Gestión de inventarios

Proceso de gestión del inventario

En general, el proceso de gestión de inventarios implica la recopilación de datos y el registro de los elementos relacionados con el inventario en las operaciones típicas del comercio minorista. Desde las tiendas hasta los proveedores, un proceso de gestión de inventario minorista de principio a fin suele incluir estos 5 pasos:

Paso 1: Utilizar regularmente las listas de comprobación del inventario

Todo empieza con Listas de control de inventario Se utilizan para desglosar las existencias de mercancías, bienes, propiedades o materiales de construcción y registrar si la lista de suministros y compras corrobora con el número real de productos disponibles.

Existen diferentes tipos de listas de comprobación de inventarios en función del alcance y el tipo. Por ejemplo, las listas de control de inventario de materias primas, trabajos en curso y productos acabados se utilizan más comúnmente en la producción y el embalaje.

En el control de inventarios del comercio minorista, se utiliza una lista de comprobación general para desglosar las existencias con su etiqueta, cantidad y valor neto. Con esta lista de comprobación, los vendedores minoristas pueden tomar fotos del inventario y adjuntarlas automáticamente en un informe. También se puede confirmar que los productos han sido revisados poniendo su firma digital, y con un toque de dedo, enviar instantáneamente la lista de inventario al personal designado.

Paso 2: Realización de auditorías en tiendas minoristas

Los procesos eficaces de gestión de inventarios cuentan con procedimientos sólidos a nivel de tienda. Con las auditorías programadas y por sorpresa de los comercios, los responsables de las tiendas pueden controlar y supervisar eficazmente el estado, los procesos de marca y la estandarización de los procedimientos de venta al por menor, especialmente en el seguimiento del inventario de productos.

Una de las formas más rápidas de aplicar un proceso eficaz para la gestión de inventarios es realizar periódicamente auditorías en las tiendas. Utilice esta lista de comprobación como guía general para asegurarse de que no sólo la distribución de la tienda, el escaparate y las instalaciones cumplen las normas establecidas, sino también los productos, los materiales del punto de venta y el almacenamiento.

El proceso de gestión de inventarios en el comercio minorista suele incluir la auditoría de las prácticas de merchandising visual. Una comercialización visual adecuada en las tiendas minoristas puede ayudar a gestionar el inventario de forma más eficaz. Los informes de auditoría ofrecen una visión más completa del inventario, lo que permite al personal corroborar fácilmente las existencias en todas las tiendas.

Utilice esta lista de comprobación de merchandising visual para evaluar el exterior y el interior de una tienda, los estantes, las promociones en la tienda y los empleados.

Para mejorar continuamente la eficacia de los métodos existentes de gestión de inventarios, considere la posibilidad de implementar actividades de compradores misteriosos. Las compras misteriosas en el sector minorista pueden ayudar a los empresarios a recibir comentarios desde la perspectiva del cliente y a observar las operaciones normales y cotidianas de una tienda minorista, incluido el modo en que gestionan el inventario.

Esta lista de comprobación de compras misteriosas en el sector minorista incluye elementos de inspección relacionados con el inventario: el camino hacia la compra.

Paso 3: Programar las inspecciones del inventario de productos

El inventario de productos no sólo debe exponerse y tener un precio correcto, sino que también debe estar todo contabilizado, especialmente en términos de calidad. En los procesos de gestión de inventarios minoristas, las inspecciones visuales periódicas de los componentes y productos ayudan a mantener la calidad -y la cantidad- del inventario de productos.

La gestión del inventario puede ser más fácil cuando se verifica su exactitud al recibirlos. Asegúrese de que un envío específico se ajusta a las especificaciones de la orden de compra con esta lista de comprobación de la inspección de entrada. Inspeccionar el inventario entrante en cuanto a su color, forma y marcas, etiquetarlos como aceptados, aceptados condicionalmente o rechazados, e indicar si hay o no defectos mayores o menores.

