Einarbeitungsplan-Vorlagen

Einarbeitung neuer Mitarbeiter leicht gemacht mit einem professionellen digitalen Einarbeitungsplan (kostenlose Muster-Vorlage mit Beispiel).

Published 12 Aug 2022

Was ist eine Einarbeitungsplan-Vorlage?

Eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird von der Personalabteilung bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer verwendet. Ein effektives Einarbeitungskonzept sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter ein fundiertes Verständnis für ihre Arbeit, die Sicherheitsanforderungen sowie die Unternehmenskultur und -werte erlangen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

Vorteile einer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Eine Checkliste für die Einarbeitung ist ein detaillierter Leitfaden, der die Ausbildung neuer Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer beschreibt. Sie trägt dazu bei, Folgendes zu gewährleisten:

  • Dass alle Aktivitäten rechtzeitig erfasst werden.
  • Aufgaben reibungslos übergeben werden.
  • Und keine Schulungen übersehen oder doppelt ausgeführt werden.

Tipps für die Erstellung einer Einarbeitungsplan-Checkliste.

Checklisten für die Einarbeitung variieren je nach Komplexität, Größe und Richtlinien des Unternehmens. Sie müssen außerdem je nach den bereits vorhandenen Schulungen und den spezifischen Anforderungen von neuen Mitarbeitern angepasst werden. Im Folgenden finden Sie jedoch grundlegende Tipps zur Erstellung einer Checkliste für die Einarbeitung.

  • Geben Sie einen umfassenden Überblick über das Unternehmen, einschließlich seiner Richtlinien, Arbeitsweisen und Organisationsstruktur.
  • Stellen Sie die wichtigsten Mitarbeiter und ihre jeweiligen Aufgaben vor.
  • Machen Sie neue Mitarbeiter mit dem Standort vertraut. Einschließlich Betriebszeiten, Standortregeln und Grundriss des Geländes bzw. Gebäudes.
  • Erläutern Sie die Arbeitsanforderungen wie Arbeitszeiten, -bedingungen, -prozesse und -verfahren.
  • Erklären Sie die Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer. Genau so, wie diese in den Rechtsvorschriften festgelegt sind. Dazu gehören ebenso Lohnregelungen wie Tarife, Zulagen, Überstundenvergütung und Gefahrenzulage.
  • Einweisung neuer Mitarbeiter in die Sicherheitsvorschriften und -richtlinien des Unternehmens, einschließlich der Gefahren und Risiken am Arbeitsplatz. Sowie der Notfall- und Evakuierungspläne.
  • Erklären Sie die PSA-Vorschriften und gehen Sie diese im Detail durch, falls der Mitarbeiter verpflichtet ist, Schutzausrüstung zu tragen.
  • Besprechen Sie die Standardarbeitsanweisungen (SOP) und den richtigen Umgang mit eventuell verwendeten Gefahrenstoffen.
  • Führen Sie durch den Betrieb, seine Arbeitsbereiche sowie weitere Einrichtungen.

Was umfasst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter?

Die Einweisung (oder Sicherheitseinweisung ) am Arbeitsplatz ist der Prozess der Einführung in das Unternehmen, den Arbeitsprozess und die besonderen Arbeitsprotokolle in gefährdeten Bereichen. Sie trägt dazu bei, die Sicherheit von Personen zu gewährleisten, die mit der Arbeitsumgebung nicht vertraut sind. Einschließlich neu eingestellter oder projektbezogener Mitarbeiter, Besucher und Auftragnehmer. Wird die Sicherheitseinweisung nicht (oder nicht korrekt) durchgeführt, besteht die Gefahr, dass Personen verletzt werden oder Sachschäden entstehen.

4 wichtige Anforderungen bei der Einarbeitung am Arbeitsplatz, auf welche Sie nicht vergessen sollten.

Die Durchführung einer ordnungsgemäßen Einweisung am Standort ist für Unternehmen notwendig, um Nachlässigkeiten oder die Nichteinhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften durch neue Mitarbeiter zu vermeiden. Die folgenden Anforderungen an die Einweisung in den Betrieb liefern diesen dahingehend ausreichende Informationen:

Gefährdungen und Risiken am Arbeitsplatz

Es ist wichtig, dass die Arbeitnehmer, die mit ihrer Tätigkeit verbundenen Gefahren und Risiken genau kennen, bevor sie ihre Arbeit aufnehmen. Wesentliche Informationen wie Grundrisspläne des Arbeitsumfelds, Arbeitsmethoden, Betriebszeiten und Sicherheitsvorschriften müssen mitgeteilt werden, um unnötige Zwischenfälle und Verletzungen zu vermeiden.

Sichere Arbeitsverfahren.

Die Mitarbeiter sollten die in Ihrem Unternehmen geltenden sicheren Arbeitsverfahren kennen, um eine jederzeit gesunde und sichere Umgebung zu schaffen. Eine Einführung in die richtige Handhabung von Geräten dient als Überblick darüber, was am Arbeitsplatz an Maschinen zu erwarten ist. Und wie diese ordnungsgemäß bedient werden. Im Folgenden finden Sie allgemeine sichere Arbeitsverfahren, die Sie mit neuen Mitarbeitern besprechen sollten:

  • Verständnis für die Funktionsweise von Sicherheitseinrichtungen.
  • Tragen einer geeigneten persönlichen Schutzausrüstung (PSA).
  • Kenntnis der Herstellervorschriften.
  • Einhaltung von Regulierungsstandards.
  • Umgangsformen am Arbeitsplatz: Einschließlich Handhabung, Lagerung und Entsorgung von Materialien, Sauberkeit und Wartung von Geräten.

