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Todo lo que necesita saber sobre la gestión de los recursos humanos: sus funciones y procesos, las herramientas adicionales que puede utilizar para desempeñar eficazmente las responsabilidades del trabajo de RRHH, así como los retos comunes en la gestión de los recursos humanos y cómo resolverlos
Publicación 18 Oct 2022
La gestión de los recursos humanos es el proceso de adquisición, introducción y mantenimiento de los empleados. El objetivo general de RRHH es garantizar que la empresa cuente con los mejores talentos disponibles. Las responsabilidades del trabajo de RRHH incluyen encontrar candidatos altamente cualificados, convencerlos de que trabajen en la empresa y ayudarles a adaptarse una vez contratados.
Lista de comprobación para la incorporación de nuevos SafetyCulture (iAuditor)
Las cinco áreas o funciones principales de la gestión de recursos humanos son la gestión del talento, la retribución y las prestaciones, la formación y el desarrollo, las políticas del lugar de trabajo y la seguridad laboral. La gestión del talento se compone de la contratación de nuevos empleados y la retención de los actuales. Aunque este aspecto puede solaparse con la remuneración y los beneficios, se centra en cuestiones relacionadas con el propio trabajo, las personas con las que trabajan los empleados y los valores, objetivos y dirección de la empresa.
Una evaluación del rendimiento es una revisión mensual, trimestral o anual del rendimiento y los logros de un empleado. Suele dividirse en lo que el empleado ha conseguido hacer y lo que ha dejado de hacer. Las evaluaciones periódicas del rendimiento ayudan a identificar las carencias de competencias y formación que afectan al trabajo de los empleados, así como lo que la empresa puede hacer para colmar esas carencias.
Los responsables de RRHH utilizan los formularios de evaluación del rendimiento para medir y comparar los logros y la iniciativa de los empleados. Estos formularios ayudan a evaluar la contribución del empleado a la empresa, así como a identificar las oportunidades de desarrollo profesional y las áreas de mejora.
Utilice este formulario digital para calificar el rendimiento general de un empleado sobre la base de una puntuación porcentual total, así como incluir áreas de elogio y áreas que requieren remediación. Este formulario de evaluación del rendimiento de los empleados puede servir como tarjeta de puntuación para calificar la asistencia, los conocimientos del trabajo, la competencia, la calidad del trabajo, la productividad, el trabajo en equipo, los objetivos del equipo y el comportamiento.
Ejemplo de informe de gestión de RRHH en PDF | Informe de evaluación del rendimiento de los empleados
Utilice esta plantilla digital para evaluar a los empleados durante las evaluaciones anuales. Registre las actividades del empleado durante el período de evaluación, resuma su rendimiento y enumere los objetivos futuros. Añada la calificación de la evaluación anual del rendimiento del empleado y la firma de su jefe.
A diferencia de la evaluación del rendimiento, que es una visión global de las acciones de un empleado, la evaluación de un empleado es la valoración formal del trabajo de un empleado con respecto a las normas de la empresa. Además, puede servir de base para el despido o la promoción del empleado.
Los directores de recursos humanos, los jefes de equipo y los propios empleados pueden utilizar los formularios de evaluación de los empleados para medir, supervisar y registrar su progreso hacia los objetivos individuales, de equipo o de la empresa. Los jefes de equipo también pueden utilizar estos formularios para reajustar las expectativas entre los empleados, otros miembros del equipo y sus empleadores.
Utilice este formulario digital para registrar los comentarios de los compañeros de trabajo. Pida a sus compañeros que evalúen la colaboración del empleado con los demás y su impacto en el entorno de trabajo. Evaluar si el empleado asume la responsabilidad de sus errores y crea planes de acción para rectificarlos. Aportar observaciones y recomendaciones que ayuden a tomar decisiones en torno a la evaluación.
Utilice este formulario digital para evaluar la ética de trabajo y la actitud de un empleado. Determinar si sus prácticas de trabajo cumplen los parámetros de éxito establecidos, como los indicadores clave de rendimiento (KPI). Evaluar sus habilidades técnicas, de comunicación y de liderazgo. Indique si el rendimiento del empleado es inaceptable, necesita mejorar, cumple las expectativas o las supera.
