Paseo por el Gemba: Significado, proceso y ejemplos

Gemba walk: el camino correcto | SafetyCulture

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¿Qué es un Safety Gemba Walk?

Un Gemba Walk de seguridad, o paseo de seguridad Gemba, es simplemente un paseo de seguridad integrado con el método Gemba. Los Safety Gemba Walks hacen hincapié en la mejora continua de la seguridad mediante la observación de las acciones necesarias para completar las tareas diarias y determinar formas de hacer el trabajo más seguro. Mientras que un típico recorrido de seguridad en el sitio tiene como objetivo mantener el cumplimiento de las normas de seguridad, un Gemba Walk de seguridad se centra en la búsqueda de oportunidades para mejorar continuamente la seguridad en el trabajo .

¿Qué es un paseo virtual por el Gemba?

Un Gemba Walk virtual, también llamado Gemba Walk remoto, se realiza a distancia utilizando medios de comunicación como las herramientas de videoconferencia. Los paseos virtuales por el Gemba ganaron popularidad en todo el mundo cuando un gran número de empleados empezaron a trabajar desde casa para mitigar los riesgos para la salud derivados de la proximidad con los compañeros de trabajo en entornos laborales tradicionales (normalmente en la oficina) durante la pandemia del COVID-19.

Los “Gemba Walks” virtuales suelen realizarse a través de videollamadas individuales, debates de grupos de discusión en línea y ejercicios de seguimiento, en los que un trabajador comparte su pantalla mientras trabaja y su jefe observa en silencio y luego hace preguntas cuando lo considera oportuno. Esto hace que los Gemba Walks sean posibles en este escenario sin necesidad de que el observador y el empleado estén físicamente presentes y muy cerca en un mismo lugar.

¿Por qué son importantes los recorridos Gemba?

Ya sea in situ o a distancia y con o sin alcance de seguridad, los Gemba Walks o recorridos Gemba son importantes porque permiten a los directivos y líderes ver cómo son los procesos a nivel operativo. Los Gemba Walks ayudan a eliminar las suposiciones incorrectas sobre la mano de obra y a impulsar cambios con un impacto positivo duradero. Desarrollados en Toyota, los Gemba Walks pueden capacitar a las organizaciones para mantener los esfuerzos de mejora continua y ayudar a resolver las desconexiones entre la visión de los líderes y la implementación de los procesos en las operaciones.

Beneficios de los Gemba Walk 

Realizar un Gemba Walk o caminata Gemba es la mejor oportunidad para tomar nota de las buenas ideas, los comentarios, las quejas y los problemas en el lugar de trabajo. Aparte de ir al lugar donde se realiza el trabajo real y comprometerse de forma proactiva con los empleados, a continuación se enumeran los principales beneficios de implementar y aprender de los paseos Gemba periódicamente:

• Demostrar el compromiso de la dirección con el desarrollo profesional
• Aumentar la moral de los empleados, ya que se preocupa por ellos y valora su trabajo
• Introducir cambios que puedan ser más fácilmente asumidos por los trabajadores
• Cultivar una cultura de apertura, colaboración y trabajo en equipo
• Racionalizar las operaciones en los diferentes niveles de las organizaciones, ahorrando tiempo y dinero

Cómo hacer un Gemba Walk

Aunque los procesos son únicos para cada empresa, cualquier organización que desee realizar un Gemba Walk puede guiarse por los siguientes pasos:

1. Avisa al equipo o al empleado que va a ser observado
   Lo ideal es que el equipo o los empleados que van a ser observados sean informados con antelación sobre el Gemba Walk que se va a realizar y la razón por la que se va a llevar a cabo algo así, que es hacer el trabajo más eficiente y maximizar su impacto y rendimiento. Esto ayudará a que los empleados se sientan cómodos y sean más naturales en su rutina habitual y proporcionará al observador una visión más auténtica de lo que realmente ocurre en el trabajo en el día a día.
2. Prepare las preguntas para obtener la información que necesita
   El Gemba Walk consiste en observar los procesos y a los empleados y hacer las preguntas adecuadas que puedan conducir a una mejor comprensión de las operaciones. Con la mejora como objetivo final en mente, el observador puede preparar preguntas antes del Gemba Walk, así como aplicar técnicas como los 5 porqués para obtener información relevante durante los Gemba Walks.
3. Observe solamente; no interfiera
   El objetivo es observar y recoger información, no cambiar nada sobre la marcha ni señalar desviaciones durante el propio Gemba Walk. Lo último que queremos es dar la impresión de que se critica a los empleados durante un Gemba Walk. Esto ayudará a establecer la confianza y a evitar la incomodidad entre los empleados que están siendo observados, ya que reforzará la idea de que el Gemba Walk es realmente para observar con el objetivo de mejorar los procesos.
4. Registrar las observaciones
   Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de los registros en los Gemba Walks, ya que cualquier mejora que se realice depende de lo que se registre durante la observación.

