Proceso de automatización: Reducción de la complejidad empresarial

Los procesos más sencillos pueden ser más fáciles de ajustar y de entender. Pero si los automatiza, podrá acelerar el proceso y hacerlo más coherente. La calidad y el cumplimiento también pueden mejorar.

En comparación, los sistemas avanzados de automatización de procesos incluyen muchas características que los hacen considerablemente más complejos. Automatizan varios procesos empresariales para que las operaciones de la empresa sean más eficientes y eficaces. Suele constar de tres funciones: automatizar los procedimientos, consolidar los datos y minimizar las necesidades de entrada humana.

Ejemplos de automatización de procesos empresariales

A continuación, le presentamos algunos casos de uso que le ayudarán a comprender mejor la automatización de los procesos empresariales.

Incorporación de empleados

La contratación de personal parece ser un procedimiento sencillo. Sin embargo, conlleva numerosas actividades. Rellenar los formularios de información del personal, organizar sesiones de iniciación, programar sesiones de formación, establecer cuentas bancarias, obtener los papeles necesarios y asignar mentores son sólo algunos de los aspectos implicados.

A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de utilizar una herramienta de automatización para hacer crecer su negocio:

• Tedioso papeleo
• Omitir algunas tareas
• La insatisfacción de los empleados es alta
• Bajo rendimiento

La aplicación de un proceso de automatización para la incorporación de los empleados garantiza una transición fluida de un paso a otro, manteniendo informados a los empleados pertinentes y permitiendo a los directivos conocer el progreso del proceso.

Órdenes de compra (POs)

En la mayoría de las empresas, las solicitudes de pedidos son procedimientos sistemáticos. El equipo solicitante presenta un formulario al departamento de compras. La autoridad emisora revisa la solicitud y la aprueba o la rechaza si la información es insuficiente o hay limitaciones financieras. A su vez, el equipo solicitante recibe el documento. Tras la aprobación, el equipo de suministros y el equipo de inventario reciben una orden de compra.

Las siguientes dificultades pueden surgir sin la automatización:

• Se produce un retraso en la aprobación del pedido
• La ineficacia dificulta la productividad
• Registros incompletos
• Problemas con la OP
• Errores que pueden aparecer al recibir la mercancía

Un proceso de automatización puede ayudar a las empresas a mejorar la rendición de cuentas y la transparencia, así como a registrar datos precisos que puedan ser consultados por las partes interesadas cuando sea necesario. También mantendrá toda la comunicación relacionada con el proceso dentro del flujo de trabajo para que la aplicación sea más fácil y eficiente.

Automatización de procesos frente a automatización de procesos robóticos

Algunas personas consideran que estas dos palabras son sinónimas. Sin embargo, hay algunas distinciones críticas entre la automatización de procesos robóticos (RPA) y la automatización de procesos. Cuando se trata de automatizar los procesos empresariales, son similares; pero ahí acaban sus similitudes.

La forma más típica de automatización de procesos es mucho más amplia en su alcance y naturaleza. Implica la utilización de maquinaria para ejecutar operaciones, programas informáticos, sistemas de almacenamiento de datos y actividades de integración. Por otro lado, la automatización de procesos robóticos se ocupa de las actividades de primera línea y se aproxima al trabajo de forma similar a una persona.

Mientras que la automatización de procesos requiere una importante aportación de TI y de desarrollo, la automatización robótica de procesos se basa en robots que aprenden por sí mismos. La RPA suele encargarse de las actividades informáticas básicas, como las respuestas al correo electrónico, la extracción de datos y otras funciones rutinarias del sistema.

Muchas de las tareas incluidas en un proceso empresarial son las siguientes

• Recopilación de archivos de datos y seguimiento de actividades
• Automatización de los procesos manuales
• Interacción y combinación de fuentes de datos y servicios

¿Cuándo utilizaría una organización la automatización de procesos?

Los procesos automatizados incluyen la facturación, los pedidos de venta, la conciliación de la contabilidad, la entrada de datos, las consultas al sistema, las nóminas, la incorporación de empleados o proveedores y la terminación del personal. Una empresa de servicios es un excelente ejemplo de cuándo puede ser útil la automatización de procesos. Pueden empezar por examinar sus procesos actuales en busca de bloqueos, errores u omisiones. Digamos, por ejemplo, que una empresa de servicios de refrigeración quiere automatizar su proceso de hoja de servicio:

• Un cliente llama. Los sistemas de trabajo registran los detalles y crean los trabajos manualmente.
• Al volver a la base, el ingeniero aprueba el código y recibe un papel físico.
• El ingeniero acude al trabajo y registra en la hoja de trabajo todas las piezas utilizadas, el tiempo que ha tardado, la distancia que ha recorrido y cualquier otro dato pertinente.
• El maquinista se marcha al final de su turno. Regresan al día siguiente al lugar de trabajo, donde entregan su documentación.
• El personal administrativo recopila manualmente los archivos, modifica el sistema, pide las piezas necesarias y factura el kilometraje y los consumibles.
• La factura se genera al finalizar la tarea y se envía al cliente. Este proceso puede continuar si las piezas están en orden o el trabajo requiere mucha mano de obra.

