Qualitätsmanagement-Software (QM)

Was ist eine Qualitätsmanagement-Software? (Definition)

Eine Qualitätsmanagement-Software ist ein digitales Tool zur Verbesserung der Produktqualität durch die Automatisierung und effiziente Implementierung von Prozessen, die mit den Standards für Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung übereinstimmen. Sie hilft Ihnen dabei Zeit zu sparen und Ressourcen zu optimieren, indem sie die gesammelten Bemühungen Ihres Unternehmens um die Einhaltung von Qualitätsstandards optimal koordiniert.

Was sind die praktischen Anwendungen einer QM-Software?

Mit dem Ziel der konsequenten Einhaltung von Qualitätsstandards kann eine Qualitätsmanagement-Software dazu genutzt werden, die Umsetzung interner Richtlinien durch regelmäßige Kontrollen und Inspektionen sicherzustellen. Betriebsleiter können sie außerdem dazu nutzen, um nachzuweisen, dass Standardarbeitsanweisungen (SOP) in der Produktion eingehalten werden, indem sie fortlaufend Berichte über die aktuelle Leistung einzelner Mitarbeiter erstellen. Manager können sich mit ihrer Hilfe einen Überblick über Trends im Qualitätsmanagement verschaffen, indem sie die Analysefunktionen des Programms verwenden. Durch eine vielseitige und einfach zu bedienende QM-Software können alle Ebenen und Abteilungen eines Unternehmens zu den Bemühungen um die Verbesserung und Aufrechterhaltung der Prozess- und Produktqualität beitragen.

Vorteile der Verwendung einer modernen Software für das Qualitätsmanagement

• Proaktiver Umgang mit Nichtkonformitäten durch Qualitätskontrollen, sofortige Zuweisung von Korrekturmaßnahmen und der zuverlässigen Nachverfolgung von diesen
  Vermeiden Sie Qualitätsabweichungen durch Audits und anschließende Korrekturmaßnahmen, die mit Hilfe einer Qualitätsmanagement-Software auf ihre Erledigung hin überprüft werden. Autorisierte Personen können Aufgaben zuweisen und erhalten Statusaktualisierungen in Echtzeit. Eine Software für das Qualitätsmanagement ermöglicht Ihnen, detaillierte Informationen mit Fotos, Ortsangaben, Freitextnotizen und Zeitstempeln mit digitalen Unterschriften an Berichte anzuhängen. 
• Optimieren und standardisieren Sie die Umsetzung Ihrer Kontroll- und Qualitätssicherungsprozesse
  Implementieren Sie in Ihrem Unternehmen eine effiziente Qualitätskontrolle (QC) und Qualitätssicherung (QA) durch den Einsatz einer QM-Software, die über vielseitig einsetzbare Vorlagen und Checklisten, die Möglichkeit zur Planung von Inspektionen sowie automatisierte Aufzeichnungen und Berichte verfügt.
• Überwachung von Trends und Nutzung von Datenanalysen zur konstanten Verbesserung
  Die Analytik einer Qualitätsmanagement-Software gibt einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Einhaltung von Qualitätsstandards und -vorschriften. Manager können Echtzeitdaten prüfen und analysieren und die aktuelle Leistung verfolgen. Erkennen Sie auf einfache Weise Möglichkeiten zur Qualitätsverbesserung und gehen Sie auf geschäftliche Anforderungen ein, indem Sie mithilfe von QMS-Software individuellere Schulungsprogramme anbieten, um Wissenslücken zu schließen.

Welche ist die beste QM-Software für Sie? (Vergleich)