En lo que respecta a la remuneración y los beneficios, debe haber una clara diferencia entre la cantidad monetaria establecida en el contrato de trabajo, los incentivos adicionales y los componentes exigidos por la ley. El importe monetario es el salario del empleado, mientras que los ejemplos de incentivos adicionales son la paga de vacaciones y las dietas de comida. Por otro lado, los componentes exigidos por la ley son la asistencia sanitaria, la baja por maternidad y la baja por enfermedad.
Las políticas del lugar de trabajo son normas de la empresa sobre el comportamiento de los empleados, el uso de la propiedad de la empresa y los períodos de vacaciones. Los responsables de RRHH establecen y hacen cumplir estas normas para mantener un ambiente profesional y respetuoso en la empresa.
Los registros de recursos humanos son documentos que contienen una lista de actividades de los empleados y las pruebas correspondientes. Los registros de RRHH ayudan a la empresa a cumplir con los requisitos normativos, a crear planes de emergencia, a presentar reclamaciones de seguros y a justificar la promoción de los empleados.
Las plantillas de expedientes de recursos humanos son esenciales para las empresas medianas y grandes o incluso para las pequeñas empresas con un sólido departamento de recursos humanos. Las plantillas de registros de RRHH pueden facilitar la documentación de las funciones de RRHH, como la incorporación, la evaluación del rendimiento y la salida de la empresa.
Utilice esta plantilla digital para evaluar las necesidades de RRHH de una organización. Observe las políticas de recursos humanos existentes en relación con la dotación de personal, la estructura organizativa y el desarrollo de la carrera profesional. Revisar los registros de RRHH sobre la aplicación de la política. Añada comentarios adicionales y recomendaciones finales.
Utilice esta plantilla digital para recopilar y organizar la información de las nuevas contrataciones en . Introduzca los datos básicos y tome una foto para su perfil en línea. Incluya una breve descripción de su formación y experiencia laboral previa. Adjuntar el historial médico y otros expedientes de precontratación. Verifique el registro con su firma digital.
La formación y el desarrollo varían según la empresa, el tipo de trabajo y el nivel de trabajo. Sin embargo, los aspectos comunes de esta función son la formación en habilidades laborales, que a veces se incluye en la incorporación de nuevos empleados, y las actividades de creación de equipos que se realizan a lo largo del año.
Una evaluación de competencias identifica la idoneidad de un empleado para un determinado papel, mientras que las valoraciones del rendimiento y las evaluaciones de los empleados valoran el trabajo de alguien que ya se ha considerado adecuado para el papel. Ayuda a salvar la distancia entre los planes estratégicos de la organización y las competencias existentes de los empleados.
Un modelo de evaluación de competencias mide sistemáticamente las habilidades, los conocimientos y las lagunas para funciones específicas requeridas dentro de una organización. Debe abarcar tres categorías de competencias clave, que son las técnicas, las conductuales y las organizativas.
En la categoría de comportamiento se incluyen las capacidades de resolución de problemas y los valores personales del empleado, mientras que la categoría de organización se compone del potencial de liderazgo, la ambición y la motivación profesional del empleado.
Utilice esta plantilla digital para evaluar si los candidatos han cumplido las expectativas para un determinado papel. Evaluar al candidato en función de factores generales como la eficiencia, la calidad y la puntualidad. Dar una calificación global de evaluación de la competencia y otras recomendaciones.
Utilice esta plantilla digital para medir la idoneidad de un candidato para un puesto de representante de clientes. Compruebe si el candidato cumple los criterios establecidos por la empresa. Determine si la personalidad y los antecedentes del candidato ayudarán o dificultarán su desempeño en este puesto.
La incorporación de los empleados es el proceso de preparar a los recién contratados para sus nuevas funciones en la empresa. El objetivo de la incorporación de los empleados es proporcionarles todo lo que necesitan para empezar a trabajar. El material puede incluir los datos de acceso a las herramientas y plataformas en línea que utiliza la empresa y los documentos en los que se describen las mejores prácticas de la empresa, el departamento o el equipo para una tarea o asignación de trabajo concreta.