En ese sistema, hay numerosas oportunidades para que se pierda información, se incumplan los horarios, se deje el papeleo en el sitio, etc. La automatización del proceso elimina todos los potenciales de variación y dificultades.

Los ingenieros pueden ahora introducir y adquirir datos electrónicamente gracias a la incorporación de hardware como los smartphones. El kilometraje real puede tomarse del uso diario mediante los sistemas de control de flotas, que lo aplican automáticamente a la tarea.

El papel del software es crucial. Por ejemplo, el ingeniero que introduce los componentes que ha utilizado puede activar un aviso automático para pedir más sensores, un tipo de cable o incluso un correo electrónico directo al proveedor. El sistema genera y aprueba automáticamente los pedidos de compra sin necesidad de aprobación manual. Al terminar, el sistema introduce toda la información automáticamente, lo que ahorra tiempo y evita errores humanos.

La automatización de procesos puede darse en cualquier sector y operación con múltiples etapas. Tenga en cuenta los procesos empresariales que son cíclicos y propensos a los retrasos, como la tramitación y aprobación de préstamos, el servicio de atención al cliente y la gestión de aprobaciones.

Ventajas del proceso de automatización

La automatización de procesos, con un enfoque holístico a medida como el diseño de procesos, debería proporcionar varias ventajas a cualquier empresa que la emplee correctamente.

Transparencia en la gestión

Las operaciones cotidianas pueden convertirse pronto en lo único que le importa a la dirección; los detalles de la gestión pueden enterrar el plan general de la empresa. Los propietarios pueden entender claramente su negocio y sus funciones sentándose, repasando los flujos de trabajo de los procesos e implementando el proceso de automatización. Los procedimientos establecidos proporcionan una visión más profunda de la empresa y del potencial de crecimiento futuro.

Mejorar la productividad

La automatización de los procesos empresariales sigue siendo la clave para aumentar la productividad de las empresas. La automatización elimina los cuellos de botella y suprime las operaciones manuales que consumen tiempo, aumentando la productividad de las organizaciones.

Aumentar el cumplimiento

La automatización del sistema mejora el cumplimiento y la conformidad, ya sea dentro o fuera de la política y las normas de una organización. Los procesos no son lo mismo que otras cosas. No hay esquinas cortadas, ni pasos omitidos, ni pasos olvidados en un proceso porque todo ocurre automáticamente. Un proceso de automatización debería ser una parte esencial de las operaciones diarias de cualquier empresa con problemas de gobernanza, riesgo o cumplimiento.

Reducir costes

Las ventajas más notables de la automatización de procesos son su potencial de reducción de costes. Cuando los procesos se automatizan, ya no es necesario contratar tanto personal.
La automatización puede hacerse cargo de la mayoría de las tareas repetitivas que, de otro modo, realizarían los empleados humanos. Con la automatización de los procesos, las empresas también pueden disfrutar de una reducción de los costes de las instalaciones y otros gastos asociados.

Mejor utilización del personal

Es más eficiente que los empleados trabajen en partes vitales de la empresa. De este modo, estarán más contentos y satisfechos, lo que redundará en una mejora de los resultados de la empresa.

Menos errores

Cuando se producen errores, pueden ser motivo de preocupación y crear dificultades para una empresa. Si bien la resolución de errores menores o de una dirección incorrecta es típica, consume tiempo innecesariamente. A largo plazo, estos problemas podrían perjudicar los resultados de la empresa, la satisfacción de los clientes y los costes laborales. La automatización elimina mucho margen de error.

Retos y soluciones en la automatización de procesos

La automatización, como cualquier otro proceso o software, tiene sus problemas. Esta sección explora los desafíos potenciales que surgen del proceso de automatización.

Difícil de escalar

Varios factores contribuyen a la complejidad de este asunto:

• Resistencia de los empleados a adoptar procesos de automatización
• Limitaciones de las herramientas (por ejemplo, incapacidad para manejar datos no estructurados)
• Las variaciones en los procedimientos o la complejidad inusual son comunes
• La falta de dirección estratégica de la dirección
• Las interfaces cambian o la automatización se rompe

Solución: Es posible resolver cualquier problema haciendo la fase de investigación correctamente y asegurando la aprobación del personal. Sin embargo, dado el carácter dinámico de las empresas y los programas informáticos, hay que comprobar periódicamente si el sistema presenta fallos y mejorarlo si es necesario.

