Sistema de gestión de la seguridad (SMS)

Conozca los sistemas de gestión de la seguridad, cómo implantar un sistema de gestión de la seguridad con un ejemplo, y las ventajas de integrar iAuditor con su SMS.

los responsables de la seguridad aplican el sistema de gestión de la seguridad con la ayuda de un dispositivo móvil

Published 28 Abr 2022

¿Qué es el sistema de gestión de la seguridad?

El sistema de gestión de la seguridad (SMS) es un conjunto de procesos estructurados para toda la empresa que permiten tomar decisiones eficaces basadas en el riesgo para las funciones empresariales diarias. Los sistemas de gestión de la seguridad ayudan a las organizaciones a ofrecer productos o servicios con el máximo nivel de seguridad y a mantener operaciones seguras. El SMS también puede servir como medio formal para cumplir los requisitos legales, como el Título 14 del Código de Reglamentos Federales (CFR) de EE.UU., aplicado por la Administración Federal de Aviación (FAA). Según la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), los procesos clave de un sistema de gestión de la seguridad son la identificación de peligros, la notificación de sucesos, la gestión de riesgos, la medición del rendimiento y la garantía de calidad.

sistema de gestión de la seguridad

Sistema de gestión de la seguridad | Más información sobre los componentes y elementos

Objetivo de los sistemas de gestión de seguridad

El objetivo principal de un sistema de gestión de seguridad es proporcionar un enfoque sistemático para gestionar los riesgos de seguridad en las operaciones. El SMS también pretende mejorar la seguridad aprovechando los procesos existentes, demostrar la debida diligencia empresarial y reforzar la cultura de seguridad global. La gestión eficaz de la seguridad es crucial para seguir operando y haciendo crecer el negocio, especialmente en sectores de alto riesgo como la aviación, la energía y la construcción.

Sistema de gestión de la seguridad en la aviación

En el contexto de la aviación, un sistema de gestión de la seguridad abarca las actividades de los proveedores de servicios que intervienen en la seguridad de las operaciones de las aeronaves, incluidos los asuntos organizativos como los jurídicos, financieros y de recursos humanos. El concepto de sistemas de gestión de la seguridad aérea está claramente definido en el Doc 9859 de la OACI o Manual de gestión de la seguridad (SMM). En base a su última versión publicada en 2018, la implantación del SMS debe corresponder al tamaño de la empresa y a la complejidad de los productos o servicios prestados. Entre otras partes interesadas, los profesionales de la aviación también pueden hacer aportaciones en función de su posible impacto en los resultados de seguridad.

Responsable de la regulación y supervisión de la aviación civil en Estados Unidos, la FAA subraya que el SMS no requerirá un departamento de seguridad separado porque se centra en las expectativas funcionales de los departamentos operativos. Además, el sistema de gestión de la seguridad de la FAA no exigirá una Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) pero si la organización ya tiene uno, debe alinearse con el SMS.

Los 4 componentes y los 12 elementos del sistema de gestión de la seguridad

El sistema de gestión de la seguridad tiene cuatro componentes en su marco, que a menudo se denominan los cuatro pilares del sistema de gestión de la seguridad. Según la FAA, los 4 componentes del sistema de gestión de la seguridad son los siguientes

Cada componente del SMS contiene elementos que describen las necesidades específicas para el éxito de la implantación y el mantenimiento de un sistema de gestión de la seguridad. Procedente de OACI Los 12 elementos del sistema de gestión de la seguridad son

  • Compromiso de la dirección
  • Responsabilidad en materia de seguridad
  • Nombramiento de personal clave de seguridad
  • Coordinación de la planificación de la respuesta de emergencia
  • Documentación del SMS
  • Identificación de riesgos
  • Evaluación y mitigación de los riesgos de seguridad
  • Control y medición del rendimiento de la seguridad
  • Gestión del cambio
  • Mejora continua del SMS
  • Formación y educación
  • Comunicación de seguridad

Los componentes y elementos de un sistema de gestión de la seguridad pueden entenderse mejor juntos, como se ilustra en esta imagen:

sistema de gestión de la seguridad en los componentes y elementos de la aviación

Marco del sistema de gestión de la seguridad operacional: 4 componentes y 12 elementos de la OACI

Componente del SMS #1: Política y objetivos de seguridad

Los empresarios deben hacer de la seguridad una parte integral de los valores de la empresa, demostrando su compromiso diariamente . En concreto, la alta dirección debe establecer objetivos de seguridad como política, al tiempo que debe ser visible y participar personalmente en su cumplimiento. La responsabilidad de la seguridad debe estar claramente definida, por ejemplo, el papel del equipo directivo de gestionar la seguridad de la misma manera que supervisa otras áreas de la empresa y el deber de los directores técnicos de garantizar la eficacia de los controles de los riesgos de seguridad.

