¿Qué es la gestión del conocimiento?
La Gestión del Conocimiento (GC) es un enfoque interdisciplinar para almacenar y difundir información dentro de las organizaciones. Se ocupa de adquirir, almacenar, recuperar, compartir y utilizar eficazmente los conocimientos. La gestión del conocimiento utiliza la tecnología para captar la base de conocimientos de la organización, recopilar datos y procesarlos para convertirlos en información útil. Esta información puede incluir activos intelectuales como patentes, marcas registradas, derechos de autor; información sobre el sector; información sobre los clientes; informes de mercado; datos sobre los resultados del sector, etc.
Además de las soluciones basadas en la tecnología, la gestión del conocimiento incluye procesos como los programas de aprendizaje y desarrollo que permiten a los trabajadores del conocimiento interactuar de forma organizada en proyectos compartidos y temas asociados a los objetivos empresariales. El rendimiento global puede aumentar si se mejoran las capacidades individuales para utilizar eficazmente sus habilidades en pos de las metas y objetivos de la organización.
Historia de la gestión del conocimiento
Los consultores de gestión del conocimiento fueron los primeros en desarrollar la idea y la terminología de la gestión de conocimientos. Cuando la web se hizo accesible, vieron el potencial de las intranets para poner la información a disposición de todos los centros de trabajo. Cuando crearon herramientas útiles como cuadros de mando, localizadores de expertos y bases de datos de mejores prácticas, de repente se dieron cuenta de que sus conocimientos valían algo, que podían vender a empresas grandes y desorganizadas.
En 1987, McKinsey utilizó por primera vez el término Gestión del Conocimiento para un estudio interno sobre gestión y utilización de la información. KM apareció públicamente durante una conferencia en Boston organizada por Ernst and Young en 1993.
Ventajas de la gestión del conocimiento
La adopción de prácticas eficaces de gestión puede proporcionar a su empresa una enorme ventaja competitiva. He aquí algunas ventajas:
Mejorar la coordinación del equipo y el personal
Garantiza una comunicación y colaboración adecuadas entre los miembros del equipo para que las tareas se desarrollen con fluidez y sin redundancias. Además, permite a los empleados comprender cómo su trabajo influye en los objetivos generales de la empresa.
Aumentar la eficacia del equipo
A través de la gestión del conocimiento, sus empleados pueden acceder a las «mejores prácticas de documentación comunicarse eficazmente entre sí y utilizar las herramientas y la tecnología para alcanzar sus objetivos.
La gestión del conocimiento sirve tanto de guía como de mapa para su equipo, garantizando que tengan una dirección clara de adónde quieren ir y cómo llegar hasta allí. Sin ella, se corre el riesgo de perder de vista los objetivos y la mejor manera de alcanzarlos.
Aumente la retención de conocimientos en su empresa
Otro ámbito en el que la gestión de conocimientos puede ser beneficiosa es el de la retención de conocimientos. Un sistema de captura y almacenamiento de información puede garantizar que su empresa conserve conocimientos valiosos incluso cuando los empleados se marchen o se jubilen.
Le ayudará a llenar los vacíos del flujo de trabajo, especialmente si está a un nuevo empleado y garantiza que los nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para empezar a ser productivos desde el primer día.
Ofrezca más valor y cree mejores experiencias de cliente
Una buena gestión del conocimiento no sólo ayuda a su empresa, sino que también puede ser muy beneficiosa para sus clientes. En primer lugar, puede crear y ofrecer contenidos de autoayuda gestionando el conocimiento centrado en el cliente. Permite a los usuarios utilizar sus productos o servicios sin ponerse en contacto con su equipo y solucionar rápidamente cualquier problema que puedan encontrar.
Además, como sus equipos internos de servicio y asistencia disponen de una amplia colección de conocimientos y pueden acceder a ellos, están más preparados para atender rápidamente las consultas de los clientes. En última instancia, cuantas menos dificultades encuentren los usuarios en su relación con usted, más satisfechos estarán.
Crecer aprendiendo
El aprendizaje es esencial para lograr el crecimiento de cualquier empresa. Las empresas pueden asegurarse de que sus empleados aprenden y desarrollan constantemente nuevas competencias invirtiendo en la gestión del conocimiento. Los sistemas de gestión del conocimiento pueden facilitar este proceso facilitando el acceso a recursos que permitan a los empleados recordar mejor sus funciones, tareas y el sector.
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Tipos de conocimiento
Los conocimientos empresariales se presentan en 4 formas.
