Selección de proveedores: Encuentre y conserve el proveedor adecuado

¿Cuál es la importancia de la selección de proveedores?

La selección de proveedores es un proceso importante que sienta las bases para una asociación a largo plazo con los proveedores que puede contribuir en gran medida al éxito o al fracaso de una empresa. Si se hace bien, la selección de proveedores puede ayudar a obtener la mayor rentabilidad para una empresa que pretende maximizar sus recursos y operar de forma eficiente con el fin de optimizar la rentabilidad.

¿Cuáles son las etapas del proceso de selección de proveedores?

El proceso de selección de proveedores es un proceso que debe seguir una estrategia para que una empresa acabe con su proveedor ideal. He aquí las 5 etapas de un proceso eficaz de selección de proveedores:

Etapa 1: Identificar las necesidades de la empresa

Identifique lo que su empresa necesita para fabricar sus productos o prestar los servicios que ofrece. Determine también si hay normas del sector que deba cumplir o reglamentos que deba cumplir su empresa. Si se dedica a la fabricación de productos o a la prestación de servicios, tenga en cuenta que sus socios comerciales y sus clientes también pueden esperar que sus propios proveedores cumplan las mismas normas que le exigen a usted para mantener un nivel de calidad aceptable a lo largo del ciclo de vida de un producto.

Existen normas y certificaciones reconocidas a nivel mundial que tienen en cuenta a los proveedores o vendedores de las empresas dedicadas a determinados sectores. FSSC 22000, GLOBALG.A.P. e ISO 9001 son sólo algunas de esas normas y certificaciones.

Todo ello debe tenerse en cuenta a la hora de identificar las necesidades de la empresa que deben atender sus posibles proveedores.

Fase 2: Lista de posibles proveedores

Elabore una lista de sus posibles proveedores después de haber identificado las necesidades de su empresa. Una de las formas más sencillas de encontrar posibles proveedores es recurrir a sus redes personales y empresariales. También puede consultar anuncios, publicaciones del sector, así como asistir a ferias y foros empresariales para encontrar posibles proveedores.

Aproveche el poder de Internet y busque foros en línea que se ocupen de su tipo de industria y consulte el mercado de empresa a empresa, donde podrá encontrar proveedores disponibles en su zona. Internet, al igual que sus redes, también es una magnífica vía donde buscar información sobre la reputación de los proveedores.

Etapa 3: Determinar los criterios de selección de proveedores

Elabore una lista que explique lo que quiere y lo que la empresa espera de un proveedor para ayudar a reducir sus opciones de proveedores. Esto también puede ayudar a determinar las diferencias entre los proveedores y puede ayudar a que el proceso de selección sea más fácil y objetivo.

¿Cuáles son los criterios de selección de proveedores?

Un criterio de selección de proveedores es una lista de cosas que usted prioriza y que le ayudará a decidir qué proveedor o vendedor va a seleccionar. Estos son algunos criterios de selección de proveedores en los que puede pensar a la hora de buscarlos:

• Calidad y seguridad de los productos: esto es lo más básico e innegociable para su empresa a la hora de buscar un proveedor y algo con lo que su proveedor debe ser coherente.
• Flexibilidad: la capacidad del proveedor para adaptarse a las (posibles) necesidades cambiantes de su negocio puede ser muy útil en caso de que requiera algunos cambios en sus pedidos en el futuro.
• Entrega: se espera que un proveedor, como mínimo, entregue siempre a tiempo y sea lo suficientemente fiable como para informarle si va a haber algún retraso previsto.
• Fiabilidad: un proveedor fiable es un socio comercial que puede contribuir en gran medida al éxito de su empresa, mientras que, por el contrario, un proveedor poco fiable e imprevisible puede suponer un problema para su negocio.
• Coste: asegúrese de que el coste del proveedor se ajusta al presupuesto. Asegúrese también de que el ahorro realizado en la reducción de costes no comprometa la calidad y la seguridad de los productos del proveedor. Otra cosa que hay que tener en cuenta es si hay un tipo de acuerdo de pago que va a ser ideal o aceptable para ambas partes en caso de que su negocio necesite hacer esto en el futuro.
• Calidad del servicio: el tipo de servicio que presta su proveedor puede hacer que destaque entre sus competidores y que hacer negocios con él sea una buena experiencia para usted.

Saber lo que quiere de un proveedor en este punto puede ayudarle a hacer una lista de proveedores con los que puede reunirse durante el proceso de selección.

Etapa 4: Conocer a los proveedores

Una vez que haya hecho una lista de preseleccionados, organice una reunión con los posibles proveedores y pregunte si pueden hacer una presentación de sus productos y una demostración de cómo abastecen a sus clientes. Conocer a los proveedores es una oportunidad para calibrar cómo funcionan y si pueden ser ideales para su negocio.

La reunión con los proveedores también puede consistir en una visita a sus instalaciones. Pregunte si puede llevar a cabo una auditoría de proveedores, utilizando una lista de comprobación de auditoría de proveedores con criterios ponderados, que le ayudará a determinar mejor si sus operaciones y sus suministros se ajustan a la normativa y cumplen las normas del sector que se esperan de su empresa.