Una vez identificado el personal de seguridad designado, también deben determinarse los procesos de documentación, ya que el sistema de gestión de la seguridad se revisará periódicamente para garantizar que sigue siendo pertinente y adecuado para la organización. Como el equipo de seguridad de la FAA ( FAASTeam ) compartida, la documentación del SMS puede ser un manual independiente o estar integrada en los procedimientos de registro existentes.

Componente del SMS nº 2: Gestión de los riesgos de seguridad

Para controlar eficazmente los riesgos de seguridad, el personal designado debe llevar a cabo una serie de procesos inter conectados que se denominan colectivamente gestión de riesgos de seguridad (SRM). Por lo general, se centra en anticipar y mitigar los riesgos a nivel de proceso. A continuación se enumeran los 5 pasos que componen el componente de gestión de riesgos de seguridad del SMS:

  1. Descripción del sistema y análisis de tareas: Como función de diseño del sistema, la descripción del sistema y el análisis de tareas son utilizados por un equipo multifuncional de la organización para exponer los hechos sobre las actividades y las condiciones del lugar de trabajo (equipos, entorno, etc.) que intervienen en sus procesos. También deben considerarse los factores y atributos de los sistemas, como los procedimientos, las medidas de los procesos y las interfaces, entre otros.
  2. Identificación del peligro: Los peligros se identifican como condiciones deficientes que afectan a las actividades y que pueden provocar lesiones, enfermedades o la muerte de personas y/o daños o pérdidas en el sistema, el equipo o la propiedad. Es importante señalar que un peligro es cualquier condición real o potencial, incluidas las condiciones de peligro típicas relacionadas con el error humano, como la presión del tiempo, los cambios de turno y la falta de conocimiento del sistema.
  3. Análisis de riesgos: Los riesgos se derivan de los peligros basados en el juicio del personal de seguridad clave. Analizar el riesgo implica considerar la probabilidad y la gravedad de las consecuencias adversas. Dado que un solo peligro puede tener múltiples consecuencias, una mayor exposición a los peligros también puede hacer más probable que se repitan las consecuencias graves. Por otro lado, la gravedad viene dada principalmente por la naturaleza de la propia consecuencia.
  4. Evaluación de riesgos: Para ayudar a la toma de decisiones, realice una evaluación de riesgos y establezca si un riesgo de seguridad es aceptable o no. Se utiliza una matriz de riesgos como herramienta para evaluar los efectos combinados de la probabilidad y la gravedad, priorizando qué riesgos de seguridad deben abordarse y en qué secuencia para una adecuada asignación de recursos. Si se considera aceptable, el componente SRM del SMS está completo y el riesgo pasa al siguiente componente para el control. En caso contrario, deben establecerse controles de riesgo para mitigar o reducir el riesgo.
  5. Control de riesgos: El elemento del sistema de gestión de la seguridad relativo al control de riesgos, también conocido como mitigación de riesgos, permite aplicar medidas de seguridad para salvaguardar a las personas, los bienes o el medio ambiente. Aunque la gravedad de los riesgos puede disminuir en cierto grado, lo que ocurre en la mayoría de las situaciones es la disminución de su probabilidad. Los controles de riesgo aplicados a las condiciones de trabajo pueden ser instrumentos eficaces de reducción de riesgos y prevención de fallos.
ejemplo de sistema de gestión de la seguridad matriz de riesgos

Ejemplo de matriz de riesgo para el elemento de evaluación de riesgos de seguridad del SMS por FAASTeam

Componente del SMS nº 3: Garantía de seguridad

La garantía de seguridad (SA) es el componente del sistema de gestión de la seguridad que se ocupa de la supervisión de los controles de riesgo durante las operaciones. Después de colocar estratégicamente las medidas de control, se debe evaluar también su rendimiento y eficacia. Entre las funciones habituales de SA se encuentran auditorías internas , investigaciones y sistemas de información de los empleados . En particular, en la aviación, las fuentes de datos operativos, como los registros de despacho de vuelos, los horarios de la tripulación y los informes de discrepancias de las aeronaves, resultan útiles para el seguimiento continuo de los controles de riesgos de seguridad.

