Comprendre l'importance et le processus de la gestion des fournisseurs

Pourquoi la gestion des fournisseurs est-elle importante ?

L’objectif global de la gestion des fournisseurs est d’établir des relations appropriées, de gérer les exigences et de communiquer clairement avec les fournisseurs afin d’assurer le bon fonctionnement d’une organisation.

Par ailleurs, ce processus stratégique est d’une importance capitale pour les raisons suivantes :

• Résilience de la chaîne d’approvisionnement
• Qualité des produits et des services
• Rapport coût-efficacité
• Innovation et avantage concurrentiel
• Des opérations rationalisées
• Flexibilité et adaptabilité
• Durabilité et pratiques éthiques
• Collaboration et partage des connaissances
• Partenariats à long terme
• Satisfaction des clients

Principales caractéristiques du supplier management

Connaître les principales caractéristiques d’une gestion efficace des fournisseurs a un impact profond sur la performance et le succès de la chaîne d’approvisionnement globale d’une organisation. Il s’agit de principes directeurs qui déterminent la manière dont les organisations s’engagent avec leurs fournisseurs, ce qui se traduit par une série d’avantages qui s’appliquent à tous les aspects des opérations.

Voici quelques-unes des caractéristiques communes d’une gestion efficace des fournisseurs qui contribuent à la réussite des relations avec les fournisseurs et à l’optimisation des opérations de la chaîne d’approvisionnement :

• Alignement stratégique, collaboration et communication
• Mesure et développement des performances des fournisseurs
• Intégration de la technologie
• Segmentation et diversification des fournisseurs
• Planification de la gestion de crise
• Flexibilité des contrats et transparence des prix
• Alignement des valeurs
• Examens et audits réguliers
• Résolution des conflits
• Soutien à la direction

Quels sont les différents types de modèles de supplier management ?

Une organisation peut aborder son système de gestion des fournisseurs de manière unique, en fonction de ses objectifs, de ses besoins commerciaux et de ses produits ou services. C’est là que différents modèles peuvent être envisagés pour garantir des initiatives ciblées et une mise en œuvre efficace.

Voici les principales classifications de la manière dont les organisations peuvent s’approvisionner en produits, composants ou services :

Approvisionnement unique

L’approvisionnement unique est un modèle de supplier management dans lequel une organisation s’appuie sur un seul fournisseur. Cette approche peut présenter des avantages, tels que la simplification de la communication, la possibilité de mieux négocier et la rationalisation des processus.

Cependant, elle s’accompagne également de risques inhérents, car tout problème avec un seul fournisseur peut entraîner des perturbations dans la chaîne d’approvisionnement. Pour atténuer ces risques, les organisations qui utilisent ce modèle doivent mettre en place des plans d’urgence.

Approvisionnement multiple

Le modèle d’approvisionnement multiple, quant à lui, implique qu’une organisation achète des biens ou des services auprès de plusieurs fournisseurs. En travaillant avec plusieurs fournisseurs, les organisations peuvent mieux gérer les ruptures d’approvisionnement, les problèmes de qualité et l’évolution de la dynamique du marché.

Cependant, l’externalisation multiple peut compliquer les efforts de coordination, de négociation et de communication avec les différentes parties prenantes.

Organisation virtuelle

Ce modèle est une approche plus complexe qui implique une collaboration avec des fournisseurs et des partenaires situés dans des lieux géographiques différents, souvent facilitée par des technologies de communication avancées et des plateformes numériques. Cela permet aux organisations d’exploiter l’expertise, les ressources et les capacités mondiales tout en minimisant le besoin d’infrastructure physique.

En quoi consiste le processus ?

Une gestion efficace des fournisseurs d’une organisation implique une série d’étapes et d’activités qui nécessitent une perspective stratégique, une communication efficace et une évaluation continue afin de garantir des partenariats fructueux avec les fournisseurs, la résilience de la chaîne d’approvisionnement et la réalisation des objectifs de l’organisation.

Voici un aperçu du processus type de gestion des fournisseurs :

Processus de gestion des fournisseurs

1. Identification, sélection et évaluation des fournisseurs

Le processus de sélection des fournisseurs commence par l’identification des fournisseurs potentiels qui correspondent aux besoins et aux objectifs stratégiques de l’organisation. Différents critères (qualité, coût, considérations éthiques, capacité de production) sont évalués. Ensuite, une liste restreinte de fournisseurs appropriés est établie.

2. Négociations et contrats

Une fois qu’un fournisseur de qualité est identifié, des négociations ont lieu pour établir les termes, les conditions, les prix, les calendriers de livraison et d’autres détails contractuels. L’accord finalisé définit les attentes, les responsabilités et les indicateurs de performance.

3. L’intégration des fournisseurs

Après la signature du contrat, le fournisseur est intégré dans les systèmes de l’organisation. Il s’agit de partager les informations pertinentes, de mettre en place des canaux de communication et de clarifier les rôles et les responsabilités.

3. L’intégration des fournisseurs

Après la signature du contrat, le fournisseur est intégré dans les systèmes de l’organisation. Il s’agit de partager les informations pertinentes, de mettre en place des canaux de communication et de clarifier les rôles et les responsabilités.

