¿Qué es una auditoría de activos fijos?

Una auditoría de activos fijos es el proceso formal de registrar los recursos a largo plazo de una empresa, principalmente los utilizados para generar ingresos. Algunos ejemplos son los terrenos, los edificios, el equipamiento, el mobiliario de oficina y los vehículos. Las auditorías de activos son realizadas por contables de activos y/o auditores de activos independientes que presentan los resultados en un informe de activos.

El valor de auditar los activos fijos

El inmovilizado puede representar la mayor partida del balance de las empresas, especialmente en la industria manufacturera y la sanidad. Un registro deficiente de los activos fijos puede dar lugar a informes financieros inexactos. Debe realizar auditorías de alta calidad sabiendo que los activos fijos no son de tan bajo riesgo como cree.

Las 5 razones principales para realizar auditorías periódicas de los activos fijos

Aparte de que la auditoría de activos está estrechamente relacionada con la obligación legal de informar sobre los impuestos, las empresas tienen mucho que ganar si realizan auditorías de activos con regularidad. A continuación se exponen algunas de las razones por las que las empresas deberían auditar sistemáticamente sus activos fijos:

– Verificar la exactitud de los registros financieros

Independientemente del tamaño de la empresa, las empresas están obligadas por ley a presentar informes fiscales. Las auditorías periódicas proporcionan a las empresas valoraciones actualizadas de sus recursos a largo plazo, esenciales para redactar informes fiscales precisos, evitar problemas legales y cuantiosas multas. Además, disponer de una instantánea exacta de la situación financiera de la empresa puede facilitar la elaboración de presupuestos para el futuro.

– Para evitar los activos fantasma

Los activos fantasma son activos fijos que aparecen en el libro de contabilidad de una empresa, pero que o bien faltan físicamente, o bien están inutilizados e inoperativos. Sin embargo, los activos fantasma siguen contribuyendo a las obligaciones fiscales y a los pagos de seguros de una empresa, aunque no contribuyan a aumentar los beneficios. La realización de auditorías de activos fijos de forma programada puede ayudar a las empresas a identificar y eliminar activos fantasma con mayor regularidad para evitar gastos innecesarios y mejorar el flujo de caja general.

– Para eliminar el fraude interno

Una empresa que no realiza auditorías de activos fijos con regularidad se vuelve mucho más susceptible de sufrir fraudes internos. Los empleados, directivos u otro personal podrían aprovecharse de la falta de supervisión y la malversación de activos puede convertirse en un problema.

– Para dar garantías a los accionistas

No todos los accionistas ocupan puestos de alta dirección, lo que significa que no siempre tienen acceso inmediato a las cifras de la empresa. Las auditorías periódicas y los informes posteriores pueden ayudar a garantizar a los accionistas la buena situación de la empresa, lo que a su vez fomenta su apoyo continuo como inversores.

– Aumentar la credibilidad de la empresa para los posibles compradores

Si el propietario tiene previsto vender la empresa en un futuro próximo, las auditorías periódicas pueden ayudar a garantizar la exactitud y fiabilidad de las cifras que se presentarán a los posibles compradores.

Cómo realizar una auditoría de activos fijos de forma eficaz

Los informes de activos pueden ser complicados de elaborar, teniendo en cuenta que la mayoría de las empresas todavía los hacen en papel. Es importante que el inmovilizado se verifique físicamente y se documente como prueba de su existencia y utilidad, y lograrlo manualmente implica numerosos pasos. Así es como SafetyCulture (iAuditor) puede hacer que la auditoría de activos fijos sea más fácil, rápida y práctica:

• Descargue gratuitamente plantillas de auditoría de activos listas para usar y comience de inmediato, personalice las plantillas ya hechas o cree otras nuevas por completo mediante nuestro sencillo creador de plantillas de arrastrar y soltar

• Tomar fotos y anotarlas como prueba de la existencia y utilidad de los activos fijos

• Programar y asignar auditorías a los auditores de activos y se les notificará por correo electrónico y/o notificación push para garantizar que no se pierdan

• Asignar acciones correctivas en el momento para los problemas que necesitan ser resueltos. Establezca la hora, la fecha y el nivel de prioridad de las tareas correctivas.

• La sincronización automática entre los dispositivos móviles y la plataforma de escritorio proporciona paneles de análisis en tiempo real . Obtenga visibilidad sobre su cumplimiento, la precisión de los datos y mucho más.

• Incluir la firma digital del auditor para garantizar la validez y la responsabilidad

• Una vez finalizada la auditoría, se genera automáticamente un informe instantáneo que se puede compartir.