Una vez recopilada toda la información necesaria, debe analizarse con respecto a los objetivos fijados y compararse con las normas existentes en busca de patrones a partir de múltiples puntos de datos y tendencias a lo largo del tiempo. A menudo, los controles de los riesgos de seguridad fallan debido a la falta de liderazgo, recursos e instrucción. En cualquier caso, acciones preventivas y correctivas debe adoptarse, ya sea una mayor supervisión, el mantenimiento de los equipos, la formación correctiva, etc. La revisión por parte de la dirección también desempeña un papel fundamental en la garantía de la seguridad, especialmente en la mejora continua del SGS.

Componente SMS nº 4: Promoción de la seguridad

Utilizado indistintamente con la Cultura de la Seguridad, la Promoción de la Seguridad se define como las actividades que apoyan la implementación del SMS en una organización, tales como la formación El intercambio de conocimientos y la comunicación. Para promover la seguridad como valor fundamental de la empresa, los empleados deben comprender el sistema de gestión de la seguridad, aprender de la experiencia compartida y desarrollar la conciencia de los peligros. La dirección también debe ser capaz de explicar por qué se adoptan determinadas medidas con el fin de fomentar de forma coherente un entorno para la notificación abierta de los problemas de seguridad.

Ejemplo de sistema de gestión de la seguridad

Adaptado de una presentación pronunciada por el 14º Presidente de la Junta Nacional de Seguridad del Transporte ( NTSB ), lo que sigue es un ejemplo práctico de cómo funciona el sistema de gestión de la seguridad en el sector de la aviación, concretamente el componente de gestión de los riesgos de seguridad:

Identificación y análisis de riesgos

Análisis de sistemas para el diseño y el contexto: Supongamos que se planifican operaciones de vuelo en el aeropuerto de Hilton Head (HXD). A lo largo de la costa este de Estados Unidos, HXD se encuentra a 19 pies sobre el nivel medio del mar, y hay aguas abiertas inmediatamente al noreste del aeropuerto. Considere el entorno físico de HXD para cualquier cosa que pueda afectar a la seguridad de las llegadas y salidas del aeropuerto. En particular, hay numerosos árboles mencionados en los procedimientos de salida de este aeropuerto en particular.

Realizado bajo 14 CFR Parte 91 para transportar a los ejecutivos de la empresa a las actividades comerciales, las operaciones de vuelo se llevan a cabo mediante aviones de turbina medianos con tripulaciones aéreas profesionales. La única pista de aterrizaje tiene 4.300 pies de longitud, lo cual es adecuado para las aeronaves que se pretenden utilizar, pero es posiblemente marginal para las operaciones de vuelo con pesos pesados, de noche o en condiciones bajas de las Reglas de Vuelo por Instrumentos (IFR).

HXD cuenta con una torre de control aéreo, pero sólo está operativa durante el día y las primeras horas de la tarde (de 7:00 a 21:00 – hora local). Durante las operaciones de vuelo nocturno, se dispone de iluminación controlada por el piloto. Para las operaciones IFR, el aeropuerto sólo cuenta con aproximaciones de no precisión: ninguna utiliza bajadas intermedias y ninguna tiene guía vertical. Incluso el más preciso de estos enfoques, el equipo de medición de distancia ( DME ), también requiere un radar para iniciar la aproximación.

Identificación de riesgos para la recopilación de datos: A partir del análisis del sistema, las operaciones y el entorno, se pueden identificar dos peligros potenciales: 1) la falta de instalaciones de aproximación de precisión; y 2) la falta de una torre de control aéreo operativa por la noche. Es posible que no se atienda a todos los peligros imaginables, pero la empresa debe actuar con la debida diligencia para hacer frente a los peligros racionalmente previsibles. El marco del SMS establece un método de documentación y seguimiento de los peligros y las medidas adoptadas.