Proceso

Sin duda, el Gemba Walk es uno de los principios más importantes del Kaizen o la filosofía y metodología japonesa de la mejora continua. Un paso clave en el proceso de Gemba Walk es asegurándose de hacer un seguimiento periódico de la información recopilada para mantener el rumbo. A continuación se explica cómo llevar a cabo un Gemba Walk, junto con algunos consejos y recomendaciones útiles para un proceso eficaz:

1. Priorizar las áreas con carencias de KPI

   A través de los Gemba Walks, las oportunidades de mejora son más fáciles de reconocer. Priorice y destaque las áreas que puedan necesitar atención. Recoger datos a través de gráficos de mejora como base. Además, determine cuáles son sus áreas de destino o cuáles serán sus procesos de destino.

2. Utilizar listas de control digitales
   

   Las listas de comprobación digitales son herramientas eficaces para llevar a cabo procedimientos eficientes de recopilación de datos. La razón principal para realizar los Gemba Walks es observar y registrar las aportaciones. Las listas de comprobación de los Gemba Walk también pueden servir de guía para garantizar que se observan, preguntan y registran todos los puntos. También puede utilizar las listas de comprobación en otros casos como la realización de inspecciones de seguridad, auditorías 5S y mucho más.
   

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3. Programe su Gemba Walk
   

   No realice nunca paseos Gemba sobre el terreno. Los empleados pueden sentirse incómodos y pensar que han hecho algo malo. Programe sus Gemba Walks e informe a los trabajadores implicados. Lo ideal es realizar un Gemba Walk una vez a la semana en cada departamento durante unos 45 minutos.

4. Hacer preguntas significativas
   

   Hacer las preguntas más relevantes y significativas durante el Gemba Walk da lugar a una sesión interactiva con los empleados y ayuda a construir una relación positiva entre directivos y empleados. Se llega a saber dónde están las lagunas haciendo las preguntas adecuadas. Compruebe el estado de las prioridades y los planes de acción y si son eficientes para superar determinados KPI y planes de mejora.

5. Tomar notas y fotos
   

   Anota tus conclusiones y visualízalas haciendo fotos de lo que has visto y observado. En escribir observaciones y hacer fotos es más probable que te comprometas y te centres en el debate y la reflexión. Y lo que es más importante, le ayudará a reconocer patrones que pueden requerir una revisión de los elementos de acción más adelante.

6. Aprende y muestra respeto

   Los directivos y líderes deben manifestar la actitud adecuada al realizar los Gemba Walks. Recuerda que se trata del proceso y no del trabajador. Evita dar sugerencias o compartir tus puntos de vista personales, sino que debes estar atento y aprender cosas nuevas de las percepciones del trabajador. Proporcionar comentarios positivos sobre el trabajo bien hecho.

7. Reunir al equipo para discutirs los puntos de aprendizaje

   Una vez finalizado el Gemba Walk, haga un seguimiento y comparta lo que ha aprendido de la actividad, incluyendo los problemas, las luchas y las lagunas que necesitan acción y resolución inmediatas . Esta es la fase para fundamentar los planes de mejora de los procesos. Decidir qué procesos deben permanecer y cuáles deben renovarse.

¿Cuánto tiempo debe durar un paseo por el Gemba?

Aunque todavía no existe un consenso entre los expertos en gestión empresarial, una horquilla razonable de la duración de un Gemba Walk podría ser de entre 15 y 45 minutos por unidad o departamento. Un Gemba Walk de esta duración puede ser adecuado para hacer preguntas con seguimiento, documentar las opiniones de los empleados y detectar posibles mejoras.

Con la ayuda de una plantilla digital gratuita que puede personalizarse fácilmente y utilizarse en cualquier dispositivo móvil, puede facilitar la realización de paseos Gemba más eficientes en su organización.

¿Con qué frecuencia debe hacer un Gemba Walk?

La frecuencia de un Gemba Walk varía en función de los objetivos de la empresa, el tamaño del equipo, los facilitadores y los resultados. Por ejemplo, si uno de sus objetivos como empresa es cumplir sistemáticamente con los objetivos de calidad, entonces podría considerar la posibilidad de realizar paseos Gemba más a menudo que los estándares de la industria, como trimestral, mensual o semanalmente.

Del mismo modo, las grandes organizaciones pueden realizar los Gemba Walks con más frecuencia que las pequeñas y medianas empresas porque hay un mayor número de áreas que mejorar. También se basa en quién realiza el Gemba Walk, por ejemplo, un director de sucursal puede ir al Gemba más a menudo que un director de operaciones.

Por último, uno de los factores más importantes a la hora de determinar la frecuencia de los paseos Gemba es probablemente los resultados. El análisis de los resultados tras la aplicación de mejoras específicas puede ayudar a la organización a ajustar la frecuencia con la que debe realizar un Gemba Walk para lograr una eficiencia operativa óptima.

