Publication 10 Juil 2023
Qu'est-ce qu'un contrôle de la conformité ?
Un contrôle de la conformité est un examen systématique de l'adhésion d'une organisation à des critères prédéfinis fixés par un organe directeur. Les contrôles de conformité sont réalisés par une équipe d'audit pour aider l'organisation à normaliser les processus, à identifier les lacunes organisationnelles et à atténuer les risques.
Cet article aborde les points suivants :
- qu’est-ce qu’une fiche de contrôle de la conformité ;
- raisons impérieuses pour contrôler la conformité;
- applications et des logiciels de vérification pour les contrôles de conformité ; et
- modèles de contrôle de conformité à télécharger gratuitement.
Qu’est-ce qu’une fiche de contrôle de la conformité ?
Une fiche de contrôle de la conformité est un outil utilisé par les auditeurs externes et internes pour déterminer la conformité de l’organisation aux réglementations en vigueur, aux normes industrielles ou aux politiques internes. Les fiches de contrôle de la conformité permettent de connaître les lacunes des processus qui peuvent être améliorées afin de répondre aux exigences.
Pourquoi effectuer des contrôles de conformité ?
Les contrôle de la conformité sont essentiels pour les entreprises afin de s’assurer qu’elles répondent aux exigences légales ou qu’elles s’efforcent de s’aligner sur les paramètres fixés. Des contrôles de conformité réguliers aident les organisations à atteindre les objectifs suivants :
- Assurer un environnement de travail sécuritaire : conformez-vous aux exigences gouvernementales et aux protocoles de sécurité pour garantir un espace de travail sécuritaire et sans stress.
- Augmenter la productivité – gérez les temps d’arrêt de la production et améliorez la rentabilité.
- Prévenir les sanctions – restez en conformité avec les normes en vigueur afin d’éviter tout problème et toute conséquence juridique.
- Maintenir une bonne réputation – obtenez la confiance du public et restez leaders dans votre secteur en restant aligné sur les protocoles du secteur.
- Fonctionnement continu – la non-conformité aux réglementations peut entraîner des perturbations, voire l’arrêt du fonctionnement.
Une technologie efficace pour réaliser des contrôles de conformité
Les rapports de contrôle de conformité comprennent généralement l’évaluation des politiques, des pratiques et des risques au sein de l’organisation. Elle implique la saisie de données significatives et de photos pour identifier les écarts entre le taux de conformité réel et le taux de conformité souhaité. La paperasse et les ressaisies de données peuvent être lourdes et coûteuses à maintenir sur le long terme. Les ressources et le temps consacrés à la collecte et à l’organisation des données pourraient être mieux utilisés. Pour exemple, pour analyser les causes premières et faire des recommandations.
Remplacez vos fiches de contrôle de la conformité sur papier par le logiciel de contrôle de la conformité mobile le plus puissant au monde ! Avec SafetyCulture (anciennement iAuditor), vous pouvez effectuer des contrôles réguliers à l’aide de votre appareil portable et photographier facilement des preuves de non-conformité. Produisez des rapports en temps réel, sur place, puis examinez et comparez les données recueillies automatiquement grâce à un tableau de bord en ligne.
Pour vous aider à démarrer, nous avons préparé 8 modèles de fiches de contrôle de la conformité qui sont 100 % personnalisables et que vous pouvez télécharger gratuitement !
Fiche de contrôle de conformité juridique
Une fiche de contrôle de la conformité juridique est utilisée pour déterminer si une organisation a satisfait à toutes les exigences réglementaires afin de pouvoir fonctionner légalement et d'éviter les litiges. Utilisez cette fiche de conformité juridique numérisée pour évaluer si une organisation fonctionne en conformité avec les lois applicables. Tous les modèles d'SafetyCulture (iAuditor) peuvent être modifiés pour répondre aux besoins de conformité de votre organisation.
