PDCA : Qu'est-ce que le cycle Planifier Faire Vérifier Agir ?

Le cycle PDCA a été introduit pour la première fois par le Dr Walter Andrew Shewhart en 1939. Elle a ensuite été développée par le Dr William Edwards Deming dans les années 1950 pour aider les organisations à réaliser des améliorations progressives et à contrôler la qualité des changements dans leurs processus. Ce cycle, également appelé « roue de Deming », est depuis lors un outil stratégique largement utilisé par les entreprises et les organisations dans tous les secteurs.

Ce modèle d’amélioration des processus se caractérise par une boucle continue où le cycle est relancé si l’un des éléments du changement mis en œuvre s’avère inefficace, et répété encore et encore jusqu’à ce que le résultat le plus souhaité soit atteint.

Étapes

Le processus PDCA se compose de quatre étapes (également connues sous le nom d’étapes PDCA) : Planifier, Développer, Vérifier et Agir. Elle vise à résoudre les problèmes et à mettre en œuvre le changement de manière méthodique. Quel est donc le rôle de chaque étape dans l’ensemble du cycle ?

Planifier

Tout d’abord, notez que cette étape est l’épine dorsale de l’ensemble du cycle. Vous devez donc être aussi complet et détaillé que possible.

Décrivez spécifiquement le problème à résoudre et indiquez pourquoi il est important d’y répondre. Discutez des objectifs et créez des objectifs SMART ( Smart, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound ) sur lesquels les membres de votre équipe et les parties prenantes concernées s’accordent. En dehors de cela, la fin de cette étape devrait se matérialiser par un plan complet répondant à des questions d’information telles que :

• Quelle est la cause du problème ?
• Quelles sont les normes et procédures actuelles concernant le processus spécifique ?
• Quelles ressources sont nécessaires pour mettre en œuvre les changements proposés ?
• Quels sont les obstacles potentiels à la réalisation des objectifs du projet ?
• Quelles sont les mesures à prendre pour résoudre le problème ?
• Quel est le calendrier/délai idéal pour achever la mise en œuvre ?
• Quels sont les critères pour que le projet soit considéré comme un succès ?

Essentiellement, tous les éléments du projet doivent être énoncés et planifiés à ce stade avant de passer au suivant.

Développer

Puisque vous avez identifié des solutions potentielles au problème lors de la première étape, la partie « Faire » est celle où vous allez les mettre en œuvre. Appliquez les changements, mais uniquement à petite échelle ou dans un environnement contrôlé, par exemple dans un service ou un projet spécifique, ou avec un groupe démographique particulier.

Cela permet de s’assurer que, si jamais les changements s’avéraient inefficaces ou s’ils avaient un impact négatif sur votre processus ou votre activité, il n’y aurait pas trop de dommages à gérer et que les ressources utilisées seraient minimales.

Après le test initial, rassemblez toutes les données pertinentes pour montrer si les solutions potentielles reconnues ont fonctionné ou non.

Contrôler

C’est l’étape de l’analyse – avec vos données de l’étape précédente, évaluez l’efficacité des solutions mises en œuvre. Comparez-les aux critères de réussite inclus dans la phase de planification.

Évaluez si le résultat est déjà satisfaisant et si les solutions fonctionnent déjà en fonction de l’objectif, ou si elles doivent encore être améliorées pour atteindre l’objectif global.

Si d’autres ajustements sont nécessaires, revenez à la première étape – Planifier – et essayez d’autres solutions qui, selon vous, pourraient résoudre le problème. Si elle est considérée comme un succès, vous pouvez maintenant passer à l’étape suivante, Agir.

Agir

Une fois que vous avez reconnu l’efficacité des solutions, « Agir » est l’étape où vous les mettrez pleinement en œuvre dans le cadre de votre processus opérationnel.

Pour obtenir continuellement des résultats plus importants et plus standardisés, il sera utile d’aborder également les questions suivantes :

• Quelles sont les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les solutions avec succès ?
• Une formation serait-elle nécessaire pour mettre en œuvre les solutions développées ?
• Quelles autres opportunités peuvent être maximisées ?
• Est-il possible de mesurer les résultats de manière plus précise ?

La méthode PDCA est un outil simple mais puissant qui vous donne la possibilité de répéter le cycle si vous pensez que les solutions peuvent encore être améliorées. Dans certains cas, vous devrez repasser par les quatre étapes si des facteurs ou des changements sont susceptibles d’affecter le fonctionnement des solutions mises en œuvre.

Importance

Le cycle PDCA est l’une des méthodes les plus utilisées pour contrôler les systèmes de gestion de la qualité. Il est applicable aux normes internationales telles que ISO 22301, ISO 9001, ISO 45001 et ISO 27001. Il permet aux organisations de recueillir des informations pertinentes et de les utiliser comme base solide avant de décider de poursuivre le plan ou de l’améliorer. Grâce à cette méthode axée sur les données, les organisations peuvent travailler à l’amélioration continue de leurs processus, produits et services.

