Guía completa del método 5W1H

El 5W1H, también conocido como el método Kipling, es un conjunto de preguntas utilizadas por Rudyard Kipling para responder ampliamente a las preguntas existentes y desencadenar ideas que podrían contribuir a la resolución de un problema. Con el tiempo, el concepto se incorporó a las prácticas empresariales para eliminar errores, aumentar la eficiencia y agilizar los procesos.

El método Kipling es similar a otros métodos de mejora de procesos, como el análisis de la causa raíz, las 5S Lean y el ciclo PDCA.

¿Qué son las preguntas 5W y 1H?

Los elementos incluidos en el método 5W1H permiten un análisis exhaustivo de la situación presentada y permiten detectar oportunidades de mejora. Responder a las preguntas de las 5W y la 1H, y ser lo más detallado posible, ayuda a identificar posibles soluciones que podrían aplicarse y observar su eficacia.

Este enfoque se basa en responder las preguntas de quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Al plantear preguntas de primer inventario 4 y 5 paso, se busca obtener información clave para el desarrollo y éxito de un proyecto. Estas preguntas, como «¿Quiénes serán los responsables de ejecutar el proyecto?» y «¿Cómo se llevará a cabo la implementación?», permiten identificar los recursos humanos necesarios, las tareas específicas a realizar, los plazos y los métodos de ejecución.

Pueden colocarse en diferente orden, pero debe asegurarse de que se incluyan las siguientes preguntas de 5W y 1H:

Qué

El elemento «qué» debe describir claramente la situación, el problema específico o explicar básicamente el propósito del uso del método. Si es posible, también debería indicar el objetivo general de aplicación de la solución que se identifique.

Quién

Quién se refiere a las personas o grupos específicos relevantes para el tema o la situación. Debe incluir a la persona que descubrió el problema, a la que posiblemente pueda resolverlo y a la que será responsable de aplicar la posible solución.

Donde

El elemento where debe contener la ubicación o posición exacta del asunto reconocido. Puede ser un lugar, una instalación o incluso un proceso determinado en el que se vaya a aplicar la solución.

Cuando

El momento debe incluir todos los componentes de la situación relativos a todo lo relacionado con las fechas. Debe indicar el calendario, el plazo, la duración o cualquier otro detalle que pueda ayudar a la resolución del problema.

Por qué

Aunque cada uno de ellos es vital para lograr un enfoque eficaz de las preguntas, el porqué es probablemente uno de los elementos más importantes del método 5W1H. Explica en detalle la razón y los objetivos que hay detrás de la necesidad de actuar o por qué hay que hacer el método 5W1H en primer lugar. Esta última W también suele preguntarse cinco veces para descubrir la raíz de la situación y evitar que se repita. Este enfoque se denomina análisis de los 5 porqués.

Cómo

El cómo, como último elemento del método, especifica los pasos sobre cómo debe llevarse a cabo el/los plan/es identificado/s. También debe incluir todos los recursos, las herramientas, los métodos, los medios e incluso los gastos necesarios para que el esfuerzo sea eficaz.

En resumen, formular estas preguntas permite a los que van a utilizar el método 5W1H llegar al fondo de las cosas, estructurando sistemáticamente los pensamientos y destacando la información importante. En consecuencia, esto puede ayudar a reconocer los problemas potenciales y las posibles soluciones relacionadas con el escenario.

5W1H y 5 porqués

Los métodos de resolución de problemas 5w 1h y 5 Whys pueden utilizarse indistintamente o juntos. Ambos métodos pretenden reconocer los problemas existentes y abordarlos ofreciendo soluciones eficaces una vez identificadas las causas de fondo.

Su principal diferencia, sin embargo, es que mientras el método de 5W1H pregunta otros detalles vitales como qué, quién, cuándo, dónde y cómo, junto con el por qué, 5 Whys profundiza progresivamente en las razones de la situación hasta identificar la causa principal preguntando «por qué» 5 veces.

Si un escenario es demasiado complejo como para requerir un análisis más exhaustivo, el uso de estos dos juntos ofrece una mayor posibilidad de lograr la claridad o la solución de un problema.

Cómo realizar un análisis 5W1H eficaz con SafetyCulture (iAuditor)

SafetyCulture (iAuditor) es una herramienta de auditoría digital que las empresas y los jefes de equipo pueden utilizar para aplicar el enfoque 5W1H. Con SafetyCulture (iAuditor), puede colaborar perfectamente con su equipo en la identificación de cuestiones importantes y en el reconocimiento de posibles soluciones. Si es necesario, puede incluso proporcionar acceso a personas ajenas a su organización utilizando nuestra función de asientos libres, modificando los niveles de acceso en consecuencia. Realice un análisis eficaz de 5W1H en SafetyCulture (iAuditor) siguiendo estos pasos:

Paso 1: Descargar la plantilla

Descargue y utilice nuestra plantilla existente que incluye todos los componentes básicos del método 5W1H. También puede personalizarla por su cuenta, o incluso crear una nueva plantilla basada en las necesidades de su negocio y proyecto.

Paso 2: Indique su información esencial

Indique información importante como el nombre de su empresa, el nombre del proyecto, quién inició el uso del método y la fecha en que se creó.

Paso 3: Enumerar y responder a las preguntas

Como ya se ha mencionado, esta es la parte en la que puedes enumerar todas las preguntas 5W1H relevantes para tu problema o situación antes de responderlas de la forma más detallada posible. Si otros miembros del equipo o las partes interesadas tienen más conocimientos sobre un tema concreto, puedes compartir el documento y permitirles que editen directamente y pongan sus propias preguntas o respuestas en el archivo.

Paso 4: Incluya tantas entradas como necesite

Como el 5w 1h requiere que usted sea lo más detallado posible, asegure un uso exhaustivo del método añadiendo sin esfuerzo tantas consultas por sección como crea conveniente.

Paso 5: Proporcionar una solución

Especifique una solución al problema y asegure su eficacia creando acciones correctivas o informando de ellas como problemas. Incorpore un nivel de prioridad a cada uno (es decir, alto, medio, bajo), para destacar la importancia y comunicar la urgencia.

Paso 6: Completar el análisis

Complete el análisis añadiendo otras recomendaciones pertinentes y adjuntando una firma digital. También puede exportar el análisis a Word, Excel o PDF antes de compartirlo con su equipo y otras partes interesadas.

Pruebe SafetyCulture (iAuditor) de forma gratuita.

Plantillas destacadas – 5w1h ejemplos