Verfahren für Notfälle. (Notfallpläne)

Notfallverfahren sind für die Sicherheit von Mitarbeitern und Firmeneigentum im Falle von unerwarteten Ereignissen unerlässlich. Zu solchen gehören: Stromausfälle, Katastrophen, Unfälle oder Beinaheunfälle. Im Folgenden finden Sie allgemeine Informationen über Notfallmaßnahmen, die jeder Mitarbeiter kennen sollte:

  • Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Benutzen von Notausgängen, Befolgen von Evakuierungsanweisungen und Kenntnis von Sammelplätzen als Teil des Evakuierungs- und Notfallplans.
  • Standort der Erste-Hilfe-Kästen und deren Inhalt.
  • Ordnungsgemäße Durchführung von Erster Hilfe.
  • Meldung von Vorfällen.

Bestätigung der Anwesenheit.

Die Einhaltung der Vorschriften und die Bestätigung der Anwesenheit eines Mitarbeiters sind der wichtigste Teil der Einweisung am Arbeitsplatz. Alle Mitarbeiter sollten intensiv in die Einführungsunterweisung einbezogen werden, damit sie deren Zweck verstehen, bevor sie das Einweisungsformular unterschreiben. Ein Formular über die erfolgte Einarbeitung dient als offizielles Register für neue Mitarbeiter oder externe Auftragnehmer, um nachzuweisen, dass diese eine Einführung in die Sicherheitssysteme, -protokolle und -verfahren Ihres Unternehmens erhalten haben.

Wie Sie die Einweisung von externen Auftragnehmern effektiv durchführen.

Die meisten externen Auftragnehmer sind lediglich projektbezogen tätig. Deren Vertrautheit mit dem Arbeitsplatz ist allerdings wichtig, um zu vermeiden, dass sie sich verletzen oder gar tödlich verunglücken. Führen Sie die Einweisung externer Auftragnehmer am Arbeitsplatz anhand dieser einfachen Schritte durch:

  1. Genügend Zeit für die Einarbeitung einplanen.
    Bei der Durchführung von Einführungen am Arbeitsplatz ist es wichtig, dass seine Funktion und Zuständigkeiten von einem neuen Mitarbeiter vollständig verstanden werden, bevor er seine Arbeit aufnimmt.
  2. Erwartungen der Mitarbeiter festlegen.
    Legen Sie die Tagesordnung und die zu besprechenden Themen fest, damit die neuen Mitarbeiter wissen, was sie während der Einarbeitung sehen und lernen werden.
  3. Beschäftigen Sie sich mit ihnen.
    Sicherstellen, dass ALLE besprochenen Punkte auch von ALLEN Mitarbeitern verstanden worden sind. Heben Sie die wichtigsten Informationen hervor, die sie behalten müssen. Z. B. über potentielle Gefahren am Arbeitsplatz, Sicherheitsvorschriften und Notfallprotokolle.
  4. Offen für Fragen sein.
    Ermöglichen Sie es Fragen zu stellen und nehmen Sie außerdem ausreichend Zeit Antworten auf diese zu geben. Geben Sie des Weiteren ausführliche und hilfreiche Antworten, um sicher zu stellen, dass alle Fragen komplett geklärt sind. Ermutigen Sie die Teilnehmer außerdem dazu, Ihnen ihre persönlichen Gedanken zu den besprochenen Themen mitzuteilen.
  5. Dokumentieren Sie die Einweisung vor Ort.
    Es ist wichtig, den Abschluss der Einweisung direkt vor Ort aufzuzeichnen und zu dokumentieren. Sie dient als Beweismittel im Falle eines Vorfalls und bei Versicherungsansprüchen.

Wie Sie neue Technologien zur Optimierung von Einarbeitungkonzepten einsetzen können.

Die ordnungsgemäße Einarbeitung von Mitarbeitern kann zeitaufwändig sein – und darüber hinaus leicht vergessen werden. Mit einer professionellen digitalen Checkliste für die Einarbeitung wie iAuditor von SafetyCulture können Sie Ihre Arbeitsabläufe und Berichterstattungsprozesse für die Mitarbeitereinweisung erheblich optimieren. Darüber hinaus ermöglicht iAuditor als digitales Tool für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern das Folgende:

  • Elektronische Unterschriften für die Bestätigung der Anwesenheit von Mitarbeitern.
  • Eine bequeme Möglichkeit, in weiterer Folge die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitarbeiter zu überprüfen.
  • Ausführliche Hinweise für zusätzliche Anleitungen hinzufügen.
  • Jederzeit und überall auf Berichte zuzugreifen – sie gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten.
  • Einen sicheren Cloud-Speicher für Einarbeitungsberichte.

Wir haben außerdem eine Auswahl von Muster-Vorlagen für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern für Sie erstellt, die Sie kostenlos herunterladen und danach frei bearbeiten können. Die Themen, die in einer Einweisung behandelt werden können, mögen zwar unterschiedlich sein. Mit unseren Checklisten haben Sie jedoch eine Ausgangsbasis, die Sie schnell und einfach an die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.