A primera vista, ninguno de estos peligros representa un rechazo inmediato. Si bien los pilotos pueden decir que el aeropuerto cuenta con instalaciones relativamente buenas para una tripulación experimentada, los riesgos de seguridad deben ser tan bajos como sea razonablemente práctico para las operaciones de rutina. Aunque las operaciones de vuelo en aeropuertos sin torre que utilizan aproximaciones de no precisión pueden realizarse con normalidad, el análisis de la Flight Safety Foundation ( FSF ) reveló que estas dos condiciones se encuentran entre los factores de mayor riesgo de accidentes de aproximación y aterrizaje.

Evaluación y control de riesgos

Análisis de riesgos para dar sentido a los datos: Como parte del proceso de aceptación del riesgo, el proveedor de servicios de aviación diseñó una matriz para evaluar el riesgo global y aclaró los niveles de gestión con autoridad para aceptar el riesgo. Aunque no está en la categoría de mayor probabilidad, la gravedad potencial de un accidente de aproximación y aterrizaje sitúa el riesgo en un nivel superior.

Evaluación del riesgo para la toma de decisiones: Dadas las condiciones de peligro de las operaciones limitadas de la torre de control y las aproximaciones de precisión no disponibles, el riesgo de accidentes de aproximación y aterrizaje por la noche o en condiciones meteorológicas bajas por instrumentos es inaceptablemente alto.

Control de riesgos para la resolución de problemas de acción: Revisar los peligros y determinar exactamente qué es lo que constituye el riesgo para la seguridad ayuda a crear controles de riesgo. En las operaciones de vuelo HXD, los controles de los riesgos para la seguridad pueden implicar la eliminación o la mitigación de una o ambas condiciones peligrosas, la modificación de la propia operación o el equipamiento de las personas para que puedan afrontar mejor las condiciones peligrosas. Considerar destinos alternativos como estrategia de mitigación, como el Aeropuerto Internacional de Savannah (SAV) con instalaciones de aproximación de precisión y torre operativa.

Tras re evaluar el riesgo en las nuevas condiciones con los controles establecidos, es fundamental documentar el resultado mediante un sistema de seguimiento de los peligros, supervisar el rendimiento y la eficacia de los controles de los riesgos y comunicarlos a los empleados que participan en las operaciones.

Ventajas del sistema de gestión de la seguridad

El desarrollo de sistemas de gestión de la seguridad puede parecer desalentador al principio, especialmente para los responsables de la toma de decisiones en el sector de la aviación, como los directores técnicos, los supervisores superiores y los directores de seguridad. Garantizar el mayor grado de seguridad y mantener las operaciones seguras con el galardonado software de gestión de la seguridad iAuditor de SafetyCulture. Estas son las 3 principales ventajas de utilizar iAuditor para ayudar a implantar el sistema de gestión de la seguridad de su organización:

  • Racionalizar el rendimiento de la gestión de riesgos de seguridad: Con acceso gratuito a las plantillas construido según las normas del sector, puede identificar fácilmente las condiciones de trabajo peligrosas, evaluar los riesgos de seguridad y aplicar las medidas de control. Digitalice sus formularios existentes3 de forma gratuita, con diferentes tipos de archivos (PDF, Word doc, Excel o Powerpoint solamente) o crear sus propias listas de control con el editor de plantillas fácil de usar de iAuditor.
  • Mejore los informes de los empleados, la comunicación y la cultura de seguridad en general: Trabajar mejor juntos y fomentar una cultura de colaboración utilizando la función Acciones deiAuditor . En una línea de tiempo que parece una conversación, los equipos pueden chatear y adjuntar fotos a las acciones asignadas con niveles de prioridad y fechas de vencimiento. Puedes añadir hasta 10 miembros del equipo utilizando tu cuenta gratuita de iAuditor
  • Centralice la documentación y el seguimiento del SMS para la mejora continua: Cada inspección o auditoría realizada con iAuditor se transforma instantáneamente en un informe profesional que se puede compartir . Archivar automáticamente en un almacenamiento seguro en línea para facilitar la consulta futura, los informes completados en la web o en la aplicación móvil también puede descargarse en formato PDF y enviarse a personas concretas por correo electrónico. Abrir iAuditor en su ordenador de sobremesa o portátil le permite ver todos los datos recogidos organizados en gráficos fáciles de entender para ayudar a determinar las lecciones aprendidas y las áreas de mejora.