Un embalaje de alta calidad es una parte importante del cuidado del inventario de productos. Utilice esta lista de comprobación para ayudar a reforzar la gestión del inventario que salvaguarda los productos mediante el control de la calidad del envase. Marque los envases de los materiales como aceptables, defectuosos o retenidos y adopte las medidas adecuadas para resolver las incoherencias desde el principio.

Realizar controles aleatorios de la calidad del inventario puede ser útil para determinar la eficacia del sistema de gestión actual. Además, facultar a los trabajadores para que comprueben regularmente la calidad del inventario no sólo puede ayudar a detectar signos de posibles discrepancias, sino que también puede ahorrar tiempo y esfuerzo en la validación de las listas de inventario. Esta hoja de control digital puede utilizarse en cualquier dispositivo móvil y también puede incluir imágenes de referencia de las mejores prácticas para ayudar en las inspecciones.

Paso 4: Inspeccionar las instalaciones de almacenamiento de inventario

La inspección de las instalaciones de almacenamiento, ya sea en las tiendas o en los almacenes y centros de distribución, puede facilitar al personal la autentificación de las cantidades de existencias. La limpieza, el orden y la seguridad del almacenamiento de las existencias desempeñan un papel fundamental a la hora de reforzar el proceso de gestión de las existencias in situ.

La gestión del inventario no sólo abarca las áreas donde se venden los componentes y los productos, sino también donde se almacenan. Utilice esta lista de comprobación para llevar a cabo un rápido recorrido por las instalaciones de almacenamiento de inventario, y complete un informe profesional con fotos previas y posteriores a la inspección. Un inventario bien almacenado puede ser más fácil de comprobar en cuanto a coherencia con las listas de inventario.

En estos tiempos, un proceso de gestión de inventarios con protocolos de seguridad se ha convertido definitivamente en una de las principales prioridades de los minoristas, especialmente para los que participan en el comercio internacional.

El almacenamiento seguro de las mercancías también es crucial para gestionar eficazmente el inventario, y esta lista de comprobación puede ayudar a los empleados a hacerlo. Al detectar posibles daños en los estantes de almacenamiento, el personal sobre el terreno puede proteger mejor el estado de los productos y evitar el desperdicio de valiosas existencias.

Es comprensible que uno de los productos más difíciles de inventariar sea la comida, debido a su limitada vida útil, especialmente en el caso de los productos perecederos en el sector de la alimentación y los servicios al por menor.

Utilice esta lista de verificación de procedimientos de almacenamiento seguro de alimentos para garantizar el almacenamiento seguro del inventario de alimentos, ya sea mediante el almacenamiento en seco, el almacenamiento refrigerado y/o el almacenamiento en congelador. Compruebe los sensores de temperatura y humedad deSafetyCulture (iAuditor) by SafetyCulture para supervisar las condiciones en tiempo real y recibir una alerta cuando las cosas se salgan de lo normal.

Paso nº 5: Auditar a los vendedores y proveedores

Desde las listas de inventario y los almacenes de venta al público hasta la calidad de los productos y las condiciones de almacenamiento, el proceso de gestión de inventarios cierra el círculo auditando también a los proveedores de materias primas y productos acabados, o también conocido como auditoría de proveedores .

El aprovisionamiento de componentes y productos es fundamental a la hora de aplicar una gestión eficaz del inventario, ya que sirve de punto de partida para la mayoría de los modelos empresariales. Los minoristas pueden estar al tanto de las tareas de gestión de inventarios cuando pueden obtener sistemáticamente los números correctos a partir de sus fuentes.

Esta lista de comprobación para la auditoría de proveedores cubre generalmente los 5 elementos principales de la idoneidad del proveedor para proporcionar lo que usted busca: responsabilidad de la gestión, fundamentos, sistemas de seguridad alimentaria y APPCC, sistemas de calidad de fabricación y consideración de la normativa.