Eine Qualitätsmanagement-Software bietet in der Regel eine Vielzahl von Funktionen. Diese können je nach Geschäftsanforderungen, Art des Unternehmens oder dessen Größe nützlich sein – oder auch nicht. Wir haben Ihnen deshalb im Folgenden die wichtigsten Funktionen und deren Anwendungsbereiche der 5 zuvor aufgezählten Qualitätsmanagement-Programme gegenübergestellt. Auf Basis dieses Vergleichs können Sie danach selbst entscheiden, welche davon für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Qualitätsmanagement-Software-Vergleich	Gründe für die Verwendung
SafetyCulture (iAuditor)	Neben der Optimierung und Standardisierung von Inspektionen, Audits und Berichten sammelt SafetyCulture (iAuditor) im Laufe der Zeit kontextbezogene Daten, die Sie zur kontinuierlichen Verbesserung Ihres QMS nutzen können. Durch das Erkennen von Trends auf Basis dieser Informationen können Sie Schulungen in weiterer Folge so gestalten, dass sie zu einer Arbeitskultur beitragen, welche übergeordneten Unternehmenszielen folgt. Verwenden Sie eines der vorgefertigten Formulare aus unserer Vorlagenbibliothek oder erstellen Sie ganz einfach (und ohne Programmierkenntnisse) Ihre eigenen Anleitungen und Checklisten für interne Kontrollen der ISO 9001, GMP-Richtlinien, HACCP, 5S, usw.
ETQ Reliance	ETQ Reliance ist eine flexible, cloud-basierte Plattform, die so konfiguriert werden kann, dass sie sich auf das konzentriert, was Unternehmen für ihr QMS wirklich benötigen: Qualität in der Lieferkette, Umgang mit Abweichungen von Protokollen und Normen, Gesundheit und Sicherheit, Umweltmanagement, Risikomanagement oder auch die Einhaltung von Vorschriften im Bereich Life Sciences.
Qualio	Qualio bietet verschiedene Pakete an, welche Unternehmen die Flexibilität bieten, ihre QMS-Anforderungen je nach Unternehmensgröße und -art anzupassen. Die Qualitätsmanagement-Software trägt zur Steigerung der Unternehmenseffizienz durch Prozessautomatisierung und Einhaltung strenger Industriestandards und -vorschriften bei.
AssurX	AssurX wird hauptsächlich von großen Unternehmen in stark regulierten Branchen, die regelmäßig Audits durchführen müssen, eingesetzt. Besonders beliebt ist die Qualitätsmanagement-Software demzufolge bei Unternehmen aus den Bereichen Energie, Lebensmittel und Getränke, Hightech-Produktion, Biowissenschaften und Medizintechnik. Dies liegt vor allem, jedoch nicht nur, daran, dass AssurX vollständig HIPAA-konform ist.
EdApp	Eine mehrfach preisgekrönte Microlearning-Plattform, auf die sich Marktführer aus verschiedensten Branchen verlassen. EdApp vereinfacht und standardisiert nicht nur unternehmensinterne Weiterbildungsmaßnahmen sondern fördert ebenso die Einbindung der Mitarbeiter in diese. Außerdem sorgt die QM-Software dafür, dass sich Unternehmen durch die einfache Aktualisierung und Verteilung von Schulungsunterlagen rasch an eine sich ebenso rasch ändernde Geschäftsumgebung anpassen können.

 

Die wichtigsten Gründe für die Wahl von SafetyCulture (iAuditor) als QM-Software

Einfaches Verwenden und Bearbeiten von vorgefertigten digitalen Vorlagen – oder genauso einfaches Erstellen Ihrer eigenen Checklisten und Inspektionsformulare

Mit der SafetyCulture (iAuditor)-App können Sie Ihre Papier-Checklisten und Tabellendokumente in wenigen Minuten in mobilfähige Inspektionsformulare umwandeln. Erstellen Sie responsive und benutzerdefinierte digitale Vorlagen von Grund auf neu mit unserer einfachen Drag-and-Drop-Vorlagenerstellung. Oder beginnen Sie mit einer vorgefertigten Checkliste aus unserer umfangreichen Vorlagensammlung. Bewahren Sie ihre QMS-Dokumentation für ISO 9001-, GMP-, HACCP- und 5S-Inspektionen danach sicher an einem zentralen Ort (Cloud) auf.

Förderung der Rechenschaftspflicht

SafetyCulture (iAuditor) ermöglicht den Prozessverantwortlichen eine lückenlose Zusammenarbeit inklusive der Entwicklung effektiver digitaler Compliance-Checklisten und der Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regelungen. Außerdem können sie Arbeitsabläufe automatisieren, so dass die zuständigen Mitarbeiter Push-Benachrichtigungen für zugewiesene Maßnahmen und anstehende Inspektionstermine erhalten.

