Guía breve para entender el inicio de un proyecto

Inicio de un proyecto frente a planificacin del proyecto

Dado que el inicio de un proyecto es la primera fase, muchos confunden su diferencia con la planificacin del proyecto. Es importante recordar que la iniciacin del proyecto es lo primero, porque incluso antes de que un proyecto pase por la fase de planificacin, una organizacin debe establecer su valor empresarial antes de reunir los recursos, el personal y otros requisitos para una ejecucin satisfactoria del proyecto.

Por qu es importante iniciar un proyecto?

Aparte del hecho de que el inicio de un proyecto es el primer paso en el sistema de gestin de proyectos segn el Instituto de Gestin de Proyectos (PMI)Esta fase es clave para garantizar que una idea o proyecto pueda realmente aportar valor aadido a los objetivos de la organizacin, as como a sus metas para satisfacer las necesidades de los clientes, antes incluso de proceder a su planificacin. Dado que el objetivo de la iniciacin del proyecto es crear un enfoque estructurado para establecer el argumento comercial del proyecto, es esencial llevar a cabo esta etapa para que las partes interesadas participen en el proceso desde el principio y mejoren la ejecucin general del proyecto paso a paso.

Cmo iniciar un proyecto?

El proceso de inicio de un proyecto puede variar ligeramente de una organizacin a otra en funcin de su sector o tipo de empresa. No obstante, puede considerar la posibilidad de seguir estos 6 pasos habituales para iniciar un proyecto:

6 pasos para iniciar un proyecto | SafetyCulture

1. Elaborar un estudio de viabilidad

En este paso usted y su equipo determinan por qu es necesario iniciar o completar el proyecto y cmo puede beneficiar a la organizacin. Un caso empresarial justifica por qu debe emprenderse o lanzarse un proyecto y proporciona una evaluacin concreta del coste, los riesgos y los beneficios asociados al proyecto.

Como parte de la lista de comprobacin para la iniciacin de un proyecto, un caso empresarial debe contar con elementos importantes, entre los que se incluyen los siguientes, tal y como indica la Universidad James Cook de Australia:

• Resumen ejecutivo
• Informacin general
• Definicin del proyecto
• Requisitos de la empresa
• Presentacin y evaluacin de las opciones
• Alineacin estratgica
• Ventajas y riesgos
• Plan de ejecucin del proyecto
• Anlisis financiero
• Recursos necesarios
• Autorizaciones
• Apndices

Eche un vistazo a estas listas de comprobacin y plantillas listas para usar que le ayudarn a desarrollar y analizar su caso de negocio:

• Plantilla de caso de negocio
• Plantilla de caso de negocio sencillo
• Plantilla de Caso de Negocio de Proyecto
• Plantilla de propuesta de caso de negocio
• Plantilla de anlisis de casos empresariales

2. Realizar un estudio de viabilidad

Uno de los principales productos de la fase inicial de un proyecto es un estudio o documento de viabilidad. Una vez que la alta direccin o gerencia de su organizacin ha aprobado el argumento comercial del proyecto, el siguiente paso es estudiar si el proyecto puede tener xito.

En este paso es crucial que tengas en cuenta factores como la disponibilidad de recursos (o la falta de ellos), la capacidad de tu organizacin para llevar a cabo el proyecto y los costes asociados al mismo.

3. Redactar una carta de proyecto

Considerada el resultado ms importante de la iniciacin de un proyecto, una carta de proyecto pretende ayudarle a profundizar en el proyecto respondiendo a las siguientes preguntas:

• Cmo? – Tiene por objeto describir el alcance y los objetivos del proyecto
• A quin? – Describe a los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes que participarn en el proyecto o se vern afectados por l.
• Cundo? – Establece el calendario ideal del proyecto

Utilizar una plantilla de carta de proyecto puede ayudarle a agilizar eficazmente el proceso de redaccin de la carta de proyecto. La plantilla debe incluir las siguientes secciones y detalles:

• Portada
• Objetivos del proyecto
• Entregables
• Definicin del mbito de aplicacin
• Hitos del proyecto
• Supuestos, limitaciones y dependencias
• Documentos relacionados
• Autorizacin y aprobacin de proyectos

4. Identificar a las principales partes interesadas.

Asegurarse de que todos los implicados directa o indirectamente participan en la fase de inicio del proyecto ayuda a mantenerlos informados sobre el valor y los resultados del proyecto. Aparte de eso, esto tambin puede contribuir a que el equipo est mejor alineado con los objetivos del proyecto y pueda avanzar en una direccin cohesionada.

5. Crear un equipo y organizar los recursos.

Uno (un individuo o un equipo) debe encargarse de supervisar el proyecto. Esta persona o grupo de personas debe identificarse durante el inicio del proyecto.

Un buen ejemplo de documentacin de inicio de proyecto que puede necesitar para este paso es la carta del proyecto, en la que se describen varios elementos y detalles del proyecto. De este modo, le resultar ms fcil identificar y designar a las personas adecuadas para llevar a cabo eficazmente cada aspecto del proyecto en funcin de sus competencias y conocimientos.

6. Realice las mejoras o cambios necesarios.

Antes de finalizar el documento de inicio del proyecto, es crucial revisarlo detalladamente para identificar posibles oportunidades de introducir cambios o mejoras. Estos ajustes pueden fortalecer an ms la justificacin para la ejecucin del proyecto, destacando claramente los recursos necesarios y asegurando que todas las bases estn cubiertas para llevarlo a cabo con xito. Este proceso de revisin no solo garantiza la alineacin total entre los objetivos del proyecto y las capacidades disponibles, sino que tambin prepara adecuadamente el terreno para un inicio efectivo y eficiente de las actividades planificadas.