Preguntas

Hacer preguntas significativas es uno de los pasos más cruciales en el proceso del Gemba Walk. Para garantizar un Gemba Walk eficaz, los facilitadores deben prepararse formulando preguntas bien diseñadas en una lista de control y preguntarles de forma orientada a la solución en lugar de intentar buscar a alguien a quien culpar. Considere las siguientes preguntas del Gemba Walk:

• ¿De qué eres responsable?
• ¿Cómo se alinea esta tarea con los objetivos de la empresa?
• ¿Cuál es la norma para esta tarea?
• ¿Cómo aprendiste a realizar esta tarea?
• ¿Por qué hace esta tarea específica así?
• Si pudieras hacerlo a tu manera, ¿cómo harías esta tarea?
• ¿Qué ocurre si no hay equipos, herramientas o materiales disponibles?
• ¿Por qué cree que esta tarea debe realizarse de forma eficaz?
• ¿Cómo puedo ayudar a eliminar los bloqueos a la producción de alta calidad?
• ¿Qué otras preguntas crees que debería haber hecho?

La forma efectiva de hacer un Gemba Walk

Una de las preguntas más frecuentes sobre los Gemba Walks es si el método de mejora de procesos es realmente eficaz. A continuación se muestra una comparación entre un Gemba Walk eficaz y un Gemba Walk mal implementado y, por tanto, ineficaz:

¿En qué consiste el Gemba Walk?

Gemba Walk no pretende ser simplemente un proceso de recopilación de datos, sino, sobre todo, una iniciativa eficaz para fomentar el trabajo en equipo. La práctica de los paseos por el Gemba ayuda a entender lo que realmente ocurre en el lugar de trabajo y los procesos que no funcionan bien. A la larga, puede dar lugar a una buena relación de trabajo entre empresarios y empleados debido a que se aprenden cosas juntos que serían de gran valor para alcanzar los objetivos de la empresa.

Ejemplo de Gemba

El hecho de que las organizaciones quieran beneficiarse y maximizar los resultados de un Gemba Walk no significa que puedan conseguirse realizando sin sentido los llamados “Gemba Walks” día tras día. La dirección no debe hacer un Gemba Walk por hacer Gemba Walks.

El Dr. W. Edwards Deming, uno de los principales expertos mundiales en gestión de la calidad, dijo que la “gestión a pie” casi nunca es eficaz, porque alguien en la gestión, caminando, tiene poca idea de qué preguntas hacer, y normalmente no se detiene lo suficiente en ningún punto para obtener la respuesta correcta.

He aquí algunos ejemplos reales de recorridos Gemba eficaces y los resultados que han obtenido en las organizaciones:

Ejemplo de paseo por el Gemba Walk 1: El inconmensurable valor “blando”

• Todos los días a las 9 de la mañana, la persona de mayor rango en una instalación, un Vicepresidente, da el paseo junto con el Director Nacional de Ventas, el Gerente de Manufactura, los Gerentes de Producción, el Gerente de Envíos, el Planificador de Producción, el Gerente de Compras, el Gerente de Recursos Humanos, y grupo interno de Lean .
• Cada parada del paseo se centra en un “tablero de producción”, y si alguna discusión en un tablero dura más de 3 minutos, asignarán a un responsable para que coordine una reunión o inicie una revisión del tema.
• Los operadores de cada lugar participan, lo que permite a todas las partes de la organización estar en el bucle, donde todos pueden aportar su opinión cuando surgen problemas.
• Como resultado, las líneas directas de comunicación han aumentado inmensamente, ya que el personal recibía diariamente comunicación de primera mano de la alta dirección sobre lo que ocurría en la organización.
• Además, el personal sabía que los altos cargos se interesaban por ellos y por su trabajo. Fueron testigos de cómo sus dirigentes identificaban los problemas y tomaban medidas para resolverlos. ( fuente )

Ejemplo de paseo por el Gemba 2: un fenómeno generalizado en las oficinas

• El objetivo del Gemba Walk era reducir el tiempo necesario para convertir un presupuesto en un pedido confirmado.
• El paseo comenzó con la observación del departamento de atención al cliente, donde se realiza el proceso de entrada de pedidos.
• El equipo observó cómo el setenta por ciento de las veces, los representantes de atención al cliente eran interrumpidos mientras convertían un presupuesto en un pedido y lo introducían en el sistema de ventas. También se dieron cuenta de que tardaban entre dos y cuatro veces más en completar la entrada de pedidos cuando eran interrumpidos.
• Surgieron patrones en el proceso, pero al reunir a todos, se desarrolló un plan de trabajo estándar, junto con un plan de formación cruzada.
• Después de este paseo, el equipo consiguió reducir el tiempo de entrega en un 75% en el plazo de un mes y lo mantuvo durante el año siguiente. ( fuente )

El Gemba Walk en su lugar de trabajo

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