Vorlagen für Geschäftskontinuitätspläne

Bereiten Sie sich auf Geschäftsunterbrechungen und Notfallwiederherstellungen vor
Eine leistungsfähige Software für die Planung der Geschäftskontinuität

Published September 16th, 2020

Was versteht man unter einer Vorlage für Geschäftskontinuitätspläne?

Eine Vorlage für Geschäftskontinuitätspläne ist ein Hilfsmittel, das von Business Continuity Managern und IT-Teams verwendet wird, um Strategien zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs trotz Notfällen wie extremen Wetterereignissen, Gebäudeevakuierungen, Stromausfällen usw. zu skizzieren. Die Vorlage identifiziert Betriebsbereiche, Anlagen und Wiederherstellungsstrategien mit hohem Einfluss auf das Geschäft und lässt Sie Personal zuweisen.

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Vorlagen für die Geschäftskontinuität können in jeder Branche für die IT-Katastrophenwiederherstellung, die Kontinuität von kundenseitigen Vorgängen und die Sicherung von Transport- & Logistikvorgängen verwendet werden.

Dieser Artikel erläutert kurz 1) die vier wichtigsten Komponenten einer BCP-Vorlage; 2) die Bedeutung der Durchführung regelmäßiger Inspektionen Ihres BCP; 3) Software-Tools zur Rationalisierung der BCP-Aufzeichnungen; und 4) kostenlose BCP-Vorlagen, die Sie herunterladen und für Ihr Unternehmen anpassen können.

Die 4 wichtigsten Komponenten einer BCP-Vorlage

BCP-Vorlagen dienen Organisationen als Leitfaden für die Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans, der effektiv auf potenziell geschäftsstörende Ereignisse reagiert. Hier sind die vier wichtigsten Komponenten einer BCP-Vorlage:

  • Anwendungsbereich & Zielvorgaben

    Gibt den Zweck des Geschäftskontinuitätsplans an, einschließlich spezifischer Geschäftsfunktionen, die bei einer Wiederherstellung im Notfall Vorrang haben sollten. Dieser Abschnitt sollte Beispiele für Notfallereignisse enthalten, die die diesen Plan auslösen würden.

    Beispiel:

    Dieser BCP soll die Kontinuität von IT-Dienstleistungen und vom Kontakt zu Kunden im Falle eines unvorhergesehenen und längeren Stromausfalls gewährleisten. Eine Stromunterbrechung könnte durch Wetterbedingungen oder einen Gebäudebrand verursacht werden. Zu den Funktionsbereichen, die in diesem BCP für die Wiederherstellung priorisiert werden, gehören der Kundenservice und das Finanzteam.

  • Risikobehaftete Geschäftstätigkeiten

    Umfasst mögliche Risiken der wichtigsten betrieblichen Funktionen, die die Geschäfts- und Kundenkontinuität erheblich stören würden. Dazu gehört auch das Ausmaß des Risikos für jede Funktion, was dem Geschäftskontinuitätsplan bei der Entscheidung über geeignete Präventivmaßnahmen helfen wird.

    Beispiel:

    Geschäftstätigkeit: Kundenservice
    Beschreibung der Geschäftstätigkeit: Ein Kundenservice-Team, das den weltweiten 24-Stunden-Betrieb von Live-Chat und Kundenanrufen für die Regionen USA, EMEA und APAC betreut
    Geschäftseinfluss: Kritisch
    Beschreibung des Einflusses: 100 % der Live-Chats laufen über das Kundenservice-Team in Manila. 20 % der Live-Gespräche werden an das Büro in Manila weitergeleitet. Eine Unterbrechung würde bedeuten, dass es keinen Live-Chat-Support mehr gäbe und die Kunden erhebliche Wartezeiten bei Anrufen sowie Projekt- und Teamzeitplänen hätten

  • Wiederherstellungsstrategie

    Beschreibt alle relevanten Verfahren zur Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs nach einem Zwischenfall oder einem Notfall. Eine gute Wiederherstellungsstrategie umfasst einen realistischen Zeitplan für die Wiederherstellung und wesentliche Notfallressourcen.

