mettre en œuvre les changements et suivre les progrès.

Les changements doivent être mis en œuvre et contrôlés une fois le plan élaboré et approuvé. Les entreprises doivent s’assurer que les ajustements effectués restent sur la bonne voie en utilisant des outils spécialisés tels que :

• Logiciel de gestion de la conformité automatise le suivi et l’établissement de rapports sur les efforts de mise en conformité.
• Outils d’évaluation des risques identifier et évaluer les cas potentiels de non-conformité.
• Systèmes de gestion des documents garantissent que tous les documents relatifs à la conformité sont à jour, organisés et accessibles.

Les équipes chargées de ces analyses spécialisées doivent également se coordonner avec les responsables de la formation interne pour dispenser des formations relatives à la conformité, afin de s’assurer que les employés disposent des connaissances nécessaires pour appliquer les nouvelles procédures ou les règlementations actualisées.

Étape 7 : Effectuez des audits réguliers et communiquez les résultats aux parties prenantes.

Le suivi des progrès de l’initiative est essentiel, car la conformité n’est pas une activité ponctuelle. Cela peut se faire par le biais d’audits de suivi de la conformité afin d’évaluer l’efficacité. Pour garantir la responsabilité et la transparence, les parties prenantes concernées doivent être informées des examens, de l’état de la conformité et des risques en cours.