Los responsables de RRHH pueden utilizar las listas de comprobación de la incorporación de los empleados para verificar la recopilación de los documentos previos a la contratación y para confirmar la administración de la incorporación. Dado que la incorporación de los empleados no se limita al departamento de RR.HH. y puede implicar la asistencia de personal relevante, como el supervisor directo del recién contratado y el soporte técnico, es crucial que los responsables de RR.HH. dispongan de un método de colaboración con estos otros participantes.
Utilice esta lista de comprobación digital para observar si se han seguido los procedimientos de incorporación adecuados. Coordinarse con el servicio de entrega o logística para asegurarse de que el empleado ha recibido el material de trabajo proporcionado por la empresa. Proporcionar una breve orientación sobre las políticas de la empresa, incluyendo la asistencia, la conducta y las expectativas.
Utilice esta lista de comprobación digital comprobar si las normas de seguridad, las responsabilidades y los derechos de protección de los trabajadores se han explicado y comunicado exhaustivamente a los nuevos empleados de la construcción. Registre la cumplimentación de los documentos del trabajador y pídale que estampe una firma digital para confirmar que ha comprendido todos los aspectos de la política de seguridad de la empresa.
Aunque las políticas del lugar de trabajo de las empresas que operan en entornos de alto riesgo pueden formar parte de sus programas generales de seguridad en el trabajo, la diferencia clave entre ambos es que la seguridad en el lugar de trabajo se centra en la protección del trabajador y no en su regulación. Además, mientras que las políticas del lugar de trabajo las establece la empresa, la seguridad en el lugar de trabajo es un requisito legal en la mayoría de los países, con un conjunto específico de reglamentos a seguir para cada industria y región.
El formulario de reincorporación al trabajo se utiliza para documentar la información sobre los empleados que vienen de un periodo prolongado de ausencia (por ejemplo, debido a una lesión o enfermedad) y su capacidad para volver al trabajo y cumplir con sus obligaciones laborales. Durante las entrevistas de reincorporación al trabajo, los responsables de RRHH rellenan un formulario de reincorporación al trabajo junto con los empleados, para poder esbozar cómo podría reintegrarse el empleado a la plantilla de la forma más fluida posible.
Utilice esta plantilla digital como guía para ayudar a estructurar mejor las entrevistas de reincorporación al trabajo. Documente las respuestas con preguntas abiertas. Con esta plantilla digital, los responsables de RRHH pueden tomar nota de los siguientes detalles relativos a la ausencia del empleado:
Utilice esta plantilla digital para ayudar a evaluar cómo el empleado puede reintegrarse de forma segura en la plantilla cuando las oficinas o los centros de trabajo vuelvan a abrir o reanuden su actividad. Con esta plantilla digital, los responsables de RRHH pueden hacer lo siguiente
Ejemplo de informe de gestión de RRHH en PDF | Vuelta al trabajo
El offboarding de los empleados es el proceso de ayudar a los empleados a dejar de trabajar para la empresa. Tanto si el motivo de su salida es la dimisión, el despido o la jubilación, una separación sin fisuras es beneficiosa tanto para el antiguo empleado como para la empresa.
El uso de una lista de comprobación para la incorporación de los empleados minimiza los errores administrativos y las infracciones de la normativa, mitiga los riesgos legales asociados al despido de los empleados, gestiona las posibles fugas de información, facilita la transferencia de conocimientos y responsabilidades y refuerza la reputación de la empresa.
Utilice esta lista de comprobación digital para supervisar el cumplimiento de los procedimientos de incorporación. Los profesionales de RRHH pueden utilizarlo como guía para realizar una comprobación paso a paso de todos los procedimientos de incorporación, desde el papeleo necesario hasta la transferencia de conocimientos y la recuperación de activos.
Utilice esta plantilla digital para realizar una encuesta de salida y obtener una valiosa información sobre los puntos fuertes y débiles de la organización. Recoja las opiniones de los antiguos empleados sobre sus motivaciones para abandonar la empresa y sobre cómo se podrían haber evitado estas pérdidas.