Aunque esta lista de comprobación contiene más de 15 secciones de criterios específicos de auditoría, sin duda vale la pena evaluar a los proveedores, vendedores y fabricantes actuales y potenciales de las mercancías que usted comercializa. A los minoristas les puede resultar más fácil gestionar el inventario cuando aciertan en su origen y mejoran continuamente sus procesos de compra.

Los productos de origen ético de los proveedores pueden ayudar a aplicar un enfoque eficaz de gestión de inventarios, ya que prepara a las empresas para el éxito a largo plazo. Tener confianza en el rendimiento de los proveedores, especialmente en lo que respecta a las normas laborales, la salud y la seguridad, el medio ambiente y la ética empresarial, permite a los minoristas no sólo ganar una buena reputación, sino también evitar costosos litigios.

Tipos de inventarios

Si bien los sistemas de inventario se presentan en diversas formas con diferentes funciones, en general se acepta que hay dos  principales métodos de gestión de inventario: el periódico y el perpetuo. La principal diferencia entre el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente es la frecuencia con la que se actualizan los datos del inventario: el primero actualiza el inventario periódicamente, mientras que el segundo lo hace en tiempo real.

SafetyCulture (antes iAuditor) como sistema de gestión de inventarios

Con una economía globalizada y el crecimiento cada vez mayor del comercio internacional, maximizar y controlar el inventario de productos es una situación decisiva para los minoristas. Cualquier incoherencia o deficiencia puede causar retrasos innecesarios, afectando negativamente a los procesos cotidianos y a la satisfacción del cliente.

Obtenga una visibilidad sin precedentes de las operaciones comerciales utilizando el software de gestión de inventarios SafetyCulture. Con un enfoque holístico de la gestión de inventarios, los minoristas pueden agilizar las tareas relacionadas con el inventario y mucho más: desde la creación de listas de inventario hasta la validación de materias primas y productos acabados; desde la inspección del inventario de productos y sus condiciones de almacenamiento hasta la verificación del rendimiento de los proveedores minoristas.

Ventajas de la gestión del inventario con SafetyCulture 

Aprovechar la plataforma digital y móvil de SafetyCulture puede ayudarle a mejorar su gestión de inventario. Para satisfacer los diferentes objetivos de las empresas, el tamaño de los equipos y los presupuestos tecnológicos, a continuación se enumeran las 3 principales ventajas de implementar la gestión de inventario con SafetyCulture:

Facilidad de uso

Gestionar el inventario de forma regular ya es un reto en sí mismo, por lo que añadir complicaciones sistémicas es lo último que necesitan los equipos de primera línea.

Nuestro sistema de gestión de inventarios es lo suficientemente fácil de usar como para que los empresarios puedan implantarlo sin problemas en todos los centros y los empleados quieran utilizarlo todos los días. SafetyCulture (iAuditor) ofrece la funcionalidad adecuada que los trabajadores necesitan para facilitarles la realización de su trabajo de forma eficiente.

Flexibilidad

La transición de las listas de inventario en papel a los controles de inventario digitales o el paso de un sistema de gestión de inventario a otro provoca cambios en los procedimientos, especialmente durante la implementación.

Entendemos que puede llevar tiempo establecer la nueva y mejorada forma de registro y control de los inventarios, por lo que es esencial para nosotros desarrollar un sistema de gestión de inventario que responda a las diferentes necesidades de los usuarios y a los requisitos del sistema.

Relación coste-eficacia

Uno de los mayores factores que facilitan -y a veces también obstaculizan- la aplicación de un sistema eficaz de gestión de inventarios en una empresa es la asignación de recursos.

Los minoristas deben dedicar tiempo a estudiar las características básicas que necesitan para operar de forma productiva y reservar los presupuestos adecuados para invertir en sistemas que puedan beneficiar especialmente a la organización para el éxito a largo plazo.