Verbesserte Transparenz im gesamten Unternehmen

Durch die Zentralisierung der Überwachung über das Web-Dashboard spart SafetyCulture (iAuditor) Zeit und Ressourcen, da die manuelle Überwachung der Einhaltung der Vorschriften entfällt. Verfolgen Sie die Erledigung von Aufgaben und Inspektionen über mehrere Standorte hinweg, erkennen Sie Probleme sofort und treffen Sie umgehend Entscheidungen zur Behebung von diesen.

Beispielszenario für die Anwendung von SafetyCulture (iAuditor) als Qualitätsmanagement-Software

Anhand der internationalen Norm ISO 9001:2015 als Beispiel für ein QMS-Rahmenwerk lohnt es sich, eine risikobasierte Strategie für das QMS Ihres Unternehmens in Betracht zu ziehen – insbesondere für das Management von Korrekturmaßnahmen. Mit SafetyCulture (iAuditor) profitiert Ihr Unternehmen von einer gründlichen Risikobewertung mithilfe digitaler Checklisten, welche die Auditoren bei der Durchführung von ISO-9001-Audits unterstützen.

Im Folgenden finden Sie Tipps und Anleitungen dazu, wie Sie SafetyCulture (iAuditor) in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um Risiken zu verringern und zu beseitigen:

1. Feststellen, ob die vorliegende Situation überhaupt Maßnahmen erfordert
   Nicht jedes Problem rechtfertigt eine Korrekturmaßnahme. Der Zweck der Umsetzung eines Plans für Korrekturmaßnahmen besteht darin, Probleme zu identifizieren, die systemisch sind, um diese vorrangig zu lösen. D. h. Probleme, die sich negativ auf die Funktionalität des QMS eines Unternehmens auswirken.

   Qualitätsmanager und ihre Teams sollten dabei eine geeignete Risikoanalysetechnik wählen, um den Schweregrad einer Nichtkonformität zu bestimmen und zu entscheiden, ob eine Korrekturmaßnahme erforderlich ist. Die am häufigsten verwendeten Ansätze hierfür sind FMEA und HAZOP. Diese Methoden bieten eine gute Möglichkeit, das Risikomanagement frühzeitig in den Prozess zu integrieren, da sie es ermöglichen, die potentiellen Auswirkungen eines Problems auf das gesamte Unternehmen zu ermitteln.

   Sobald eine Korrekturmaßnahme als notwendig erachtet wird, können das Qualitätsteam und die Prozessverantwortlichen gemeinsam eine ISO 9001:2015-konforme Vorlage für einen Korrekturmaßnahmenbericht entwickeln, um die Fortschritte dokumentieren.

2. Durchführen einer Ursachenanalyse
   Eine Ursachenanalyse (RCA, Root-Cause-Analysis) ist ein methodischer Ansatz zur Problemlösung, der darauf abzielt, die grundlegende Ursache eines Problems zu ermitteln und zu beheben, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. RCAs werden vor allem bei systemischen, wiederkehrenden Problemen eingesetzt, die nicht unmittelbar behoben werden können.

   Die ISO 9001:2015 empfiehlt nachdrücklich, bei der Planung von Korrekturmaßnahmen ein funktionsübergreifendes Team zu bilden. Qualitätsteams können diesen Ansatz durch den Einsatz einer Compliance-Software fördern, welche die team- und standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Die Ansätze „5 Whys“ und „8 Disciplines of Problem-Solving (8D)“ sind gut geeignete Techniken für die Ursachenanalyse, der Erstellung von Problemerklärungen, Identifizierung von Ursachen und der Formulierung von Lösungen.

3. Standardisieren
   Die ISO-Normen werden etwa alle 7 Jahre aktualisiert. Wenn dies geschieht, müssen die diesbezüglichen Tools, Systeme und Prozesse ebenso aktualisiert werden, um mit der aktuellsten Version des Standards übereinzustimmen. Als Cloud-basierte Software, welche die Synchronisierung aller Benutzer innerhalb eines Unternehmens ermöglicht, können Änderungen einfach unternehmensübergreifend umgesetzt werden.

