Maîtriser la gestion des fournisseurs : Stratégies de réussite

Avantages

Dans le passé, l’objectif principal de l’acquisition de fournisseurs était de minimiser les coûts. Cette relation transactionnelle entraînait souvent des problèmes de qualité et de fiabilité, soulignant la négligence des entreprises à l’égard des aspects les plus critiques de la performance des fournisseurs. Heureusement, le processus de gestion des fournisseurs a évolué et offre les avantages suivants :

• Partenariats stratégiques – Les systèmes de gestion des fournisseurs permettent aux entreprises de collaborer étroitement avec leurs fournisseurs et prestataires de services. Ils leur permettent de se diversifier, d’aligner facilement leurs objectifs et de partager leurs innovations, afin d’éviter toute dépendance à l’égard des fournisseurs.
• Amélioration de la réduction des risques – De solides stratégies de gestion des risques liés aux tiers (par exemple, suivi des performances et communication ouverte) permettent d’identifier et de traiter les perturbations potentielles qui ont un impact négatif sur l’entreprise.
• Amélioration de la qualité et de l’efficacité – Des évaluations régulières et des mécanismes de retour d’information permettent de s’assurer que les fournisseurs respectent ou dépassent constamment les normes convenues, ce qui réduit les cas de qualité irrégulière. Cette approche proactive permet également de réduire les retards dus à des problèmes de qualité.
• Des économies accrues – Favoriser un environnement concurrentiel au sein du pool de fournisseurs permet aux entreprises d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Elles peuvent négocier de meilleurs prix et conditions et identifier des possibilités de réduction des coûts sans sacrifier la qualité.
• Meilleure conformité réglementaire – Une politique rigoureuse de gestion des fournisseurs donne la priorité à la conformité lors de la gestion des fournisseurs et des prestataires de services. En contrôlant méticuleusement la qualité et en évaluant soigneusement les risques, l’entreprise peut respecter les normes du secteur et les exigences légales.

Comment gérer efficacement les fournisseurs

L’application d’un programme structuré de gestion des fournisseurs permet de rationaliser de nombreuses tâches administratives liées aux fournisseurs, ce qui fait gagner du temps et des ressources à l’entreprise et lui permet de se concentrer sur les opérations et les améliorations à apporter pour l’avenir. Voici les phases de la gestion des fournisseurs :

Étapes de la gestion des fournisseurs

1. Identifier les fournisseurs.

Le sourcing consiste à identifier les fournisseurs potentiels qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise en matière de produits ou de services. Il s’agit de recueillir des informations préliminaires sur les fournisseurs potentiels par le biais d’études sectorielles et d’envoyer des demandes de propositions (RFP ) et des devis (RFQ). Au cours de cette phase, veillez à inclure ces qualifications dans les formulaires d’inscription des fournisseurs:

• Stabilité financière
• Couverture d’assurance
• Expérience et expertise
• Conformité juridique et réglementaire
• Références et témoignages

2. Faire preuve de diligence.

La diligence raisonnable consiste à mener une enquête approfondie sur les fournisseurs afin de s’assurer qu’ils respectent les normes de l’organisation. Outre l’examen des documents, les activités suivantes doivent être réalisées :

• Effectuer des visites sur place à l’aide de listes de contrôle pour évaluer les capacités de production et le respect des normes de sécurité, de qualité et d’environnement.
• Impliquez les parties prenantes concernées (par exemple, les services juridiques, la conformité et les finances) dans l’évaluation de tous les domaines.
• Faites appel à des évaluateurs tiers pour confirmer les qualifications.

3. Sélectionner un fournisseur et entamer les négociations.

La troisième étape consiste à sélectionner le meilleur fournisseur sur la base des critères définis lors de la première étape. Elle implique également la négociation d’un contrat ou d’un accord de niveau de service (SLA) mutuellement avantageux qui comprend les éléments suivants :

• Un cahier des charges clair (c’est-à-dire les produits à livrer, les définitions des services, les délais, les attentes en matière de performances et les mesures).
• Lignes directrices pour l’établissement de rapports
• Résolution des litiges
• Conditions de paiement
• Clauses d’indemnisation et de résiliation

4. Intégrer le fournisseur choisi.

L’onboarding consiste à intégrer formellement le fournisseur sélectionné dans les opérations et les systèmes, en veillant à une communication fluide, au respect des procédures internes et à l’alignement sur les politiques de l’entreprise. Prenez note des meilleures pratiques suivantes :

• Fournir une documentation et une formation claires sur les politiques, les systèmes et les attentes de l’entreprise.
• Désignez un point de contact pour le vendeur en cas de questions ou de problèmes.
• Utilisez des solutions de gestion des fournisseurs pour automatiser les tâches liées à l’intégration, telles que les audits des fournisseurs, la vérification des documents et les listes de contrôle des procédures.

