¿Qué es el Kaizen Blitz?
El kaizen blitz, también conocido como evento kaizen, es un esfuerzo pequeño pero exhaustivo y práctico para identificar áreas de mejora en un proceso empresarial y aplicar rápidamente las soluciones reconocidas de forma eficaz. Al tratarse de un enfoque de mejora de procesos a corto plazo, implica a menos personas, se ejecuta en pocos días, se centra en un área específica y pretende mostrar resultados visibles en un corto periodo de tiempo.
El kaizen blitz sigue el concepto del ciclo de mejora DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) que mejora los procesos empresariales mediante tcnicas basadas en datos. Su principal diferencia, sin embargo, es que mientras el ciclo de DMAIC puede durar meses, el kaizen blitz se caracteriza por su corta duracin y su rpida aplicacin, ya que blitz sugiere algo rpido e intenso.
Por qu utilizarlo?
Las empresas utilizan el mtodo kaizen blitz para la mejora continua de los procesos y un mejor rendimiento del equipo. La eleccin de este mtodo, entre otras muchas herramientas, no slo conduce a mejoras significativas, visibles y mensurables, sino que tambin ofrece las siguientes ventajas y beneficios clave:
- utiliza herramientas y procesos sencillos
- fomenta la colaboracin
- fomenta un alto nivel de compromiso
- destaca la rapidez en la toma de decisiones
- aplica soluciones viables
- ofrece resultados inmediatos
- basa el xito en los datos y el anlisis
Diferencia entre Kaizen y Kaizen Blitz
Kaizen es un trmino japons que significa cambio a mejor, mejora continua o simplemente mejora. Se trata de una filosofa empresarial muy extendida, diseada para mejorar las operaciones y los procesos internos. Blitz, por su parte, es un trmino que proviene de la palabra alemana blitzkrieg, que significa ataque repentino y concertado o fuerza intensiva abrumadora.
Desde el punto de vista empresarial, el bombardeo kaizen puede definirse, por tanto, como un esfuerzo intensivo y repentino para desmantelar un proceso, analizar sus puntos dbiles y reconstruirlo para formar algo mejor. Pero, cul es su principal diferencia con el mtodo kaizen?
Las empresas implementan el kaizen de forma incremental a mayor escala, implica varios otros principios y a menudo puede pasar un tiempo antes de que la iniciativa alcance un resultado significativo. El kaizen blitz, por otro lado, es un evento rpido que aplica el concepto de kaizen para resolver un problema especfico, al mismo tiempo que busca una solucin tangible en un corto perodo de tiempo.
Etapas
La campaa kaizen se divide en tres grandes etapas y cada una de ellas implica otros muchos pasos y actividades que contribuyen a la conclusin satisfactoria del proyecto. Conozca ms sobre las etapas y pasos del kaizen blitz en lo siguiente:
Etapas del Kaizen Blitz | SafetyCulture
1. Preparacin
Esta etapa tambin se denomina preparacin previa al kaizen y suele durar entre 14 y 45 das. En la preparacin se exponen e identifican las cuestiones y los problemas que requieren atencin inmediata. Aparte de eso, tambin incluye los siguientes pasos:
- Identificar un patrocinador o patrocinadores de la alta direccin
- Definir el alcance del problema/proceso a tratar
- Establecer objetivos SMART -especficos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos- e identificar los lmites.
- Seleccionar al jefe de equipo y a los miembros del equipo y organizar una reunin
- Recoger los datos y la informacin disponible relevante para el problema
2. Evento Kaizen
Como su nombre indica, esta etapa es el verdadero bombardeo kaizen, en el que los miembros del equipo y las partes interesadas se renen para centrarse y mejorar determinados procesos empresariales. Esta etapa puede durar entre 2 y 10 das de media y requiere que realices las siguientes actividades:
- Formar a los miembros en el proceso de bombardeo
- Revisar la situacin actual
- Identificar las cuestiones clave (frente a los objetivos)
- Recopilar y analizar datos (comprometerse con los clientes y las partes interesadas)
- Desarrollar soluciones viables y de gran impacto
- Validar y aplicar soluciones
- Elaborar un resumen del anlisis
- Preparar un plan de aplicacin continua
- Presentar recomendaciones y obtener la aprobacin de los patrocinadores y otras partes interesadas
3. Aplicacin
Tambin denominada a veces Seguimiento, la Implantacin es la fase relmpago que sigue al evento kaizen. Esta etapa puede durar entre 0 y 60 das, dependiendo de la complejidad del proyecto, e incluye las siguientes actividades:
- Seguir aplicando las soluciones para la mejora continua
- Coordinar los cambios en los procesos con las partes interesadas y con todos los empleados
- Medir el xito y los beneficios del proyecto
- Presentar los logros del proyecto a los patrocinadores o a la alta direccin
Elementos para el xito de la aplicacin del Kaizen Blitz
La medicin del xito puede variar en funcin del problema identificado y de las tcnicas utilizadas, pero un proyecto relmpago kaizen de xito debera incluir, por lo general, lo siguiente
Cuestin crtica
El problema a tratar debe ser un asunto que todos los implicados consideren crtico y, por tanto, debe ser prioritario. De este modo, sera ms fcil formar un slido equipo de kaizen blitz y conseguir que todo el mundo se sume al proyecto.
Enfoque centrado
Garantizar un mtodo y un anlisis basados en los datos para que el equipo pueda aportar soluciones prcticas. Utilice una matriz de priorizacin para ayudar a identificar qu ideas del equipo pueden dar los resultados ms adecuados y eficaces.
Para un enfoque ms orientado a los datos, tambin se pueden utilizar herramientas de resolucin de problemas como el anlisis de la causa raz, los 5 porqus y el 5W1H o un enfoque prctico de aplicacin del Gemba Walk.
Equipo multifuncional
Dado que el blitz es una iniciativa a corto plazo, forme un equipo con funciones especficas que pueda realizar sus tareas de forma eficiente. Los objetivos, los lmites y las limitaciones tambin deben estar claros para que todas las personas implicadas sepan cul es la mejor manera de contribuir a alcanzar los objetivos compartidos.
Participacin de los responsables de la toma de decisiones
La participacin activa de la alta direccin no slo eleva la moral del equipo, sino que tambin les capacita para emprender acciones y tomar decisiones. La perspectiva constante de los responsables de la toma de decisiones a medida que avanza el evento tambin ayuda a garantizar un resultado progresivo.
Adems de los elementos mencionados, las empresas y los equipos que practican el mtodo kaizen blitz tambin pueden hacer uso de las nuevas tecnologas para garantizar la mejora continua de los procesos.
