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Was versteht man unter dem PDCA-Kreislauf? Alles über den Prozess: Von der Definition über seine Bedeutung bis hin zu Beispielen.
Veröffentlicht 28 Jan 2023
Die PDCA-Methode (Plan-Do-Check-Act) ist ein vierstufiger, zyklischer Problemlösungsansatz, welcher zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen eingesetzt wird. Jede Phase des PDCA-Zyklus trägt zu dem Ziel bei, zu ermitteln, welche Prozesse bereits gut funktionieren - und welche weiter verbessert werden müssen. Der methodische Ansatz wird ebenso dazu genutzt, um das erneute Auftreten von Fehlern zu vermeiden.
Der PDCA-Zyklus wurde erstmals von Dr. Walter Andrew Shewhart im Jahr 1939 umgesetzt. In den 1950er Jahren wurde er von Dr. William Edwards Deming weiterentwickelt – weshalb die Methode auch als Demingkreis bezeichnet wird – und ist seither ein weit verbreitetes Strategieinstrument für Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Lebensbereiche.
Das Modell zur Prozessverbesserung lässt sich am besten als Dauerschleife charakterisieren, in welcher der Zyklus jedes Mal neu gestartet wird, wenn sich eines der Elemente der durchgeführten Veränderung als unwirksam erweist. Und die solange wiederholt wird, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist.
Der PDCA-Prozess besteht aus vier Phasen oder Schritten: Plan, Do, Check und Act. Diese zielen darauf ab, Probleme zu lösen und Veränderungen auf methodische Art und Weise umzusetzen. Welche Rolle spielen jedoch die einzelnen Phasen im gesamten Zyklus?
Der PDCA-Zyklus | SafetyCulture
Beachten Sie zunächst, dass diese Phase die Basis des gesamten Zyklus bildet, weshalb hier so umfassend und detailliert wie möglich vorgegangen werden muss.
Beschreiben Sie zu Beginn das zu lösende Problem genau und geben Sie an, warum es wichtig ist, es zu lösen. Diskutieren Sie die Zielsetzung und erstellen Sie intelligente, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele (SMART), denen Ihre Teammitglieder und die relevanten Interessengruppen zustimmen. Am Ende dieser Phase sollte ein umfassender Plan stehen, der Antworten auf die folgenden Fragen gibt:
Im Wesentlichen sollten in dieser Phase alle für das Projekt relevanten Elemente festgelegt und geplant werden, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen.
Da Sie in der ersten Phase potenzielle Lösungen für das Problem ermittelt haben, ist „Do“ der Teil, in dem Sie diese ausführen. Wenden Sie die Änderungen zuerst aber nur in kleinem Maßstab oder in einer kontrollierten Umgebung – z. B. in einer bestimmten Abteilung, einem Projekt oder nur für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern – an.
Damit soll sichergestellt werden, dass im Falle unwirksamer Änderungen oder negativer Auswirkungen kein großer Schaden entsteht und nur minimale Ressourcen verbraucht werden. Sammeln Sie mit den ersten Tests alle relevanten Daten, um zu zeigen, ob die im 1. Schritt festgelegten potenziellen Lösungen funktionieren oder nicht.
Dies ist die Analysephase: Bewerten Sie anhand der Daten aus der vorherigen Phase die Wirksamkeit der umgesetzten Lösungen. Vergleichen Sie sie mit den Erfolgskriterien, die in der Planungsphase festgelegt wurden.
Beurteilen Sie, ob das Ergebnis bereits zufriedenstellend ist, sprich die Lösungsansätze im Sinne des Ziels funktionieren. Oder, ob weitere Anpassungen erforderlich sind, um das Gesamtziel zu erreichen.
Falls diese der Fall ist, gehen Sie zurück zur ersten Stufe – Plan – und entwickeln Sie alternative Lösungsansätze, die Ihrer Meinung nach besser zur Lösung des zugrundeliegenden Problems beitragen könnten. Falls das Ergebnis jedoch bereits zufriedenstellend ist, können Sie nun zur nächsten Phase übergehen, dem Handeln.
Sobald Sie die Effektivität der Lösungsansätze ermittelt haben, ist „Act“ die Phase, in der Sie sie vollständig in Ihren Prozesse implementieren. Um kontinuierlich weitreichende und einheitliche Ergebnisse zu erzielen, wird es hilfreich sein, sich auch mit den folgenden Fragen zu befassen:
Der PDCA-Regelkreis ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Instrument, das Ihnen außerdem die Möglichkeit bietet, den Prozess zu wiederholen, falls Sie der Meinung sein sollten, dass die zu Beginn ermittelten Lösungsansätze noch weiter verbessert werden sollten.
In manchen Fällen müssen Sie die kompletten vier Phasen erneut durchlaufen, wenn es Faktoren oder Änderungen gibt, welche die Funktionsweise bereits implementierter Lösungen beeinträchtigen.
Der PDCA-Zyklus ist eine der am weitesten verbreiteten Methoden zur Überwachung von Qualitätsmanagementsystemen und ist auf internationale Normen wie der ISO 9001, ISO 45001 oder auch ISO 27001 anwendbar. Er ermöglicht es, relevante Informationen zu sammeln und diese als Grundlage für Entscheidungen zu verwenden. Mit dem datengesteuerten Ansatz können Unternehmen ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen kontinuierlich verbessern.