Fiche de contrôle complète de la conformité OSHA
La fiche de contrôle de la conformité OSHA est une évaluation complète des normes de sécurité réglementaires établies par l'administration de la santé et de la sécurité au travail (OSHA). Cette liste de contrôle contient 43 sections couvrant un large éventail de procédures d'identification des dangers sur le lieu de travail. Le modèle a été conçu pour guider l'inspecteur dans l'exécution des tâches suivantes :
- Identifier la non-conformité des pratiques des employés
- Prendre des photos ou des notes des irrégularités dans le processus en cours.
- Attribuer les plans d'action aux membres de l'équipe
- Documenter les observations et fournir des recommandations claires
- Contrôle complet avec signature numérique et horodatage pour valider l'inspection.
Fiche de contrôle de la conformité OSHA sur l'entretien ménager
La fiche de contrôle de la conformité de l'entretien ménager OSHA est utilisée pour vérifier si les activités d'entretien ménager sont conformes aux normes OSHA. L'équipe chargée des installations peut s'en servir comme guide pour faire ce qui suit :
- Évaluer si les allées, les surfaces de travail, l'éclairage, le stockage et les installations sanitaires sont propres et régulièrement entretenus.
- Prendre des photos des dommages ou des matériaux défectueux.
- Désigner les actions correctives à un responsable spécifique
- Fournir des recommandations et une évaluation globale de l'entretien ménager
- Terminer l'inspection en fournissant une signature numérique pour valider le contrôle.
Fiche de contrôle de conformité de la gestion
Une fiche de contrôle de la conformité de la gestion est utilisée pour analyser l'efficacité des systèmes de gestion de l'organisation. Elle permet de s'assurer que les processus répondent efficacement aux objectifs et aux buts de l'entreprise. Ce modèle peut être utilisé par les équipes de conformité ou les responsables d'audit pour enregistrer et signaler tout acte de non-conformité ou d'irrégularité dans les processus.
Modèle de gestion HSE
Un modèle de gestion HSE est utilisé pour évaluer comment les organisations et les entreprises gèrent la santé et la sécurité dans leur espace de travail. Il est divisé en 2 sections - Gestion SSE et Suivi des performances SSE - et chacune comporte une évaluation des protocoles de gestion SSE. Le personnel autorisé doit dresser la liste de toutes les personnes impliquées dans l'évaluation et donner une note globale de la gestion SSE.
Fiche de contrôle de la conformité aux BPF
La fiche de contrôle de la conformité aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) est utilisée pour évaluer la conformité aux lignes directrices des bonnes pratiques de fabrication de l'UE. Cette fiche est divisée en 7 sections qui couvrent les questions relatives aux systèmes de qualité, au personnel, aux locaux et aux équipements, à la documentation, aux fournisseurs, aux plaintes et aux rappels, et au transport. Utilisez ce guide pour :
- Réaliser un audit de vos installations, systèmes et pratiques
- Évaluer chaque élément (réussite, échec ou s/o) s'il est conforme aux normes réglementaires
- Identifier les éléments défaillants, faire des photos et prendre des notes sur la non-conformité.
- Calculer le score global de conformité au BPF pour l'ensemble des sections
- Capture de la signature numérique pour valider le contrôle
Fiche de contrôle de la conformité aux BPF
Une fiche de contrôle de la conformité aux bonnes pratiques de fabrication (BPF) est utilisée pour évaluer le respect global des protocoles industriel. Cette fiche de contrôle est divisée en 9 sections avec une notation qui donnera un aperçu de la performance des contrôles au fil du temps. Cette fiche permet d'évaluer si vos employés reçoivent une formation adéquate et respectent la réglementation dans l'exécution de leurs tâches.
Modèle de fiches de contrôle opérationnel
Une fiche de contrôle opérationnel est utilisée pour examiner et évaluer les processus opérationnels. Elle permet d'évaluer si l'activité de l'entreprise est conforme aux exigences réglementaires. Cette fiche de contrôle opérationnel est principalement utilisée sur les avions de ligne. Cela permet de vérifier si les protocoles et les directives de sécurité sont respectés lors de la préparation de l'arrivée, de l'acheminement vers la porte d'embarquem ent, de l'arrivée de l'avion à la porte d'embarquement, et du pré-départ.
