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Superar las interrupciones de la actividad y garantizar la estabilidad operativa con un plan de continuidad de la actividad práctico y eficaz
Published 3 Oct 2022
Un plan de continuidad de la actividad es una guía práctica desarrollada por las empresas para permitir la continuidad de las operaciones en caso de grandes interrupciones de la actividad, como catástrofes naturales y cierres globales. La planificación de la continuidad del negocio suele implicar el análisis del impacto de los procesos empresariales interrumpidos y la determinación de estrategias de recuperación con la dirección. Los planes de continuidad de la actividad también deben estar debidamente documentados y probados mediante ejercicios para lograr una eficacia óptima.
Plan de continuidad del negocio | Ver ejemplo de PDF
En este artículo aparecen:
Con las economías perjudicadas por la pandemia de COVID-19, la continuidad de las actividades se ha convertido cada vez más en una prioridad para las organizaciones de todo el mundo. Un plan de continuidad del negocio (PCN) es importante porque ayuda a las empresas a mantener las funciones esenciales en medio o después de situaciones de emergencia, protegiendo su reputación y minimizando las pérdidas financieras. Además, ayuda a los empresarios a estar al tanto de los incidentes perturbadores y permite a los trabajadores completar las tareas laborales con confianza.
La principal diferencia entre un plan de continuidad de la actividad y un plan de recuperación de desastres es que el primero engloba al segundo, es decir, la planificación de la continuidad de la actividad incluye la planificación de la recuperación de desastres. La norma ISO 22301:2012 es la norma internacional para los sistemas de gestión de la continuidad del negocio (BCM), y describe cómo pueden ser necesarios planes específicos para la recuperación de desastres, la preparación ante incidentes y la respuesta a emergencias, en lugar de un único y gran plan para la continuidad del negocio.
La creación de un plan de continuidad de la actividad parece ser una tarea desalentadora al principio, especialmente para los directores de operaciones, tecnología de la información y recursos humanos, ya que a menudo se les designa esta tarea. Como recomendado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), a continuación se enumeran los pasos generales para elaborar un plan de continuidad de la actividad de las pequeñas y medianas empresas (PYME):
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Elimine las tareas manuales y optimice sus operaciones.
A la hora de planificar la continuidad de la empresa, resulta útil desglosar sus elementos en segmentos rápidamente comprensibles. Mantener el plan centrado en el usuario también puede ayudar a garantizar la usabilidad y promover la transferibilidad. A continuación se presenta una breve OIT ejemplo de cómo el propietario de una pequeña empresa desarrolló un plan de continuidad empresarial para mitigar el impacto de COVID-19:
Evaluación del riesgo COVID-19: perfil de alto riesgo
Productos clave: diferentes tipos de sardinas en conserva
Objetivos:
Impacto potencial de las interrupciones:
Puntos de acción del marco de las 4P:
Listas de contactos:
Actualizaciones:
Incluso cuando las interrupciones pueden obligar a las empresas a cerrar, la suya no tiene por qué hacerlo. Apunte a la estabilidad operativa desarrollando y aplicando un plan de continuidad de la actividad con la ayuda de una herramienta sencilla como SafetyCulture (antes iAuditor). SafetyCulture (iAuditor) es una plataforma digital que permite a las personas trabajar de forma segura y eficiente a través de listas de control, acciones e informes móviles.
Utilizando SafetyCulture (iAuditor), he aquí cómo diferentes empresas de todo el mundo alcanzaron la continuidad del negocio en medio de la COVID-19:
Footasylum es un minorista de moda deportiva en el Reino Unido con 70 tiendas y más de 2.700 empleados en todo el país. Debido al nuevo brote de coronavirus, sabían que era inevitable que las tiendas cerraran sin saber cuándo podrían volver a abrir con seguridad.
Utilizaron SafetyCulture (iAuditor) para reabrir las tiendas de forma segura, realizando una comprobación preliminar de apertura de tiendas COVID-19, que proporcionó una visión increíblemente rápida del estado actual de las tiendas y creó acciones para lo que había que hacer para controlar los riesgos de salud y seguridad.
Ahora que las tiendas están abiertas, el equipo utiliza SafetyCulture (iAuditor) para supervisar la actividad diaria a través de una comprobación de los requisitos diarios de COVID-19 para el comercio minorista, lo que proporciona a la dirección la confianza de que están haciendo todo lo que es razonablemente factible para garantizar la seguridad de su personal y sus clientes.
«Hemos salido de esto como un equipo realmente fuerte, y el orgullo es muy alto», dijo Jane Buck, Jefa de Recursos Humanos y Salud y Seguridad.
Statewide Independent Wholesalers (SIW) es un mayorista de comestibles que almacena y entrega productos para la mayoría de los principales supermercados de Tasmania, Australia. Cuando se produjo el COVID-19, tuvieron que tomar decisiones rápidamente debido a que el riesgo era significativamente alto.
El gigante de los comestibles se mantuvo completamente centrado en el cumplimiento de los requisitos de higiene y distanciamiento de COVID-19, ya que realiza unos 75 controles cada semana. Courtney Newman, responsable de salud, seguridad y medio ambiente, afirma: «SafetyCulture (iAuditor) es una herramienta realmente valiosa para ello. Ha supuesto una gran diferencia en nuestra recogida de datos, y también en nuestro espacio de observación del comportamiento.»
Consiguieron reducir al mínimo 6,5 horas de tiempo de administración, lo que resultó útil cuando necesitaron ese tiempo para mantenerse informados sobre las últimas novedades y orientaciones. Courtney continuó: «Tomé el programa SafetyCulture (iAuditor) y lo utilicé como quería. Esto significa que si alguno de nuestros equipos está haciendo algo de riesgo, trabajamos con ellos para asegurarnos de que cumplen las directrices».
Restaurante Snooze es una popular cadena de restaurantes con 43 locales en Estados Unidos. Durante uno de los períodos más inciertos para las empresas de hostelería, utilizaron SafetyCulture (iAuditor) para crear una cultura de seguridad, coherencia y calidad.
Durante la reapertura, el equipo creó la nueva función «Bailarines de seguridad», que se encargan de limpiar, desinfectar y gestionar el aforo del restaurante. De este modo, los clientes podían confiar en las normas de seguridad y limpieza del restaurante, y disfrutar de una taza de café con toda tranquilidad.
SafetyCulture (iAuditor) les ha permitido tranquilizar a sus empleados e invitados en una época en la que la confianza en los espacios públicos es escasa debido a los posibles riesgos para la salud y la seguridad. Además, con SafetyCulture (iAuditor) no se limitan a aplicar los protocolos de COVID-19, sino quese trata de una salvaguarda de la calidad de los alimentos y del servicio en todos sus locales.
-Katie Birner, Subdirectora General de Snooze Eatery
Empiece a elaborar su plan de continuidad de la actividad utilizando plantillas prefabricadas del sector que puede personalizar y utilizar en SafetyCulture (iAuditor). Esta colección gratuita de plantillas de PCN incluye listas de comprobación de auditorías que le ayudarán a evaluar la eficacia de su plan de continuidad de negocio, a mantenerlo actualizado y a tomar medidas en las áreas de mejora.
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