4. Suivi et mesure des performances

Tout au long de la relation, des indicateurs clés de performance (KPI) sont établis pour mesurer les performances du fournisseur. Le suivi régulier de ces paramètres garantit le respect de la qualité, de la livraison et d’autres obligations contractuelles.

5. Communication et collaboration

Une communication ouverte et transparente est maintenue avec les fournisseurs afin de répondre à toute préoccupation, de fournir des mises à jour et de collaborer à des améliorations ou à des innovations. En outre, le retour d’information est partagé afin d’encourager l’amélioration continue.

6. Gestion du risque fournisseur

Les risques associés à la relation avec le fournisseur et à la chaîne d’approvisionnement au sens large sont identifiés et évalués. Pour les soutenir et faire face aux perturbations potentielles, des stratégies d’atténuation, y compris des plans d’urgence, doivent être élaborées.

7. Assurance qualité et audits

Des audits de qualité périodiques doivent être effectués pour vérifier que les fournisseurs respectent les normes de qualité établies. Cela permet de garantir la conformité avec les réglementations, d’identifier les domaines à améliorer et de maintenir une qualité constante des produits ou des services.

8. Renouvellement ou résiliation du contrat

Les contrats sont également revus et renouvelés périodiquement, souvent en fonction des performances des fournisseurs et de l’évolution des besoins de l’entreprise. Le cas échéant, le processus de résiliation du contrat est géré avec un minimum de perturbation de la chaîne d’approvisionnement et avec l’aide d’une base de données de gestion des fournisseurs bien entretenue.

Stratégies

Pour compléter vos efforts en vue de garantir un processus harmonieux d’établissement et de gestion des relations avec les fournisseurs de votre organisation, voici quelques stratégies et bonnes pratiques de gestion des fournisseurs que vous pouvez mettre en œuvre :

• Favoriser la collaboration avec les principaux fournisseurs afin de stimuler l’innovation mutuelle, l’amélioration des processus et la résolution des problèmes par le biais de réunions régulières, d’initiatives conjointes et de partage d’informations.
• Maintenir une base de fournisseurs diversifiée afin de réduire la dépendance à l’égard d’une source unique et d’éviter les risques liés aux perturbations et aux pénuries provenant d’un seul fournisseur.
• Établir des mesures de performance et des indicateurs clés de performance clairs pour les fournisseurs et encourager les performances élevées par des récompenses et des pénalités.
• Élaborer une évaluation complète des risques, des mesures d’atténuation et des plans d’urgence afin de minimiser l’impact négatif sur l’entreprise.
• Travaillez en priorité avec des fournisseurs qui adhèrent à des pratiques commerciales éthiques et durables, en particulier ceux qui ont des engagements environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) conformes aux valeurs de votre organisation.
• Se concentrer sur l’établissement de partenariats à long terme avec les fournisseurs, ce qui permet d’établir des relations plus stables et plus collaboratives.
• Exploiter les données et les analyses pour mieux comprendre les performances des fournisseurs, les tendances et les possibilités d’amélioration.

Défis

Quels sont les défis du supplier management ? Bien sûr, il peut y avoir des obstacles imprévus en cours de route. Il est donc préférable d’être informé de ces possibilités afin d’en atténuer l’impact :

• Perturbations de la chaîne d’approvisionnement
• Dépendance à l’égard des principaux fournisseurs
• Questions relatives au contrôle de la qualité
• Ruptures de communication
• Changements imprévisibles du marché
• Augmentations imprévues des coûts
• Manque d’adhésion des dirigeants
• Sécurité et confidentialité des données compromises

Formation

Une gestion efficace des fournisseurs implique le respect strict des normes fixées par les organisations pour leurs processus. Pour s’assurer que tout le monde est aligné sur les meilleures pratiques, la formation doit être mise en œuvre et fournie en tant qu’initiative de base.

La formation permet aux individus d’acquérir les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour gérer les relations avec les fournisseurs, garantir la résilience de la chaîne d’approvisionnement et obtenir des résultats positifs. En outre, voici d’autres exemples de domaines qui peuvent être couverts par des programmes complets de formation à la gestion des fournisseurs :

• Compétences en matière de relations avec les fournisseurs – par exemple, compétences en matière de communication, de négociation et de résolution des conflits
• Techniques de négociation – permet aux professionnels de l’approvisionnement et de la gestion des fournisseurs d’obtenir des conditions et des accords favorables avec les fournisseurs.
• Gestion des risques – permet aux individus d’identifier les perturbations potentielles et d’élaborer des plans d’urgence
• Évaluation des fournisseurs – permet d’évaluer et de qualifier efficacement les fournisseurs sur la base de critères raisonnables.
• Mesure des performances – permet de suivre les performances des fournisseurs et de garantir le respect des contrats
• Analyse des données et technologie – améliore la visibilité, la prise de décision fondée sur les données et l’efficacité des processus
• Gestion de crise – prépare les équipes à gérer efficacement les crises de la chaîne d’approvisionnement et des fournisseurs.
• Conformité réglementaire – s’assurer que les individus comprennent les exigences légales et les normes de conformité relatives aux relations avec les fournisseurs.
• Gestion du changement– aide les équipes à s’adapter efficacement aux changements