Políticas y Procedimientos: Una guía para los profesionales del mundo laboral

¿Por qué son importantes las políticas de una empresa en el lugar de trabajo?

La política de una empresa y los procedimientos son importantes en el lugar de trabajo porque marcan la pauta de cómo se llevan a cabo los procesos y las actividades en una organización. Las políticas y procedimientos ineficaces pueden perjudicar las operaciones de una empresa al añadir obstáculos innecesarios a la ejecución y finalización del trabajo. El desarrollo inadecuado de políticas y procedimientos también puede conducir a un deterioro de la reputación de la empresa, ya que estos documentos reflejan los objetivos y valores de la empresa.

¿Qué es la política de una empresa?

Una política se define como un conjunto completo de normas sobre un tema específico (como un proceso, una situación, un grupo de personas o un entorno concreto). El objetivo general de la creación de políticas es establecer protecciones contra incidentes que puedan perturbar la dinámica o el flujo de trabajo de la organización, así como la vida individual de los empleados.

¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento se define como una lista ordenada de pasos recomendados para realizar una tarea. Procedimientos operativos estándarPor ejemplo, debe seguirse paso a paso para obtener el resultado deseado (un trabajo que esté a la altura de las normas de calidad y seguridad de la organización). Desviarse en cualquier paso del procedimiento puede llevar a resultados inesperados con graves consecuencias.

Política de una empresa vs. Procedimiento: ¿Cuál es la diferencia?

La diferencia entre la política y el procedimiento es que la política requiere que las organizaciones adopten una postura o tomen una decisión sobre cómo abordar un problema específico que se produce en el lugar de trabajo, mientras que el procedimiento requiere que las organizaciones se pongan de acuerdo sobre cómo realizar una tarea para obtener los mejores resultados.

Ejemplos de política de una empresa y procedimientos

A continuación se presentan los distintos tipos de políticas y procedimientos en el lugar de trabajo:

Políticas y procedimientos de asistencia

Las políticas y procedimientos de asistencia especifican las horas y los horarios de trabajo requeridos. Por ejemplo, los empleados deben trabajar 8 horas al día, de 9 a 17 horas. Estas políticas y procedimientos también incluyen lo que cuenta como tardanza. Por ejemplo, si el empleado está en el vestíbulo del edificio a las 9 de la mañana, pero sólo llega a la oficina a las 9:10, ¿se considera que llega tarde? Los directores de los centros de trabajo deberán dar respuesta a este tipo de preguntas en las políticas y procedimientos de asistencia.

Políticas y procedimientos de conducta de los empleados

Las políticas y procedimientos del código de conducta suelen basarse en los valores de la empresa, que actúan como pilares rectores de cómo deben comportarse los empleados a todos los niveles. En las políticas y procedimientos de conducta de los empleados, es importante establecer lo que es apropiado y lo que se considera un comportamiento inaceptable. Al establecer claramente las líneas que los empleados no deben cruzar, los directores de los centros de trabajo tendrán menos incidentes relacionados con el comportamiento perjudicial o indecente de los empleados.

Políticas y procedimientos para el uso de la propiedad de la empresa

Por propiedad de la empresa, la mayoría de las organizaciones se refieren al equipo físico de TI (tecnología de la información) que se proporciona a los empleados para ayudarles a realizar su trabajo. Se trata de artículos como ordenadores, teclados, auriculares e incluso ordenadores portátiles. Pero a veces, la propiedad de la empresa también puede referirse al software o a las plataformas y herramientas digitales que los empleados necesitan utilizar. Además, la propiedad de la empresa incluye los espacios físicos de la oficina (por ejemplo, las salas y los pasillos) y los elementos que hay en ellos (por ejemplo, los escritorios y las pizarras).

Políticas y procedimientos en materia de acoso y discriminación

El acoso y la discriminación en el lugar de trabajo es un problema grave que requiere políticas y procedimientos activos para evitar que se produzcan. Aunque es necesario abordar cuestiones más amplias de la cultura de la empresa, deben identificarse y prohibirse estrictamente los actos y comportamientos específicos que muestren acoso o discriminación. Las políticas y los procedimientos contra el acoso y la discriminación también deben ser legalmente vinculantes, para que actúen como elemento disuasorio y eviten que estos incidentes se consideren triviales, meramente internos, o sólo desacuerdos personales.

Cómo elaborar políticas y procedimientos eficaces

Una guía completa de 5 pasos para desarrollar políticas y procedimientos eficaces, desde su redacción hasta su aplicación:

1. Definir el objetivo de la política

   Antes de redactar la política, los responsables del lugar de trabajo deben saber exactamente sobre qué están escribiendo. Por ejemplo, si el tema de la política es la discriminación por razón de sexo, el responsable del lugar de trabajo o de la política debe investigar qué significa, cómo se manifiesta en el lugar de trabajo y sus efectos sobre los empleados y la cultura de la empresa.

   Una vez que el responsable de la política haya investigado lo suficiente sobre el tema, tendrá que proponer la creación de la política a los directivos de la empresa o al departamento de Recursos Humanos (RRHH). El responsable de la política debe destacar lo siguiente en su presentación:

   • la situación actual sin la política
   • por qué es necesaria la política y por qué es necesaria ahora
   • el objetivo previsto de la política (por ejemplo, un lugar de trabajo más seguro)

   Si el grupo de ejecutivos de la empresa o el departamento de RRHH lo aprueban, entonces el responsable de la política puede empezar a formar un equipo de desarrollo de la política y proceder a redactar el borrador de la misma.