Las pruebas de software son cruciales para garantizar que no se produzcan fallos en los procedimientos. Además, es vital que los altos cargos de TI o de la dirección estén presentes regularmente para mantener los procesos en marcha o aconsejar cuando se necesiten mejoras o ajustes.

Errores de aplicación

La automatización de procesos comienza con la identificación de todas las fases del proceso. El siguiente paso es identificar todos los procesos y determinar cuáles son manuales y pueden ser automatizados.

Solución: Cada fase del proceso de desarrollo debe tener en cuenta hasta el más mínimo detalle. No hay lugar para la especulación o las suposiciones; el procedimiento debe ser exhaustivo.

Intentar implementar todo a la vez

No es posible emprender un cambio integral del sistema de una sola vez. La formación del personal debe ser simultánea, y es probable que los empleados se resistan.

Solución: Hay que automatizar un proceso a la vez. Incluso podría ser un aspecto minúsculo del procedimiento. Por ejemplo, si una organización actualiza su procedimiento de cuentas por pagar, considere la posibilidad de automatizar los extractos antes de pasar al cobro de deudas. También permite realizar pequeños y continuos ajustes, mejorar la formación y aumentar las posibilidades de éxito.

Si las actividades sencillas son eficaces, los procesos empresariales más complicados y las soluciones dinámicas tienen más posibilidades de éxito.

No hay gestión de objetivos

Muchos proyectos no establecen objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI ) al principio. Una vez implantado el sistema, mantener esos procedimientos y alcanzar los objetivos se convierte en un reto. Sin embargo, cuando los procesos dejan de estar automatizados, es cuando las cosas van mal. Un trabajador determina que un paso se ha pasado por alto y decide completar cada actividad diariamente de forma manual. O bien, el procedimiento se vuelve tan lento que el objetivo de dos días se desliza y se convierte en un proceso de cinco días.

Soluciones: El sistema requerirá una supervisión y gestión continuas. Una vez puesto en marcha, el sistema puede necesitar ser alterado o modificado; es esencial aceptar el cambio.

Cómo implementar la automatización de procesos

Las cinco fases fundamentales pueden variar de una empresa a otra, pero todas siguen un camino similar.

Descubra qué tareas y procesos pueden automatizarse

Automatizar todas las tareas no es una opción viable. Sin embargo, la tecnología ha permitido automatizar fácilmente algunos procesos. Considere las actividades que ocurren a nivel de organización:

• Actividades repetitivas
• Actividades sensibles al tiempo
• Procedimientos que incluyen una variedad de individuos y objetos
• Se requieren pistas de cumplimiento o auditorías
• Procesos que influyen en otros procesos y sistemas empresariales
• Esfuerzos de normalización y basados en normas
• Iniciativas con mucho potencial para un alto retorno de la inversión
• Mapas de procesos para mostrar el sistema actual

Establezca sus objetivos organizativos

Cualquier cambio no conducirá a mejoras significativas a menos que tenga un objetivo claro. Identificar los objetivos de la empresa y cómo la automatización puede ayudar a alcanzarlos es el primer paso. Decida también la medida del éxito, como las siguientes métricas:

• Menos quejas de los clientes
• Un tiempo de respuesta más rápido
• Aumento de la rentabilidad

Decidir se hace más fácil sopesando cada opción en función de dónde le llevará a sus objetivos.

Elija las herramientas adecuadas

Para descubrir las respuestas correctas, primero hay que investigar. Puede ser útil buscar la opinión de especialistas que hayan creado sistemas de automatización de procesos con éxito.

La solución ideal debe ser fácil de manejar, con interfaces sencillas y fáciles de usar y una gran facilidad de uso. Debe ser lo suficientemente flexible, adaptable y escalable como para acomodar futuras expansiones y cambios en la empresa. También debe interactuar con otras aplicaciones y herramientas y tener un método de procesamiento de datos.

Gestión del cambio

La gestión del cambio es, en muchos sentidos, la etapa más crucial de la adopción de una nueva automatización. Conseguir que el personal se comprometa y le forme en el uso del software ayuda a garantizar que se utilice correctamente y con una buena actitud.

La incorporación del equipo al proceso de planificación, el establecimiento de un circuito abierto de información que incluya a ambas partes y la formación continua contribuyen a una transición fluida al nuevo proceso.

Medición y control

Su nuevo enfoque y herramientas no serán estáticos. A medida que las exigencias de la empresa cambian, también debe hacerlo el sistema.

Supervisar continuamente los KPI para determinar si son precisos. Si el rendimiento disminuye, evalúe el proceso y reconsidere los elementos críticos que son necesarios para la longevidad del sistema.