Der kontinuierliche Ansatz der PDCA-Analyse hilft auch dabei Zeit und Ressourcen zu sparen, indem Fehler frühzeitig erkannt werden. Dies trägt des Weiteren dazu bei, die Effizienz des Zyklus zu erhöhen, indem unwirksame Elemente so lange eliminiert werden, bis die ideale Lösung gefunden ist.
Darüber hinaus ist der PDCA-Zyklus vielseitig – er kann in allen Branchen gleichermaßen wie kleinen und großen Unternehmen oder sogar in einzelnen Teams und Abteilungen eingesetzt werden.
Nachstehend finden Sie ein Beispiel für die Anwendung des PDCA-Zyklus:
Szenario: Ein Autozulieferer hatte Probleme mit dem Kundendienst, durch welchen Verzögerungen beim Versand von Produkten verursacht wurden. Der Supply-Chain-Manager entschied sich für die PDCA-Methode, um eine Lösung zu finden und das Auftreten ähnlich gelagerter Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Identifizieren Sie das Problem:
Drei Kunden erhielten die von ihnen bestellten Produkte erst mit zweiwöchiger Verspätung. Zwei von ihnen bestellten eine Kiste mit Seitenspiegeln, während der andere fünf neue Batterien bestellt hatte.
Ziel dieses Zyklus ist es, die Ursachen für die Verzögerung zu verstehen und eine Wiederholung zu vermeiden, um unseren Kunden schlechte Erfahrungen zu ersparen.
Feststellung:
Wir haben Beschwerden von Kunden erhalten, denen zufolge die Verspätung unsererseits wiederum zu Rückständen in deren Betrieb geführt hat. Wir haben den Kunden als Entschädigung einen großzügigen Rabatt für zukünftige Bestellungen gewährt. Keine schlechten Bewertungen erhalten (bis jetzt).
Analyse:
Nach einer Untersuchung stellten wir fest, dass die Ursache für die Verzögerung eine unerwartete Verspätung unseres Lieferanten für die angegebenen Fahrzeugteile war. Das Werk unseres Lieferanten befindet sich in Texas und wurde kürzlich von einem starken Wirbelsturm heimgesucht, der auch die Produktion beeinträchtigte.
Aktionsplan:
Die wichtigsten Schritte bestehen darin, einen alternativen Lieferanten zu finden, der uns mit den genannten Produkten versorgen kann, falls so etwas noch einmal vorkommt. Genauso wie für den Fall eines atypisch erhöhten Bestellaufkommens.
Ausführen:
Wir haben eine Ausschreibung (RFP) an mögliche alternative Anbieter verschickt und die Optionen auf der Grundlage unserer festgelegten Anforderungen herausgefiltert.
Überprüfen:
Standardisieren:
Nachdem wir dieses Problem mit diesem Ansatz lösen konnten, sollten wir ihn nun auch für unsere anderen Produkte implementieren. Finden Sie alternativen Lieferanten und berücksichtigen Sie die in diesem Zyklus genannten Faktoren.
Auf der Grundlage der Anwendung des PDCA-Zyklus zur Lösung des bestehenden Problems war die ermittelte und umgesetzte Lösung wirksam. Der Händler hat nun eine Ausweichmöglichkeit, falls es wieder zu einer Verzögerung in der Produktion seines Hauptlieferanten kommen sollte. Damit ist er auch in der Lage, zu verhindern, dass ihre eigenen Kunden von Verspätungen betroffen sind, was das Hauptziel des Planes war.
Die PDCA-Methode umfasst eine Vielzahl von Informationen, Änderungen und Arbeitsschritten. Sie sollte deshalb soweit wie möglich gestrafft werden, damit Sie einerseits leicht zu verfolgen ist und andererseits ihren Dokumentationszweck erfüllt. Dazu ist es einmal wichtig, dass alle relevanten Daten an einem einzigen (leicht zugänglichen) Ort gespeichert werden.
SafetyCulture (iAuditor) ist eine moderne Software, welche bereits von einer Vielzahl von Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen bei der Überwachung von PDCA-Prozessen eingesetzt wird. Mit SafetyCulture (iAuditor) können Sie einfach und schnell:
Testen Sie SafetyCulture (iAuditor) hier kostenlos – und beginnen Sie noch heute mit der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Unternehmensprozesse.
Verwenden Sie diese kostenlose PDCA-Vorlage, um einen umfassenden Schritt-für-Schritt-Aktionsplan zur Anwendung der PDCA-Methode (Plan-Do-Check-Act) zu erstellen. Sie enthält eine Reihe allgemeiner Vorgaben, welche in allen Branchen genauso wie in großen und kleinen Unternehmen anwendbar sind. Mit dieser Vorlage und SafetyCulture (iAuditor) können Sie rasch und einfach:
Diese Checkliste basiert ebenfalls auf dem PDCA-Zyklus, legt den Fokus aber auf Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Sie dient dazu Gefahrenquellen zu identifizieren, zu kontrollieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Erstellen Sie mit dieser Vorlage leicht umsetzbare Pläne zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres Arbeitsschutzmanagements.
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