Plantillas de informes de investigación digital

¿Cuál es el objetivo del informe de investigación?

Un informe de investigación es importante porque se utiliza para proporcionar a los responsables de la toma de decisiones los hechos necesarios para determinar un curso de acción. Los informes de investigación también tienen como objetivo garantizar que un caso se somete a una investigación oportuna, completa y precisa, incluidos los incidentes en el lugar de trabajo.

Este artículo presenta lo siguiente:

• 4 elementos que deben incluirse en un reporte de investigación;
• escribir un informe de investigación en 3 pasos;
• 4 ventajas del uso de programas informáticos para la documentación de pruebas y la elaboración de informes de investigación; y
• plantillas de informes de investigación gratuitas que puede descargar y personalizar, incluido un ejemplo de informe de investigación como referencia.

¿Qué debe incluirse en el reporte de investigación?

La precisión de un informe de investigación reside en su estructura. La estructura permite que los informes sean coherentes y reduce el tiempo y el esfuerzo dedicados a su preparación y redacción. Un buen informe de investigación debe incluir lo siguiente:

• Información que identifica el caso: se refiere a la información específica del caso, como la parte que realiza la investigación, el nombre del investigador asignado, el número de caso y las fechas de creación y finalización del caso (si procede).
• Información sobre el sujeto y la fuente de remisión: un reporte de investigación tendrá estas dos secciones o una sobre la otra. Tenga en cuenta que, sujeto se refiere al acusado y fuente de remisión se refiere al denunciante. No obstante, ambos cubrirán la misma información, es decir, nombre, correo electrónico, información de contacto, ubicación de la oficina, departamento y cargo.
• Detalles de la alegación – Esta sección indica de qué tipo de alegaciones se trata. Se trata de una denuncia, una infracción, un incidente o un accidente. Esta sección debe contener los detalles de la denuncia inicial, como las pruebas, y las declaraciones de la entrevista en las que se pregunte qué ocurrió, cuándo y dónde ocurrió, y quién es la víctima y cómo fue recibida.
• Conclusión – Tras revisar las notas del caso y analizar las reclamaciones y las pruebas, el investigador formulará una conclusión e indicará si el caso está fundamentado, no fundamentado o no concluyente.

Previsualice y descargue una plantilla de informe de investigación aquí.

Cómo redactar un reporte de investigación

Una investigación es un método paso a paso para determinar los hechos sobre un asunto o incidente. Sin embargo, sin una documentación adecuada a través de un informe de investigación oficial, no se puede presentar una imagen clara de lo sucedido. Para asegurarse de que todos los hechos, testimonios y pruebas se cotejan para su posterior análisis, un investigador debe seguir tres pasos esenciales.

Paso 1: Empezar con lo que se sabe

El investigador debe registrar la información sobre el sujeto (demandado o acusado) y los detalles de la denuncia. Tome nota de las descripciones específicas, como las horas, las fechas y los lugares, para aclarar aún más las cuestiones del asunto.

Ejemplo: Alicia Bates alega que Clark Nichols, empleado de nóminas, ha estado falsificando su hoja de horas. Alicia dice que se dio cuenta de una discrepancia cuando revisó las hojas de horas para preparar la nómina de enero de 2019. El 4 de febrero, Alicia requirió a Clark para que explicara por escrito dichas discrepancias y vio que no se ajustaba a las horas que declaraba.

Paso 2: Dar sentido a lo que se tiene

El análisis de las pruebas puede corroborar las afirmaciones de cualquiera de las partes. El investigador debe reunir pruebas físicas, como grabaciones, registros de correo electrónico, documentos o papeles, objetos físicos, etc., y documentar las entrevistas de la investigación. A continuación, deben analizarse para identificar los hechos relevantes, evaluar la credibilidad de los hechos controvertidos y descartar los hechos irrelevantes.

Ejemplo: Las imágenes de las cámaras de seguridad muestran que Clark no estuvo en la oficina durante las horas que declaró en su hoja de horas. Entrevisté a Clark el 11 de febrero y negó las acusaciones. Dijo que a veces empezaba a las 4 de la mañana y que a las 8 iba a desayunar a una cadena local de comida rápida, lo que, según él, explicaba su ausencia. Clark buscó la ayuda de un compañero de nómina, Alfred Mariano, para encubrir su conducta. Entrevisté a Alfred el 12 de febrero y me dijo que suele ver a Clark en la oficina después de la pausa del almuerzo.

Paso 3: Formular una conclusión

Exponga la conclusión a la que ha llegado basándose en los hechos y en las pruebas que los sustentan. Al final del informe de investigación, el investigador debe indicar si el asunto está fundamentado, no fundamentado o no concluido.

Ejemplo: Hay pruebas claras que demuestran que el sujeto falsificó su hoja de horas, lo que supone una infracción de la sección 3 del código de conducta de la empresa. Por lo tanto, la denuncia está justificada.

4 ventajas de utilizar un reporte de investigación

La documentación de las pruebas y la creación de informes de investigación con lápiz y papel pueden ser una carga y una pérdida de tiempo. Los investigadores pueden utilizar SafetyCulture (iAuditor), el software de inspección líder en el mundo, y aprovechar estas ventajas:

• Documente fácilmente las pruebas físicas y las entrevistas de investigación
  Los investigadores pueden capturar y anotar fotos durante la investigación. Ahorre tiempo organizando las declaraciones grabadas de los testigos y las pruebas recogidas con plantillas de entrevistas en la aplicación móvil SafetyCulture (iAuditor).
• Generación automática de informes
  En el momento en que se completa una investigación, el informe de investigación está disponible en varios formatos como PDF, DOC, etc. Presentar el informe a los responsables de la toma de decisiones para que tomen medidas inmediatas en función de los resultados.
• Almacenamiento ilimitado y seguridad de los datos
  Todos tus datos se guardan automáticamente en línea. Almacene un número ilimitado de informes de investigación en la nube y cree o personalice sus propias plantillas de informes de investigación.
• Acceso en cualquier momento y lugar
  Consolide las notas del caso en su dispositivo móvil para asegurarse de que no se pasa por alto ningún detalle durante la investigación. Los investigadores pueden editar y actualizar los informes de investigación en tiempo real.