5. Suivre de près les performances des fournisseurs.

L’entreprise doit suivre en permanence les performances des fournisseurs, en veillant à ce que les niveaux de service, les normes de qualité et les délais soient respectés. Outre le respect de l’obligation de rendre compte, cette phase permet également d’apporter des améliorations. Voici quelques activités relevant de cette phase :

• Contrôles des cartes de pointage des fournisseurs pour le suivi des indicateurs clés de performance (KPI) et l’établissement de rapports.
• Audits d’assurance qualité (AQ)
• Inspections de la sécurité des sites
• Enquêtes de satisfaction auprès des clients
• Contrôles et réunions réguliers

6. Gérer les risques en matière de conformité.

Cette phase se concentre sur l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques liés aux fournisseurs, tels que les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, l’instabilité financière ou les violations de la conformité. Tenez compte des meilleures pratiques suivantes dans la gestion de ces risques :

• Élaborer un cadre de gestion des risques comprenant des audits périodiques et des évaluations des fournisseurs.
• Faites appel à des fournisseurs pour les fournitures essentielles afin de réduire le risque de perturbations.
• Contrôler également la conformité afin de garantir le respect des exigences légales et réglementaires.

7. Développer la relation.

L’établissement et le maintien de relations solides et à long terme avec les principaux fournisseurs favorisent la confiance, la collaboration et l’innovation. Cela aide également les entreprises à créer des partenariats stratégiques qui vont au-delà des interactions transactionnelles. Voici quelques bonnes pratiques :

• Communiquer régulièrement pour assurer la transparence et la résolution rapide des problèmes.
• Collaborer à de nouvelles opportunités, telles que le développement de produits ou l’amélioration des processus.
• Encouragez les bonnes performances.

8. Examiner et préparer en permanence l’éventualité d’un départ.

À la fin du contrat ou du projet, l’entreprise doit évaluer la relation globale avec le vendeur. Si le fournisseur ne répond plus aux besoins de l’entreprise, il est procédé à un « offboarding », qui met fin à la relation en douceur. L’utilisation de listes de contrôle accélère ces tâches :

• Examen final des performances
• Décision de renouveler, renégocier ou résilier le contrat
• L’externalisation ou l’achèvement de toutes les transactions en cours et le transfert de connaissances ou de données

Relever les défis de la gestion des fournisseurs

La gestion des relations avec les fournisseurs comporte de nombreux défis. En les comprenant, les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour les atténuer et garantir des opérations efficaces et conformes.

• Une mauvaise communication entraîne des retards, des attentes non satisfaites et des frustrations. L’utilisation d’une solution de gestion des fournisseurs dotée d’une plateforme de communication centralisée garantit que toutes les parties interagissent en temps réel.
• L’incapacité à évaluer et à atténuer les risques liés aux fournisseurs peut être due au manque de visibilité sur les opérations. Outre la mise en œuvre d’une diligence raisonnable exhaustive, un suivi constant et des examens réguliers aident les entreprises à détecter les premiers signes de problèmes.
• Le non-respect des protocoles internes et des normes industrielles peut être résolu grâce à des plateformes de gestion des fournisseurs qui assurent le suivi des certifications, des licences et d’autres exigences légales.
• Un suivi inefficace des performances est souvent le résultat d’indicateurs de performance clés peu clairs. Il est essentiel de définir les indicateurs dès le début de la relation. L’utilisation de rapports automatisés et de tableaux de bord numériques permet également d’obtenir des informations à ce sujet.
• La surcharge des fournisseurs (c’est-à-dire la gestion d’un trop grand nombre d’associés tiers) limite la supervision et empêche l’établissement de relations avec les partenaires. Le fait de classer les fournisseurs en plusieurs catégories en fonction de leur importance pour les opérations peut faciliter l’allocation des ressources et du temps.