4. Umsetzen eines risikobasierten Ansatzes
   Eine wichtige Neuerung in der jüngsten Aktualisierung der ISO-Norm ist die Aufnahme des „risikobasierten Denkens“ in das QMS. Das risikobasierte Denken ersetzt die „vorbeugenden Maßnahmen“, die früher als eigenständige Anforderung galten.

   Wenn Sie auf der Suche nach einer kosteneffizienten QM-Software sind, die Sie bei der ISO-9001-Zertifizierung unterstützt, ist SafetyCulture (iAuditor) die richtige Wahl. Verfügbar sowohl als Webversion als auch als mobile App lässt sie sich ideal in Qualitätsmanagement-Teams implementieren. Die Inspektoren vor Ort können ihre mobilen Geräte nutzen, während die Qualitätsmanager das zentrale Web-Dashboard verwenden. Laden Sie die SafetyCulture (iAuditor)-QM-Software noch heute kostenlos herunter und entdecken Sie, wie sie diese bei einer ISO-9001-Zertifizierung unterstützen kann.

Warum ist SafetyCulture (iAuditor) für ein effektives QMS unerlässlich?

Unternehmen in der Fertigungsindustrie, im Bau- und Gastgewerbe und in vielen anderen Branchen führten Qualitätsmanagement-Systeme zuerst mit Papier und Stift ein. Mit dieser traditionellen Methode können jedoch kritische Daten verloren gehen und die gesammelten Informationen sind im Laufe der Zeit nur schwer nachzuverfolgen. Dadurch wird die praktische Umsetzung eines QMS mühsam, zeitaufwändig und vor allem anfällig für Ungenauigkeiten.

Im Folgenden finden Sie die 3 wichtigsten Gründe, warum Sie die Integration einer QM-Software wie SafetyCulture (iAuditor) in die Qualitätsprozesse Ihres Unternehmens in Betracht ziehen sollten.

1. Mehr Transparenz

Erhalten Sie Echtzeitdaten über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen. Überwachen Sie die Häufigkeit von Qualitätsprüfungen, die aktuelle Arbeitsqualität sowie Qualitätsprobleme. Heben Sie Bereiche hervor, die verbessert werden müssen, und überwachen Sie die Ergebnisse von Korrekturmaßnahmen im Laufe der Zeit. Erfahren Sie hier mehr über Berichte und Analysen eines QM mit SafetyCulture (iAuditor).

2. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Mit SafetyCulture (iAuditor) können Sie die Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens inklusive der damit verbundenen Rechenschaftspflichten leicht und effizient verteilen. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, Inspektionen und Audits über ihr Mobil- oder Tablet-Gerät vor Ort durchzuführen. Verbinden Sie zusätzlich alle QM-Abläufe, um konsistent Daten zu sammeln, Abläufe zu standardisieren, Berichte zu versenden sowie fehlerhafte Bereiche rasch und sicher zu identifizieren.

3. Konsistenz beibehalten

Sorgen Sie für gleichbleibende Qualität in jedem Schritt des Produktionsprozesses, indem Sie regelmäßige Qualitätskontrollen anhand einer digitalen Checkliste durchführen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass nur qualitativ hochwertige Produkte auf den Weg zu Ihren Kunden gebracht werden.

Der Einsatz einer QM-Software wie SafetyCulture (iAuditor) ersetzt den mühsamen Prozess der Kontrollen mit Stift und Papier durch digitale Inspektionen. Bei diesen werden Ihre Daten zentral in der Cloud abgespeichert, so dass Sie die Informationen danach bei Bedarf jederzeit und von überall aus abrufen können. Mit einer Qualitätsmanagement-Software wie SafetyCulture (iAuditor) müssen Sie Daten nicht mehr manuell zusammenstellen, sondern können automatisch umfassende Berichte erstellen, sobald Sie eine Qualitätsprüfung abgeschlossen haben. Das spart Ihnen Zeit – Zeit, die Sie für andere wichtige Bereiche Ihres Unternehmens frei wird.