Realice auditorías de proveedores y reúnase con todos los que pueda en la lista de preseleccionados antes de seleccionar finalmente a su proveedor y proceder a la negociación de un contrato.

Etapa 5: Redactar, negociar y firmar el contrato

Esta es la conclusión de su proceso de selección de proveedores, que comenzó con la identificación de las necesidades de su empresa por parte de los proveedores, el conocimiento de los mismos y la selección de una lista de posibles proveedores. En esta fase, puedes redactar un contrato que detalle claramente tus expectativas y revisarlo con el proveedor. Prepárese y espere una negociación que abarque información importante como el importe de la compensación por los correspondientes productos del proveedor, así como la frecuencia de los pagos, las fechas de vencimiento, los plazos de entrega previstos y las personas de contacto, entre otros.

El contrato también debe incluir otra información importante, como la fecha acordada para la finalización del contrato, la posible renovación del mismo y, lo que debe quedar muy claro para ambas partes, los motivos de rescisión anticipada del contrato.

Lo ideal es que ambas partes estén satisfechas con las condiciones del contrato, que son mutuamente beneficiosas.

¿Cómo mantener una buena relación con los proveedores?

Una vez seleccionados los proveedores y realizados los pedidos, ¿cómo mantienen los proveedores y las empresas una relación mutuamente beneficiosa y a largo plazo? A continuación se ofrecen algunas recomendaciones derivadas de los consejos proporcionados por el gobierno de Queensland.

Establecer una norma

Esto es crucial incluso antes del inicio de la asociación. Desde el principio se debe acordar una norma sobre la calidad y la cantidad de los suministros, la forma de entregarlos y la frecuencia de las entregas, y se debe respetar durante toda la duración del contrato.

Mantener las comunicaciones abiertas

Sea transparente y mantenga una comunicación abierta con los proveedores. ¿Hay algún retraso en la recepción de la entrega? Comuníqueselo al proveedor de inmediato para que pueda comprobar cuál es la causa del retraso y ver si puede hacer algo al respecto. ¿Necesita cambiar algo de su pedido? Informe al proveedor con la mayor antelación posible y esté preparado para discutir cualquier posible impacto en la calidad y el tiempo de entrega habitual, ya que cualquier desviación de los acuerdos previos puede afectarle no sólo a usted, sino también al proveedor y a sus otros compromisos.

Mantener las líneas abiertas y estar abierto a las discusiones con los proveedores puede ayudar a establecer una buena reputación para su negocio y puede ayudar a facilitar las transacciones entre usted y sus proveedores en el futuro.

Pagar a tiempo

Un proveedor está en el negocio de proveer suministros y espera ser compensado a tiempo todo el tiempo. En el caso de que la empresa no pueda realizar un pago en la fecha de vencimiento predeterminada, lo mejor es informar al proveedor lo antes posible para establecer las expectativas y acordar un posible acuerdo de pago.

Mantener un buen registro

La organización debe tener un registro de todas las transacciones de los proveedores, las entregas recibidas y todos los informes relativos a los suministros. Al tener un registro de todo lo relacionado con los proveedores y otros vendedores, la empresa tendrá información fiable que podrá utilizar para futuras negociaciones. Los datos recogidos a lo largo del tiempo también pueden ayudar a justificar las renovaciones o rescisiones de contratos.

Selección de proveedores y establecimiento de buenas relaciones con SafetyCulture (antes iAuditor)

Los métodos de selección de proveedores pueden ser un reto -elaborar una lista de necesidades de la empresa, conocer a los posibles proveedores, crear una lista de expectativas de los proveedores y auditar a los proveedores para saber si pueden satisfacer las necesidades de su empresa en lo que respecta a la calidad, la seguridad y las normas del sector- y los retos no terminan después de elegir uno con éxito. Una vez firmado el contrato, también está la cuestión de cómo mantener los buenos negocios con los proveedores que ha seleccionado.

SafetyCulture  es una gran plataforma que puede ayudar a las empresas en su búsqueda de posibles proveedores y en asegurarse de que se mantiene una asociación mutuamente beneficiosa con los buenos proveedores. Los clientes han estado utilizando SafetyCulture para asegurarse de que cumplen con el nivel de calidad, seguridad y protección que se espera de ellos. Las auditorías de proveedores se pueden realizar cómodamente a través de su dispositivo móvil para capturar detalles importantes que pueden ayudarle a decidir con qué proveedores asociarse.

Una vez establecida la colaboración entre empresas, siempre se puede comprobar la calidad y la cantidad de los suministros que se entregan y guardar automáticamente los informes que se organizan en el almacenamiento en la nube.

Cada vez que hay problemas de incumplimiento, se pueden abordar de manera oportuna y las medidas correctivas adoptadas se capturan digitalmente. El rendimiento registrado a lo largo del tiempo puede revisarse y los datos recopilados pueden utilizarse para futuras negociaciones con los proveedores.