L’approche continue du PDCA permet également de gagner du temps en repérant les erreurs dès le début du projet. Cela permet de renforcer l’efficacité du cycle et d’éliminer les éléments inefficaces jusqu’à ce qu’une solution idéale soit identifiée.

En outre, le cycle PDCA est polyvalent – il peut être utilisé dans tous les secteurs, par les grandes entreprises, et même par des équipes ou des départements spécifiques au sein d’une société.

Exemple de PDCA

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’utilisation du cycle PDCA:

Scénario : Une entreprise de fournitures automobiles connaît des problèmes de service client causés par des retards d’expédition de produits. Le responsable de la chaîne d’approvisionnement a choisi la méthode PDCA pour identifier les solutions et éviter que le même revers ne se reproduise à l’avenir.

Planifier	Identifiez le problème : Trois clients ont connu un retard de deux semaines avant de recevoir les produits qu’ils nous avaient commandés. Deux d’entre eux ont commandé une boîte de rétroviseurs latéraux, tandis que l’autre a commandé cinq nouvelles batteries. L’objectif de ce cycle est de comprendre ce qui a causé le retard et d’éviter qu’il ne se reproduise et que nos clients n’aient une mauvaise expérience.
	Observez : À cause de cela, nous avons reçu une plainte des clients disant que le retard a également causé un ralentissement de leurs opérations. Nous avons accordé aux clients une énorme remise pour compenser ce qui s’est passé. Aucune mauvaise critique (jusqu’à présent).
	Analysez : Nous avons mené une enquête et découvert que la cause du blocage était un retard inattendu de notre fournisseur pour les pièces du véhicule spécifiées. L’installation de notre fournisseur est située au Texas et a récemment été frappée par un fort cyclone, qui a également perturbé sa production.
	Plan d’action : Le principal plan d’action consiste à trouver un autre fournisseur capable de nous fournir les produits mentionnés au cas où une telle situation se reproduirait ou en cas d’urgence. Outre le prix à négocier et à prendre en compte, assurez-vous que les fournisseurs alternatifs ne proviennent pas de la même région que notre fournisseur principal. Nous devrions être en mesure de trouver et d’identifier un fournisseur secondaire d’ici la fin du mois de mars de cette année. Ce serait encore mieux si nous pouvions obtenir un troisième fournisseur parmi ceux de notre liste de présélection de l’année dernière, afin de nous assurer que notre système d’approvisionnement est bien sécurisé.
Développer	Exécuter : Nous avons envoyé une demande de proposition (DP) à d’éventuels fournisseurs alternatifs et filtré les options en fonction de nos exigences.
Contrôler	Vérifier : Nous n’avons pas encore pu trouver un fournisseur tertiaire, mais nous avons identifié un fournisseur secondaire dès la deuxième semaine de mars, et avant la date limite prévue. Le fournisseur secondaire se trouve également dans le Michigan, de sorte que le transport des produits ne sera pas trop difficile en cas d’urgence.
Agir	Normaliser : Maintenant que nous avons pu résoudre ce problème à l’aide de cette solution, mettons-la en œuvre intégralement dans nos autres produits. Trouvez des alternatives et prenez en considération les facteurs spécifiés dans ce cycle.

Sur la base de l’utilisation du cycle PDCA effectué pour résoudre le problème existant, la solution identifiée et mise en œuvre a été efficace. L’entreprise d’approvisionnement automobile dispose désormais d’une solution de repli au cas où un retard dans la production serait observé. Elles seraient également en mesure d’empêcher que des cas de ce genre n’affectent leurs propres clients, ce qui est l’objectif principal du plan.

Contrôler le cycle PDCA avec SafetyCulture (iAuditor)

Le cycle PDCA implique beaucoup d’informations, de changements et de mises à jour par utilisation. Il doit être rationalisé pour faciliter le suivi et remplir sa fonction de documentation en stockant toutes les données pertinentes dans un espace accessible.

SafetyCulture (iAuditor) de SafetyCulture est un outil numérique que les chefs d’entreprise peuvent utiliser pour surveiller les cycles PDCA dans divers secteurs. Avec SafetyCulture (iAuditor), vous pouvez suivre vos progrès régulièrement et faire également ce qui suit :

• Créez votre propre cycle de résolution de problèmes en utilisant des modèles PDCA préexistants, ou personnalisez votre propre modèle en fonction des besoins de votre entreprise et de votre secteur d’activité.
• Stockez toutes vos informations dans un espace sûr et suivez visuellement les tendances de chaque cycle à l’aide du tableau de bord analytique.
• Programmez des contrôles de cycles récurrents et soyez automatiquement informé.
• Améliorez encore vos processus en créant des actions ou en signalant les problèmes reconnus.
• Générez des rapports PDCA et partagez-les avec votre équipe via des PDF ou des e-mails.

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