La gestión eficaz de los recursos humanos es esencial en cualquier empresa. Sin embargo, a veces puede ser una lucha para que los gestores de recursos humanos funcionen lo mejor posible. Estos son algunos de los retos a los que se enfrentan los profesionales de RRHH y cómo resolverlos:
Los profesionales de RRHH tienen que estar al día de las últimas normativas gubernamentales en materia de trabajo, finanzas corporativas y gestión empresarial. También tienen que saber cómo navegar por los diferentes organismos y procesos gubernamentales. Estas tareas son especialmente difíciles debido a la naturaleza cambiante de la administración pública y la elaboración de leyes.
Cómo cumplir la normativa: Cree una lista de comprobación o un documento de referencia que contenga toda la normativa gubernamental importante. También puede crear plantillas para procesos estándar como la incorporación y las evaluaciones.
Aunque el compromiso de los empleados y del liderazgo parece bastante sencillo, la realidad es que puede ser difícil obtener una medida real de lo que sienten los líderes y los empleados. Aunque los datos numéricos son más fáciles de analizar, basarse únicamente en ellos para una evaluación precisa de la moral puede no ser eficaz. Esto se debe a que las encuestas sólo cuantitativas no animan a los empleados y a los líderes a reflexionar realmente sobre sus experiencias y a describirlas en detalle.
Cómo medir el compromiso: Utilice una combinación de preguntas cuantitativas y cualitativas y de tipos de respuesta cuando elabore una encuesta sobre el compromiso de los empleados/líderes. Asegúrese de que las preguntas sean fáciles de entender, que inciten a la reflexión y que inciten suficientemente al empleado o al líder a dar respuestas significativas.
A pesar de su importancia en el lugar de trabajo, la comunicación sigue siendo una cuestión delicada, no sólo para los profesionales de RRHH, sino también para los que no lo son. Sin embargo, aparte de la comunicación individual, de equipo y dentro del equipo, los profesionales de RRHH también tienen la responsabilidad de encargarse de la comunicación interna de toda la empresa (o regional).
Cómo gestionar la comunicación: En primer lugar, cree una base de datos con la información relevante de la empresa y organícela por departamentos o niveles de acceso. A continuación, planifique cómo pretende hacer llegar esta información a las personas que la necesitan. Por último, decida el formato y el tono del material de comunicación interna.
Aunque hay cinco áreas o funciones principales de la gestión de recursos humanos, como se ha dicho antes en este artículo, las funciones y responsabilidades de RRHH están en constante evolución. Aunque la mayoría de los departamentos de RR.HH. ya utilizan un sistema de documentación digitalizado, merece la pena dar un paso atrás y reevaluar si los procesos y plataformas actuales son tan eficaces como antes.
Para ayudar a los profesionales, equipos y departamentos de RRHH a ser más eficientes, utiliza un software de gestión de recursos humanos como SafetyCulture (iAuditor) puede ayudarles a realizar tareas y procedimientos rutinarios, así como a cumplir con las leyes y reglamentos. Además de la automatización del flujo de trabajo, SafetyCulture (iAuditor) puede utilizarse para la gestión de equipos y la colaboración.
Otro software de gestión de recursos humanos que los profesionales de RR.HH. pueden utilizar en su beneficio es el software EdApp, una plataforma de aprendizaje en línea que ayuda a facilitar a RR.HH. la incorporación, la formación y el refuerzo de las mejores prácticas para el personal nuevo y permanente.
Disponible en Android, iOS y la web, SafetyCulture (antes iAuditor) es una aplicación de inspección móvil personalizable que se utiliza principalmente para mejorar y mantener la seguridad y la calidad en numerosos sectores.
SafetyCulture (iAuditor) ofrece una serie de plantillas de gestión de plantillas de gestión de recursos humanos que pueden ser utilizadas por los profesionales de RRHH de diferentes sectores para automatizar procesos, organizar documentos y promover el compromiso de los empleados.
Equipo de contenido de SafetyCulture
El equipo de contenido de SafetyCulture se dedica a proporcionar información de alta calidad y fácil de entender para ayudar a los lectores a comprender temas complejos y mejorar la seguridad y la calidad en el lugar de trabajo. Nuestro equipo de redactores tiene experiencia en la producción de artículos en diferentes sectores como seguridad, calidad, salud y cumplimiento.
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