Conocimientos explícitos
Los Conocimientos explícitos pueden documentarse, comunicarse, explicarse, comprenderse y aplicarse. Algunos ejemplos de conocimientos explícitos son
- Datos del cliente
- Instrucciones paso a paso
- Respuestas de los empleados a la encuesta
Conocimiento tácito
El Conocimiento tácito se asimila mejor mediante la observación y se refiere a ideas y percepciones difíciles de expresar con palabras. A menudo se imparten mediante demostraciones en vídeo y debates grabados. Algunos ejemplos de conocimiento tácito son
- La pericia de un vendedor para acercarse a un comprador potencial e interactuar con él.
- Método utilizado por los ilustradores para crear imágenes de marca.
- Las habilidades ocultas de sus empleados para aumentar su eficacia y rendimiento
Conocimientos implícitos
Los conocimientos implícitos es una combinación de conocimientos explícitos y tácitos. Normalmente, se utiliza sin saberlo, sin un pensamiento consciente.
Por ejemplo, la mayoría de la gente entendería que la frase «encender el ordenador» significa pulsar el botón de encendido. Sin embargo, quienes tengan una experiencia mínima pueden necesitar estas instrucciones explícitas.
Conocimiento tribal
El conocimiento tribal es un tipo de conocimiento implícito que se desarrolla entre los miembros de un equipo. Este conocimiento se adquiere a través de conversaciones e intercambios informales y, cuando se documenta y comparte, puede aportar un valor significativo al grupo.
Componentes básicos de la gestión del conocimiento
Un plan integral de gestión del conocimiento es vital para el éxito de su equipo. Debe incluir los siguientes elementos.
Personas y cultura
El sitio conocimiento colectivo de su plantilla es una excelente fuente de la base de conocimientos de su organización. Aportan las competencias y habilidades necesarias para llevar a cabo las actividades, permitiendo que su empresa funcione al máximo de su potencial. La gestión del conocimiento trata de aprovechar esta experiencia para maximizar la productividad de los equipos.
Para que la gestión del conocimiento tenga éxito, es necesario un entorno de colaboración en equipo. La colaboración en equipo fomenta iniciativas empresariales únicas que le diferencian de sus competidores.
Estructuras y procesos
Para garantizar el éxito de la gestión del conocimiento, su equipo debe disponer de un sistema fiable. Empiece por establecer jerarquías y estructuras de contenidos claras para acceder rápidamente a la información clave. Ayudará a garantizar que su conocimiento colectivo esté siempre disponible.
La gestión del conocimiento implica el desarrollo de métodos y herramientas para identificar, almacenar, distribuir y mejorar el conocimiento. Crear un enfoque bien planificado para estas actividades es esencial, o sus esfuerzos de gestión de conocimientos podrían fracasar desde el principio.
Herramientas y tecnología
Invertir en tecnología para aumentar la eficacia de sus proyectos de gestión del conocimiento es esencial en el panorama empresarial actual. Aunque las opciones ideales para usted pueden variar, he aquí algunas de las herramientas más beneficiosas para considerar su integración:
- Una herramienta especializada para gestionar y almacenar conocimientos
- Herramientas de comunicación y colaboración
- Herramienta de servicio y atención al cliente
- Herramientas de recogida y combinación de datos
Para garantizar una gestión eficaz del conocimiento, las herramientas utilizadas deben funcionar a la perfección para evitar cuellos de botella y conservar los datos. De lo contrario, su equipo podría sufrir una disminución de la productividad.
Proceso eficaz de gestión del conocimiento
Para contar con una estrategia eficaz de gestión del conocimiento, las empresas deben identificar los conocimientos que poseen, determinar cómo utilizarlos para obtener mayores beneficios y desarrollar un plan para ponerlo en práctica. He aquí cómo es un proceso eficaz de gestión del conocimiento.
Descubrimiento
Todas las organizaciones poseen una gran riqueza de conocimientos, desde los empleados hasta las unidades de datos. Abarca varias cosas, como la formación y las habilidades del personal, los conocimientos que desarrollan con la experiencia y los datos que pueden utilizarse cuando se analizan correctamente.
Una empresa debe reconocer todas las fuentes de conocimiento y centrarse en la información que es fácil pasar por alto como parte del proceso de descubrimiento. Una comprensión profunda de cómo y por dónde circulan los datos dentro de la empresa puede hacer que este proceso sea más manejable.
