Was ist Facility Management (Gebäudemanagement)? (Definition)
Facility Management (FM) ist eine organisatorische Aufgabe, die Menschen, Orte und Prozesse in der Gebäudeumgebung mit dem Ziel verbindet, die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität von Unternehmen zu verbessern. Es ist außerdem ein Berufszweig, der die Funktionalität, den Komfort, die Sicherheit, die Nachhaltigkeit und die Effizienz der gebauten Umwelt – der Gebäude, in denen wir leben und arbeiten, und der sie umgebenden Infrastruktur – garantiert.
Bedeutung des Facility Management
Ziel des Facility Managements ist es, die Vermögenswerte eines Unternehmens wie Grundstücke, Gebäude, Anlagen und andere Betriebselemente in einem optimalen Funktionszustand zu erhalten. Es hilft außerdem dabei die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Außerdem trägt es dazu bei:
- Ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen.
- Schäden an Betriebsgütern und als Folge kostspielige Reparaturen zu vermeiden.
- Das Auftreten ungeplanter Ausfallzeiten zu verringern.
- Strafen und Rufschädigung des Unternehmens zu vermeiden.
- Die Einhaltung von Umweltstandards zu garantieren.
- Den Wert der Immobilie zu erhalten – oder sogar zu erhöhen.
Was sind Facility-Management-Dienstleistungen?
Das Gebäudemanagement ist für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Es schafft einen Mehrwert für das Unternehmen, indem es Risiken mindert und langfristige Bedürfnisse berücksichtigt. Es trägt dazu bei, Sachschäden zu vermeiden, die zu kostspieligen Reparaturen führen können, und verhindert, dass die Mitarbeiter Gefahren ausgesetzt werden.
Ein Facility Management zielt darauf ab, eine gesunde Arbeitsumgebung zu planen, zu schaffen und zu erhalten. Es wird in zwei grundlegende Bereiche unterteilt: Hard (hartes) und Soft (weiches) Gebäudemanagement.
Hartes (hard) Facility Management
Das harte Gebäudemanagement befasst sich mit unbeweglichen Vermögenswerten und ist in der Regel gesetzlich vorgeschrieben. Zu den physischen Vermögenswerten des Unternehmens gehören beispielsweise Gebäude, Installationen, Heizungs- und Klimaanlagen, Aufzüge und ähnliche Einrichtungen.
Hard Facility Management beinhaltet eine gründliche visuelle Inspektion der Einrichtung, um Bereiche zu identifizieren, die gewartet, gereinigt oder repariert werden müssen. Eine Bewertung des Gebäudezustands dient dazu Details über den baulichen Zustand der Immobilie zu erhalten und die Sicherheit von Mitarbeitern, Kunden und Besuchern zu gewährleisten.
Hard Facility Management Checklisten
Die folgenden Checklisten sollen Hard Facility Manager bei der Durchführung von Inspektionen und Wartungsarbeiten helfen.
Checkliste zur Bewertung des Gebäudezustands
Eine Checkliste zur Bewertung des Gebäudezustands (Facility Condition Assessment, FCA) wird zur Bewertung des Betriebszustands des Gebäudes verwendet. Es hilft Architekten, Ingenieuren und Handwerkern, den baulichen Zustand des Gebäudes zu beurteilen und die Einhaltung von Bauvorschriften und -bestimmungen sicherzustellen.
Checkliste für die HVAC-Wartung
Eine Checkliste für die HVAC-Wartung dient Technikern zur Beurteilung des Betriebszustands eines HVAC-Systems. Es hilft bei der Erkennung der ersten Anzeichen einer Störung und stellt sicher, dass die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen zuverlässig und kosteneffizient arbeiten.
Checkliste für die Inspektion von Sanitäranlagen
Eine Checkliste für Sanitärinspektionen ist ein Hilfsmittel, mit dem ein zertifizierter Installateur alle während einer Kontrolle festgestellten Probleme aufzeichnet. Sie hilft, den Zustand des Sanitärsystems zu beurteilen, um das Risiko von Rohrkorrosion, Verstopfungen, Lecks und geplatzten Rohren zu vermeiden, die Überschwemmungen und Sachschäden verursachen können.
