El ciclo PDCA (siglas en inglés que significan: planificar, hacer, verificar, y actuar, o planificar, hacer, verificar, y ajustar) es un método de gestión utilizado dentro del Modelo A3. Es un método científico que tiene como objetivo:
- Establecer el resultado deseado y proponer una solución para lograrlo (planificar)
- Probar la solución propuesta y recopilar datos sobre su efectividad (hacer)
- Analizar los datos recopilados de la prueba y comparar los resultados con el resultado deseado (verificar)
- Realizar ajustes a la solución según los datos de las fases «hacer» y «verificar» hasta que se logre el objetivo (actuar o ajustar)
Este artículo tratará brevemente (1) Qué es A3; (2) Las 3 razones principales para utilizar un informe A3; (3) cuándo no utilizar un informe A3; y (4) tecnología necesaria para ayudar en el informe A3.
Tres razones principales para utilizar un informe A3
A pesar de la abundancia de modelos de resolución de problemas (8D, 5 porqués, CAPA, etc.), todavía existen razones de peso para que las empresas hagan del informe A3 una parte integral de su organización. No realizar un informe A3 donde está justificado podría resultar en reventones del proyecto, pérdida de productividad e ineficiencia del proceso.
Es una herramienta versátil para la resolución de problemas
Una empresa exitosa es aquella que se esfuerza constantemente por operar a su máxima capacidad. El informe A3 ayuda a lograr este ideal al identificar problemas, ineficiencias y ambigüedades en el proceso empresarial, y luego proponer posibles soluciones. Mediante un análisis cuidadoso, colaboración y pensamiento crítico, el modelo A3 puede adaptarse a casi cualquier tipo de negocio o industria.
Establecer una cultura de mejora continua
La integración del Método PDCA en su marco operativo ayuda a las empresas a adaptarse a cualquier desafío que pueda afectar negativamente a sus operaciones, por ejemplo, nuevas tendencias, competencia o un cambio en el panorama económico.
Comunicarse entre funciones y mantener informadas a las partes interesadas sobre cuestiones/problemas
Aunque no está diseñado principalmente para ser una herramienta de comunicación, un informe A3 se puede utilizar para informar a diferentes funciones, así como a las partes interesadas, sobre problemas operativos y planes para resolverlos. Es especialmente eficaz porque su formato de una página incluye solo los detalles más relevantes del asunto.
Además de funcionar como una herramienta de generación de informes y resolución de problemas, el informe A3 ejemplo también se puede utilizar para propuestas comerciales y planificación comercial.
Cuándo NO usar un informe A3
Los informes A3 son flexibles y eficaces en manos de un equipo capacitado. Sin embargo, algunos problemas no son lo suficientemente complejos como para necesitar un informe A3 o pueden abordarse mejor con modelos alternativos de resolución de problemas.
Si un problema se puede solucionar fácilmente con una solución simple y obvia
No es necesario utilizar un informe A3 en algo tan simple como apretar un tornillo suelto o actualizar una entrada errónea en una hoja de cálculo. El informe A3 debe reservarse para problemas complejos que requieren un análisis cuidadoso, pensamiento crítico y un equipo para resolverlos.
Si el problema y las soluciones propuestas son demasiado complejas para caber en una página
La escala de un problema y su impacto deben evaluarse adecuadamente antes de que un equipo decida utilizar un informe A3 ejemplo para resolverlo. En aquellos casos en los que el modelo A3 no sea suficiente, otros modelos de resolución de problemas más completos, como el informe 8D, pueden ser la mejor opción.
Tecnología para ayudar en el informe A3
La eficacia del informe A3 depende en gran medida del análisis y la interpretación satisfactoria de los datos. El uso de una aplicación versátil de recopilación de datos, análisis y creación de plantillas como iAuditor puede ayudar a las empresas a aprovechar los beneficios de los informes A3.
Cómoda recopilación de datos
- Recopile datos del campo de trabajo en cualquier momento con su teléfono o tablet, ¡incluso sin conexión!
- Valide sus hallazgos con firmas digitales.
- Guarde y asegure su información con almacenamiento ilimitado en la nube.
Genere y comparta el informe A3 al instante
- Después de completar la plantilla de informe A3, puede generar inmediatamente un informe para compartir con colegas y partes interesadas.
- Personalice fácilmente nuestras plantillas de informe A3 ejemplo prediseñadas para adaptarse a sus necesidades comerciales.
- Exporte su informe A3 en una variedad de formatos, incluidos PDF, DOC y CSV.
Gestione equipos más fácilmente
- Asigne y realice un seguimiento de las acciones correctivas a los miembros del equipo a través de una sola aplicación.
- Actualice las acciones correctivas asignadas desde su dispositivo móvil y reciba notificaciones en tiempo real.
- Atención al cliente de clase mundial 24 horas al día, 5 días a la semana para ayudarlo con sus consultas sobre iAuditor.
Plantillas de informe A
Plantilla de informe 8D
Se utiliza una plantilla de informe 8D para documentar un análisis integral de la causa raíz basado en las 8 disciplinas de resolución de problemas popularizadas por la empresa Ford Motor Company. Los equipos 8D pueden utilizar esta plantilla para generar su informe 8D una vez finalizado.
Plantilla de los 5 Porqués
Utilice esta plantilla 5 Porqués para resolver la causa raíz de un problema y que sus equipos comerciales puedan evitar volver a encontrarlos. Empiece por indicar claramente el problema y responda por qué ocurrió hasta que se descubra la causa raíz. Para completar la plantilla 5 Porqués, proporcione una solución a la causa raíz del problema y cree acciones.
Plantilla de análisis de causa raíz
Utilice esta plantilla de análisis de causa raíz para analizar un problema recurrente y ayudar a eliminar las causas raíz. Empiece por describir el problema y su impacto. A continuación, enumere las posibles razones por las que ocurrió el problema e identifique la causa raíz y haga/adjunte pruebas fotográficas para su verificación. Proporcione una estrategia de prevención y recomiende soluciones antes de completar la plantilla de análisis de causa raíz con firmas digitales.
Plantilla de informe CAPA
Un formulario de informe CAPA está diseñado para ayudar a identificar, abordar y prevenir un caso de no conformidad regulatoria y organizacional. Puede ser utilizado por los oficiales de cumplimiento al formular una acción correctiva para resolver el problema y una acción preventiva para reducir el riesgo de que vuelva a ocurrir.
Informe Kaizen
Los implementadores de Kaizen utilizan una plantilla de informe Kaizen para presentar cambios en las tareas o procesos del trabajo después de los esfuerzos de mejora continua. Esta plantilla de informe Kaizen ha sido diseñada para facilitar que los empleados y la gerencia identifiquen cualquiera de los 8 desperdicios y los eliminen para aumentar la moral, la productividad y la competitividad.
FMEA
Una plantilla FMEA tiene como objetivo identificar problemas potenciales en un proceso, producto o diseño y prevenir sus efectos adversos en los clientes. Monitoree la implementación y efectividad de las acciones correctivas con el uso de esta plantilla.
PPAP
Los gerentes de calidad utilizan una lista de control PPAP para cumplir con todas las especificaciones del cliente, fabricar piezas adecuadas y enviarlas según lo programado. Esta lista de control integral PPAP incluye preguntas detalladas para cada una de las 18 pautas del proceso de aprobación de piezas de producción, desde los registros de diseño hasta la garantía de envío de piezas.
DMAIC
Los profesionales en Seis Sigma utilizan una plantilla DMAIC para realizar la metodología DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar) como análisis de la causa raíz para ayudar a identificar las mejoras del proceso.