    Beispiel:

    IT-Personal und BCP-Ausschüsse sollten alternative Backup-Programme und Server betreiben, um Kundenanfragen nach einem Stromausfall zu retten. Der Kundensupport sollte in der Lage sein, die Anfragen innerhalb von 30 Minuten entgegenzunehmen und den Kunden zu antworten. Der IT-Leiter sollte beispielsweise anderswo alternative Serverräume betreiben, wenn der Stromausfall länger als eine Stunde dauert, um große Einnahmeverluste zu vermeiden.

  • Rollen & Zuständigkeiten

    Bezieht sich auf Schlüsselpersonen und die ihnen zugewiesenen Aufgaben während oder nach einem Vorfall. Jedes Ausschussmitglied hat einen einzigartigen Satz von Verantwortlichkeiten zur erfolgreichen Durchführung des BCP für jede Geschäftsfunktion.

    Beispiel:

    Vertreter: Jon Sims
    Rolle: Einsatzleiter
    Kontaktinformationen: jsims@example.org
    Beschreibung der Zuständigkeiten:
    1. Muss sicherstellen, dass die Geschäftskontinuitätspläne aktualisiert werden, und muss sich bei Änderungen mit den Teamleitern abstimmen.
    2. Hilft bei der Benachrichtigung wichtiger Interessenvertreter in der EMEA-Region über Bedrohungen in Kundenservice-Programmen & -Tools.

Die Wichtigkeit der Durchführung regelmäßiger BCP-Inspektionen

Veraltete BCPs können zum Verlust des Kundenvertrauens, zu enormen Einnahmeverlusten und zur Schädigung des Marken- und Firmenrufs führen. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass die Geschäftskontinuitätspläne auf dem neuesten Stand bleiben.

Regelmäßige BCP-Inspektionen sind unerlässlich, um Notfallverfahren zu bewerten und Schwachstellen zu erkennen. Sie helfen auch bei der Neuausrichtung der Notfallverfahren auf die Unternehmensziele und Branchenpraktiken. Aktuelle und effiziente BCPs helfen Unternehmen, jedes unerwartete Ereignis effektiv zu bewältigen, zusätzliche Kosten zu vermeiden und ihre Gesamtprozesse und Schlüsselfunktionen kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Technologie für Ihren Geschäftskontinuitätsplan

Papierbasierte Vorlagen für BCPs können für das Management mühsam zu pflegen und regelmäßig zu aktualisieren sein. iAuditor von SafetyCulture, die weltweit führende Software für digitale Formulare, kann Unternehmen bei der Umstellung auf einen papierlosen Planungsprozess unterstützen. Erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen, bewerten Sie die Korrektheit der Wiederherstellungsverfahren auf einfache Weise und aktualisieren Sie Ihre Pläne bei Bedarf auf Ihrem mobilen Gerät. Mit iAuditor können Sie:

  • Geschäftskontinuitätspläne über Ihren Desktop, Ihr iPad oder sogar über Ihr Mobiltelefon erstellen und anpassen;
  • einfache Aufgaben an Schlüsselpersonen und BCP-Ausschussmitglieder zuweisen;
  • Text-To-Speech Diktate nutzen, um Inspektionen einfach abzuschließen;
  • bei Ihren BCP-Inspektionen fotografische Beweise festhalten;
  • elektronische Unterschriften erfassen;
  • Ihrem Team mit wenigen Klicks aktualisierte Geschäftskontinuitätspläne teilen;
  • automatisch Ihre BCPs in der Cloud speichern.

Um Ihnen den Einstieg in die digitale Planung zu erleichtern, haben wir hilfreiche Vorlagen für Geschäftskontinuitätspläne erstellt, die Sie kostenlos herunterladen und anpassen können.