Checkliste für die Inspektion von Sickergruben
Eine Checkliste für die Inspektion von Klär- und Sickergruben leitet die Inspektoren bei der ordnungsgemäßen Wartung der Kläranlage an. Sie hilft dabei festzustellen, ob der Tank aufgrund des Abschaum- und Schlammniveaus ausgepumpt werden muss. Sie dient außerdem dazu die kritischen Details der Inspektion aufzuzeichnen, wie z. B. Risse, sichtbare Schäden, Lecks und starke Gerüche, um sofortige Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Checkliste für die Aufzugswartung
Eine Checkliste für die Aufzugswartung dient der Ermittlung potenzieller Risiken, welche durch Defekte und Mängel an Ausstattung und Material verursacht werden. Es leitet das Wartungspersonal bei der Durchführung von Aufzugsinspektionen an, bei denen das Innere der Kabine, der obere Teil der Kabine und der Maschinenraum überprüft werden.
Hard Facility Management PDF-Musterbericht
Hier finden Sie eine Muster-Vorlage für einen Bericht über eine Gebäudeinspektion. Der Bericht enthält alle Inspektionsbereiche und auch Bilder, die als Beweisfotos aufgenommen wurden. Weitere Informationen wie der Name des Inspektors und das Datum der Inspektion sind ebenfalls enthalten. Der Bericht enthält des Weiteren genaue Anweisungen für Korrekturmaßnahmen, falls ein Bereich Grund zur Beanstandung gab.
Weiches (soft) Facility Management
Das weiche Gebäudemanagement konzentriert sich auf Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden, wie z. B. Gesundheitsdienste, Catering, Sicherheit und Platzpflege. Sie trägt dazu bei, dass die Einrichtungen komfortabler und zufriedenstellender für die Mitarbeiter sind, um ein gesundes Umfeld zu erhalten.
Soft Facility Management Checklisten
Facility Manager sind für die tägliche Organisation und Bereitstellung von Dienstleistungen zuständig. Diese zielen darauf ab, die Betriebskosten zu senken und die Betriebseinrichtungen in einem funktionsfähigen Zustand zu erhalten. Die folgenden Checklisten sollen Gebäudemanager dabei unterstützen, das weiche Gebäudemanagement noch effizienter zu gestalten.
Checkliste für das Abfallmanagement
Eine Checkliste für das Abfallmanagement dient zur Überprüfung eines Abfallmanagementsysteme. Sie dient dazu festzustellen, ob dieses den vorgesehenen Abfallmanagementprotokollen folgt, einschließlich Abfalltransport, -sortierung und -entsorgung.
Checkliste für die Sicherheitsbewertung von Einrichtung
Eine Checkliste für die Sicherheitsbewertung von Einrichtungen hilft bei der Durchführung umfassender interner Kontrollen der allgemeinen Infrastruktur eines Unternehmens. Sie dient der Bewertung potenzieller Bedrohungen und Schwachstellen, um diese zu analysieren und passende Lösungen zu finden.
Checkliste Sicherheit im Büro
Eine Checkliste für die Sicherheit im Büro ist ein Instrument zur gründlichen Überprüfung der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften in Büroräumen. Sie trägt dazu bei, dass jederzeit Sauberkeit und Ordnung herrschen, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen.
Checkliste für die ergonomische Bewertung
Eine Checkliste zur ergonomischen Bewertung wird verwendet, um Risiken für gesundheitliche Langzeitschäden, die durch falsche Ergonomie am Arbeitsplatz enstehen könnten, zu ermitteln. Sie hilft Unternehmen dabei, den Komfort der Mitarbeiter – und damit auch deren Leistung – zu verbessern und das Risiko von Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSD) zu vermeiden.