Colección
Precisión recogida de datos constituye la base de las operaciones posteriores. La falta de comprensión de la organización y sus capacidades dará lugar a decisiones equivocadas.
Las empresas deben auditar la experiencia de sus empleados, la documentación y las fuentes externas de información. Los sondeos automatizados, el escaneado de documentos y las tecnologías de metadatos son algunas herramientas que pueden ayudar en este propósito.
Tras la implantación, las empresas suelen revisar los procedimientos internos para incluir la captación del conocimiento institucional en sus operaciones diarias. Podrían hacerlo proporcionando información continua a sus trabajadores o desarrollando procesos post-empleo más detallados.
Evaluación
Verificar la exactitud, utilidad y actualidad de los datos es el siguiente paso tras recopilarlos y organizarlos. Implica un examen detallado de la información recopilada.
Los equipos pueden utilizar herramientas de gestión del conocimiento para organizar, evaluar, segmentar y almacenar una amplia base de datos de información que puede ayudar a impulsar el rendimiento de la empresa y proporcionar al personal los conocimientos necesarios. Simplifica el proceso de compartir datos vitales en toda la organización.
Compartir
El objetivo de la gestión del conocimiento es proporcionar a los empleados los recursos y la información que necesitan para realizar su trabajo con eficacia. Por lo tanto, después de crear un vasto corpus de conocimientos relacionados con su negocio, debe idear una estrategia para compartirlo.
Las organizaciones deben dar prioridad a las iniciativas de intercambio de conocimientos para fomentar una cultura de aprendizaje y desarrollo. Los líderes deben crear un entorno en el que se incentive a los miembros del equipo a compartir sus conocimientos y adquirir nuevas habilidades de los demás.
Aplicación
Es cuando las organizaciones empiezan a experimentar las ventajas de la gestión del conocimiento. Utilizar en su trabajo los conocimientos recién adquiridos aporta muchas ventajas, como la mejora de la productividad, la precisión, la toma de decisiones y la mayor creatividad de los trabajadores.
Creación
Dicha gestión es un proceso continuo que requiere más conocimientos y no debe considerarse un acontecimiento puntual. Una única evaluación y aplicación no generará los resultados deseados. La gestión del conocimiento es un proceso continuo que permite a una empresa sacar el máximo partido de su experiencia.
Las organizaciones deben esforzarse por crear nuevos conocimientos descubriendo un método de asignación de tareas más eficaz o encontrando mejores formas de recopilar datos sobre el rendimiento empresarial para que los futuros empleados puedan utilizarlos.
¿Cuáles son los retos de la gestión del conocimiento?
He aquí algunas de las dificultades más comunes que conlleva la implantación de la gestión:
- Fomentar la participación de los trabajadores
- Conseguir el apoyo de los altos directivos
- El agotamiento tecnológico
- Garantizar el acceso de los ciudadanos a la información que necesitan
- Mantenerse informado de las tendencias actuales
Preguntas frecuentes sobre la gestión del conocimiento
Dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa, la propiedad de la gestión del conocimiento puede variar. En las pequeñas empresas, la responsabilidad de mantener actualizada la base de conocimientos y de que su uso sea productivo puede recaer en todos los miembros. Al mismo tiempo, las grandes organizaciones pueden contratar a un gestor especializado.
Los datos correctos y la comprensión son vitales para el éxito de una empresa, ya que ayudan a evitar errores, desarrollar productos y evaluar las reacciones internas y externas. Además, unos buenos programas de gestión del conocimiento pueden proporcionar a una empresa una ventaja en su sector y permitir una toma de decisiones más rápida.
Al crear un entorno en el que se comparten los conocimientos, los equipos pueden aprender unos de otros y aprovechar las ideas de los demás. Fomenta la colaboración y la innovación, lo que da lugar a mejores soluciones y mejores resultados. Además, los sistemas de gestión del conocimiento proporcionan un repositorio de datos centralizado que permite a los empleados encontrar rápidamente la información necesaria.
El éxito de la gestión del conocimiento requiere varias habilidades, como organizar y almacenar datos, analizar la información y comunicarse eficazmente. Además, los gestores del conocimiento deben comprender las metas y objetivos de la empresa para crear un sistema que satisfaga esas necesidades. Según APQC, las competencias básicas que debe poseer un gestor del conocimiento son las siguientes.
- Gestión de proyectos y programas
- Consultoría y atención al cliente
- Comunicación e influencia
- Fluidez digital y de datos