Detalles que a menudo se pasan por alto en las auditorías de activos fijos

Los contables de activos fijos realizan auditorías periódicas, incluso cada mes, en función del ciclo de vida de los activos fijos. La naturaleza rutinaria del proceso hace posible que se pase por alto información clave, lo que hace más difícil resolver las inexactitudes en futuras auditorías de activos fijos. Realice auditorías de alta calidad prestando atención a los detalles cruciales que se indican a continuación:

Descripción insuficiente del inmovilizado

Un activo mal descrito no sólo es difícil de verificar físicamente, sino que también puede confundir a los destinatarios del informe de auditoría. Mientras que los números de los activos son para los libros, las descripciones de los activos que suelen aparecer en las etiquetas de identificación de la propiedad son para sus ojos.

En lugar de describir un equipo como «Máquina de jengibre», opte por «Máquina de pulir, lavar y pelar jengibre de acero inoxidable» con la información de su fabricante, modelo y número de serie. Identificar fácilmente el activo que hay que revisar hace que el proceso sea más eficiente, permitiéndole tener más tiempo para otros asuntos importantes.

Coste original subestimado en la adquisición por unidad

Deben abordarse los controles internos para la aplicación incoherente del umbral de capitalización y la asignación de vidas no razonables para la depreciación del activo fijo. Dado que el coste total de un activo fijo incluye el coste de la mano de obra de la instalación, como los salarios y las prestaciones complementarias relacionadas, los descuidos pueden provocar la duplicación del trabajo y la interrupción de la actividad.

La subestimación de los costes de adquisición también puede dar lugar a retrasos en la capitalización del activo fijo. Un software de auditoría de activos fijos fácil de usar, como SafetyCulture (antes iAuditor), puede ayudar a facilitar la documentación adecuada en todos los departamentos y a actualizar los registros en tiempo real.

Factura de activo fijo mal archivada o extraída

Aunque el responsable del inmovilizado le proporcione toda la información necesaria para la auditoría, puede que la factura no esté disponible porque se haya archivado en otro lugar o se haya sacado para usos específicos como los nuevos pedidos.

Esta lentitud en la entrega de los documentos que necesita puede acercarle significativamente a la fecha límite, perdiendo potencialmente más detalles en el informe de auditoría. Para ayudarle a controlar exactamente qué datos hay que seguir y ajustar en el informe, asigne una acción con un nivel de prioridad, una fecha de vencimiento y una notificación en la aplicación mediante las acciones colaborativas (iAuditor).

Software para la auditoría de activos fijos

Un software de auditoría de activos fijos es un programa informático que utilizan los contables de activos de la empresa o los auditores de activos independientes para verificar el ciclo de vida de los activos fijos y sus registros. Con el Software de Auditoría de Activos Fijos SafetyCulture (iAuditor), puede aprovechar las listas de verificación de auditoría de activos fijos gratuitas en la aplicación SafetyCulture (iAuditor) para que todo esté contabilizado, con pruebas fotográficas. Utilice SafetyCulture (iAuditor) para demostrar fácilmente la existencia de un activo, garantizando al mismo tiempo su máxima funcionalidad a lo largo de su vida útil.

• Captura de pruebas fotográficas de los activos fijos

  Escanee en masa los códigos de barras y los códigos QR de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros y tome fotos para revelar su estado, si la persona responsable aplica correctamente el ciclo de vida de los activos fijos. El software de activos fijos SafetyCulture (iAuditor) está diseñado para proteger los equipos y la maquinaria de los gastos asociados a una mala administración, como los activos fantasmas y el fraude.

• Informes de auditoría completos y personalizables

  La exactitud de los informes es fundamental cuando se trata de auditar los activos fijos. Con el software de auditoría de activos SafetyCulture (iAuditor), puede generar informes completos en formatos preestablecidos, tanto en forma de informe web como en PDF. Transforme las auditorías realizadas en informes personalizables que se ajusten a las necesidades de su empresa: añada el logotipo de su empresa, un índice de contenidos y mucho más.

• Acceso seguro a los datos en cualquier momento y lugar

  Guarde y asegure automáticamente cada informe de auditoría de activos fijos con el almacenamiento seguro en la nube del software de activos SafetyCulture (iAuditor). El personal autorizado puede acceder fácilmente al historial del registro de auditoría digital de los activos fijos registrados desde cualquier lugar. Agilice su proceso de auditoría mediante una comprobación de referencias sin complicaciones y mejore la colaboración de los departamentos en toda la empresa.