2. Redactar la política utilizando una plantilla

   La razón por la que los directores de los centros de trabajo deben utilizar una plantilla al redactar la política y sus procedimientos es que no tienen que empezar de cero. El uso de la misma plantilla para la redacción de todas las políticas también garantiza la uniformidad de la estructura y el formato de las mismas. Otra razón por la que se recomienda el uso de una plantilla para la redacción de políticas es que es fácil convertir las políticas y procedimientos completados en listas de comprobación del cumplimiento que los empleados pueden revisar a diario.
   

   Sin embargo, incluso con una plantilla, el responsable de la política y otros miembros del equipo de desarrollo de la misma deben ser cuidadosos al redactar la política y sus procedimientos. Tenga en cuenta que una póliza debe tener las siguientes características:

   • Inclusivo – Tener en cuenta las situaciones y perspectivas de todos los empleados.
   • Claridad: sea directo al indicar lo que está y lo que no está permitido, ya que estos son los datos básicos que los empleados buscarán al leer la política.
   • Flexible – Deja espacio para mejorar y ajustar. Las políticas son un trabajo en curso y deben ser revisadas periódicamente.

   Cuando se haya redactado la política en sí, presente el borrador de la misma a la dirección (que puede incluir a los ejecutivos de la empresa y/o a RRHH) y al asesor jurídico de la empresa para su revisión y aprobación inicial.

3. Preparar la aplicación de la política

   Una vez que todas las partes hayan aprobado el borrador de la política y no haya que hacer más modificaciones, el responsable de la política puede finalizarla y empezar a preparar su aplicación. Para aplicar con éxito la política y sus procedimientos, el responsable de la política debe hacer lo siguiente
   

   • Planificar soluciones para los retos de la aplicación de la política (limitaciones internas y externas), así como las dificultades que puedan tener los empleados para llevar a cabo los procedimientos.
   • Confirmar los objetivos de gestión cuando se trata de esta política concreta y sus procedimientos. Anote sus expectativas e identifique qué hay que hacer exactamente para que la política cumpla o supere esas expectativas.
   • Crear materiales de formación y de referencia, que incluyan respuestas a las preguntas que puedan tener los empleados sobre la política, sus antecedentes y su eventual aplicación.
     

4. Obtenga comentarios y asigne ejecutores

   El equipo de desarrollo de la política debe realizar una orientación para los empleados cubiertos por la política. Debe presentar la política y formar a los empleados sobre cómo cumplirla. Lo ideal es que haya una sesión de preguntas y respuestas después de la orientación, para que el equipo de desarrollo de la política pueda obtener los primeros comentarios de los empleados.

   Si las preocupaciones de los empleados son demasiado grandes o ponen de manifiesto las deficiencias de la política, el responsable de la misma debe considerar la posibilidad de reescribirla o revisarla, o incluso retirarla (es decir, la política dejará de aplicarse o quedará en suspenso indefinidamente).

   Pero si la respuesta es mayoritariamente positiva, el responsable de la política puede fijar una fecha para su aplicación y asignar ya a los encargados de hacerla cumplir, que se encargarán de comprobar si los empleados la cumplen y de informar al responsable de la política de cualquier infracción.

5. Aplicar y mejorar la política

   Aunque en este punto, el responsable de la política ya ha recibido algunos comentarios sobre la misma por parte de los empleados afectados, hay una diferencia entre leer la política y verla realmente en acción. Por eso, incluso durante y después de la aplicación, hay que seguir recogiendo y analizando los comentarios de los empleados para introducir nuevas mejoras en la política.

   Las nuevas políticas (es decir, las que no existían anteriormente) deben ser examinadas y revisadas 3 meses después de su aplicación por el equipo de desarrollo de políticas. Si la nueva política se considera un éxito, la próxima fecha de examen y revisión puede fijarse para después de 6 meses. Si la política sigue siendo efectiva en ese momento (un total de 9 meses después de su aplicación), entonces puede ser revisada y modificada anualmente por un equipo de revisión de la política.

Herramienta gratuita para ayudarle con las políticas y procedimientos

SafetyCulture (antes iAuditor) es un software de gestión de políticas que ofrece una versión gratuita con la mayoría de sus funciones principales que podrían ayudar en la redacción y aplicación de políticas.

Descubra lo que puede hacer con SafetyCulture (iAuditor) de forma gratuita:

• Redactar políticas y procedimientos – Añada fotos y notas para dar vida a sus políticas y procedimientos. Asignar acciones a otros miembros del equipo de desarrollo de políticas. Pida a los ejecutivos de la empresa y al personal de RRHH que firmen digitalmente el borrador de la política para su aprobación.
• Distribuir políticas y procedimientos – Después de completar una plantilla de políticas y procedimientos, obtenga un enlace de informe web compartible, descárguelo como PDF o envíelo inmediatamente por correo electrónico sin salir de SafetyCulture (iAuditor).
• Aplicar políticas y procedimientos – Copie los elementos de una plantilla de políticas y procedimientos completada y péguelos en una nueva plantilla de lista de comprobación de cumplimiento como preguntas con el tipo de respuesta de Cumple/No Cumple. Haga que esta nueva plantilla sea accesible para los empleados previstos.

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