Checkliste für die Landschaftspflege
Eine Checkliste für die Landschaftspflege hilft Immobilienverwaltern dabei, den Überblick über die wesentlichen Aufgaben zur Erhaltung der Grünanlagen in einem tadellosen Zustand zu behalten. Sie wird verwendet, um die Erledigung von Routineaufgaben im Landschaftsbau wie Mähen, Düngen, Graben, Beschneiden und Unkrautbekämpfung zu überwachen.
Soft Facility Management PDF-Musterbericht
Hier finden Sie einen Muster-Bericht (als PDF) über die Sicherheitsbewertung einer Betriebsstätte. Dieser enthält die Ergebnisse der Inspektion, die beanstandeten Punkte sowie die empfohlenen Korrekturmaßnahmen. Wichtige Informationen wie der Name und der Standort der Einrichtung sowie Namen der Inspektoren sind ebenfalls enthalten. Es besteht zudem die Möglichkeit, detaillierte Anweisungen und zusätzliche Notizen, die während der Sicherheitsbeurteilung gemacht wurden, aufzunehmen.
Aufgaben des Facility Management
Das Gebäudemanagement umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben, das die Grundsätze der Betriebswirtschaft, Architektur sowie Verhaltens- und Ingenieurwissenschaften kombiniert. Es sorgt für eine klare Kommunikation zwischen dem Personalmanagement und der Immobilienverwaltung. Es hilft Facility Managern dabei Folgendes zu erreichen:
- Über einen konkreten Plan zur Vorbereitung auf Notfälle und zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs zu verfügen.
- Sicherzustellen, dass das Unternehmen angemessene Ressourcen für die Wartung und Pflege der Betriebsstätten bereitstellt.
- Prozesse und Verfahren zu standardisieren, um das Erreichen der Unternehmensziele zu fördern.
- Aufrechterhaltung der gesamten Infrastruktur, damit das Unternehmen mit maximaler Kapazität arbeiten kann.
- Sicherstellung der Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften.
- Überwachung von und Reaktion auf Umwelt-, Gesundheits-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsprobleme.
- Den künftigen Bedarf an Einrichtungen und Räumlichkeiten, einschließlich Beschaffung, Geschäftserweiterung, Betrieb, Technologie und Wartung, vorherzusehen.
Was ist eine Gebäudemanagement-Software?
Eine Facility-Management-Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung des Gebäudemanagements. Sie wurde entwickelt, um Prozesse zu optimieren und damit Zeit sowie Geld zu sparen, indem Routineanfragen automatisiert, Arbeitsauftragsprozesse rationalisiert und Probleme proaktiv über ein webbasiertes Dashboard behandelt werden.
SafetyCulture (vormals iAuditor): Moderne (und kostenlose) Facility-Management-Software
Das Gebäudemanagement ist umständlich und ineffizient, wenn Formulare mit Stift und Papier ausgefüllt werden müssen. Starten Sie mit SafetyCulture (iAuditor) als Gebäudemanagement-Software, um den ordnungsgemäßen Zustand von Gebäuden einfach zu überwachen und aufrecht zu halten. Sparen Sie Zeit bei der Durchführung von Kontrollgängen, indem Sie diese mit einem mobilen Gerät durchführen. Nehmen Sie mit einem Klick Beweisfotos auf, hängen diese an die Berichte an und leiten diese direkt nach Ende der Inspektion mit nur einem Fingertipp weiter.
Nutzen Sie die Vorteile unserer schnellen und zuverlässigen Checklisten-App, um einen besseren Überblick über Ihr Team und dessen Produktivität zu erhalten. Betreiben Sie Facility Management in Echtzeit über Mobilgeräte – jederzeit und überall – und profitieren Sie von den folgenden Vorteilen:
- Sie brauchen nicht mehr ins Büro zu fahren, um Dokumente für Facility-Management-Berichte zusammenzustellen.
- Gebäudeschäden erkennen, bevor sie sich verschlimmern, und sie sofort beheben.
- Problemlos mit anderen Fachleuten innerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten.
- Gesundheits- und Sicherheitsrisiken wirksam kontrollieren.
- Das Übersehen von planmäßigem Wartungen zu verhindern.