Modèles de plan de continuité des activités

Les modèles de continuité des activités peuvent être utilisés dans tous les secteurs pour la reprise après sinistre informatique, la continuité des opérations en contact avec la clientèle et la sauvegarde des opérations de transport & de logistique.

Cet article aborde brièvement 1) les quatre éléments clés d’un modèle de PCA ; 2) l’importance de procéder à des audits réguliers de votre PCA ; 3) les outils logiciels permettant de rationaliser la tenue des registres du PCA ; et 4) les modèles de PCA gratuits que vous pouvez télécharger et personnaliser pour votre entreprise.

Les 4 éléments clés d’un modèle de PCA

Les modèles de PCA servent de guide aux organisations sur la manière de rédiger un PCA qui répondra efficacement aux événements susceptibles de perturber les affaires. Voici les quatre éléments clés d’un modèle de PCA :

• Portée & Objectifs

  Énonce l’objectif du PCA, y compris les fonctions commerciales spécifiques qui devraient être prioritaires pour le rétablissement pendant une situation d’urgence. Cette section doit inclure des exemples d’événements d’urgence qui déclencheraient la réponse de ce PCA.

  Exemple :

  Ce PCA vise à assurer la continuité des services informatiques et des lignes de clients en cas de coupure de courant imprévue et prolongée. Une coupure de courant pourrait être causée par des conditions météorologiques d’urgence ou par un incendie de bâtiment. Les domaines fonctionnels qui sont prioritaires pour la reprise dans ce PCA comprennent le service d’assistance à la clientèle et l’équipe financière.

• Opérations à risque

  Comprend les risques éventuels liés aux fonctions opérationnelles clés qui perturberaient considérablement la continuité des activités et de la clientèle. Cela implique également l’ampleur du risque pour chaque fonction, ce qui aidera le comité PCA à décider des mesures préventives appropriées.

  Exemple :

  Opération : Assistance à la clientèle
  Description de l’opération : L’équipe d’assistance à la clientèle s’occupe des opérations mondiales de chat en direct et des appels des clients, 24 heures sur 24, pour les régions des États-Unis, de l’EMEA et de l’APAC
  Impact sur l’entreprise : Critique
  Description de l’impact : 100 % des chats en direct passent par l’équipe d’assistance à la clientèle de Manille. 20 % des appels en direct sont acheminés vers le bureau de Manille. Une perturbation signifierait l’arrêt du chat en direct et des temps d’attente importants pour les clients. Calendrier du projet et horaires de l’équipe

• Stratégie de relance

  Décrit toutes les procédures pertinentes pour rétablir les activités des entreprises après un incident ou une crise. Une bonne stratégie de redressement comprend un calendrier de redressement réaliste et des ressources d’urgence essentielles.

  Exemple :
  

  Le personnel informatique et les comités de PCA devraient exploiter des programmes et des serveurs de secours alternatifs pour aider à sauvegarder les demandes des clients après une coupure de courant. Le service clientèle devrait être en mesure de recevoir les demandes et de répondre aux clients dans un délai de 30 minutes. Le directeur informatique devrait exploiter des salles de serveurs de rechange dans la zone B si la coupure de courant dure plus d’une heure afin d’éviter une perte de revenus importante.

• Rôles & Responsabilités

  Désigne le personnel clé et les tâches qui lui sont assignées pendant ou après un incident. Chaque membre du comité a un ensemble unique de responsabilités pour mener à bien le PCA pour chaque fonction de l’entreprise.

  Exemple :

  Représentant : Jon Sims
  Rôle : Chef des opérations
  Contact : jsims@example.org
  Description des responsabilités :
  1. Doit s’assurer que les PCA sont mis à jour et doit se coordonner avec les chefs d’équipe en ce qui concerne les changements
  2. Aide à notifier les principales parties prenantes de la région EMEA des menaces dans les programmes de support client & outils

Importance de la réalisation d’audits réguliers du PCA

Les PCA obsolètes peuvent entraîner une perte de confiance des clients, une perte de revenus énorme et des dommages à la réputation de la marque et de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel que les PCA restent à jour.

Les audits réguliers des PCA sont essentiels pour aider à évaluer les procédures d’urgence et à identifier s’il existe des vulnérabilités. Ils permettent également de réaligner les procédures d’urgence sur les objectifs des entreprises et les pratiques du secteur. Des PCA actualisés et efficaces aident les entreprises à gérer efficacement tout événement inattendu, à prévenir les coûts supplémentaires et à développer en permanence leurs processus globaux et leurs fonctions clés.

Technologie pour votre plan de continuité des activités

Les modèles de PCA papier peuvent être difficiles à conserver et à mettre à jour régulièrement pour la direction. iAuditor par SafetyCulture, le premier logiciel mobile de formulaires numériques au monde, peut aider les entreprises à passer à un processus de planification sans papier. Créez vos propres modèles, évaluez facilement la précision des procédures de récupération et mettez à jour vos plans selon vos besoins dans votre appareil mobile. Avec iAuditor, vous pouvez :

• Créer et personnaliser des plans de continuité des activités en utilisant votre ordinateur de bureau, votre iPad ou même votre téléphone portable
• Assigner facilement des tâches au personnel clé et aux membres du comité PCA
• Utiliser la reconnaissance vocale pour effectuer facilement des audits
• Rassembler des preuves photographiques dans vos exercices de PCA
• Enregistrer les signatures électroniques comme il se doit
• Envoyer et partager les PCA mis à jour à votre équipe en quelques clics
• Sauvegarder automatiquement vos PCA dans le cloud

Pour vous aider à démarrer votre planification sans papier, nous avons créé les meilleurs modèles de continuité des activités que vous pouvez télécharger et personnaliser gratuitement.